Privatlivserklæring om private forhandlere og importører

Volvo Group-selskabet, som du eller din arbejdsgiver muligvis er privat forhandler eller privat importør for (nedenfor kaldet "Volvo"), er ansvarlig for de persondata, som Volvo modtager fra dig og de andre kilder beskrevet nedenfor.

"Ansvarlig" betyder, at det er Volvo, der beslutter formålet og midlerne til behandlingen af dine persondata. Volvo er ansvarlig for behandlingen af dine persondata i henhold til gældende databeskyttelseslove og -regler.

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine persondata, bedes du kontakte Volvo Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller pr. post eller telefon på:

AB Volvo,

Att: Gruppeprivatlivskontor, Afdeling AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sverige

+46 (0)31 66 00 00

Hvis du befinder dig i Storbritannien, er Volvo Group UK Limited Volvos repræsentant i Storbritannien, kontaktoplysninger nedenfor:

Volvo Group UK Limited,

Att: Juridisk afdeling

Wedgnock Lane

Warwick

Storbritannien

CV34 5YA

Med henblik på denne privatlivserklæring er "persondata" enhver information om en bestemt person eller som identificerer eller kan identificere en bestemt person. Med andre ord er det enhver oplysning, der kan knyttes til dig.

Til formålet med denne privatlivserklæring betyder udtrykket "behandling" eller "behandling" enhver brug af persondata, herunder men ikke begrænset til indsamling, registrering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, overførsel, offentliggørelse, blokering, sletning eller destruktion af persondata.

Juridisk grundlag

Volvo kan behandle dine personoplysninger baseret på en eller flere af følgende juridiske årsager, se også yderligere detaljer nedenfor.

• Kontraktmæssig forpligtelse Volvo kan behandle dine data, hvis sådan behandling er nødvendig for at opfylde en kontraktmæssig forpligtelse over for dig, f.eks. at opfylde vilkårene og betingelserne i en kontrakt om levering af produkter og/eller tjenester, der er underskrevet med dig eller din arbejdsgiver.
• Juridisk forpligtelse. Volvo kan behandle dine persondata, hvis sådan behandling er nødvendig for at overholde en juridisk forpligtelse, f.eks. for at overholde retskendelser og lovmæssige rapporteringskrav.
• Legitime interesser. Volvo kan behandle dine personoplysninger, hvis sådan behandling er nødvendig med henblik på en legitim interesse, som Volvo eller en tredjepart har forfulgt. Det anses generelt for at være i Volvos legitime interesse at styre sine daglige operationer i overensstemmelse med lovlige og retfærdige forretningsmetoder, herunder at håndtere relationerne til forhandlere og importører for at udføre kontrakt(er), som du eller din arbejdsgiver er part i, og/eller for at tage nødvendige skridt inden indgåelse af en kontrakt med dig eller din arbejdsgiver. For eksempel skal Volvo kende dit foretrukne sprog for at kunne kommunikere ordentligt med dig i dagligdagen.
  Hvor det heri angives, at Volvo påberåber sig sine legitime interesser til et givent behandlingsformål, mener Volvo, at dets legitime interesser ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder eller friheder, givet (i) den gennemsigtighed, Volvo giver om behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos tilgang til privatliv ved design, (iii) Volvos regelmæssige privatlivskontrol og (iv) de rettigheder, du har i forhold til behandlingsaktiviteten. Hvis du ønsker yderligere information om denne afvejningstest, bedes du kontakte Volvo Chief Privacy Officer via kontaktoplysningerne ovenfor.
• Samtykke. I særlige tilfælde, eller hvis der ikke kan anvendes andet juridisk grundlag, kan Volvo bede om dit udtrykkelige samtykke til at behandle visse persondata. Sådan et samtykke er dit valg og er helt frivilligt.

Volvo kan behandle følgende kategorier af data, som enten alene eller i kombination med andre data kan udgøre persondata og til de generelle formål, der er angivet i tabel 1 nedenfor.

Volvo vil ikke nødvendigvis behandle alle de nedenfor anførte data om dig, og nogle af formålene med behandlingen vil overlappe, og der kan være flere formål, der retfærdiggør vores brug af dine personlige data.

Tabel 1 – Kategorier, formål og juridisk grundlag for behandling

Specifikt om særlige kategorier af persondata

Det bemærkes specifikt, at visse aspekter af sundheds- og sikkerhedsdata kan betragtes som særlige kategorier af persondata under gældende databeskyttelseslove og skal håndteres med ekstra

Omsorg og kræver yderligere beskyttelsesforanstaltninger. Volvo vil kun behandle særlige kategorier af persondata, hvis Volvo har en juridisk forpligtelse eller et legitimt forretningsmæssigt behov for at behandle sådanne data. I sådanne tilfælde vil Volvo informere dig og (hvis loven kræver det) indhente dit udtrykkelige samtykke til at behandle sådanne data. Du skal være opmærksom på, at det ikke er betingelsen i din kontrakt med os, at du accepterer enhver anmodning om samtykke fra os.

Specifikt om overvågning af overvågning

Volvo må bruge virksomhedens lukkede kredsløbs-tv (CCTV-overvågning) på deres område, hvor det er tilladt ved lov. Bemærk venligst, at behandlingen af CCTV-relaterede persondata ikke er dækket af denne privatlivserklæring, men af privatlivserklæringen for besøgende.

Specifikt om automatiseret beslutningstagning

Volvo udfører ikke regelmæssigt og systematisk automatiserede beslutninger, hvilket skaber en juridisk konsekvens for enkeltpersoner eller ville have en tilsvarende betydelig effekt. Hvis du interagerer med et Volvo-firma, der udfører sådan automatiseret beslutningstagning, bør du modtage en specifik meddelelse, der beskriver detaljerne i den automatiserede beslutningstagning.

Volvo vil primært indhente dine personlige oplysninger fra dig selv eller det firma, du arbejder for.

Nogle personlige data kan også automatisk genereres fra Volvos IT-system, herunder relevante forhandler- og importstyringssystemer eller tilsvarende, for eksempel ved oprettelse af tilbud, vejbrudssager og dit bruger-id til Volvo-systemer.

Bortset fra visse oplysninger, der er påkrævet ved lov eller i henhold til kontraktlige forpligtelser, er din beslutning om at give personlige oplysninger til Volvo frivillig.

Bemærk dog, at det er nødvendigt for Volvo at behandle visse personoplysninger for at interagere med sine forhandlere og importører af forretningsmæssige årsager. Hvis du ikke giver personlige oplysninger, kan det potentielt forhindre dig eller din arbejdsgiver i at købe produkter og tjenester fra Volvo.

Dine personoplysninger kan blive delt med andre Volvo Group-virksomheder og med visse kategorier af tredjepart (som beskrevet nedenfor), hvilket kan indebære overførsel af dine personoplysninger til andre lande.

Deling af persondata inden for Volvo Group

Volvo er en global organisation med kontorer og operationer over hele verden, og dine personlige data kan overføres eller være tilgængelige internationalt i hele Volvo Groups globale forretning og mellem dens forskellige enheder og tilknyttede selskaber. Enhver overførsel af dine persondata til andre Volvo Group-virksomheder (herunder overførsler fra EU/EØS til uden for EU/EØS og/eller fra Storbritannien til uden for Storbritannien) vil være underlagt en interfirmaaftale baseret på EU-godkendte standardkontraktklausuler eller andre mekanismer, som er blevet anerkendt eller godkendt af de relevante myndigheder fra tid til anden.  og andre nødvendige jurisdiktionelle garantier. En sådan aftale afspejler standarderne i europæiske databeskyttelseslove (herunder EU's generelle forordning om databeskyttelse). At have denne aftale på plads betyder, at alle Volvo Group-enheder skal overholde de samme interne regler. Det betyder også, at dine rettigheder forbliver de samme, uanset hvor dine data behandles af Volvo Group.

Deling af persondata med tredjepart uden for Volvo Group

Ud over deling af persondata mellem Volvo Group-selskaber som nævnt ovenfor, kan Volvo også dele dine personoplysninger med visse kategorier af tredjeparter, herunder:

• Forretningspartnere, såsom Volvo Groups leverandører og tjenesteudbydere i forbindelse med deres levering af produkter og tjenester til Volvo Group, såsom IT-serviceudbydere.
• Professionelle rådgivere, såsom forsikringsselskaber, advokater og andre professionelle rådgivere i forbindelse med forsikringskrav, revisioner og modtagelse af rådgivningstjenester.
• Modparter og deres rådgivere i forbindelse med fusioner og opkøbsprojekter.
• Nødhjælpsudbydere, såsom politi, brandvæsen, ambulance og vejhjælp, beskytter dine og andres vitale interesser i forbindelse med nødhjælp.
• Regeringsmyndigheder,
  • Inden for retshåndhævelse: regulerende myndigheder, offentlige myndigheder og andre offentlige og dømmende organer i forbindelse med juridiske forpligtelser såsom retskendelser eller krav om juridisk rapportering eller, hvis det anses for nødvendigt i særlige tilfælde at beskytte din eller andres vitale interesser.
  • Offentlige myndigheder med ansvar for eksportkontrol og told

Enhver tredjepartstjenesteudbyder og professionelle rådgivere, som dine personlige data videregives til, forventes og er forpligtet til at beskytte fortroligheden og sikkerheden af dine personlige data og må kun bruge dine personlige data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -regler.

Desuden, hvis et Volvo Group-selskab, der er placeret inden for EU/EØS, overfører persondata til eksterne tredjeparter, der befinder sig uden for EU/EØS, vil det relevante Volvo Group-selskab sikre sig med, at der er passende sikkerhedsforanstaltninger, som sikrer tilstrækkelige beskyttelsesniveauer af dine persondata, som krævet af gældende databeskyttelseslove (herunder EU's generelle databeskyttelsesforordning). For eksempel kan dette omfatte brugen af EU-godkendte standardkontraktklausuler eller andre mekanismer, som er blevet anerkendt eller godkendt af de relevante myndigheder fra tid til anden.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan Volvo vil dele dine personlige data, bedes du kontakte VOLVOs Chief Privacy Officer via kontaktoplysningerne ovenfor.

Volvo anvender passende og rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder informationsteknologisikkerhed og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, for tilstrækkeligt at beskytte persondata.

Disse foranstaltninger er passende i forhold til de risici, der følger med behandlingen af persondata, og til følsomheden af personoplysningerne og tager hensyn til kravene i gældende lokal lovgivning. Derudover forbedres tiltagene løbende i takt med udviklingen af tilgængelige sikkerhedsprodukter og -tjenester.

Volvo kræver, at alle overholder gældende sikkerhedspolitikker vedrørende persondata, når de bruger Volvo-systemer.

Volvo vil opbevare dine personlige oplysninger så længe det kræves for at opfylde sine juridiske rettigheder og forpligtelser, herunder for eksempel kontraktens vilkår og garantiperioder. Derefter vil Volvo kun behandle dine personlige data i den periode, hvor det måtte være nødvendigt for at overholde lokale juridiske forpligtelser eller for at opfylde juridiske krav i tilfælde af en reel, truet eller forventet tvist eller krav.

Du kan have ret til, hvor det er fastsat i gældende databeskyttelseslove og -regler, til:

• Anmod om adgang til de personoplysninger, Volvo behandler om dig: denne ret giver dig ret til at vide, om vi har personoplysninger om dig, og hvis vi gør, til at indhente oplysninger om og en kopi af de specifikke dele og kategorier af persondata.
• Anmod om en rettelse af dine personlige data: denne ret giver dig ret til at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er unøjagtige eller ufuldstændige.
• Modsigelse af behandlingen af dine persondata: denne ret giver dig ret til at anmode om, at Volvo ikke længere behandler dine persondata.
• Anmod om sletning eller sletning af dine persondata: denne ret giver dig ret til at anmode om sletning eller sletning af dine persondata, også hvor sådanne personoplysninger ikke længere ville være nødvendige for formålet.
• Anmod om begrænsning af behandlingen af dine persondata: denne ret giver dig ret til kun at anmode om, at Volvo behandler dine personlige data i begrænsede tilfælde, herunder med dit samtykke.
• Anmod om portabilitet af dine persondata: denne ret giver dig ret til at modtage en kopi (i et portabelt og, hvis teknisk muligt, let brugbart format) af dine personlige data, eller anmode Volvo om at overføre sådanne personlige oplysninger til en anden dataansvarlig.
• Hvis vores behandling af dine personlige data eller dele af dem er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter Volvo vil ophøre med yderligere behandling af dine personoplysninger eller den relevante del af dem (dog vil en sådan tilbagetrækning ikke påvirke lovligheden af databehandlingen før tilbagetrækningen).

Bemærk venligst, at Volvo ikke altid er forpligtet til at efterkomme anmodninger om sletning, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet. Vurdering kan foretages fra sag til sag af Volvos juridiske forpligtelser og undtagelsen fra disse rettigheder.

Du har også ret til at indgive eventuelle klager, du måtte have over Volvos behandling af dine persondata, til en tilsynsmyndighed. For mere information om disse rettigheder og hvordan du udøver dem, kontakt venligst Volvo Chief Privacy Officer via de kontaktoplysninger, der er angivet ovenfor.

Volvo opfordrer til periodisk gennemgang af denne privatlivserklæring for at være opmærksom på eventuelle ændringer i den.

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivserklæring efter behov. Når vi gør det, vil vi øverst i denne privatlivsmeddelelse notere datoen, hvor sådanne ændringer foretages og/eller hvornår de træder i kraft.