Notice de protection des données personnelles des employés

La société du groupe Volvo pour laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous lui communiquez et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,

Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ 

SE-405 08

Göteborg, Suède

+46 (0)31 66 00 00

Aux termes de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information qui permet d'établir un lien avec vous.

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, suppression ou destruction.

Fondement juridique

Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants (consultez également d'autres détails ci-dessous)..

• Obligation contractuelle. Volvo peut être amené à traiter vos données si cela est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple pour que vous puissiez percevoir votre salaire, votre retraite et autres avantages convenus dans le contrat.
  
  
• Obligation légale. Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles si cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, pour déclarer vos revenus aux autorités fiscales par exemple, ou pour se conformer à des décisions de justice et répondre à des obligations d'information.
  
  
• Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est considéré que la gestion de ses affaires courantes, la sécurisation de ses installations et de son équipement, et le contrôle interne constituent les intérêts légitimes de Volvo. Afin que le traitement des données à caractère personnel de ses employés soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo a besoin de traiter certaines données personnelles pour gérer vos déplacements professionnels, dans la mesure où il est de l'intérêt légitime de Volvo de gérer ses affaires courantes. Volvo a également besoin de traiter certaines données personnelles pour contrôler l'état et la localisation de son équipement informatique, dans la mesure où il est de l'intérêt légitime de Volvo de le sécuriser.
  
  Lorsqu'il est indiqué dans la présente notice que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ceux-ci ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de sa prise en compte du respect de la vie privée dès la conception et par défaut, (iii) de l'audit régulier de sa politique de protection des données et (iv) des droits dont vous disposez relativement à l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir plus  d'informations sur cette approche d'évaluation de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  
  
• Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui s'il a des raisons valables de croire qu'un tel traitement peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous-même ou pour autrui.
  
  
• Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre fondement juridique ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre consentement explicite avant de traiter certaines données personnelles. Votre consentement est libre et éclairé, vous avez la possibilité de l'accorder et de le retirer à tout moment.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous répertorie uniquement des exemples et n'est en aucun cas exhaustive. Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories de données personnelles, finalités et fondement juridique du traitement

Catégories spéciales de données personnelles

Il est précisé que l'adhésion aux syndicats et certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois applicables en matière de protection des données personnelles. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que s'il y est autorisé sur la base de la convention collective, a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de le faire (notamment, pour des mesures de prévention en cas de crise sanitaire grave). Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Sachez que l'acceptation d'une quelconque demande de consentement de notre part n'est en aucun cas une condition du contrat qui nous lie.

Vidéosurveillance

Volvo peut utiliser la vidéosurveillance (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La vidéosurveillance est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (pour enquêter sur un incident, par exemple).

Prise de décision automatisée

Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement de prises de décision automatisées ayant des conséquences légales ou d'un effet comparable pour les individus. Si vous êtes en relation avec une société Volvo qui effectue de telles prises de décision automatisées, vous devriez recevoir un avis spécifique en décrivant les détails.

C'est vous qui fournirez la plupart de vos données personnelles à Volvo, par exemple pendant le processus de recrutement et d'intégration, pendant l'exécution de votre contrat de travail et, dans certains cas où cela est permis, à son terme.

Vos données personnelles peuvent également être obtenues via votre responsable ou les ressources humaines, ou encore tout autre tiers vers lequel vous nous auriez dirigé pour recueillir, par exemple, des références professionnelles.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les outils internes.

À l'exception de certaines informations requises par la loi, vous êtes libre de fournir ou non des données personnelles à Volvo. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives.
 

Cependant, sachez qu'il est nécessaire que Volvo traite certaines données personnelles vous concernant pour administrer votre emploi et assurer, par exemple, la gestion du contrat de travail, la fourniture d'outils et de services informatiques, l'accord de droits d'accès aux locaux et le paiement du salaire et d'autres avantages. 

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.
 

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo
 

Le groupe Volvo est une entreprise internationale avec des bureaux et des activités dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses branches mondiales du groupe Volvo et dans ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts dans et en dehors de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, indépendamment de l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.


Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également le faire avec certaines catégories de tiers, notamment :

• Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de l'exercice de leur mission : prestataires de services informatiques, agences de voyages, organismes de paie et régimes sociaux, organismes de retraite et d'assurance, les prestataires de soins de santé professionnels, les prestataires de services de voitures de société et les fournisseurs de cartes d'entreprise.
• Syndicats, le cas échéant, dans le cadre de mises à pied, de problèmes de licenciements, de questions de plan de développement personnel, de projets de réorganisation interne et de projets de fusion et d'acquisition.
• Conseillers professionnels, tels qu'assureurs, avocats et autres dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de réception de prestation de conseil.
• Contreparties et leurs conseillers, comme dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition.
• FFournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière dans le cadre d'une assistance d'urgence.
• Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que décisions de justice, obligations de signalement, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, qu'ils en protègent la confidentialité et la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données personnelles de l'UE). Cela peut par exemple comprendre l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant. 

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo prend des mesures de sécurité juridique, technique et organisationnelle appropriées et raisonnables, dont des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à leur sensibilité. Elles tiennent compte des dispositions de la législation locale en vigueur. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité relatives aux données personnelles en vigueur lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo conserve généralement vos données personnelles pendant la durée du contrat de travail, comme décrit dans notre calendrier de conservation des données et les documents complémentaires en vigueur. Après la cessation de votre contrat de travail, Volvo ne traitera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et uniquement jusqu'à ce que ceux-ci aient été atteints ou plus tard, le cas échéant, pour répondre à des obligations légales, fiscales ou de rémunération locales, ou pour satisfaire à toute disposition légale en cas de litige ou réclamation réels, anticipés ou potentiels.

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, de :
 

• Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir ces informations à travers une copie des éléments et catégories spécifiques recueillies.
• Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
• Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles avaient été recueillies.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, même avec votre consentement.
• Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou de demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.
• Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Dans ce cas, Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (toutefois, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données effectuées antérieurement).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation que vous pourriez avoir à adresser concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles . Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à consulter régulièrement cette notice de protection des données personnelles pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cet notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice de protection des données personnelles la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.