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Datenschutzerklärung für Bewerber

Diese Erklärung enthält Informationen dazu, wie die Volvo Group personenbezogene Daten von Bewerbern auf offene Stellen bei der Volvo Group verarbeitet („Datenschutzerklärung“). Wenn Sie sich bei einem Unternehmen der Volvo Group bewerben oder beworben haben, verarbeiten wir unter Umständen personenbezogene Daten über Sie.
 

Im Rahmen dieser Erklärung bezieht sich „Volvo Group“ auf die AB Volvo (publ.) und die mittel- oder unmittelbar von der AB Volvo kontrollierten Gesellschaften, darunter unter anderem die Gesellschaften, die zu einem der Hauptgeschäftsbereiche oder einer der Lkw-Sparten der Volvo Group gehören, die zum jeweiligen Zeitpunkt bestehen, wie Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions und Volvo Energy.
 

Diese Datenschutzerklärung gilt nur, wenn die Volvo Group personenbezogene Daten für die Zwecke der Volvo Group erhebt oder anderweitig verarbeitet (d. h. wenn die Volvo Group entweder allein oder gemeinsam mit anderen Unternehmen ein Verantwortlicher ist und daher bestimmt, für welche Zwecke und auf welche Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden).
 

Wenn Volvo mit Ihnen einen Arbeitsvertrag schließt, gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volvo Group die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.
 

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht, wenn die Volvo Group personenbezogene Daten für ein anderes Unternehmen, wie die unabhängigen Händler, Importeure, Lieferanten und Kunden der Volvo Group, erhebt oder anderweitig verarbeitet.
 

Für einige Systeme, Anwendungen und Prozesse der Volvo Group gelten neben dieser möglicherweise eigene Datenschutzerklärungen, die zusätzliche Informationen darüber enthalten, welche spezifischen personenbezogenen Daten erhoben und wie sie gespeichert, verwendet und übermittelt werden.

 

Das Unternehmen der Volvo Group, bei dem Sie sich beworben haben (nachstehend „Volvo“), ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Volvo von Ihnen und den nachstehend beschriebenen anderen Quellen erhält.

Als „Verantwortlicher“ entscheidet Volvo darüber, zu welchem Zweck und auf welche Art und Weise Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Volvo ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verantwortlich.  

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group unter gpo.office@volvo.com bzw. schriftlich oder telefonisch an:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Schweden
+46 (0)31 66 00 00

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine bestimmte Person oder Informationen, die eine bestimmte Person identifizieren oder unter Umständen identifizieren könnten. Mit anderen Worten, jede Information, die mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.  

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bezieht sich „Verarbeitung“ oder „verarbeiten“ auf jede Verwendung personenbezogener Daten, darunter unter anderem auf das Erheben, Aufzeichnen, Organisieren, Speichern, Anpassen, Ändern, Übermitteln, Bereitstellen, Sperren, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten.

Rechtliche Grundlage

Volvo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer der folgenden rechtlichen Grundlagen (weitere Einzelheiten siehe unten).

  • Gesetzliche Verpflichtung: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist, um z. B. einem Gerichtsbeschluss oder gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen.
  • Berechtigte Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses von Volvo oder eines Dritten erforderlich ist. Es ist grundsätzlich in Volvos berechtigtem Interesse, seine tägliche Geschäftstätigkeit zu managen, seine Anlagen und Ausrüstung zu schützen und die interne Kontrolle zu wahren. Volvo stützt sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern aufgrund eines berechtigten Interesses auf eine Einzelfallentscheidung. Volvo muss zum Beispiel bestimmte personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten, wobei das berechtigte Interesse von Volvo darin besteht, die Verwaltung von Benutzerprofilen und/oder anderweitig die Bewerbung auf eine Stelle bei der Volvo Group zu ermöglichen.

    Wenn hierin angegeben ist, dass sich Volvo für einen bestimmten Verarbeitungszweck auf seine berechtigten Interessen beruft, ist Volvo der Ansicht, dass Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten angesichts (i) der Transparenz, die Volvo für die Verarbeitung sicherstellt, (ii) Volvos fest in die Geschäftstätigkeit integriertem Datenschutzansatz, (iii) Volvos regelmäßiger Datenschutzprüfung und (iv) der Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitung haben, nicht vor Volvos berechtigten Interessen Vorrang haben. Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Abwägung erhalten möchten, wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group.
  • Lebenswichtige Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen, wenn Volvo aus berechtigten Gründen annimmt, dass eine solche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhebliche potenzielle Schäden für Sie oder andere abwenden oder mindern könnte.
  • Einwilligung: In Ausnahmefällen und wenn keine andere rechtliche Grundlage angewendet werden kann, bittet VOLVO Sie möglicherweise um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten. Diese Einwilligung ist völlig freiwillig und es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie sie geben.

Volvo kann die folgenden Datenkategorien, bei denen es sich unter Umständen entweder an sich oder in Verbindung mit anderen Daten um personenbezogene Daten handelt, aus den unten in Tabelle 1 genannten allgemeinen Gründen verarbeiten.

Bitte beachten Sie, dass die folgende Liste nur Beispiele enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Volvo verarbeitet nicht unbedingt alle unten aufgeführten Daten über Sie. Einige der Verarbeitungszwecke überschneiden sich und unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten kann aus mehreren Gründen gerechtfertigt sein.

Tabelle 1: Kategorien, Zweck und rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitungszwecke

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

 

Individuelle Daten, wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, bevorzugte Sprache und Foto

 

 

  • Registrierung von Bewerbern in den Rekrutierungssystemen von Volvo

 

  • Allgemeine Bewerbungsverwaltung

 

 

  • Berechtigtes Interesse (Verwaltung von Bewerbungen)

 

 

Kontaktdaten, wie Privatanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer

 

 

  • Kommunikation mit Bewerbern

 

 

  • Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Bewerbern)

 

 

IT-bezogene Daten, wie E-Mail-Adresse und Passwort für das Volvo-Rekrutierungssystem, einschließlich automatischer und anderer Nachrichten

 

  • Ermöglichung der Nutzung und Kommunikation mithilfe des Rekrutierungssystems von Volvo

 

 

 

  • Berechtigtes Interesse (Verwaltung von Bewerbungen)

 

Kompetenzdaten, wie Lebenslauf, einschließlich Informationen zu Berufserfahrung, Ausbildung, Schulungen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, Abschlüssen, Referenzschreiben sowie andere Daten, die Sie uns bei Vorstellungsgesprächen in unseren Geschäftsräumen oder digital zur Verfügung stellen

 

 

  • Bewertung der Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber auf die Stelle

 

 

  • Berechtigtes Interesse (Beurteilung von Bewerbern)

 

 

Leistungs- und Beurteilungsdaten, wie Persönlichkeitstests und analytische Test im Zusammenhang mit Rekrutierungsprozessen

 

 

  • Bewertung der Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber auf die Stelle

 

  • Berechtigtes Interesse (Beurteilung der Kompetenzen der Bewerber auf die Stelle)

 

  • Einwilligung

 

 

Gesundheitsdaten, wie Ergebnisse von Gesundheitsuntersuchungen und Drogentests (nur für bestimmte Stellen)

 

 

  • Beurteilung des Gesundheitszustands des Bewerbers (falls für bestimmte Stellen oder aus anderen Gründen erforderlich)

 

 

  • Einwilligung

 

Sicherheitsdaten, wie Informationen aus Hintergrundprüfungen (nur für bestimmte Stellen)

 

  • Beurteilung des Hintergrunds der Bewerber (falls für die jeweilige Stelle erforderlich)

 

 

  • Einwilligung (damit betroffene Dritte Informationen über Sie weitergeben dürfen)

 

 

 

Spezifische Informationen zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Hiermit sei ausdrücklich angemerkt, dass bestimmte Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten unter Umständen gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten und mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen und zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordern. Volvo verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn Volvo gesetzlich zur Verarbeitung dieser Daten verpflichtet ist und/oder Sie ausdrücklich in die Verarbeitung dieser Daten durch Volvo einwilligen. In solchen Fällen informiert Volvo Sie und holt, sofern gesetzlich vorgeschrieben, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten ein. Ein Vertrag mit uns ist jedoch niemals daran geknüpft, dass Sie eine solche Einwilligung tatsächlich erteilen.

Spezifische Informationen zur Videoüberwachung

Sofern gesetzlich zulässig, kann Volvo, wie oben beschrieben, Videoüberwachung nutzen. Videoüberwachung wird im Allgemeinen verwendet, um den unbefugten Zutritt zum Firmengelände und den unbefugten Zugang zur Ausrüstung von Volvo zu überwachen und zu verhindern. In manchen Ländern kann sie jedoch auch verwendet werden, um die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -verfahren sicherzustellen und die Produktion insgesamt zu verbessern. Bilder und Aufzeichnungen aus Videoüberwachungen werden sicher gespeichert und sind nur für Personen zugänglich, die sie kennen müssen (z. B. um einen Vorfall zu untersuchen).

Spezifische Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung

Das Online-Rekrutierungssystem der Volvo Group enthält eventuell Screeningfragen, damit festgestellt werden kann, ob Bewerber über bestimmte festgesetzte Mindestkompetenzen für bestimmte Stellen verfügen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine der Screeningfragen negativ beantworten, fallen Sie möglicherweise durch Mechanismen zur automatischen Entscheidungsfindung im Rekrutierungssystem automatisch aus dem Rekrutierungsprozess. In diesem Fall werden Sie automatisch darüber benachrichtigt, dass Ihre Bewerbung abgelehnt wurde.

Volvo erhält Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, z. B. während des Bewerbungsprozesses. Ihre personenbezogenen Daten können auch von Dritten stammen, z. B. von jemandem, an den Sie uns zur Einholung Ihrer personenbezogenen Daten verwiesen haben, z. B. wenn wir Referenzen kontaktieren, die Sie Volvo zur Verfügung gestellt haben, oder von Dienstleistern, die im Auftrag von Volvo arbeiten (z. B. Hintergrund- und andere Prüfungen, darunter von Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung, Referenzen und Gesundheitsuntersuchungen).

Einige personenbezogene Daten können auch aus dem IT-System von Volvo oder einem anderen entsprechenden System erhoben werden, beispielsweise wenn Sie bei einem Unternehmen der Volvo Group beschäftigt sind oder waren oder von einem Unternehmen der Volvo Group als Berater beauftragt waren.

Von bestimmten gesetzlich vorgeschriebenen Informationen abgesehen, können Sie frei entscheiden, ob Sie Volvo personenbezogene Daten zur Verfügung stellen möchten. Sie müssen daher keine negativen Folgen befürchten, wenn Sie Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen möchten.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Volvo bestimmte personenbezogene Daten über Sie verarbeiten muss, um Ihre Bewerbung auf eine Stelle bei Volvo bearbeiten zu können. Dementsprechend kann Volvo Ihnen möglicherweise keine Stelle anbieten, wenn Sie bestimmte notwendige personenbezogene Daten nicht angeben oder Volvo die Verarbeitung bestimmter notwendiger personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung untersagen.

Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Volvo Group und an bestimmte Kategorien von Dritten weitergegeben werden (siehe unten). Im Zuge dessen können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übertragen werden.

Weitergabe personenbezogener Daten innerhalb der Volvo Group

Die Volvo Group ist ein globales Unternehmen mit Niederlassungen und Betrieben auf der ganzen Welt. Ihre personenbezogenen Daten können international im gesamten globalen Tätigkeitsbereich der Volvo Group sowie zwischen ihren verschiedenen Gesellschaften und verbundenen Unternehmen übermittelt oder zugänglich gemacht werden. Alle Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group (einschließlich Übermittlungen aus der EU bzw. dem EWR nach außerhalb der EU bzw. des EWR) unterliegen einer konzerninternen Vereinbarung, die auf von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen von den jeweiligen Behörden jeweils anerkannten oder zugelassenen Mechanismen basiert. Diese Vereinbarung entspricht den in den europäischen Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) vorgesehenen Standards. Das Vorliegen einer solchen Vereinbarung bedeutet, dass alle Unternehmen der Volvo Group dieselben internen Regeln einhalten müssen. Dies bedeutet auch, dass Sie immer die gleichen Rechte haben, unabhängig davon, wo Ihre Daten von der Volvo Group verarbeitet werden.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der Volvo Group

Neben der oben beschriebenen Weitergabe personenbezogener Daten zwischen Unternehmen der Volvo Group gibt Volvo Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch an bestimmte Kategorien von Dritten weiter, darunter:

  • Geschäftspartner, wie die Lieferanten und Dienstleister der Volvo Group, z. B. IT-Dienstleister, im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen an die Volvo Group.
  • Gewerkschaften, falls dies nach geltendem Recht erforderlich ist, wobei hierunter auch die Pflicht fällt, Gewerkschaften im Zusammenhang mit der Ernennung von Vorgesetzten zu benachrichtigen.
  • Fachberater,, wie Anwälte und andere Fachberater im Zusammenhang mit Ansprüchen und der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen.
  • Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden und andere öffentliche und gerichtliche Stellen im Zusammenhang mit rechtlichen Verpflichtungen wie Gerichtsbeschlüssen oder gesetzlichen Berichtspflichten oder wenn dies in Ausnahmefällen als notwendig erachtet wird, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen.

Von Drittanbietern und Fachberatern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden, wird erwartet und verlangt, dass sie Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln und schützen. Darüber hinaus dürfen sie Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verwenden.

Falls ein Unternehmen der Volvo Group innerhalb der EU bzw. des EWR personenbezogene Daten an externe Dritte außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt, überzeugt sich das betreffende Unternehmen der Volvo Group davon, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, die Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) angemessen schützen. Dazu kann beispielsweise die Verwendung von genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen Mechanismen gehören, welche die zuständigen Behörden jeweils anerkennen und genehmigen.

Bitte wenden Sie sich mit Fragen dazu, wie Volvo Ihre personenbezogenen Daten weitergibt, über die oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group.

Volvo setzt angemessene und vertretbare rechtliche, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen, darunter IT- und physische Sicherheitsmaßnahmen.

Diese Maßnahmen sind für die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zusammenhängenden Risiken sowie die Sensibilität der personenbezogenen Daten angemessen und berücksichtigen die Anforderungen der anwendbaren lokalen Gesetze. Darüber hinaus werden diese Maßnahmen im Rahmen der Entwicklung verfügbarer Sicherheitsprodukte und -dienste kontinuierlich verbessert.

Volvo verpflichtet alle Personen bei der Verwendung der Systeme von Volvo zur Einhaltung der geltenden Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf personenbezogene Daten. 

Volvo speichert Ihre personenbezogenen Daten normalerweise bis zum Abschluss des Rekrutierungsprozesses und zwei (2) Jahre danach (oder länger, je nach den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen), um diese personenbezogenen Daten im Falle tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche (z. B. aufgrund von Diskriminierung) nutzen zu können.

Wenn eine Einwilligung erteilt wurde, personenbezogene Daten für zukünftigen Einstellungsbedarf zu speichern, werden sie so lange gespeichert, bis eine zukünftige Einstellung des Bewerbers nicht länger relevant ist und/oder die Einwilligung widerrufen wird.

 

Sofern die anwendbaren Datenschutzgesetze und -bestimmungen dies vorsehen, sind Sie eventuell berechtigt:

  •  Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu verlangen, die Volvo über Sie verarbeitet: Im Rahmen dieses Rechts haben Sie Anspruch darauf, zu erfahren, ob wir über personenbezogene Daten über Sie verfügen. Falls dies der Fall ist, haben Sie Anspruch auf Informationen über und eine Kopie der spezifischen Daten und Kategorien personenbezogener Daten.
  •  eine Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Im Rahmen dieses Rechts haben Sie Anspruch darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten korrigiert werden, wenn sie nicht richtig oder unvollständig sind.
  •  der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen: Im Rahmen dieses Rechts können Sie verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet.
  •  zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder vernichtet werden: Im Rahmen dieses Rechts können Sie beantragen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder vernichtet werden, unter anderem, wenn diese personenbezogenen Daten zum Erreichen der Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
  •  zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird: Im Rahmen dieses Rechts können Sie verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur noch unter bestimmten Umständen verarbeitet, zum Beispiel mit Ihrer Einwilligung.
  •  die Portabilität Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Im Rahmen dieses Rechts können Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten (in einem tragbaren und, wenn technisch machbar, sofort verwendbaren Format) erhalten oder Volvo auffordern, die personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
  •  Falls wir Ihre personenbezogenen Daten oder einen Teil davon aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall stellt Volvo die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder des entsprechenden Teils davon ein. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt sich jedoch nicht auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung vor dem Widerruf aus.

Bitte beachten Sie, dass Volvo möglicherweise nicht immer dazu verpflichtet ist, einer Bitte um Löschung, Einschränkung oder Datenportabilität oder einem Widerspruch nachzukommen. Dies wird unter Umständen im Einzelfall aufgrund der gesetzlichen Verpflichtungen von Volvo und der Ausnahmen von solchen Rechten bewertet.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Volvo zu beschweren. Weitere Informationen zu diesen Rechten und ihrer Ausübung erhalten Sie beim Datenschutzbeauftragten der Volvo Group unter den oben genannten Kontaktdaten.

Sie sollten diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchsehen, um sich über Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. In diesem Fall geben wir oben auf dieser Datenschutzerklärung das Datum an, an dem die Änderungen vorgenommen wurden bzw. an dem sie in Kraft treten.