Datenschutzerklärung für Bewerber

Das Unternehmen der Volvo Group, bei dem Sie sich auf eine Stelle beworben haben (nachstehend „Volvo“), ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Volvo von Ihnen und aus den nachstehend beschriebenen anderen Quellen erhält.

„Verantwortlicher“ bedeutet, dass Volvo über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet. Volvo ist nach den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Chief Privacy Officer der Volvo Group unter gpo.office@volvo.com oder per Post oder telefonisch unter:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Schweden

+46 (0)31 66 00 00

Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich befinden, ist Volvo Group UK Limited der Vertreter von Volvo im Vereinigten Königreich. Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine bestimmte Person oder Informationen, durch die eine bestimmte Person identifiziert wird oder identifiziert werden kann. Mit anderen Worten: jede Information, die mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung bezeichnet der Begriff „verarbeiten“ oder „Verarbeitung“ jede Nutzung personenbezogener Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf deren Erhebung, Aufzeichnung, Organisation, Speicherung, Anpassung, Änderung, Übermittlung, Bereitstellung, Sperrung, Löschung oder Vernichtung.

Rechtsgrundlage

Volvo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer der folgenden Rechtsgrundlagen; weitere Einzelheiten finden Sie unten.

• Gesetzliche Verpflichtung. Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung erforderlich ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, z. B. gerichtlichen Anordnungen und gesetzlichen Meldepflichten.
• Berechtigte Interessen. Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung für die Zwecke eines berechtigten Interesses von Volvo oder eines Dritten erforderlich ist. Es wird allgemein als berechtigtes Interesse von Volvo angesehen, das Tagesgeschäft zu führen, Einrichtungen und Ausrüstung zu sichern und die interne Kontrolle aufrechtzuerhalten. Volvo nimmt eine Einzelfallbewertung vor, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern auf berechtigte Interessen gestützt wird. Beispielsweise muss Volvo bestimmte personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten, wenn das berechtigte Interesse von Volvo darin besteht, die Verwaltung ihrer Benutzerprofile und/oder anderweitig ihre Bewerbung auf eine Stelle bei der Volvo Group zu verwalten.
  
  Wenn hierin angegeben ist, dass Volvo sich für einen bestimmten Verarbeitungszweck auf berechtigte Interessen stützt, ist Volvo der Auffassung, dass diese berechtigten Interessen nicht durch Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten überwogen werden, und zwar angesichts (i) der Transparenz, die Volvo in Bezug auf die Verarbeitungstätigkeit bietet, (ii) Volvos Ansatz „Privacy by Design“, (iii) Volvos regelmäßiger Datenschutzüberprüfung und (iv) der Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitungstätigkeit haben. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Abwägungsansatz erhalten möchten, wenden Sie sich bitte über die oben angegebenen Kontaktdaten an den Chief Privacy Officer der Volvo Group.

• Einwilligung. In Ausnahmefällen oder wenn keine andere Rechtsgrundlage angewendet werden kann, kann Volvo Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten bitten. Eine solche Einwilligung liegt in Ihrer Wahl und ist vollkommen freiwillig.

Volvo kann die folgenden Datenkategorien verarbeiten, die für sich genommen oder in Kombination mit anderen Daten personenbezogene Daten darstellen können, und zwar zu den in Tabelle 1 unten genannten allgemeinen Zwecken.

Volvo wird nicht notwendigerweise alle unten aufgeführten Daten über Sie verarbeiten, und einige Verarbeitungszwecke überschneiden sich möglicherweise, und es kann mehrere Zwecke geben, die unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen.

Table 1 - Kategorien, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Spezifisch zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Hiermit wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen als besondere Kategorien personenbezogener Daten angesehen werden können und mit besonderer Sorgfalt behandelt werden sowie zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordern. Volvo verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn Volvo gesetzlich zur Verarbeitung solcher Daten verpflichtet ist und/oder wenn Volvo Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung solcher Daten erhalten hat. In solchen Fällen wird Volvo Sie informieren und, soweit gesetzlich erforderlich, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung solcher Daten einholen. Bitte beachten Sie, dass es keine Voraussetzung Ihres Vertrags mit uns ist, dass Sie einer von uns erbetenen Einwilligung zustimmen*.*

Spezifisch zur CCTV-Überwachung

Volvo kann auf seinem Firmengelände Videoüberwachung (CCTV) einsetzen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit CCTV nicht durch diese Datenschutzerklärung, sondern durch die Datenschutzerklärung für Besucher geregelt ist.

Bilder und Aufzeichnungen aus der CCTV-Überwachung werden sicher gespeichert und sind nur auf Need-to-know-Basis zugänglich (zum Beispiel zur Untersuchung eines Vorfalls).

Spezifisch zu Bewerberumfragen

Während Ihres gesamten Bewerbungsprozesses wird Volvo Sie in bestimmten Fällen um Ihr Feedback und Ihre Erfahrungen mit unserem Rekrutierungsprozess bitten. Die von Volvo erhobenen Daten werden aus einem echten und berechtigten Grund und stets zur Erreichung des oben genannten Zwecks erhoben. Die Antworten auf die Umfragen werden anonymisiert und aggregiert, sodass die Antworten Sie nicht direkt identifizieren können.

Spezifisch zur automatisierten Entscheidungsfindung

Das Online-Rekrutierungssystem der Volvo Group kann Screening-Fragen enthalten, um festzustellen, ob Bewerber über bestimmte vordefinierte Mindestkompetenzen für die beworbenen Stellen verfügen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer negativen Antwort auf eine der Screening-Fragen durch automatische Entscheidungsmechanismen im Rekrutierungssystem automatisch aus dem Rekrutierungsprozess entfernt werden können. In diesem Fall erhalten Sie eine automatische Nachricht, dass Ihre Bewerbung abgelehnt wurde.

Volvo erhält Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, z. B. während des Bewerbungsprozesses. Ihre personenbezogenen Daten können auch über Dritte erhoben werden, z. B. von Personen, die Sie angewiesen haben, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, etwa wenn wir Referenzen kontaktieren, die Sie Volvo mitgeteilt haben, oder von Dienstleistern, die im Auftrag von Volvo handeln (z. B. Hintergrundprüfungen und Verifizierungen einschließlich Ausbildung, früherer Beschäftigung, Referenzen und Gesundheitsuntersuchungen).

Einige personenbezogene Daten können auch aus Volvos IT-System oder einem entsprechenden System erhoben werden, zum Beispiel wenn Sie bei einem Unternehmen der Volvo Group beschäftigt sind oder waren oder als Berater für ein Unternehmen der Volvo Group tätig waren.

Abgesehen von bestimmten Informationen, die gesetzlich erforderlich sind, ist Ihre Entscheidung, Volvo personenbezogene Daten bereitzustellen, freiwillig. Daher entstehen Ihnen keine nachteiligen Folgen, wenn Sie Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen möchten.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Volvo bestimmte Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten muss, um Ihre Bewerbung auf eine Stelle bei Volvo zu verwalten. Dementsprechend ist Volvo unter Umständen nicht in der Lage, Ihnen eine Beschäftigung anzubieten, wenn Sie bestimmte erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitstellen oder Volvo die Verarbeitung bestimmter erforderlicher personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung nicht gestatten.

Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Volvo Group und an bestimmte Kategorien von Dritten weitergegeben werden (wie unten näher erläutert), was die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder einschließen kann.

Weitergabe personenbezogener Daten innerhalb der Volvo Group

Die Volvo Group ist eine globale Organisation mit Niederlassungen und Betrieben auf der ganzen Welt, und Ihre personenbezogenen Daten können international innerhalb des globalen Geschäfts der Volvo Group sowie zwischen ihren verschiedenen Gesellschaften und verbundenen Unternehmen übermittelt oder zugänglich gemacht werden.

Jegliche Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group (einschließlich Übermittlungen aus der EU/dem EWR in Länder außerhalb der EU/des EWR und/oder aus dem Vereinigten Königreich in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs) unterliegen einer konzerninternen Vereinbarung auf Grundlage der von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder solcher anderen Mechanismen, die von den zuständigen Behörden jeweils anerkannt oder genehmigt wurden, sowie sonstigen erforderlichen Schutzmaßnahmen der jeweiligen Rechtsordnung. Eine solche Vereinbarung entspricht den in den europäischen Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) enthaltenen Standards.

Das Vorliegen dieser Vereinbarung bedeutet, dass alle Unternehmen der Volvo Group dieselben internen Regeln einhalten müssen. Dies bedeutet auch, dass Ihre Rechte gleich bleiben, unabhängig davon, wo Ihre Daten von der Volvo Group verarbeitet werden.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der Volvo Group

Zusätzlich zu der oben beschriebenen Weitergabe personenbezogener Daten zwischen Unternehmen der Volvo Group kann Volvo Ihre personenbezogenen Daten auch an bestimmte Kategorien von Dritten weitergeben, darunter:

• Geschäftspartner, wie Lieferanten und Dienstleister der Volvo Group im Zusammenhang mit ihrer Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen für die Volvo Group, z. B. IT-Dienstleister.
• Gewerkschaften, sofern dies nach geltendem Recht erforderlich ist, einschließlich Informationspflichten gegenüber Gewerkschaften im Zusammenhang mit der Ernennung von Führungskräften.
• Fachberater wie Rechtsanwälte und andere professionelle Berater im Zusammenhang mit Ansprüchen und der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen.
• Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen und andere öffentliche sowie gerichtliche Stellen im Zusammenhang mit gesetzlichen Verpflichtungen wie Gerichtsbeschlüssen oder gesetzlichen Meldepflichten oder wenn dies in Ausnahmefällen als notwendig erachtet wird, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die anderer zu schützen.

Von Drittanbietern und Fachberatern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden, wird erwartet und verlangt, dass sie die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten schützen und Ihre personenbezogenen Daten nur im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften verwenden.

Darüber hinaus wird sich ein Unternehmen der Volvo Group, das innerhalb der EU/des EWR ansässig ist und personenbezogene Daten an externe Dritte außerhalb der EU/des EWR übermittelt, davon überzeugen, dass angemessene Schutzmaßnahmen bestehen, die ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten, wie es nach den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) erforderlich ist. Dies kann zum Beispiel die Verwendung von von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderer Mechanismen umfassen, die von den zuständigen Behörden jeweils anerkannt oder genehmigt wurden.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Volvo Ihre personenbezogenen Daten weitergeben wird, wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Chief Privacy Officer der Volvo Group.

Volvo setzt geeignete und angemessene rechtliche, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, einschließlich IT-Sicherheitsmaßnahmen und physischer Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen.

Diese Maßnahmen sind den mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Risiken und der Sensibilität der personenbezogenen Daten angemessen und berücksichtigen die Anforderungen des anwendbaren lokalen Rechts. Darüber hinaus werden die Maßnahmen kontinuierlich im Einklang mit der Entwicklung verfügbarer Sicherheitsprodukte und -dienstleistungen verbessert.

Volvo verlangt von allen Personen, bei der Nutzung von Volvo-Systemen die geltenden Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf personenbezogene Daten einzuhalten.

Volvo wird Ihre personenbezogenen Daten normalerweise bis zum Abschluss des Rekrutierungsprozesses und anschließend drei (3) Jahre lang (kürzer oder länger, abhängig von der jeweils anwendbaren arbeitsrechtlichen Gesetzgebung) aufbewahren, um die Notwendigkeit zu erfüllen, solche personenbezogenen Daten im Fall eines tatsächlichen, angedrohten oder erwarteten Streits oder Anspruchs (z. B. wegen Diskriminierung) verwenden zu können.

Wenn eine Einwilligung zur Speicherung personenbezogener Daten für künftige Rekrutierungsbedarfe erteilt wurde, werden diese gespeichert, bis eine künftige Rekrutierung des Bewerbers nicht mehr relevant ist und/oder bis diese Einwilligung widerrufen wurde.

Soweit dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften vorgesehen ist, haben Sie möglicherweise das Recht:

• Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen, die Volvo über Sie verarbeitet: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit zu erfahren, ob wir personenbezogene Daten über Sie gespeichert haben, und, falls ja, Informationen über sowie eine Kopie der konkreten Daten und Kategorien personenbezogener Daten zu erhalten.
• Die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind.
• Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit zu verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht länger verarbeitet.
• Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, auch dann, wenn diese personenbezogenen Daten zur Erreichung der Zwecke nicht länger erforderlich sind.
• Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit zu verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur unter eingeschränkten Umständen verarbeitet, einschließlich mit Ihrer Einwilligung.
• Die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem übertragbaren und, sofern technisch machbar, leicht nutzbaren Format zu erhalten oder zu verlangen, dass Volvo diese personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt.
• Im Falle, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder eines Teils davon auf Ihrer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen; in diesem Fall wird Volvo jede weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder des betreffenden Teils davon einstellen (ein solcher Widerruf berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Datenverarbeitung).

Bitte beachten Sie, dass Volvo nicht immer verpflichtet ist, einem Antrag auf Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit nachzukommen. Die Beurteilung kann im Einzelfall unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verpflichtungen von Volvo und der Ausnahmen von diesen Rechten erfolgen.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Volvo bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Für weitere Informationen über diese Rechte und deren Ausübung wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Chief Privacy Officer der Volvo Group.

Volvo empfiehlt, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um sich über Änderungen daran auf dem Laufenden zu halten. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. Wenn wir dies tun, vermerken wir oben in dieser Datenschutzerklärung das Datum, an dem solche Änderungen vorgenommen werden und/oder wirksam werden.