Yksityisten Jälleenmyyjien Ja Maahantuojien Tietosuojailmoitus

Se Volvo-konsernin yhtiö, jonka yksityinen jälleenmyyjä tai yksityinen maahantuoja sinä tai työnantajasi mahdollisesti olette (jäljempänä ‘Volvo’), on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

“Rekisterinpitäjä” tarkoittaa, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Volvon Tietosuojajohtajaan sähköpostitse osoitteessa gpo.office@volvo.com tai postitse tai puhelimitse seuraavaan osoitteeseen:

AB Volvo,

Huom: Group Privacy Office, osasto AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Volvo Group UK Limited toimii Volvon edustajana Yhdistyneessä kuningaskunnassa, yhteystiedot alla:

Volvo Group UK Limited,

Vastaanottaja: Oikeudellinen osasto

Wedgnock Lane

Warwick

Yhdistynyt kuningaskunta

CV34 5YA

Tätä Tietosuojailmoitusta varten “henkilötiedot” tarkoittavat mitä tahansa tietoa, joka koskee tiettyä henkilöä tai joka tunnistaa tai saattaa tunnistaa tietyn henkilön. Toisin sanoen, se on mikä tahansa tieto, joka voidaan liittää sinuun.

Tätä Tietosuojailmoitusta varten termillä “käsitellä” tai “käsittely” tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, henkilötietojen keräämiseen, tallentamiseen, järjestämiseen, säilyttämiseen, mukauttamiseen, muuttamiseen, siirtämiseen, saataville asettamiseen, estämiseen, poistamiseen tai tuhoamiseen.

Oikeusperuste

Volvo voi käsitellä henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavista oikeusperusteista nojalla, katso myös lisätietoja alla.

• Sopimusvelvoite Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi sinua kohtaan, esimerkiksi täyttääkseen sinun tai työnantajasi kanssa solmitun tuotteiden ja/tai palveluiden toimittamista koskevan sopimuksen ehdot.
• Lakimääräinen velvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi tuomioistuimen määräysten ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
• Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Yleisesti katsotaan olevan Volvon oikeutettuun etuun hallinnoida päivittäistä toimintaansa laillisten ja reilujen liiketoimintakäytäntöjen mukaisesti, mukaan lukien suhteiden hallinta jälleenmyyjiin ja maahantuojiin, jotta voidaan toteuttaa sopimus, jonka osapuolena sinä tai työnantajasi olette ja/tai ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin ennen sopimuksen tekemistä kanssasi tai työnantajasi kanssa. Esimerkiksi Volvo tarvitsee tiedon sinulle mieluisimmasta kielestä, jotta se voi kommunikoida kanssasi asianmukaisesti päivittäisissä toiminnoissa. Mikäli tässä ilmoitetaan, että Volvo perustaa käsittelytarkoituksen oikeutettuihin etuihinsa, Volvo katsoo, että sen oikeutetut edut eivät syrjäydy sinun etujesi, oikeuksiesi tai vapauksiesi vuoksi, ottaen huomioon (i) Volvon tarjoaman läpinäkyvyyden käsittelytoiminnasta, (ii) Volvon tietosuoja suunnittelussa -lähestymistavan, (iii) Volvon säännöllisen tietosuojakatsauksen sekä (iv) oikeudet, jotka sinulla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotustestistä, ota yhteyttä Volvon Tietosuojajohtajaan yllä olevien yhteystietojen kautta.
• Suostumus. Poikkeustapauksissa tai jos mitään muuta oikeusperustetta ei voida soveltaa, Volvo voi pyytää sinulta nimenomaista suostumustasi tiettyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tällainen suostumus on sinun valintasi ja täysin vapaaehtoinen.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoryhmiä, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat muodostaa henkilötietoja, sekä alla olevassa Taulukossa 1 mainittuihin yleisiin tarkoituksiin.

Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietoja sinusta, ja jotkut käsittelyn tarkoituksista voivat olla päällekkäisiä, ja henkilötietojesi käyttöä voi perustella useilla eri tarkoituksilla.

Taulukko 1 – Henkilötietoryhmät, Käsittelyn Tarkoitukset ja Käsittelyn Oikeusperuste

Erityisesti erityisistä henkilötietoryhmistä

Erityisesti on huomioitava, että jotkut terveys- ja turvallisuustietojen osa-alueet voidaan katsoa kuuluvan erityisiin henkilötietoryhmiin sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan, ja ne on käsiteltävä erityisen huolellisesti.

erityistä huolellisuutta ja vaativat lisäsuojaustoimenpiteitä. Volvo käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä vain, jos Volvolla on lakisääteinen velvoite tai oikeutettu liiketoiminnallinen tarve käsitellä tällaisia tietoja. Tällaisissa tapauksissa Volvo ilmoittaa sinulle ja (jos laki sitä edellyttää) pyytää sinulta nimenomaisen suostumuksen tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että sopimuksesi ehtona kanssamme ei ole, että suostut mihinkään suostumuspyyntöömme.

Erityisesti kameravalvonnasta

Volvo voi käyttää yrityksen suljettua kameravalvontaa (kameravalvonta) tiloissaan, mikäli laki sen sallii. Huomioithan, että kameravalvontaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä ei käsitellä tässä Tietosuojailmoituksessa, vaan Vierailijoiden Tietosuojailmoituksessa.

Erityisesti automaattisesta päätöksenteosta

Volvo ei säännöllisesti ja järjestelmällisesti tee automaattista päätöksentekoa, joka aiheuttaisi oikeudellisia vaikutuksia yksilöihin tai jolla olisi vastaavanlainen merkittävä vaikutus. Mikäli olet tekemisissä Volvo-yhtiön kanssa, joka suorittaa tällaista automaattista päätöksentekoa, sinun tulisi saada erillinen ilmoitus, jossa kuvataan automaattisen päätöksenteon yksityiskohdat.

Volvo saa ensisijaisesti henkilötietosi sinulta itseltäsi tai yritykseltä, jossa työskentelet.

Joidenkin henkilötietojen luominen voi tapahtua myös automaattisesti Volvon IT-järjestelmästä, mukaan lukien mahdolliset jälleenmyyjä- ja maahantuojien hallintajärjestelmät tai vastaavat, esimerkiksi tarjousten laatimisen, vikailmoitusten ja käyttäjätunnuksesi luomisen yhteydessä Volvo-järjestelmiin.

Lukuun ottamatta tiettyjä tietoja, joita laki tai sopimusvelvoitteet edellyttävät, päätöksesi antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen.

Huomioithan kuitenkin, että Volvon on välttämätöntä käsitellä tiettyjä henkilötietoja voidakseen olla vuorovaikutuksessa jälleenmyyjiensä ja maahantuojiensa kanssa liiketoimintatarkoituksissa. Henkilötietojen antamatta jättäminen voi mahdollisesti estää sinua tai työnantajaasi ostamasta tuotteita ja palveluita Volvolta.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo-konsernin yhtiöiden sekä tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa (kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo-konsernin sisällä

Volvo on maailmanlaajuinen organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa eri puolilla maailmaa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai ne voivat olla kansainvälisesti saatavilla Volvo-konsernin maailmanlaajuisen liiketoiminnan ja sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä. Kaikki henkilötietojesi siirrot muihin Volvo-konsernin yhtiöihin (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueen sisältä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle) tapahtuvat konsernin sisäisen sopimuksen perusteella, joka perustuu EU:n hyväksymiin Vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka asianomaiset viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin, sekä muihin vaadittuihin alueellisiin suojatoimiin. Tällainen sopimus heijastaa eurooppalaisessa tietosuojalainsäädännössä (mukaan lukien EU:n Yleinen Tietosuoja-asetus) asetettuja vaatimuksia. Sopimuksen olemassaolo tarkoittaa, että kaikkien Volvo-konsernin yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi pysyvät samoina riippumatta siitä, missä Volvo-konserni käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen Volvo-konsernin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa

Edellä mainitun henkilötietojen jakamisen lisäksi Volvo-konsernin yhtiöiden välillä, Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa, mukaan lukien:

• Liikekumppanit, kuten Volvo-konsernin tavarantoimittajat ja palveluntarjoajat heidän toimittaessaan tuotteita ja palveluita Volvo-konsernille, esimerkiksi IT-palveluntarjoajat.
• Ammatilliset neuvonantajat, kuten vakuutusyhtiöt, lakimiehet ja muut ammatilliset neuvonantajat vakuutusvaatimuksiin, tilintarkastuksiin ja neuvontapalvelujen vastaanottamiseen liittyen.
• Vastapuolet ja heidän neuvonantajansa yrityskauppa- ja yritysostohankkeiden yhteydessä.
• Hätäpalveluntarjoajat, kuten poliisi, palokunta, ambulanssi ja tiepalvelu, suojaamaan sinun ja muiden elintärkeitä etuja esimerkiksi hätäavun yhteydessä.
• Viranomaiset,
  • Oikeudenvalvonnan alalla: sääntelyviranomaiset, valtion virastot sekä muut julkiset ja oikeudelliset elimet lakisääteisten velvoitteiden, kuten tuomioistuinmääräysten tai lakisääteisten raportointivaatimusten yhteydessä tai jos katsotaan tarpeelliseksi poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
  • Vientivalvonnasta ja tullista vastaavat viranomaiset

Kaikkien kolmansien osapuolten palveluntarjoajien ja ammattimaisten neuvonantajien, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan ja vaaditaan suojaavan henkilötietojesi luottamuksellisuus ja turvallisuus, ja he saavat käyttää henkilötietojasi vain sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Lisäksi, jos jokin EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo-konsernin yhtiö siirtää henkilötietoja ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, kyseinen Volvo-konsernin yhtiö varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka tarjoavat riittävän suojan henkilötiedoillesi sovellettavien tietosuojalakien (mukaan lukien EU:n Yleinen Tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi tämä voi sisältää EU:n hyväksymien Vakiosopimuslausekkeiden käytön tai muiden mekanismien hyödyntämisen, jotka kulloinkin toimivaltaiset viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä Volvon Tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

Volvo käyttää asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, mukaan lukien tietoturva- ja fyysiset turvatoimet, suojellakseen henkilötietoja riittävästi.

Nämä toimenpiteet ovat asianmukaisia henkilötietojen käsittelystä aiheutuviin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen nähden, ja ne ottavat huomioon sovellettavan paikallisen lain vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti saatavilla olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää, että kaikki noudattavat sovellettavia henkilötietoihin liittyviä turvallisuuspolitiikkoja käyttäessään Volvon järjestelmiä.

Volvo säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen sen lakisääteisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi, ottaen huomioon esimerkiksi sopimuskauden ja takuukaudet. Tämän jälkeen Volvo käsittelee henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen paikallisten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai mahdollisten, uhattujen tai odotettavissa olevien riitojen tai vaatimusten täyttämiseksi.

Sinulla voi olla oikeus, sovellettavien tietosuojalakien ja -asetusten mukaisesti:

• Pyytää pääsyä Volvo-konsernin sinua koskeviin henkilötietoihin: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada tietää, onko meillä hallussamme sinua koskevia henkilötietoja ja, jos on, saada tietoa sekä kopio kyseisistä henkilötiedoista ja henkilötietoryhmistä.
• Pyytää henkilötietojesi oikaisemista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada henkilötietosi korjatuksi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo ei enää käsittele henkilötietojasi.
• Pyydä henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista, mukaan lukien tilanteet, joissa kyseiset henkilötiedot eivät enää ole tarpeen käsittelyn tarkoitusten saavuttamiseksi.
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa, mukaan lukien suostumuksellasi.
• Pyydä henkilötietojesi siirrettävyyttä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada kopio (siirrettävässä ja, jos teknisesti mahdollista, helposti käytettävässä muodossa) henkilötiedoistasi tai pyytää Volvoa siirtämään kyseiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Jos henkilötietojesi käsittely tai osa siitä perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai kyseisen osan käsittelyn (kuitenkin tällainen suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen tietojen käsittelytoimien laillisuuteen).

Huomioithan, että Volvo ei välttämättä ole aina velvollinen noudattamaan poistamista, rajoittamista, vastustamista tai tietojen siirrettävyyttä koskevaa pyyntöä. Arviointi voidaan tehdä tapauskohtaisesti Volvon lakisääteisten velvoitteiden ja näihin oikeuksiin liittyvien poikkeusten perusteella.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos sinulla on huomautettavaa Volvon suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä. Lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä saat ottamalla yhteyttä Volvon Tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

Volvo kehottaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla siihen tehdyistä muutoksista.
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun teemme niin, ilmoitamme tämän tietosuojailmoituksen yläosassa päivämäärän, jolloin muutokset on tehty ja/tai jolloin ne tulevat voimaan.