Privacyverklaring voor particuliere dealers en importeurs
Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 2026/07/20, v2.0.b
Deze kennisgeving geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens van zijn particuliere dealer, particuliere importeurs en hun vertegenwoordigers door een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Groep ("Privacyverklaring"). Als u in dienst bent of in dienst bent geweest bij een bedrijf dat een particuliere dealer of particuliere importeur is, of een potentiële particuliere dealer of particuliere importeur van een Volvo Group-bedrijf, kunnen wij persoonlijke gegevens over u verwerken.
Voor de toepassing van deze kennisgeving bedoelt de "Volvo Groep" AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en vrachtwagendivisies van de Volvo Groep (zoals van tijd tot tijd) zoals Volvo Trucks, Volvo Bussen, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Inkoop, Volvo Group Vastgoed, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Groep persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor eigen doeleinden (d.w.z. wanneer een bedrijf van de Volvo Groep (afzonderlijk of gezamenlijk met andere entiteiten) een verantwoordelijke is en dus de doeleinden bepaalt waarvoor en de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt).
Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer een bedrijf van de Volvo Groep persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van Volvo Groep.
Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, applicaties en processen van een bedrijf van de Volvo Groep hun eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en overgedragen.
Selecteer taal
Het Volvo Group-bedrijf waarvoor u of uw werkgever mogelijk particuliere dealer of particuliere importeur is (hieronder aangeduid als "Volvo") is de beheerder van de persoonsgegevens die Volvo van u en de andere hieronder beschreven bronnen verkrijgt.
"Controller" betekent dat Volvo beslist over het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Volvo is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetten en -regelgeving.
Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
Att: Groepsprivacykantoor, Afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0)31 66 00 00
Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, is Volvo Group UK Limited de vertegenwoordiger van Volvo in het Verenigd Koninkrijk, contactgegevens hieronder:
Volvo Group UK Limited,
Att: Juridische afdeling
Wedgnock Lane
Warwick
Verenigd Koninkrijk
CV34 5YA
Voor de doeleinden van deze Privacyverklaring is "persoonsgegevens" alle informatie over een specifiek individu of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan jou gekoppeld kan worden.
Voor de doeleinden van deze Privacyverklaring betekent de term "verwerken" of "verwerking" elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, registreren, organiseren, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.
Juridische grond
Volvo kan uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van een of meer van de volgende juridische gronden, zie ook verdere details hieronder.
- Contractuele verplichting Volvo mag uw gegevens verwerken indien dergelijke verwerking noodzakelijk is om een contractuele verplichting jegens u na te komen, bijvoorbeeld om te voldoen aan de voorwaarden van een contract voor de levering van producten en/of diensten die met u of uw werkgever zijn ondertekend.
- Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonlijke gegevens verwerken als dergelijke verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke rapportageverplichtingen.
- Legitieme belangen. Volvo mag uw persoonlijke gegevens verwerken als dergelijke verwerking noodzakelijk is voor het doel van een legitiem belang dat door Volvo of een derde partij wordt nagestreefd. Het wordt algemeen beschouwd als in het legitiem belang van Volvo om haar dagelijkse bedrijfsvoering te beheren volgens wettige en eerlijke bedrijfspraktijken, waaronder het beheren van de relaties met handelaren en importeurs om contract(en) uit te voeren waarbij u of uw werkgever partij is en/of om noodzakelijke stappen te ondernemen voordat u of uw werkgever een contract aangaat. Volvo moet bijvoorbeeld je voorkeurstaal kennen om goed met je te kunnen communiceren in dagelijkse activiteiten.
Waar hierin wordt vermeld dat Volvo zich baseert op zijn legitieme belangen voor een bepaald verwerkingsdoel, is Volvo van mening dat zijn legitieme belangen niet worden overschreven door uw eigen belangen, rechten of vrijheden, gegeven (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de privacy by design-benadering van Volvo, (iii) de reguliere privacycontrole van Volvo en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingstestmethode, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer via de hierboven beschreven contactgegevens. - Toestemming. In uitzonderlijke gevallen, of als er geen andere juridische grond kan worden toegepast, kan Volvo uw uitdrukkelijke toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Zo'n toestemming is jouw keuze en volledig vrijwillig.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden zoals vermeld in Tabel 1 hieronder.
Volvo zal niet noodzakelijkerwijs alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige van de doeleinden van de verwerking overlappen en er kunnen verschillende redenen zijn die ons gebruik van uw persoonlijke gegevens rechtvaardigen.
Tabel 1 – Categorieën, Doel en Juridische Grondslag voor Verwerking
| Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van verwerking | Juridische grond voor verwerking |
|---|---|---|
| Contactgegevens, zoals naam, e-mail en telefoonnummer |
|
|
| Organisatiegegevens, zoals functie, werkplek en land |
|
|
| Individuele gegevens, zoals uurtarief en namen |
|
|
| Individuele gegevens, zoals voorkeurstaal, foto, kledingmaat en voedselvoorkeuren |
|
|
| IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-ID, wachtwoorden, inloggegevens evenals gegevens en logs over het gebruik van Volvo's IT-apparatuur, applicatie of diensten |
|
|
| Individuele gegevens, geluidsopnamen |
|
|
| Locatiegegevens, zoals de locatie van technici; Land, Stad, Provincie, Provincie, Regio, Staat, Straat |
|
|
| CCTV-monitoring |
|
|
| Gegevens van vrije tekstvelden |
|
|
Specifiek over speciale categorieën persoonsgegevens
Er wordt specifiek opgemerkt dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als speciale categorieën persoonsgegevens onder de toepasselijke privacywetgeving en met extra regels moeten worden behandeld
zorg en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen speciale categorieën persoonsgegevens als Volvo een wettelijke verplichting of een legitieme zakelijke noodzaak heeft om dergelijke gegevens te verwerken. In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk verplicht) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U moet zich ervan bewust zijn dat het niet de voorwaarde van uw contract met ons is dat u akkoord gaat met elk verzoek om toestemming van ons.
Specifiek over CCTV-monitoring
Volvo mag bedrijfs-gesloten circuit televisie (CCTV-monitoring) op haar terrein gebruiken waar wettelijk toegestaan. Houd er rekening mee dat de verwerking van CCTV-gerelateerde persoonsgegevens niet wordt gedekt door deze Privacyverklaring, maar wel door de Privacyverklaring voor Bezoekers.
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit, wat een juridische gevolgen heeft voor individuen of die een vergelijkbaar groot effect zouden hebben. Als u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, zou u een specifieke kennisgeving moeten ontvangen waarin de details van de geautomatiseerde besluitvorming worden beschreven.
Volvo verkrijgt voornamelijk uw persoonlijke gegevens van uzelf of het bedrijf waar u werkt.
Sommige persoonlijke gegevens kunnen ook automatisch worden gegenereerd uit het IT-systeem van Volvo, inclusief eventuele relevante dealer- en importbeheersystemen, of gelijkwaardige, bijvoorbeeld bij het maken van offertes, pechgevallen en uw gebruikers-ID voor Volvo-systemen.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is of contractuele verplichtingen, is uw beslissing om persoonlijke gegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig.
Houd er echter rekening mee dat het noodzakelijk is dat Volvo bepaalde persoonsgegevens verwerkt om met zijn dealers en importeurs te communiceren voor zakelijke doeleinden. Het niet verstrekken van persoonlijke gegevens kan u of uw werkgever mogelijk belemmeren om producten en diensten bij Volvo aan te schaffen.
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld met andere Volvo Group-bedrijven en met bepaalde categorieën derden (zoals hieronder verder toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Groep
Volvo is een wereldwijde organisatie met kantoren en operaties over de hele wereld, en uw persoonlijke gegevens kunnen internationaal worden overgedragen of toegankelijk zijn binnen de wereldwijde activiteiten van de Volvo Groep en tussen haar verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Elke overdracht van uw persoonsgegevens aan andere Volvo Group-bedrijven (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EEA en/of van het VK naar buiten het VK) worden geregeld door een intercorporatieovereenkomst gebaseerd op door de EU goedgekeurde standaardcontractuele clausules of andere mechanismen die van tijd tot tijd door de relevante autoriteiten zijn erkend of goedgekeurd. en andere vereiste jurisdictiewaarborgen. Deze overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in Europese privacywetgeving (waaronder de EU-verordening gegevensbescherming). Met deze overeenkomst moeten alle entiteiten van de Volvo Group aan dezelfde interne regels voldoen. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Groep
Naast het delen van persoonsgegevens tussen Volvo Groepsbedrijven zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derden, waaronder:
- Zakenpartners, zoals leveranciers en dienstverleners van Volvo Groep in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Groep, zoals IT-dienstverleners.
- Professionele adviseurs, zoals verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs in verband met verzekeringsclaims, audits en het ontvangen van adviesdiensten.
- Tegenpartijen en hun adviseurs, in verband met fusie- en overnameprojecten.
- Hulpverleners, zoals politie, brandweer, ambulance en pechhulp, beschermen de vitale belangen van u en anderen in verband met noodhulp.
- Overheidsinstanties,
- Op het gebied van wetshandhaving: regelgevende instanties, overheidsinstanties en andere publieke en gerechtelijke instanties in verband met wettelijke verplichtingen zoals gerechtelijke bevelen of wettelijke rapportageverplichtingen of, indien noodzakelijk in uitzonderlijke gevallen om het vitale belang van u of anderen te beschermen.
- Openbare autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor exportcontrole en douane
Externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en verplicht de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke privacywetten en -regels.
Bovendien, in het geval dat een Volvo Groep-bedrijf dat zich binnen de EU/EEA bevindt persoonlijke gegevens overdraagt aan externe derden die zich buiten de EU/EEA bevinden, zal het betreffende Volvo Groepbedrijf zich ervan overtuigen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus van uw persoonsgegevens bieden zoals vereist door de toepasselijke privacywetgeving (inclusief de EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde standaardcontractuele clausules of andere mechanismen omvatten die van tijd tot tijd door de relevante autoriteiten zijn erkend of goedgekeurd.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonlijke gegevens zal delen, neem dan contact op met de VOLVO Chief Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder informatietechnologiebeveiliging en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn passend voor de risico's die de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengt en voor de gevoeligheid van deze persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.
Volvo vereist dat alle mensen zich houden aan de toepasselijke beveiligingsregels met betrekking tot persoonlijke gegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonlijke gegevens zolang nodig om aan zijn wettelijke rechten en verplichtingen te voldoen, rekening houdend met bijvoorbeeld de contractuele looptijd en garantieperiodes. Daarna verwerkt Volvo uw persoonlijke gegevens alleen zolang het nodig is om te voldoen aan lokale wettelijke verplichtingen of om aan wettelijke vereisten te voldoen in het geval van een daadwerkelijk, bedreigd of verwacht geschil of claim.
U kunt recht hebben, waar voorzien in toepasselijke privacywetten en -regelgeving, op:
- Vraag toegang aan tot de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit recht geeft u het recht te weten of wij persoonsgegevens over u bezitten en, indien wel, informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën persoonsgegevens te verkrijgen.
- Verzoek om correctie van uw persoonsgegevens: dit recht geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
- Maak bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: dit recht geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
- Verzoek om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit recht geeft u het recht om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens aan te vragen, ook wanneer deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn om de doelen te bereiken.
- Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit recht geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, inclusief met uw toestemming.
- Verzoek om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit recht geeft u het recht een kopie (in een overdraagbare en, indien technisch haalbare, gemakkelijk bruikbare vorm) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of Volvo te verzoeken dergelijke persoonsgegevens door te geven aan een andere gegevensbeheerder.
- Indien onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan zal staken (deze intrekking zal echter geen invloed hebben op de wettigheid van de gegevensverwerking vóór de intrekking).
Houd er rekening mee dat Volvo niet altijd verplicht is te voldoen aan een verzoek tot verwijdering, beperking, bezwaar of gegevensportabiliteit. Beoordeling kan per geval worden gedaan van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzondering op deze rechten.
U heeft ook het recht om eventuele klachten die u heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Volvo bij een toezichthoudende instantie in te dienen. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Chief Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo moedigt aan om deze Privacyverklaring periodiek te herzien om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen erin.
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring indien nodig aan te passen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze Privacyverklaring vermelden op de datum waarop dergelijke wijzigingen worden doorgevoerd en/of wanneer ze van kracht worden.