Уведомление о конфиденциальности консультанта
 

Дата публикации и вступления в силу этой версии: 13.05.2021
 

В настоящем уведомлении содержится информация о том, как компания Volvo Group обрабатывает персональные данные своих консультантов («Уведомление о конфиденциальности»). Если вы являетесь или были консультантом компании Volvo Group, мы можем обрабатывать ваши персональные данные.
 

Для целей настоящего уведомления «Volvo Group» означает AB Volvo (публичное акционерное общество) и организации, прямо или косвенно контролируемые AB Volvo, включая, помимо прочего, компании, относящиеся к любому из основных бизнес-направлений Volvo Group и подразделений грузовых автомобилей (которые могут существовать время от времени), такие как Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions и Volvo Energy.
 

Настоящее Уведомление о конфиденциальности применимо только тогда, когда Volvo Group собирает или иным образом обрабатывает персональные данные для целей Volvo Group (т. е. когда Volvo Group (самостоятельно или совместно с другими лицами) является оператором (контролером данных) и, следовательно, определяет цели и способы обработки каких-либо персональных данных).
 

Настоящее Уведомление о конфиденциальности не применимо в случаях, когда Volvo Group собирает или иным образом обрабатывает персональные данные от имени другой компании, например, независимых дилеров, импортеров, поставщиков и клиентов Volvo Group.
 

Помимо этого Уведомления о конфиденциальности, некоторые системы, приложения и процессы Volvo Group могут включать собственные уведомления о конфиденциальности, в которых содержится дополнительная информация о том, какие именно персональные данные подлежат сбору, а также как осуществляется хранение, использование и передача этих персональных данных.

Компания Volvo Group, которая привлекала вас или в которой вы привлечены для оказания услуг (далее именуемая «Volvo»), является оператором (контролером) персональных данных, которые Volvo получает от вас и из других источников, описанных ниже.

«Оператор» («Контролер») в применении к компании Volvo означает, что Volvo принимает решения о целях и способах обработки переданных компании персональных данных. Volvo несет ответственность за обработку ваших персональных данных в соответствии с действующим законодательством и иными нормативными актами о защите информации.  

Вопросы, связанные с обработкой ваших персональных данных, можно задать сотруднику Volvo Group, отвечающему за защиту данных, по адресу электронной почты gpo.office@volvo.com, обычной почтой или по телефону:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Швеция 
+46 (0)31 66 00 00

Для целей настоящего Уведомления о конфиденциальности под «персональными данными» понимается любая информация о конкретном физическом лице или информация, при помощи которой определяется или может быть определено конкретное физическое лицо. Другими словами, это любая информация, которую можно связать с вами.  

Для целей настоящего Уведомления о конфиденциальности термин «обрабатывать» или «обработка» означает любое использование персональных данных, включая, помимо прочего, сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, изменение, передачу, предоставление, блокирование, удаление или уничтожение персональных данных.

Правовые основания

Volvo может обрабатывать персональные данные на любых из нижеупомянутых правовых оснований (также см. дополнительную информацию ниже).

  • Договорные обязательства. Volvo может обрабатывать ваши данные, если их обработка необходима для выполнения договорных обязательств перед вами, например, если вы являетесь индивидуальным консультантом и Volvo обязуется соблюдать заключенное с вами соглашение об оказании консультационных услуг.
  • Юридические обязательства. Volvo может обрабатывать ваши персональные данные, если их обработка необходима для выполнения юридического обязательства, например для выполнения постановлений суда и требований юридической отчетности.
  • Законный интерес. Volvo может обрабатывать ваши персональные данные, если их обработка необходима для соблюдения законного интереса, преследуемого Volvo или третьей стороной. В общем смысле законный интерес Volvo — это управление собственной текущей деятельностью, защита своих производственных мощностей и оборудования и поддержание внутреннего контроля. Volvo обеспечивает соответствие обработки персональных данных консультантов законным интересам компании, проводя индивидуальную оценку для каждого случая. Например, Volvo необходимо обрабатывать определенные персональные данные для управления консультационным заданием в тех случаях, когда законный интерес Volvo состоит в управлении собственной повседневной деятельностью; или Volvo необходимо обрабатывать определенные персональные данные для проверки состояния и местоположения своего ИТ-оборудования, когда законный интерес Volvo заключается в защите своего оборудования.

    Там, где, согласно настоящему, указано, что какая-либо цель обработки данных определяется законным интересом компании Volvo, компания придерживается мнения, что ее законный интерес сохраняет силу вне зависимости от интересов, прав или свобод консультанта, учитывая (i) прозрачность, которую Volvo обеспечивает в отношении обработки данных, (ii) соблюдение компанией Volvo принципа «проектируемой конфиденциальности», (iii) регулярную проверку конфиденциальности со стороны Volvo и (iv) права субъекта данных в отношении их обработки. Для получения дополнительной информации об этом подходе, основанном на учете различных факторов согласно их значимости, свяжитесь с сотрудником Volvo Group, отвечающим за защиту данных, используя указанные выше контактные данные.
  • Жизненные интересы. Volvo может обрабатывать ваши персональные данные для защиты ваших жизненных интересов и жизненных интересов других лиц, если у Volvo есть веские основания полагать, что такая обработка ваших персональных данных может предотвратить или уменьшить какой-либо значительный возможный вред для вас или других лиц.
  • Согласие. В исключительных случаях или если невозможно применить никакие другие юридические основания, Volvo может запросить ваше согласие в явной форме на обработку определенных персональных данных. Субъект данных дает согласие свободно и всецело добровольно.

Volvo может обрабатывать следующие категории данных, которые сами по себе или в сочетании с другими данными могут составлять персональные данные; Volvo может обрабатывать такие данные для общих целей, указанных в таблице 1 ниже.

Примечание. Приведенный ниже список содержит только примеры и не является исчерпывающим, и Volvo не обязательно будет обрабатывать все перечисленные ниже данные о вас. Некоторые цели обработки могут совпадать, и может быть несколько целей, регулирующих использование нами ваших персональных данных.

Таблица 1 — Категории данных, а также цели и правовые основания обработки данных

Категории персональных данных

Цели обработки данных

Правовое основание обработки данных

 

Общие данные физического лица: например, ФИО, дата рождения, номер социального страхования (или его аналог), пол, гражданство, предпочтительный язык и фотография

 

 

  •  Обеспечение регистрации консультанта в ИТ-системах Volvo

 

  •  Общее управление консультационным заданием

 

 

  •  Законный интерес (для управления персоналом)

 

 

Организационные данные: например, номер консультанта, описание услуги, место работы, подразделение, отдел, руководитель, прямые подчиненные

 

 

  • Обеспечение постоянной актуальности схемы организационной структуры и записей о консультантах, в том числе подготовка внутренних отчетов и статистики

 

  • Обеспечение внутренних реорганизаций, а также выполнения проектов слияний и поглощений

 

 

  • Законный интерес (для управления персоналом)

 

 

Контактные данные: например, место выполнения работы, домашний адрес, адрес электронной почты и номер телефона

 

 

  •  Коммуникация с консультантами

 

  • Сохранение подотчетности на основании деловой документации

 

 

  •  Законный интерес (для управления персоналом и коммуникации с ним)

 

 

Данные об управлении консультированием: например, договор на консультирование и информация о дате начала и окончания выполнения задания

 

 

  • Сохранение подотчетности на основании деловой документации

 

  • Общее управление консультированием

 

 

  • Выполнение юридических обязательств

 

  •   Законный интерес (для управления персоналом)

 

Данные учета времени: например, рабочее время, отработанное время, отпуск и отпуск по болезни

 

 

  • Обеспечение отслеживания вашего рабочего времени для выставления счетов вашим работодателем

 

 

  • Выполнение юридических обязательств

 

  •  Законный интерес (для управления персоналом)

 

Данные о безопасности: например, пропуска, права доступа и использование пропусков и прав доступа

 

 

  • Обеспечение выполнения компанией Volvo своих обязательств по обеспечению безопасной рабочей среды (в том числе контроля доступа и предотвращения несанкционированного доступа в помещения или к оборудованию Volvo), а также других обязательств в отношении рабочей среды, установленных требованиями к рабочей среде или нормами трудового законодательства

 

 

  •  Выполнение юридических обязательств

 

  • Защита жизненных интересов

 

  •  Законный интерес (для обеспечения безопасности)

Данные о здоровье и безопасности: например, информация о несчастных случаях на производстве и отпусках по болезни

  • Управление охраной труда и здоровья на объектах Volvo Group
  •  Обеспечение проведения экстренных мероприятий в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожар, несчастный случай, внезапная болезнь или физическое нападение.
  • Выполнение юридических обязательств
  •  Защита жизненных интересов
  •  Законный интерес (для поддержания безопасности и управления персоналом)

Данные о производительности и оценке: например, результаты оценки или измерения в связи с предыдущими и текущими заданиями

  • Обеспечение деятельности по развитию / повышению компетентности, а также оценки и измерения качества работы.
  •  Обеспечение предложения и прохождения учебных курсов и тренингов
  • Выполнение юридических обязательств
  •  Законный интерес (для управления персоналом)

Данные о компетентности: например, записи об обучении и участии в учебных мероприятиях, а также соответствующие разрешения на работу

  • Управление образованием, обучением и развитием
  • Законный интерес (для управления персоналом)

Данные по управлению командировками: например, информация о командировках, данные бронирований, номер паспорта, счета из командировок, командировочные выплаты

  •  Обеспечение выполнения командировок
  •  Законный интерес (для управления персоналом)

Данные, связанные с ИТ: например, идентификатор (ID) пользователя, пароли, данные для входа, а также данные и журнальные записи об использовании вами ИТ-оборудования, приложений и услуг Volvo, в соответствии с ИТ-политиками Volvo, действительными в соответствующий период времени

  • Обеспечение выполнения рабочих задач: написания электронных писем, составления документов, отчетов, презентаций, чертежей и т. д.
  • Обеспечение надлежащего использования лицензий
  •  Обеспечение последовательного соблюдения политик Volvo, в том числе Кодекса поведения компании Volvo Group и ИТ-политик Volvo, действующих в определенный период времени, с целью поддерживать исполнение указанных политик и выявлять предполагаемые запрещенные действия
  • Выполнение юридических обязательств
  • Законный интерес (для управления бизнес-процессами и системами, доступом, защитой данных и кибербезопасностью в целом)

Данные о работе со справочными службами и службой поддержки: например, вопросы от вас /вашего руководителя /отдела кадров, связанные с вашим заданием или ИТ-оборудованием, либо сведения о соответствующей поддержке, предоставленной вам

  • Обеспечение получения ответов на вопросы от вас /вашего руководителя /отдела кадров, связанные с привлечением вас для работы или ИТ-оборудованием / услугами; либо обеспечение получения поддержки, необходимой для выполнения вами рабочих задач
  • Законный интерес (для управления бизнес-процессами и системами)

Данные о техническом обслуживании / ремонте / сервисном обслуживании: например, отслеживание и ведение журналов деятельности, осуществленной вами в связи с техническим обслуживанием, ремонтом или сервисным обслуживанием автомобиля, предоставленного отделом

  • Предоставление вам компенсаций, таких как доступ к служебному автомобилю отдела, включая использование данных, связанных с автомобилем, или данных, сгенерированных автомобилем при использовании вами автомобиля, предоставленного отделом.
  • Законный интерес

Данные об автомобиле: например, данные, связанные с автомобилем, или данные, сгенерированные автомобилем автоматически при использовании вами продукции, принадлежащей Volvo, например грузового автомобиля.

  • Обеспечение научно-исследовательской деятельности, связанной с продукцией Volvo (например, с грузовыми автомобилями), в том числе использование данных, связанных с автомобилем и/или сгенерированных автомобилем при использовании вами автомобиля, предоставленного отделом
  • Законный интерес

Имиджевые материалы: например, видеоматериалы, которые записываются с помощью систем видеонаблюдения компании Volvo Group, установленных в соответствующих помещениях компании Volvo Group, или с помощью других видеосистем и соответствующих систем безопасности /мониторинга, находящихся на территории Volvo Group или за ее пределами, в отношении которых у нас есть законное право просмотра /доступа

  •  Управление защитой и безопасностью на объектах Volvo Group
  • Законный интерес (для поддержания защиты и безопасности, предотвращения мошенничества или кражи и (где применимо) для содействия соблюдению нормативных требований)

Данные о ближайших родственниках: например, ФИО и контактные данные лиц, указанных вами для связи в случае возникновения чрезвычайной ситуации

  • Коммуникация с ближайшими родственниками сотрудников в чрезвычайных ситуациях
  • Законный интерес (для управления персоналом и коммуникации с ним)

 

 

Подробные сведения о специальных категориях персональных данных

Особо отмечается, что некоторые аспекты данных о здоровье и безопасности могут рассматриваться как специальные категории персональных данных в соответствии с применимыми законами о конфиденциальности данных, и их следует обрабатывать с особой осторожностью и с применением дополнительных мер защиты. Компания Volvo будет обрабатывать особые категории персональных данных только в том случае, если Volvo уполномочена на обработку таких данных коллективным договором, имеет юридическое обязательство или законную деловую потребность в обработке таких данных (включая, помимо прочего, надлежащие методы, способствующие управлению распространенными чрезвычайными ситуациями в области охраны здоровья). В таких случаях Volvo проинформирует вас и (если это требуется по закону) запросит у вас явно выраженное согласие на обработку таких данных. Вы должны знать, что ваш договор с нами не подразумевает положительного ответа на любой направленный нами запрос о согласии.

Подробные сведения о системе видеонаблюдения

Volvo может использовать систему видеонаблюдения (как определено выше), если это разрешено законом. Система видеонаблюдения обычно используется для контроля доступа и предотвращения несанкционированного доступа к помещениям и оборудованию Volvo, однако в некоторых странах она также может использоваться с целью обеспечения соблюдения руководящих принципов и процедур по охране здоровья и безопасности, а также в целях общего совершенствования производства. Изображения и записи камер видеонаблюдения хранятся в безопасности и доступны только в случае служебной необходимости (например, для расследования инцидента).

Подробные сведения об автоматизированном принятии решений

Volvo не осуществляет на регулярной и систематической основе автоматизированное принятие решений, которые имеют юридические последствия в отношении отдельных лиц или могут иметь подобные значительные последствия. Если вы взаимодействуете с предприятием Volvo, которое принимает такие автоматизированные решения, вы должны получить специальное уведомление с подробными сведениями о таком автоматизированном принятии решений. 

Volvo будет в первую очередь получать ваши персональные данные от вас лично, от вашего работодателя, вашего руководителя в Volvo или в отделе кадров либо от третьих лиц, сведения о которых вы предоставили нам для получения ваших персональных данных.

Некоторые персональные данные могут автоматически генерироваться ИТ-системой Volvo или аналогичной системой, например при создании вашего идентификатора пользователя в системах Volvo.

За исключением определенных сведений, предоставление которых обязательно по закону, ваше решение предоставить Volvo какие-либо персональные данные является добровольным. Таким образом, вы не подвергнетесь неблагоприятным последствиям, если не захотите предоставлять Volvo свои персональные данные.

Примечание. Тем не менее, компании Volvo необходимо обрабатывать определенные персональные данные, относящиеся к вам, для администрирования вашего консультационного задания в Volvo, например для предоставления ИТ-инструментов и услуг, прав доступа к помещениям Volvo и учета рабочего времени. Соответственно, Volvo не сможет привлечь вас в качестве консультанта, если вы не предоставите определенные необходимые персональные данные или не разрешите Volvo обрабатывать такие необходимые персональные данные в связи с вашим заданием.

Ваши персональные данные могут быть переданы другим компаниям Volvo Group и третьим сторонам определенных категорий (как более подробно описано ниже), что может подразумевать передачу персональных данных в другие страны.

Передача персональных данных внутри Volvo Group

Volvo Group — это глобальная организация, имеющая офисы и ведущая деятельность по всему миру, поэтому ваши персональные данные могут передаваться или быть доступными в разных странах в рамках глобального бизнеса Volvo Group, а также передаваться между различными предприятиями и аффилированными компаниями Volvo Group.

Любая передача ваших персональных данных другим компаниям Volvo Group (включая передачу из ЕС/ЕЭЗ за пределы ЕС/ЕЭЗ) регулируется межфирменным соглашением, основанным на утвержденных ЕС Стандартных договорных условиях или других подобных механизмах, которые на текущий момент времени признаны или утверждены соответствующими органами. Такое соглашение отражает стандарты, содержащиеся в европейских законах о конфиденциальности данных (включая Общий регламент ЕС о защите персональных данных, GDPR). Наличие этого соглашения означает, что все подразделения Volvo Group должны соблюдать одни и те же внутренние правила. Это также означает, что ваши права остаются неизменными независимо от того, где в Volvo Group обрабатываются ваши данные.

Передача персональных данных третьим сторонам вне Volvo Group

Помимо передачи персональных данных между компаниями Volvo Group, как описано выше, Volvo также может передавать ваши персональные данные третьим сторонам некоторых категорий, в том числе следующим:

  • Деловые партнеры, например, поставщики Volvo Group и поставщики услуг — в связи с предоставлением ими продуктов и услуг компании Volvo Group (например, поставщики ИТ-услуг и туристические агентства).
  • Профессиональные консультанты, например, страховщики, юристы и другие консультирующие специалисты — в связи со страховыми претензиями, аудитами и получением консультационных услуг.
  • Контрагенты и их консультанты, например, в связи с проектами слияния и поглощения.
  • Экстренные службы, такие как полиция, пожарная служба, службы скорой помощи и помощи на дорогах для защиты ваших жизненных интересов и жизненных интересов других — в связи с получением экстренной помощи.
  • Правоохранительные органы, регулирующие органы и другие государственные и судебные органы — в связи с юридическими обязательствами, например, постановлениями суда, требованиями юридической отчетности или, если это будет признано необходимым в исключительных случаях, для защиты жизненно важных интересов, как ваших, так и других лиц.

Любые сторонние поставщики услуг и профессиональные консультанты, которым раскрываются ваши персональные данные, обязаны защищать конфиденциальность и безопасность ваших персональных данных и могут использовать ваши персональные данные только в соответствии с применимым законодательством и иными нормативными актами о конфиденциальности данных.

Кроме того, в случае, если какая-либо компания Volvo Group, расположенная на территории ЕС/ЕЭЗ, передает персональные данные третьим сторонам, находящимся за пределами ЕС/ЕЭЗ, то соответствующая компания Volvo Group должна убедиться в наличии соответствующих мер предосторожности, обеспечивающих адекватный уровень защиты персональных данных в соответствии с требованиями применимого законодательства о конфиденциальности данных (включая Общий регламент ЕС о защите персональных данных). В частности, это может включать использование утвержденных ЕС Стандартных договорных условий или других подобных механизмов, которые на текущий момент времени признаны или утверждены соответствующими органами.

При возникновении вопросов о передаче компанией Volvo куда-либо ваших персональных данных свяжитесь с сотрудником Volvo Group, отвечающим за защиту данных, используя указанные выше контактные данные.

Volvo использует надлежащие и разумные юридические, технические и организационные меры безопасности, включая безопасность информационных технологий и меры физической защиты, для необходимой защиты персональных данных.

Эти меры соответствуют рискам, связанным с обработкой персональных данных, и степени конфиденциальности персональных данных, а также учитывают требования применимого местного законодательства. Кроме того, эти меры постоянно совершенствуются по мере разработки доступных продуктов и услуг в области безопасности.

Volvo требует, чтобы все лица соблюдали соответствующие политики безопасности в отношении персональных данных при использовании систем Volvo. 

Volvo, как правило, хранит ваши персональные данные в течение срока выполнения консультационного задания и в соответствии с нашим положением о хранении данных и применимыми приложениями. После выполнения вашего задания компания Volvo будет обрабатывать исключительно персональные данные, необходимые для выполнения целей, для которых они были собраны, и исключительно до завершения выполнения этих целей или, если дольше, в течение такого времени, которое может быть необходимо для соблюдения юридических обязательств по местному законодательству либо для соблюдения требований законодательства в случае действительного, предполагаемого или ожидаемого спора или иска.

Если это предусмотрено применимыми законами и иными нормативными актами о конфиденциальности данных, вы можете иметь право на следующие действия:

  • Запросить доступ к вашим персональным данным, обрабатываемым компанией Volvo. Право знать, храним ли мы ваши персональные данные, и, если да, — получить информацию о том, какие именно персональные данные и каких категорий мы храним, а также получить копию этих персональных данных в соответствующих категориях.
  • Запросить исправление ваших персональных данных. Право на исправление ваших персональных данных, если они неточные или неполные.
  •  Возражать против обработки ваших персональных данных. Право потребовать, чтобы компания Volvo больше не обрабатывала ваши персональные данные.
  • Запросить удаление или уничтожение ваших персональных данных. Право требовать удаления или уничтожения ваших персональных данных, в том числе в тех случаях, когда такие персональные данные больше не требуются для достижения соответствующих целей.
  • Запросить ограничение обработки ваших персональных данных. Право требовать от Volvo обработки ваших персональных данных только в ограниченных случаях, в том числе с вашего согласия.
  • Запросить перенос ваших персональных данных. Право получить копию (в переносимом и, если технически возможно, удобном для использования формате) ваших персональных данных или запросить, чтобы компания Volvo передала такие персональные данные другому оператору (контролеру) данных.
  • В случае, если обработка нами ваших персональных данных или их части основана на вашем согласии, отозвать ваше согласие в любое время; в этом случае Volvo прекратит любые дальнейшие действия по обработке ваших персональных данных или их соответствующей части (однако отзыв согласия не аннулирует законности действий по обработке данных до отзыва).

Примечание. Компания Volvo не всегда может быть обязана выполнять запрос на удаление, ограничение или перенос данных либо удовлетворять возражения субъекта данных. Возможно проведение оценки юридических обязательств Volvo и исключений из указанных прав с учетом специфики конкретного случая.

Вы также имеете право подавать жалобы в органы надзора в отношении обработки компанией Volvo ваших персональных данных. Для получения дополнительной информации об этих правах и способах их осуществления свяжитесь с сотрудником Volvo Group, отвечающим за защиту данных, используя указанные выше контактные данные.

Компания Volvo рекомендует периодически просматривать данное Уведомление о конфиденциальности, чтобы узнавать о любых изменениях в нем.

Мы оставляем за собой право вносить изменения в данное Уведомление о конфиденциальности по мере необходимости. При внесении изменений в верхней части данного Уведомления о конфиденциальности добавляется дата внесения любых таких изменений и/или их вступления в силу.