Notice de protection des données personnelles du consultant  

Cette version a été publiée le 2023/09/01
 et est valide à compter de cette date.


Cette notice de protection des données personnelles fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles de ses consultants (« Notice de protection des données personnelles »). Si vous êtes actuellement consultant pour une société du groupe Volvo, ou si cela a été le cas par le passé, nous pouvons être amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant.


Aux fins de la présente notice, « le groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités qu'il contrôle directement ou indirectement, notamment, les entités appartenant à l'un de ses principaux domaines d'activité et de ses divisions de vente de véhicules  (autant qu'ils existent) tels que Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.


La présente notice de protection des données personnelles s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour ses finalités (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est responsable de traitement et détermine par conséquent pour quelles finalités et par quels moyens se fait le traitement de toutes les données personnelles).


La présente notice de protection des données personnelles ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que ses concessionnaires indépendants, ses importateurs, ses fournisseurs et ses clients.
 

Outre cette notice de protection des données personnelles, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo peuvent avoir leurs propres notices qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont conservées, utilisées et transférées.

Sélectionner une langue

La société du groupe Volvo avec laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux termes de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information qui permet d'établir un lien avec vous.

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, suppression ou destruction.

Fondement juridique

Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).

  • Obligation contractuelle. Volvo peut traiter vos données si un tel traitement est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple si vous êtes un consultant individuel et que Volvo doit se conformer au contrat de services de conseil mis en place avec vous.
  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, afin, par exemple, de respecter des décisions de justice et de satisfaire à des obligations d'information.
  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est considéré que la gestion de ses affaires courantes, la sécurisation de ses installations et de son équipement, et le contrôle interne constituent les intérêts légitimes de Volvo. Afin que le traitement des données à caractère personnel de ses consultants soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Volvo a notamment besoin de traiter certaines données personnelles pour gérer votre mission de conseil, dans la mesure où il est de l'intérêt légitime de Volvo de gérer ses affaires courantes. Volvo a également besoin de traiter certaines données personnelles pour contrôler l'état et la localisation de son équipement informatique, dans la mesure où il est de l'intérêt légitime de Volvo de sécuriser son équipement.

    Lorsqu'il est indiqué dans la présente notice que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ceux-ci ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de sa prise en compte du respect de la vie privée dès la conception et par défaut, (iii) de l'audit régulier de sa politique de protection des données et (iv) des droits dont vous disposez relativement à l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir plus d' informations sur cette approche d'évaluation de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui s'il a des raisons valables de croire qu'un tel traitement peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous-même ou pour autrui.
  • Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre consentement explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre autorisation.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous répertorie uniquement des exemples et n'est en aucun cas exhaustive. Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories de données personnelles, finalités et fondement juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Fondement juridique du traitement

 

Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale (ou équivalent), le sexe, la nationalité, la langue de préférence, la situation matrimoniale et une photo

 

 

  • Permettre l'enregistrement d'un consultant dans les systèmes informatiques de Volvo

 

  • Administration générale de la mission

 

 

  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

 

 

Données organisationnelles, telles que le numéro de cabinet-conseil, la description des services, le lieu de travail, l'unité commerciale, le service, le responsable et les subordonnés directs

 

 

  • Disposer d'un registre des consultants actualisé, y compris la production de rapports et de statistiques internes

 

  • Permettre des réorganisations internes et des projets de fusion et d'acquisition

 

 

  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

 

 

Coordonnées, telles que le lieu de travail, l'adresse du domicile, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

 

 

  • Communiquer avec les consultants

 

  • Tenir à jour les livres comptables

 

 

  • Intérêt légitime (gérer le personnel et communiquer avec lui)

 

 

Données administratives de la mission de conseil, telles que le contrat de conseil et les informations relatives aux dates de début et de fin de la mission

 

 

  • Tenir à jour les livres comptables

 

  • Administration générale des consultants

 

 

  • Réponse à une obligation légale

 

  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

 

Données de temps, comme les heures de travail, le temps de travail, les vacances et les congés maladie

 

 

  • Permettre de garder une trace de votre temps de travail à des fins de facturation à votre employeur

 

 

  • Réponse à une obligation légale

 

  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

 

Données de sécurité, telles que les cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes et droits d'accès, les informations sur l'identité, le lieu de résidence des 5 dernières années

 

  • Permettre à Volvo de satisfaire aux obligations de fournir un environnement de travail sûr (notamment le contrôle et la prévention des accès non autorisés aux locaux ou au matériel de Volvo) et à d'autres obligations relatives à l'environnement de travail telles que définies par le droit du travail ou de l'environnement
  • Autoriser l'accès aux locaux protégés

 

 

  • Réponse à une obligation légale

 

  • Protéger les intérêts vitaux

 

  • Intérêt légitime (préserver la sécurité)

Données de santé et de sécurité, telles que des informations sur les accidents du travail et les congés maladie

  • Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo
  • Permettre la mise en place des services d'urgence en cas de situations telles qu'un incendie, un accident, une maladie soudaine ou une agression physique
  • Réponse à une obligation légale
  •  Protéger les intérêts vitaux
  • Intérêt légitime (préserver la sécurité et gérer le personnel)

Données de performance et d'évaluation, telles que les évaluations et les analyses liées aux missions précédentes et en cours

  • Permettre des activités relatives au développement et à l'amélioration des compétences, ainsi que les évaluations et analyses de performances
  • Permettre et suggérer des activités d'apprentissage et de formation
  • Réponse à une obligation légale
  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

Données de compétence, telles que données d'apprentissage et activités de formation, ainsi que permis de travail pertinents

  • Gérer l'éducation, la planification des ressources humaines, la formation et le développement
  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

Données de gestion de voyages, telles qu'informations sur les voyages d'affaires, détails de réservation, numéro de passeport, numéro de carte de crédit de la société, notes de frais et indemnités forfaitaires

  •  Permettre les voyages d'affaires
  • Intérêt légitime (gérer le personnel)

Données informatiques, telles qu'ID utilisateur, mots de passe, informations de connexion, ainsi que les données et les rapports relatifs à votre utilisation de l'équipement informatique, des applications ou des services de Volvo, conformément à ses politiques informatiques, le cas échéant

  • Permettre la réalisation des tâches, telles que la rédaction d'e-mails, la création de documents, de rapports, de présentations, de schémas, etc.
  • Permettre le bon usage des licences
  • Permettre le suivi des stratégies de Volvo, dont le code de conduite du groupe Volvo et les stratégies informatiques de Volvo afin, de garantir le respect de ces stratégies et, le cas échéant, d'enquêter sur des activités interdites présumées
  • Tenir à jour les journaux système afin de garantir la sécurité, le dépannage et la réalisation d'audits
  • Réponse à une obligation légale
  • Intérêt légitime (gérer les processus et les systèmes métier, la gestion des accès, la protection des données et la cybersécurité en général)

Données de support et de centre d'assistance, telles que des questions de votre part, de votre responsable Volvo ou des RH concernant votre mission, votre équipement informatique ou l'assistance fournie à cet égard

  • Permettre de répondre aux questions de votre part, de votre responsable ou des RH concernant votre emploi ou vos équipements et services informatiques ou la fourniture de l'assistance nécessaire à l'accomplissement de vos tâches
  • Intérêt légitime (gérer les processus et les systèmes métier)

Données de maintenance, de réparation et de service, comme le suivi et la consignation des activités entreprises par vous dans le cadre de la maintenance, la réparation ou l'entretien d'un véhicule du service

  • Permettre de vous offrir des avantages tels que l'accès à une voiture de service, ce qui implique l'utilisation de données relatives au véhicule ou de données qu'il a générées lorsque vous l'avez utilisé
  • Intérêt légitime

Données du véhicule, telles que les données relatives au véhicule ou les données qu'il génère automatiquement si vous utilisez un véhicule appartenant à Volvo par exemple un camion.

  • Permettre des activités de recherche et de développement liées aux produits Volvo (par exemple, les camions), impliquant l'utilisation des données liées au véhicule ou des données générées lorsque vous avez utilisé une voiture de service
  • Intérêt légitime

Images, comme des séquences vidéo enregistrées sur un système de vidéo surveillance d'une société du groupe Volvo installé dans les locaux de ladite société, ou d'autres systèmes vidéo et de sécurité et de surveillance associés, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons un intérêt légitime lorsque nous les visualisons ou y accédons

  • Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo
  • Développer et améliorer le processus de production.
  • Amélioration de l'efficacité.
  • Intérêt légitime (préserver la sécurité et la sûreté, prévenir la fraude ou le vol, et, le cas échéant, contribuer à la mise en conformité réglementaire)

Données sur les proches , par exemple nom et coordonnées des personnes que vous avez désignées pour être contactées en cas d'urgence

  • Communiquer avec les contacts d'urgence des consultants
  • Intérêt légitime (gérer le personnel et communiquer avec lui)

 

 

Catégories spéciales de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois en vigueur en matière de confidentialité des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que s'il y est autorisé par un accord, a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de le faire (notamment mais pas exclusivement pour la mise en œuvre de mesures de précaution en cas de crise sanitaire). Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Sachez que l'acceptation d'une quelconque demande de consentement de notre part n'est en aucun cas une condition du contrat qui nous lie.

Vidéosurveillance

Volvo peut utiliser la vidéosurveillance (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La vidéosurveillance est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (pour enquêter sur un incident, par exemple).

Prise de décision automatisée

Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement de prises de décision automatisées ayant des conséquences légales ou d'un effet comparable pour les individus. Si vous êtes en relation avec une société Volvo qui effectue de telles prises de décision automatisées, vous devriez recevoir un avis spécifique en décrivant les détails.

Volvo obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous-même, de votre responsable Volvo ou des RH, de votre employeur ou de tout autre tiers vers lequel vous nous avez orientés pour les obtenir.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les outils internes.

À l'exception de certaines informations requises par la loi, vous êtes libre de fournir ou non des données personnelles à Volvo. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives. Cependant, veuillez noter qu'il est nécessaire que Volvo traite certaines données personnelles vous concernant pour gérer votre mission de conseil avec lui, notamment la fourniture d'outils et de services informatiques, les droits d'accès aux locaux de Volvo et la consignation des heures. En conséquence, Volvo pourrait ne pas être en mesure de vous engager en tant que consultant si vous ne fournissez pas certaines données personnelles nécessaires ou si vous n'autorisez pas Volvo à traiter ces données personnelles nécessaires dans le cadre de votre mission.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une entreprise internationale avec des bureaux et des activités dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses branches mondiales du groupe Volvo et dans ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts dans et en dehors de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, indépendamment de l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également le faire avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services, par exemple les prestataires de services informatiques et les agences de voyage.
  • Conseillers professionnels, tels qu'assureurs, avocats et autres dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de réception de prestation de conseil.
  • Contreparties et leurs conseillers, comme dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition.
  • Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et ceux des autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des décisions de justice ou des obligations de signalement, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, qu'ils en protègent la confidentialité et la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties nécessaires sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données personnelles de l'UE). Cela peut par exemple comprendre l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo prend des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, dont des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à leur sensibilité. Elles tiennent compte des dispositions de la législation locale en vigueur. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité relatives aux données personnelles en vigueur lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo conserve généralement vos données personnelles pendant la durée de la mission de conseil et comme documenté dans notre calendrier de conservation des données et les documents complémentaires en vigueur. Une fois votre mission terminée, Volvo ne traitera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles auront été collectées et jusqu'à ce que ces objectifs aient été atteints ou plus tard, le cas échéant, afin de respecter les obligations légales locales ou de satisfaire à toute exigence légale en cas de litige ou réclamation réels, potentiels ou prévus.

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir ces informations à travers une copie des éléments et catégories spécifiques recueillies.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles avaient été recueillies.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, même avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou de demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Dans ce cas, Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (toutefois, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données effectuées antérieurement).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation que vous pourriez avoir à adresser concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à consulter régulièrement cette notice de protection des données personnelles pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.

 

Nous nous réservons le droit de modifier cette notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice de protection des données personnelles la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.