Personvernerklæring om private forhandlere og importører
Denne versjonen ble publisert, og er gyldig fra 2026/07/20, v2.0.b
Denne meldingen gir informasjon om behandling av personopplysninger fra deres private forhandler, og private importører og deres representanter fra et selskap som er en del av Volvo Group ("Personvernerklæring"). Hvis du er, eller har vært, ansatt eller engasjert i et selskap, som er en privat forhandler eller privat importør, eller en potensiell privat forhandler eller privat importør av et Volvo Group-selskap, kan vi behandle personopplysninger om deg.
For formålet med denne meldingen betyr "Volvo Group" AB Volvo (publ.) og enheter direkte eller indirekte kontrollert av AB Volvo, inkludert, men ikke begrenset til, enheter som tilhører noen av Volvo-gruppens hovedforretningsområder og lastebildivisjoner (som kan eksistere fra tid til annen) som Volvo lastebiler, Volvo busser, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions og Volvo Energy.
Denne personvernerklæringen gjelder kun når et selskap som er en del av Volvo Group samler inn eller på annen måte behandler personopplysninger for egne formål (dvs. når et selskap i Volvo Group (enten alene eller i fellesskap med andre enheter) er en ansvarlig personperson og dermed bestemmer formålene og måten personopplysninger behandles på).
Denne personvernerklæringen gjelder ikke når et selskap i Volvo Group samler inn eller på annen måte behandler personopplysninger på vegne av et annet selskap, som Volvo Groups uavhengige forhandlere, importører, leverandører og kunder.
I tillegg til denne personvernerklæringen kan noen systemer, applikasjoner og prosesser i et selskap i Volvo-gruppen inneholde egne personvernerklæringer, som gir ytterligere detaljer om hvilke spesifikke personopplysninger som samles inn og hvordan de lagres, brukes og overføres.
Velg språk
Volvo Group-selskapet som du eller din arbeidsgiver kan være privat forhandler eller privat importør for, (nedenfor kalt "Volvo"), er ansvarlig for personopplysningene Volvo innhenter fra deg og de andre kildene beskrevet nedenfor.
"Ansvarlig" betyr at det er Volvo som bestemmer formålet og midlene for behandlingen av dine personopplysninger. Volvo er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning og forskrifter.
Hvis du har spørsmål angående behandlingen av dine personopplysninger, vennligst kontakt Volvo Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller per post eller telefon på:
AB Volvo,
Att: Gruppepersonvernkontor, avdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sverige
+46 (0)31 66 00 00
Hvis du befinner deg i Storbritannia, er Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannia, kontaktinformasjon nedenfor:
Volvo Group UK Limited,
Att: Juridisk avdeling
Wedgnock Lane
Warwick
Storbritannia
CV34 5YA
For formålet med denne personvernerklæringen er "personopplysninger" all informasjon om en bestemt person eller som identifiserer eller kan identifisere en bestemt person. Med andre ord er det enhver informasjon som kan knyttes til deg.
For formålene med denne personvernerklæringen betyr begrepet «prosess» eller «behandling» enhver bruk av personopplysninger, inkludert, men ikke begrenset til, innsamling, registrering, organisering, lagring, tilpasning, endring, overføring, tilgjengeliggjøring, blokkering, sletting eller ødeleggelse av personopplysninger.
Juridisk grunnlag
Volvo kan behandle dine personopplysninger basert på ett eller flere av følgende juridiske grunnlag, se også flere detaljer nedenfor.
- Kontraktsforpliktelse Volvo kan behandle dine data dersom slik behandling er nødvendig for å oppfylle en kontraktsmessig forpliktelse overfor deg, for eksempel å oppfylle vilkårene i en kontrakt om levering av produkter og/eller tjenester signert med deg eller din arbeidsgiver.
- Juridisk forpliktelse. Volvo kan behandle dine personopplysninger dersom slik behandling er nødvendig for å oppfylle en juridisk forpliktelse, for eksempel for å overholde rettskjennelser og lovpålagt rapportering.
- Legitime interesser. Volvo kan behandle dine personopplysninger dersom slik behandling er nødvendig for formålet med en legitim interesse som Volvo eller en tredjepart forfølger. Det anses generelt å være i Volvos legitime interesse å styre sin daglige drift i henhold til lovlige og rettferdige forretningspraksiser, inkludert å håndtere forholdet til forhandlere og importører for å utføre kontrakter som du eller din arbeidsgiver er part i, og/eller for å ta nødvendige skritt før inngåelse av kontrakt med deg eller arbeidsgiveren din. For eksempel må Volvo kunne ditt foretrukne språk for å kunne kommunisere ordentlig med deg i daglige aktiviteter.
Der det her opplyses at Volvo baserer seg på sine legitime interesser for et gitt behandlingsformål, mener Volvo at deres legitime interesser ikke overstyres av dine interesser, rettigheter eller friheter gitt (i) åpenheten Volvo gir om behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos personvern ved design-tilnærming, (iii) Volvos regelmessige personverngjennomgang og (iv) dine rettigheter i forhold til behandlingsaktiviteten. Hvis du ønsker mer informasjon om denne balanseringstesten, vennligst kontakt Volvo Chief Privacy Officer via kontaktinformasjonen ovenfor. - Samtykke. I unntakstilfeller, eller hvis ingen annen juridisk grunnlag kan brukes, kan Volvo be om ditt uttrykkelige samtykke til å behandle visse personopplysninger. Slik samtykke er ditt valg og er helt frivillig.
Volvo kan behandle følgende kategorier av data som, i seg selv eller i kombinasjon med andre data, kan utgjøre personopplysninger og for de generelle formålene angitt i tabell 1 nedenfor.
Volvo vil ikke nødvendigvis behandle alle dataene som er listet nedenfor om deg, og noen av formålene med behandlingen vil overlappe, og det kan være flere formål som rettferdiggjør vår bruk av dine personopplysninger.
Tabell 1 – Kategorier, formål og juridisk grunnlag for behandling
Kategorier av personopplysninger | Formål med behandlingen | Juridisk grunnlag for behandling |
Kontaktinformasjon, som navn, e-post og telefonnummer | · Muliggjør å holde oppdatert oversikt over forhandler- og importørrepresentanter i Volvos CRM- og forhandlersystemer, noe som muliggjør kommunikasjon med forhandleren og/eller importøren. · Muliggjør opprettelse av tilbud, bestillinger og fakturaer. · Håndtering av kundeklager og garantikrav. · Muliggjøring av håndtering av tekniske supportforespørsler · Valideringsprosessen for støttekrav | · Legitim interesse (for å håndtere levering av produkter og tjenester samt garantikrav og renter for å redusere tiden til å svare på krav og øke rettferdigheten). |
Organisasjonsdata, som stilling, arbeidssted og land | · Muliggjør opplæring av forhandler- og importørkontakter og mekanikere. · Opplæring av KI · Valideringsprosessen for støttekrav | · Legitim interesse (å håndtere forhandlerens og importørens ytelse, vedlikeholde og utvikle produkter, løsninger, tjenester og applikasjoner, samt redusere tiden til å svare på krav og øke rettferdigheten)
|
Individuelle data, som timepris og navn | · Analyser ytelsen til forhandler- og importørkontakter · Opplæring av AI-modellen for å støtte prosessen med kravvalidering | · Legitim interesse (å håndtere forhandlerens og importørens ytelse og for å redusere tiden til å svare på krav og øke rettferdigheten) |
Individuelle data, som foretrukket språk, bilde, klesstørrelse og matpreferanser |
· Arrangementer, kundemøter og utstillinger | · Legitim interesse (å håndtere forholdet mellom forhandler og importør) · Samtykke med den enkelte (for individuelle preferanser og bilder) |
IT-relaterte data, som bruker-ID, passord, innloggingsdetaljer samt data og logger om bruk av Volvos IT-utstyr, applikasjon eller tjenester | · Muliggjør bruk av Volvos forhandler- og importørrelaterte applikasjoner og systemer · Bruker-ID brukes til trening av AI-modellen for å støtte valideringsprosessen for krav. | · Legitim interesse (å håndtere brukeradgang, databeskyttelse og cybersikkerhet generelt) |
Individuelle data, lydopptak | · Muliggjør levering av veihjelpstjenester | · Legitim interesse (å levere kundeservice) |
Posisjonsdata, som teknikernes posisjon; Land, By, Fylke, Provins, Region, Delstat, Gate | · Muliggjøring av veihjelp · Å utføre forskning og utvikling for å verifisere, validere, forbedre og vedlikeholde produkter, løsninger, tjenester og applikasjoner, samt å utvikle nye produkter, løsninger, tjenester og applikasjoner | · Legitim interesse (å levere kundeservice og vedlikeholde og utvikle produkter, løsninger, tjenester og applikasjoner) |
CCTV-overvåking | · Overvåking av sikkerhet og verkstedpersonell på Volvo-eide lokaler | · Legitim interesse (for å sikre en trygg arbeidsplass) |
Fri tekstfelt data | · Opplæring av AI-modellen · Valideringsprosessen for støttekrav | · Legitim interesse (å vedlikeholde og utvikle produkter, løsninger, tjenester og applikasjoner, samt å redusere tiden til å svare på krav og øke rettferdigheten) |
Spesielt om spesielle kategorier av personopplysninger
Det bemerkes spesielt at enkelte aspekter av helse- og sikkerhetsdata kan betraktes som spesielle kategorier av personopplysninger under gjeldende personvernlovgivning og skal håndteres med ekstra
Forsiktighet og krever ekstra beskyttelsestiltak. Volvo vil kun behandle spesielle kategorier av personopplysninger dersom Volvo har en juridisk forpliktelse eller et legitimt forretningsbehov for å behandle slike data. I slike tilfeller vil Volvo informere deg og (hvis loven krever det) innhente ditt uttrykkelige samtykke for å behandle slike data. Du bør være klar over at det ikke er betingelsen i kontrakten din med oss at du godtar enhver forespørsel om samtykke fra oss.
Spesielt om overvåking av overvåkning
Volvo kan bruke selskapets lukkede krets-TV (CCTV-overvåking) på sine lokaler der loven tilllater det. Vennligst merk at behandling av CCTV-relaterte personopplysninger ikke dekkes av denne personvernerklæringen, men av personvernerklæringen for besøkende.
Spesifikt om automatisert beslutningstaking
Volvo utfører ikke regelmessig og systematisk automatisert beslutningstaking, noe som skaper juridiske konsekvenser for enkeltpersoner eller som ville hatt tilsvarende betydelig effekt. Dersom du samhandler med et Volvo-selskap som utfører slik automatisert beslutningstaking, bør du motta et spesifikt varsel som beskriver detaljene i den automatiserte beslutningstakingen.
Volvo vil primært innhente dine personopplysninger fra deg selv eller selskapet du jobber for.
Noen personopplysninger kan også automatisk genereres fra Volvos IT-system, inkludert relevante forhandler- og importstyringssystemer, eller tilsvarende, for eksempel ved opprettelse av tilbud, feilfeil og bruker-ID til Volvo-systemer.
Bortsett fra visse opplysninger som kreves ved lov eller i henhold til kontraktsforpliktelser, er din beslutning om å gi personopplysninger til Volvo frivillig.
Vær imidlertid oppmerksom på at det er nødvendig for Volvo å behandle visse personopplysninger for å kunne samhandle med sine forhandlere og importører for forretningsformål. Å ikke oppgi personopplysninger kan potensielt hindre deg eller arbeidsgiveren din i å kjøpe produkter og tjenester fra Volvo.
Dine personopplysninger kan deles med andre Volvo Group-selskaper og med visse kategorier av tredjeparter (som nærmere beskrevet nedenfor), noe som kan innebære overføring av dine personopplysninger til andre land.
Deling av personopplysninger innen Volvo Group
Volvo er en global organisasjon med kontorer og virksomhet over hele verden, og dine personopplysninger kan overføres eller være tilgjengelige internasjonalt gjennom Volvo-konsernets globale virksomhet og mellom dets ulike enheter og tilknyttede selskaper. Enhver overføring av dine personopplysninger til andre Volvo Group-selskaper (inkludert overføringer fra innenfor EU/EØS til utenfor EU/EØS og/eller fra Storbritannia til utenfor Storbritannia) vil være regulert av en mellombedriftsavtale basert på EU-godkjente standardkontraktsklausuler eller andre mekanismer som har blitt anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter fra tid til annen. og andre påkrevde jurisdiksjonsgarantier. En slik avtale gjenspeiler standardene i europeiske personvernlovgivninger (inkludert EUs personvernforordning). Å ha denne avtalen på plass betyr at alle Volvo-konsernets enheter må følge de samme interne reglene. Det betyr også at dine rettigheter forblir de samme uansett hvor dataene dine behandles av Volvo Group.
Deling av personopplysninger med tredjeparter utenfor Volvo-konsernet
I tillegg til deling av personopplysninger mellom Volvo Group-selskaper som nevnt ovenfor, kan Volvo også dele dine personopplysninger med visse kategorier av tredjeparter, inkludert:
- Forretningspartnere, som Volvo Groups leverandører og tjenesteleverandører i forbindelse med deres levering av produkter og tjenester til Volvo Group, som IT-tjenesteleverandører.
- Profesjonelle rådgivere, som forsikringsselskaper, advokater og andre profesjonelle rådgivere i forbindelse med forsikringskrav, revisjoner og mottak av rådgivningstjenester.
- Motparter og deres rådgivere, i forbindelse med fusjons- og oppkjøpsprosjekter.
- Nødtjenesteleverandører, som politi, brannvesen, ambulanse og veihjelp, beskytter dine og andres vitale interesser i forbindelse med nødhjelp.
- Offentlige myndigheter,
o Innen rettshåndhevelse: tilsynsmyndigheter, offentlige etater og andre offentlige og rettslige organer i forbindelse med juridiske forpliktelser som rettskjennelser eller rapporteringskrav, eller hvis det anses nødvendig i unntakstilfeller for å beskytte dine eller andres vitale interesser.
o Offentlige myndigheter med ansvar for eksportkontroll og toll
Tredjepartsleverandører og profesjonelle rådgivere som dine personopplysninger blir utlevert til, forventes og er pålagt å beskytte konfidensialiteten og sikkerheten til dine personopplysninger, og kan kun bruke dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og -regler.
Videre, dersom et Volvo Group-selskap som befinner seg innenfor EU/EØS overfører personopplysninger til eksterne tredjeparter utenfor EU/EØS, vil det relevante Volvo Group-selskapet overbevise seg om at det finnes hensiktsmessige sikkerhetstiltak som gir tilstrekkelig beskyttelse av dine personopplysninger slik gjeldende personvernlovgivning krever (inkludert EUs personvernforordning). For eksempel kan dette inkludere bruk av EU-godkjente standardkontraktsklausuler eller andre mekanismer som har blitt anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter fra tid til annen.
Hvis du har spørsmål om hvordan Volvo vil dele dine personopplysninger, vennligst kontakt VOLVOs personvernsjef via kontaktinformasjonen som er angitt ovenfor.
Volvo benytter hensiktsmessige og rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert informasjonsteknologi og fysiske sikkerhetstiltak, for å beskytte personopplysninger tilstrekkelig.
Disse tiltakene er tilpasset risikoen ved behandling av personopplysninger og sensitiviteten til personopplysningene, og tar hensyn til kravene i gjeldende lokal lovgivning. I tillegg blir tiltakene kontinuerlig forbedret i tråd med utviklingen av tilgjengelige sikkerhetsprodukter og -tjenester.
Volvo krever at alle følger gjeldende sikkerhetspolicyer knyttet til personopplysninger ved bruk av Volvo-systemer.
Volvo vil beholde dine personopplysninger så lenge det kreves for å oppfylle sine juridiske rettigheter og forpliktelser, med hensyn til for eksempel kontraktsperioden og garantiperiodene. Etter dette vil Volvo kun behandle dine personopplysninger i den perioden det kan være nødvendig for å oppfylle lokale juridiske forpliktelser eller for å oppfylle juridiske krav i tilfelle en faktisk, truet eller forventet tvist eller krav.
Du kan ha rett til, der det er angitt i gjeldende personvernlovgivning og -regler, til:
- Be om tilgang til personopplysningene Volvo behandler om deg: denne retten gir deg rett til å vite om vi har personopplysninger om deg, og i så fall til å innhente informasjon om og en kopi av de spesifikke delene og kategoriene av personopplysninger.
- Be om korrigering av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å få dine personopplysninger korrigert hvis de er unøyaktige eller ufullstendige.
- Innvending mot behandlingen av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be Volvo om at de ikke lenger behandler dine personopplysninger.
- Be om sletting eller sletting av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om sletting eller sletting av dine personopplysninger, inkludert der slike personopplysninger ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet.
- Be om begrensning av behandlingen av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be Volvo behandle dine personopplysninger kun under begrensede omstendigheter, inkludert med ditt samtykke.
- Be om portabilitet av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å motta en kopi (i et portabelt og, hvis teknisk mulig, lett brukbart format) av dine personopplysninger, eller be Volvo om å overføre slike personopplysninger til en annen datakontrollør.
- Dersom vår behandling av dine personopplysninger eller deler av dem er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke, i så fall vil Volvo stanse videre behandling av dine personopplysninger eller den relevante delen av dem (men slik tilbaketrekking vil ikke påvirke lovligheten av databehandlingen før tilbaketrekkingen).
Vennligst merk at Volvo ikke alltid er forpliktet til å etterkomme en forespørsel om sletting, begrensning, innsigelse eller dataportabilitet. Vurdering kan gjøres fra sak til sak av Volvos juridiske forpliktelser og unntak fra slike rettigheter.
Du har også rett til å sende inn eventuelle klager du måtte ha angående Volvos behandling av dine personopplysninger til en tilsynsmyndighet. For mer informasjon om disse rettighetene og hvordan du kan utøve dem, vennligst kontakt Volvo Chief Privacy Officer via kontaktinformasjonen ovenfor.
Volvo oppfordrer til periodisk gjennomgang av denne personvernerklæringen for å være oppmerksom på eventuelle endringer i den.
Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen etter behov. Når vi gjør det, vil vi notere nær toppen av denne personvernerklæringen datoen for eventuelle endringer gjøres og/eller når de trer i kraft.