Persónuverndaryfirlýsing um einkasöluaðila og innflytjendur

Fyrirtækið Volvo Group sem þú eða vinnuveitandi þinn gætir verið einkasöluaðili eða einkarekinn innflytjandi fyrir, (hér að neðan nefnt "Volvo") er stjórnandi persónuupplýsinga sem Volvo fær frá þér og öðrum heimildum sem lýst er hér að neðan.

"Ábyrgðaraðili" þýðir að það er Volvo sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga þinna. Volvo ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga þinna samkvæmt gildandi lögum og reglum um persónuvernd.

Ef þú hefur spurningar varðandi vinnslu persónuupplýsinga þinna, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa Volvo á gpo.office@volvo.com eða með pósti eða síma á:

AB Volvo,

Athugun: Persónuverndarskrifstofa hópsins, deild AA14100, VGHQ

SE-405 08

Gautaborg, Svíþjóð

+46 (0)31 66 00 00

Ef þú ert í Bretlandi er Volvo Group UK Limited fulltrúi Volvo í Bretlandi, hafðu samband hér að neðan:

Volvo Group UK Limited,

Aðstoð: Lögfræðideild

Wedgnock Lane

Warwick

Bretland

CV34 5YA

Í tilgangi þessarar persónuverndaryfirlýsingar eru "persónuupplýsingar" allar upplýsingar um tiltekinn einstakling eða sem auðkenna eða geta auðkennt tiltekinn einstakling. Með öðrum orðum, þetta er hvaða upplýsingar sem er sem hægt er að tengja við þig.

Í tilgangi þessarar persónuverndartilkynningar merkir hugtakið "ferli" eða "vinnsla" hvers kyns notkun persónuupplýsinga, þar með talið en ekki takmarkað við söfnun, skráningu, skipulagningu, geymslu, aðlögun, breytingu, flutning, aðgengi, lokun, eyðingu eða eyðingu persónuupplýsinga.

Lagalegur grundvöllur

Volvo getur unnið úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli einhvers eða fleiri af eftirfarandi lagalegum forsendum, sjá einnig frekari upplýsingar hér að neðan.

• Samningsbundin skylda Volvo getur unnið úr gögnum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla samningsbundna skyldu gagnvart þér, t.d. til að uppfylla skilmála samnings um afhendingu vara og/eða þjónustu sem undirrituð er við þig eða vinnuveitanda þinn.
• Lagaleg skylda. Volvo getur unnið úr persónuupplýsingum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagalega skyldu, t.d. til að uppfylla dómsúrskurði og lagalegar tilkynningarskyldur.
• Lögmætir hagsmunir. Volvo getur unnið úr persónuupplýsingum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem Volvo eða þriðji aðili sækjast eftir. Almennt er talið vera í lögmætum hagsmunum Volvo að stjórna daglegum rekstri sínum samkvæmt lögmætum og sanngjörnum viðskiptaháttum, þar með talið að stjórna samskiptum við söluaðila og innflytjendur til að framkvæma samninga sem þú eða vinnuveitandi þinn ert aðili að og/eða til að grípa til nauðsynlegra aðgerða áður en samningur er gerður við þig eða vinnuveitanda þinn. Til dæmis þarf Volvo að kunna tungumálið þitt til að geta átt rétt samskipti við þig í daglegum athöfnum.
  Þar sem hér kemur fram að Volvo byggi á lögmætum hagsmunum sínum fyrir tiltekinn vinnslutilgang, telur Volvo að lögmætir hagsmunir þess séu ekki yfirgnæfandi fyrir hagsmunum þínum, réttindum eða frelsi miðað við (i) gagnsæi Volvo um vinnsluferlið, (ii) nálgun Volvo um persónuvernd með hönnun, (iii) reglulega persónuverndarskoðun Volvo og (iv) réttindi þín varðandi vinnsluna. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um þessa jafnvægisprófun, vinsamlegast hafðu samband við yfirmann persónuverndar Volvo í gegnum tengiliðaupplýsingarnar hér að ofan.
• Samþykki. Í undantekningartilvikum eða ef engin önnur lagaleg ástæða er til staðar, getur Volvo beðið um skýrt samþykki þitt til að vinna úr ákveðnum persónuupplýsingum. Slíkt samþykki er þitt val og er algjörlega sjálfviljugt.

Volvo getur unnið úr eftirfarandi gagnaflokkum sem, hvort sem þeir eru sjálfir eða í samsetningu við önnur gögn, geta talist persónuupplýsingar og í almennum tilgangi sem tilgreind eru í töflu 1 hér að neðan.

Volvo mun ekki endilega vinna úr öllum þeim gögnum sem talin eru upp hér að neðan um þig, og sumir tilgangar vinnslunnar munu skarast og það geta verið nokkrir tilgangar sem réttlæta notkun okkar á persónuupplýsingum þínum.

Tafla 1 – Flokkar, tilgangur og lagalegur grundvöllur vinnslu

Sérstaklega um sérstakar flokka persónuupplýsinga

Sérstaklega er tekið fram að sumir þættir heilbrigðis- og öryggisgagna geti talist sérstakir flokkar persónuupplýsinga samkvæmt gildandi persónuverndarlögum og skulu meðhöndlaðir með auknum skilyrðum

Umhyggju og krefjast viðbótar verndarráðstafana. Volvo mun aðeins vinna úr sérstökum flokkum persónuupplýsinga ef Volvo hefur lagalega skyldu eða lögmæta viðskiptaþörf til að vinna úr slíkum gögnum. Í slíkum tilvikum mun Volvo upplýsa þig og (ef lög krefjast þess) biðja um skýrt samþykki þitt til að vinna úr slíkum gögnum. Þú ættir að vera meðvitaður um að það er ekki skilyrði samningsins við okkur að þú samþykkir allar beiðnir um samþykki frá okkur.

Sérstaklega varðandi eftirlit með eftirlitsmyndavélum

Volvo má nota lokaða hringrásarsjónvarp fyrirtækisins (CCTV eftirlit) á svæðinu þar sem lög leyfa það. Vinsamlegast athugið að vinnsla persónuupplýsinga tengd CCTV fellur ekki undir þessa persónuverndaryfirlýsingu heldur persónuverndaryfirlýsingu fyrir gesti.

Sérstaklega um sjálfvirka ákvarðanatöku

Volvo framkvæmir ekki reglulega og kerfisbundið sjálfvirkar ákvarðanir, sem veldur lagalegum áhrifum gagnvart einstaklingum eða hefði jafn mikil áhrif. Ef þú ert í samskiptum við Volvo-fyrirtæki sem framkvæmir slíka sjálfvirka ákvarðanatöku ættir þú að fá sérstaka tilkynningu sem útskýrir smáatriði sjálfvirku ákvarðanatökunnar.

Volvo mun fyrst og fremst afla persónuupplýsinga þinna frá sjálfum þér eða fyrirtækinu sem þú vinnur hjá.

Sum persónuleg gögn geta einnig verið sjálfkrafa búin til úr upplýsingatæknikerfi Volvo, þar með talið viðeigandi umboðs- og innflytjendastjórnunarkerfi eða sambærilegt, til dæmis þegar búið er til tilboð, bilunarmál og notendanúmer þitt fyrir Volvo kerfi.

Nema fyrir ákveðnar upplýsingar sem lög eða samningsbundnar skyldur krefjast, er ákvörðun þín um að veita persónuupplýsingar til Volvo sjálfviljug.

Vinsamlegast athugið þó að Volvo þarf að vinna úr ákveðnum persónuupplýsingum til að eiga samskipti við söluaðila og innflytjendur í viðskiptalegum tilgangi. Að veita ekki persónuupplýsingar getur hugsanlega hindrað þig eða vinnuveitanda þinn í að kaupa vörur og þjónustu frá Volvo.

Persónuupplýsingar þínar geta verið deilt með öðrum Volvo Group fyrirtækjum og ákveðnum flokkum þriðja aðila (eins og nánar er útskýrt hér að neðan), sem gæti falið í sér flutning persónuupplýsinga þinna til annarra landa.

Deiling persónuupplýsinga innan Volvo Group

Volvo er alþjóðlegt fyrirtæki með skrifstofur og starfsemi um allan heim, og persónuupplýsingar þínar geta verið fluttar eða aðgengilegar á alþjóðavettvangi innan alþjóðlegrar starfsemi Volvo Group og milli ýmissa aðila og tengdra aðila. Allar færslur persónuupplýsinga þinna til annarra fyrirtækja Volvo Group (þar með talið flutningar innan ESB/EES til utan ESB/EES og/eða frá Bretlandi til utan Bretlands) verða stjórnað af samningi milli fyrirtækja byggðum á samþykktum ESB-samningsákvæðum eða öðrum aðferðum sem hafa verið viðurkenndar eða samþykktar af viðeigandi yfirvöldum frá tíma til tíma.  og aðrar nauðsynlegar lögsagnaröryggisráðstafanir. Slíkur samningur endurspeglar staðla sem eru í evrópskum persónuverndarlögum (þar á meðal almennu persónuverndarreglugerð ESB). Að hafa þennan samning í gildi þýðir að öll fyrirtæki Volvo hópsins verða að fylgja sömu innri reglum. Það þýðir einnig að réttindi þín haldast þau sömu sama hvar gögnin þín eru unnin af Volvo Group.

Deiling persónuupplýsinga með þriðja aðila utan Volvo Group

Auk þess að deila persónuupplýsingum milli fyrirtækja Volvo Group eins og lýst er hér að ofan, getur Volvo einnig deilt persónuupplýsingum þínum með ákveðnum flokkum þriðja aðila, þar á meðal:

• Viðskiptafélagar, svo sem birgjar og þjónustuaðilar Volvo Group í tengslum við afhendingu vöru og þjónustu til Volvo Group, svo sem upplýsingatækniþjónustuaðilar.
• Faglegir ráðgjafar, svo sem tryggingafélög, lögfræðingar og aðrir faglegir ráðgjafar í tengslum við tryggingakröfur, úttektir og móttöku ráðgjafarþjónustu.
• Mótaðilar og ráðgjafar þeirra, í tengslum við samruna- og yfirtökuverkefni.
• Neyðarþjónustuaðilar, eins og lögregla, slökkvilið, sjúkrabílar og vegaaðstoð, vernda mikilvæga hagsmuni þín og annarra í tengslum við neyðaraðstoð.
• Stjórnvöld,
  • Á sviði löggæslu: eftirlitsstofnanir, opinberar stofnanir og aðrar opinberar og dómsvaldandi stofnanir í tengslum við lagalegar skyldur eins og dómsúrskurði eða lagalegar skýrslugerðir eða ef talið er nauðsynlegt í undantekningartilvikum til að vernda lífsnauðsynlega hagsmuni þín eða annarra.
  • Opinber yfirvöld sem bera ábyrgð á útflutningseftirliti og tollum

Allir þriðja aðila þjónustuaðilar og faglegir ráðgjafar sem persónuupplýsingar þínar eru upplýstar til eru væntanlegir og skyldugir til að vernda trúnað og öryggi persónuupplýsinga þinna og mega aðeins nota persónuupplýsingar þínar í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd.

Ennfremur, ef Volvo Group fyrirtæki sem starfar innan ESB/EES flytur persónuupplýsingar til utanaðkomandi þriðja aðila utan ESB/EES, mun viðkomandi Volvo Group fyrirtæki ganga úr skugga um að viðeigandi öryggisráðstafanir séu til staðar sem tryggja nægilega vernd persónuupplýsinga þinna samkvæmt gildandi persónuverndarlögum ESB (þar með talið almennu persónuverndarreglugerð ESB). Til dæmis getur þetta falið í sér notkun ESB-samþykktra staðlaðra samningsákvæða eða annarra úrræða sem viðkomandi yfirvöld hafa viðurkennt eða samþykkt frá tíma til tíma.

Ef þú hefur spurningar um hvernig Volvo mun deila persónuupplýsingum þínum, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa VOLVO í gegnum tengiliðaupplýsingarnar sem tilgreindar eru hér að ofan.

Volvo beitir viðeigandi og sanngjörnum lagalegri, tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum, þar á meðal upplýsingatækniöryggi og líkamlegu öryggisráðstöfunum, til að vernda persónuupplýsingar nægilega.

Þessar aðgerðir eru viðeigandi miðað við áhættu sem fylgir vinnslu persónuupplýsinga og viðkvæmni þeirra og taka mið af kröfum gildandi staðbundinna laga. Auk þess eru aðgerðirnar stöðugt bættar í takt við þróun tiltækra öryggisvara og þjónustu.

Volvo krefst þess að allir fylgi viðeigandi öryggisreglum varðandi persónuupplýsingar þegar þeir nota Volvo kerfi.

Volvo mun geyma persónuupplýsingar þínar eins lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla lagaleg réttindi og skyldur, til dæmis með hliðsjón af samningsskilmálum og ábyrgðartímum. Eftir það mun Volvo aðeins vinna úr persónuupplýsingum þínum í þann tíma sem þarf til að uppfylla staðbundnar lagalegar skyldur eða uppfylla lagalegar kröfur ef raunveruleg, ógnað eða væntanlegt ágreiningur eða krafa kemur upp.

Þú gætir átt rétt á, þar sem það er kveðið á um samkvæmt gildandi lögum og reglum um persónuvernd gagna, til:

Óskaðu eftir aðgangi að persónuupplýsingum sem Volvo vinnur með um þig: þessi réttur veitir þér rétt til að vita hvort við geymum persónuupplýsingar um þig og, ef svo er, að afla upplýsinga um og afrit af tilteknum hlutum og flokkum persónuupplýsinga.

• Óskaðu eftir leiðréttingu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar ef þær eru ónákvæmar eða ófullkomnar.
• Mótmæltu vinnslu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að óska eftir því að Volvo hætti að vinna með persónuupplýsingar þínar.
• Óskaðu eftir eyðingu eða eyðingu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að óska eftir eyðingu eða eyðingu persónuupplýsinga þinna, þar sem slíkar persónuupplýsingar væru ekki lengur nauðsynlegar til að ná markmiðum þínum.
• Óskaðu eftir takmörkun á vinnslu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að biðja Volvo um að vinna með persónuupplýsingar þínar aðeins í takmörkuðum tilvikum, þar með talið með þínu samþykki.
• Óska eftir flutningi persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að fá afrit (í flytjanlegu og, ef tæknilega framkvæmanlegt, auðnothæft snið) af persónuupplýsingum þínum, eða biðja Volvo um að senda slíkar persónuupplýsingar til annars ábyrgðaraðila.
• Ef vinnsla okkar á persónuupplýsingum þínum eða hluta þeirra byggist á samþykki þínu, þá mun Volvo hætta frekari vinnslu persónuupplýsinga þinna eða viðeigandi hluta þeirra (en slík afturköllun hefur ekki áhrif á lögmæti gagnavinnslunnar fyrir afturköllun).

Vinsamlegast athugið að Volvo þarf ekki alltaf að verða við beiðni um eyðingu, takmörkun, mótmæli eða flutning gagna. Mat á lagalegum skyldum Volvo og undantekningum frá þeim réttindum getur farið fram í hverju tilviki fyrir sig.

Þú átt einnig rétt á að leggja fram allar kvartanir sem þú gætir haft varðandi vinnslu Volvo á persónuupplýsingum þínum til eftirlitsaðila. Frekari upplýsingar um þessi réttindi og hvernig hægt er að nýta þau, vinsamlegast hafðu samband við yfirmann persónuverndar Volvo í gegnum tengiliðaupplýsingarnar hér að ofan.

Volvo hvetur til reglulegrar endurskoðunar á þessari persónuverndartilkynningu til að vera meðvitaður um allar breytingar á henni.

Við áskiljum okkur rétt til að breyta þessari persónuverndartilkynningu eftir þörfum. Þegar við gerum það munum við taka fram nær efstu hluta þessarar persónuverndartilkynningar hvenær slíkar breytingar eru gerðar og/eða hvenær þær taka gildi.