Avis de confidentialité des concessionnaires et importateurs privés

La société du groupe Volvo pour laquelle vous ou votre employeur pouvez être concessionnaire privé ou importateur privé (ci-dessous appelée « Volvo ») est le responsable des données personnelles que Volvo obtient de vous et des autres sources décrites ci-dessous.

« Contrôleur » signifie que c'est Volvo qui décide de l'objet et des moyens de traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément aux lois et réglementations applicables sur la protection des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité de Volvo au gpo.office@volvo.com ou par courrier ou téléphone à :

AB Volvo,

Assistance : Bureau de la confidentialité du groupe, Département AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Suède

+46 (0)31 66 00 00

Si vous êtes au Royaume-Uni, Volvo Group UK Limited est le représentant de Volvo au Royaume-Uni, coordonnées ci-dessous :

Volvo Group UK Limited,

Assistance : Département juridique

Wedgnock Lane

Warwick

Royaume-Uni

CV34 5YA

Aux fins de cette Déclaration de confidentialité, « données personnelles » désigne toute information concernant une personne spécifique ou qui identifie ou peut identifier une personne spécifique. En d'autres termes, c'est toute information qui peut vous être reliée.

Aux fins de cette Avis de confidentialité, le terme « traitement » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, collecter, enregistrer, organiser, stocker, adapter, modifier, transférer, mettre à disposition, bloquer, supprimer ou détruire des données personnelles.

Fondement juridique

Volvo peut traiter vos données personnelles sur la base d'un ou plusieurs des motifs juridiques suivants, voir aussi plus de détails ci-dessous.

• Obligation contractuelle Volvo peut traiter vos données si ce traitement est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle à votre égard, par exemple pour respecter les termes et conditions d'un contrat de fourniture de produits et/ou services signé avec vous ou votre employeur.
• Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale, par exemple pour respecter les ordonnances du tribunal et les obligations légales de déclaration.
• Des intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est généralement considéré comme dans l'intérêt légitime de Volvo de gérer ses opérations quotidiennes selon des pratiques commerciales légales et équitables, y compris la gestion de ses relations avec ses concessionnaires et importateurs afin d'exécuter des contrats auxquels vous ou votre employeur êtes partie et/ou de prendre les mesures nécessaires avant de conclure un contrat avec vous ou votre employeur. Par exemple, Volvo devra connaître votre langue préférée pour pouvoir communiquer correctement avec vous dans les activités quotidiennes.
  Lorsqu'il est indiqué ici que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, Volvo estime que ses intérêts légitimes ne sont pas éclipsés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu de (i) la transparence que Volvo offre sur l'activité de traitement, (ii) l'approche de confidentialité dès la conception de Volvo, (iii) la surveillance régulière de la vie privée de Volvo et (iv) les droits que vous avez concernant l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur cette approche de test d'équilibrage, veuillez contacter le responsable de la confidentialité de Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.
• Consentement. Dans des cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être appliqué, Volvo peut vous demander votre consentement explicite pour traiter certaines données personnelles. Ce consentement vous appartient et est entièrement volontaire.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou en combinaison avec d'autres données, peuvent constituer des données personnelles et pour les besoins généraux énoncés dans le Tableau 1 ci-dessous.

Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données listées ci-dessous à votre sujet, et certains usages de traitement se recouperont ; plusieurs raisons peuvent justifier notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories, Objet et Fondements Juridiques pour le Traitement

Plus précisément sur des catégories particulières de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories particulières de données personnelles selon les lois applicables sur la protection des données et doivent être traités avec un supplément

Prendre soin et nécessiter des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera que des catégories particulières de données personnelles si Volvo a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de traiter ces données. Dans de tels cas, Volvo vous informera et (si la loi l'exige) sollicitera votre consentement explicite pour traiter ces données. Vous devez savoir qu'il n'est pas conditionnel dans votre contrat avec nous d'accepter toute demande de consentement de notre part.

Plus précisément, à propos de la surveillance par caméra de surveillance

Volvo peut utiliser la télévision en circuit fermé de l'entreprise (surveillance CCTV) sur ses locaux lorsque la loi l'autorise. Veuillez noter que le traitement des données personnelles liées à la vidéosurveillance n'est pas couvert par cette Déclaration de confidentialité mais par la Déclaration de confidentialité pour les visiteurs.

Plus précisément sur la prise de décision automatisée

Volvo ne réalise pas régulièrement et systématiquement de prise de décision automatisée, générant un effet juridique concernant des individus ou qui aurait un effet tout aussi significatif. Si vous interagissez avec une entreprise Volvo qui effectue ce type de prise de décision automatisée, vous devriez recevoir un avis spécifique détaillant les détails de la prise de décision automatisée.

Volvo obtiendra principalement vos données personnelles de vous-même ou de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, y compris tout système de gestion des concessionnaires et importateurs applicables, ou équivalent, par exemple lors de la création de devis, de cas de panne et de votre identificateur utilisateur pour les systèmes Volvo.

Sauf pour certaines informations exigées par la loi ou selon des obligations contractuelles, votre décision de fournir des données personnelles à Volvo est volontaire.

Cependant, veuillez noter qu'il est nécessaire pour Volvo de traiter certaines données personnelles afin d'interagir avec ses concessionnaires et importateurs à des fins professionnelles. Ne pas fournir de données personnelles peut potentiellement vous empêcher, vous ou votre employeur, d'acheter des produits et services auprès de Volvo.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres entreprises du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer le transfert de vos données personnelles vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des opérations partout dans le monde, et vos données personnelles peuvent être transférées ou accessibles à l'international dans l'ensemble des activités mondiales du groupe Volvo ainsi qu'entre ses différentes entités et affiliés. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE et/ou du Royaume-Uni vers l'extérieur du Royaume-Uni) sera régi par un accord interentreprises basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes reconnus ou approuvés par les autorités compétentes de temps à autre,  et d'autres garanties juridictionnelles requises. Un tel accord reflète les normes contenues dans les lois européennes sur la protection des données (y compris le Règlement général européen sur la protection des données). La présence de cet accord signifie que toutes les entités du Groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela signifie aussi que vos droits restent les mêmes, peu importe où vos données sont traitées par Volvo Group.

Partage de données personnelles avec des tiers extérieurs au groupe Volvo

En plus du partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

• Les partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo, dans le cadre de la fourniture de produits et services au groupe Volvo, tels que les fournisseurs de services informatiques.
• Des conseillers professionnels, tels que les assureurs, avocats et autres conseillers professionnels liés aux réclamations d'assurance, aux audits et à la réception de services de conseil.
• Les contreparties et leurs conseillers, dans le cadre de projets de fusions et acquisitions.
• Les prestataires de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière, sont destinés à protéger vos intérêts essentiels et ceux d'autres personnes en lien avec l'assistance d'urgence.
• Autorités gouvernementales,
  • Dans le domaine de l'application de la loi : autorités de régulation, agences gouvernementales et autres organismes publics et judiciaires liés à des obligations juridiques telles que les ordonnances judiciaires ou les obligations de rapport juridique, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels afin de protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.
  • Autorités publiques chargées du contrôle des exportations et des douanes

Tout prestataire de services tiers et conseiller professionnel à qui vos données personnelles sont divulguées est tenu et tenu de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles et ne peut utiliser vos données personnelles qu'en conformité avec les lois et réglementations applicables sur la protection des données.

De plus, dans le cas où une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes situés hors de l'UE/EEE, la société concernée du groupe Volvo s'assurera qu'il existe des garanties appropriées garantissant des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles, comme l'exigent les lois applicables sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Par exemple, cela peut inclure l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes reconnus ou approuvés par les autorités compétentes de temps à autre.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le directeur de la confidentialité de VOLVO via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo utilise des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, y compris la sécurité des technologies de l'information et des mesures de sécurité physique, afin de protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques liés au traitement des données personnelles et à la sensibilité de ces données, et tiennent compte des exigences du droit local applicable. De plus, les mesures sont continuellement améliorées en fonction du développement des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que toutes les personnes respectent les politiques de sécurité applicables concernant les données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir ses droits et obligations légaux, en tenant compte, par exemple, de la durée contractuelle et des périodes de garantie. Ensuite, Volvo ne traitera vos données personnelles que pour la durée où elle pourrait être tenue de respecter les obligations légales locales ou de satisfaire à des exigences légales en cas de litige ou de réclamation réelle, menacée ou anticipée.

Vous pourriez avoir droit, si prévu par les lois et réglementations applicables sur la protection des données, à :

• Demandez l'accès au processus Volvo concernant vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de savoir si nous détenons des données personnelles à votre sujet et, le cas échéant, d'obtenir des informations ainsi qu'une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
• Demandez une rectification de vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Objection au traitement de vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de demander que Volvo ne traite plus vos données personnelles.
• Demandez l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données ne seraient plus nécessaires pour atteindre ces objectifs.
• Demandez la restriction du traitement de vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
• Demandez la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous donne le droit de recevoir une copie (dans un format portable et, si techniquement possible, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou demandez à Volvo de transmettre ces données à un autre responsable de la charge.
• Dans le cas où notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est fondé sur votre consentement, retirer votre consentement à tout moment, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement ultérieure de vos données personnelles ou de la partie concernée (cependant, ce retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données antérieures au retrait).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de se conformer à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. L'évaluation peut être faite au cas par cas des obligations légales de Volvo et de l'exception à ces droits.

Vous avez également le droit de déposer toute plainte concernant le traitement de vos données personnelles par Volvo auprès d'une autorité de surveillance. Pour plus d'informations sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le responsable de la confidentialité de Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo encourage la révision périodique de cet Avis de confidentialité afin de rester informé de tout changement apporté à celui-ci.

Nous nous réservons le droit de modifier cette Avis de confidentialité selon les besoins. Lorsque nous le ferons, nous indiquerons en haut de cet Avis de confidentialité la date à laquelle ces changements sont effectués et/ou quand ils entrent en vigueur.