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Avis de confidentialité du représentant du client

 

Cette version a été publiée le 13/05/2021 et est valide à compter de cette date.

 

Cet avis fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles de ses clients (« Avis de confidentialité »). Si vous êtes ou avez été un particulier, ou le salarié d'une société qui a acheté ou loué un produit ou un service offert par une société du groupe Volvo, nous pourrions être amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant.
 

Aux fins du présent avis, le « groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, y compris, mais sans s'y limiter, les entités appartenant à l'un des principaux domaines d'activité et divisions de camions du groupe Volvo (selon qu'elles existent) tels que Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
 

Le présent Avis de confidentialité s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles aux fins du Groupe Volvo (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est responsable et détermine par conséquent les fins auxquelles toutes les données personnelles sont traitées et la manière dont elles le sont).
 

Veuillez noter que le traitement des données personnelles relatives au véhicule n'est pas couvert par le présent Avis de confidentialité mais par l'Avis de confidentialité des exploitants et conducteurs.
 

Le présent Avis de confidentialité ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que les concessionnaires indépendants, les importateurs, les fournisseurs et les clients du groupe Volvo.
 

Outre cet Avis de confidentialité, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo peuvent contenir leurs propres avis de confidentialité, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.

 

La société du groupe Volvo à laquelle, au nom de vous-même ou de votre employeur, vous achetez ou louez, ou vous avez acheté ou loué, un produit ou un service (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que Volvo obtient auprès de vous-même et d'autres sources décrites ci-dessous.

« Responsable du traitement » signifie que volvo décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des données.  

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux fins du présent Avis de confidentialité, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou identifiant ou pouvant identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.  

Aux fins du présent Avis de confidentialité, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation, la modification, le transfert, la mise à disposition, l'opposition, la suppression ou la destruction de données personnelles.

Motif juridique

Volvo peut être amenée à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des motifs juridiques suivants (consultez également d'autres détails ci-dessous).

  • Obligation contractuelle Volvo peut traiter vos données si un tel traitement est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple pour remplir les conditions et accords d'une commande ou d'un contrat de service signé par vous ou votre employeur.
  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation juridique, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des dispositions légales en matière de déclarations.
  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est généralement considéré comme étant dans l'intérêt légitime de Volvo de gérer ses opérations quotidiennes, y compris la gestion de ses relations clients mais aussi, plus généralement, de développer davantage les produits et services qu'elle propose (que ce soit par lui-même ou en collaboration avec des tiers) et y compris de nouveaux produits et services innovants.

    Lorsqu'il est indiqué dans les présentes que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, Volvo est d'avis que ses intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés étant donné (i) la transparence que Volvo fournit sur l'activité de traitement, (ii) l'approche de confidentialité dès la conception de Volvo, (iii) l'examen régulier de la confidentialité de Volvo et (iv) les droits que vous avez en ce qui concerne l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche de test d'équilibrage, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui si Volvo a des raisons valables de croire qu'un tel traitement de vos données personnelles peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.
  • Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre autorisation explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre consentement.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous comporte uniquement des exemples et ne saurait être exhaustive, et que Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données énumérées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se chevaucher et il peut y avoir plusieurs finalités qui justifient notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories, objectif et motif juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

Coordonnées, telles que le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

 

 

  • · Permettre la consignation d'informations actualisées sur les représentants des clients dans les systèmes CRM de Volvo
  • · Permettre la fourniture de produits et services
  •  Permettre les rappels et le traitement des réclamations liées aux produits (telles que les réclamations au titre de la garantie et en responsabilité du fait des produits)
  • Permettre la communication promotionnelle et le marketing (comme la transmission de newsletters, de documents d'informations et de documents promotionnels et publicitaires, d'invitations à des événements, etc.)

 

  • Permettre des enquêtes auprès des clients (comme des enquêtes de satisfaction des agents commerciaux, des enquêtes sur la qualité des produits, des enquêtes sur l'amélioration des processus) 

 

  •  Permettre la communication d'informations relatives au code open source spécifiques au produit via des processus Volvo approuvés
  •    Obligation contractuelle (pour gérer la fourniture de produits et services et les réclamations de garantie)
  •   Obligation légale (pour gérer les rappels et les réclamations liées à la responsabilité du produit)
  •   Intérêt légitime (pour gérer les relations avec les clients)
  •    Intérêt légitime (pour gérer les demandes d'informations clients)

 

 

Données organisationnelles, telles que le nom de l'entreprise, le poste occupé, le lieu de travail et le pays

 

 

  •  Permettre la consignation d'informations actualisées sur les représentants des clients dans les systèmes CRM de Volvo

 

 

  •    Intérêt légitime (pour gérer les relations avec les clients)

 

 

Données individuelles, telles que la langue préférée, une photo, la taille de vêtement et les préférences alimentaires

 

  •   Permettre la communication et le marketing dans la langue préférée

 

  •   Permettre la fourniture de services personnalisés (tels que des produits de la bonne taille)

 

  •   Intérêt légitime (pour gérer les relations avec les clients)

 

  •    Consentement (lorsque jugé nécessaire, pour gérer la relation client)

 

 

 

Données informatiques, telles que l'ID utilisateur, les mots de passe, les informations de connexion, ainsi que des données et des journaux concernant votre utilisation de l'équipement, des applications ou des services informatiques de Volvo

 

 

  •   Permettre l'utilisation des applications et des systèmes liés aux clients de Volvo

 

 

 

  •   Obligation contractuelle (pour fournir les services convenus)

 

  •    Intérêt légitime (pour gérer l'accès des utilisateurs clients, la protection des données et la cybersécurité en général)

 


Identifiants uniques liés au véhicule
, comme l'ID du véhicule (y compris le VIN et l'ID de châssis)

 

 

  •  Permettre la communication d'informations relatives au code open source spécifiques au produit via des processus Volvo approuvés

 

 

  •   Intérêt légitime (pour gérer les demandes d'informations clients)

 

 

Données de fabrication/réparation/service, comme le suivi et la consignation des activités (dont les réclamations au titre de la garantie) entreprises par vous dans le cadre de la fabrication, la maintenance, la réparation ou l'entretien des produits

 

 

  •   Permettre la résolution des problèmes de qualité liés aux produits Volvo, impliquant l'utilisation des données du véhicule/liées au produit ou des données générées par le véhicule/produit lorsque vous avez utilisé un produit appartenant à Volvo

 

  •   Permettre le traitement des réclamations de garantie et des problèmes de responsabilité envers le produit

 

 

  •    Obligation contractuelle (pour gérer les réclamations de garantie et les obligations de service et de réparation)

 

  •    Obligation légale (pour gérer les rappels et les problèmes de responsabilité du fait des produits)

 

 

Images, comme des séquences vidéo enregistrées sur un système de télévision en circuit fermé (« CCTV ») d'une société du groupe Volvo installé dans les locaux de la société du Groupe Volvo concerné ou d'autres systèmes vidéo et de sécurité/surveillance associés, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons un but légitime lorsque nous les visualisons/nous y accédons

 

 

  •   Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo

 

 

  •    Intérêt légitime (pour préserver la sécurité et la sûreté, prévenir la fraude ou le vol ; et (le cas échéant) pour aider à la conformité réglementaire)


Données financières
, telles que les informations de crédit ou de paiement et les détails du compte bancaire

 

 

  •   Permettre le paiement des produits et services

 

  •    Obligation contractuelle (pour gérer les paiements convenus)

 

 

 

Données contractuelles, telles que les bons de commande, les contrats et autres accords passés entre vous et Volvo

 

  •   Permettre les services de gestion des contrats

 

  •    Obligation contractuelle (pour gérer les obligations contractuelles telles que la fourniture de produits et services)

 

 

 

Les catégories spéciales de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois applicables en matière de confidentialité des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que si Volvo a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de traiter ces données (y compris, mais sans s'y limiter, des pratiques prudentes pour aider à gérer les urgences sanitaires généralisées). Dans de tels cas, nous vous en informerons et (si la loi l'exige) nous vous demanderons votre consentement explicite pour traiter ces données. Vous devez savoir que vous n'êtes pas tenu d'accepter quelque demande de consentement que ce soit de notre part pour obtenir un contrat avec nous.

La surveillance CCTV

Volvo peut utiliser la surveillance CCTV (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La surveillance CCTV est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour enquêter sur un incident).

La prise de décision automatisée

Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement une prise de décision automatisée produisant un effet juridique concernant des individus ou qui aurait un effet tout aussi significatif. Si vous interagissez avec une société Volvo qui effectue de telles prises de décision automatisées, vous devriez recevoir un avis spécifique décrivant les détails de la prise de décision automatisée. 

Volvo obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous-même, de votre employeur ou de tiers avec lesquels nous faisons affaire. Ces tiers sont responsables de s'assurer qu'ils ont le droit d'utiliser et de partager vos données avec autrui avant de les partager avec nous.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les systèmes Volvo.

À l'exception de certaines informations requises par la loi, votre décision de fournir des données personnelles à Volvo est volontaire.

Cependant, veuillez noter que Volvo doit traiter certaines données personnelles pour interagir avec ses clients à des fins commerciales. Ne pas fournir de données personnelles pourrait nuire au traitement et la livraison des produits et services que vous ou votre employeur pourriez attendre de Volvo. 

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du Groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer le transfert de vos données personnelles vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du Groupe Volvo

Le Groupe Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des opérations dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble des activités mondiales du Groupe Volvo et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du Groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociété basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes contenues dans la législation européennes sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent les mêmes, quel que soit l'endroit où vos données sont traitées par le groupe Volvo.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services au groupe Volvo, par exemple les prestataires de services informatiques.
  • Agents commerciaux, tels que les concessionnaires du groupe Volvo à des fins de gestion et de développement de la relation commerciale avec un client ou un prospect ;
  • Conseillers professionnels,, tels que les assureurs, avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de la réception de services de conseil.
  • Partenaires et leurs conseillers, comme dans le cadre de transactions commerciales et d'autres projets ou collaborations (y compris les projets de fusion et d'acquisition).
  • Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des ordonnances judiciaires ou des dispositions légales en matière de déclarations, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Les prestataires de services tiers et les conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, sont censés et tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, et ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, la société du groupe Volvo concernée s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Par exemple, cela peut inclure l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe VOLVO via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo utilise des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, y compris des mesures de sécurité des technologies de l'information et des mesures de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, les mesures sont continuellement améliorées en fonction du développement des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que toutes les personnes respectent les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo. 

Volvo conservera vos données personnelles aussi longtemps qu'un objectif commercial légitime le justifie (y compris, mais sans s'y limiter, la prise en compte des périodes contractuelles, des exigences en matière de garantie et de responsabilité du fait des produits, des obligations légales de déclaration et/ou des exigences de conservation nécessaires en cas de litige anticipé).

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous autorise à savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir des informations et une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous autorise à faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • S'opposer au traitement de vos données personnelles (à des fins de marketing direct et à d'autres fins) : ce droit vous autorise à demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous autorise à recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à Volvo de transmettre ces données personnelles à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, de retirer à tout moment votre consentement, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (quel que soit le cas, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données avant le retrait).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligée de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles à la connaissance d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à passer en revue régulièrement cet Avis de confidentialité pour rester informé de toute modification qui pourrait être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cet Avis de confidentialité si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cet Avis de confidentialité la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.