Notice de protection des données personnelles des employés
Cette version a été publiée et est valable à compter du 2026/07/20, v2.0.b
Cette notice fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles de ses employés (« Notice de protection des données personnelles »). Si vous êtes ou avez été employé d'une société du groupe Volvo, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.
Pour les besoins de la présente notice, le « groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, notamment, mais sans s'y limiter, les entités appartenant à l'un des principaux domaines d'activité et divisions Trucks du groupe Volvo (tels qu'ils peuvent exister à tout moment), tels que Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
La présente notice de protection des données personnelles s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour ses finalités (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est responsable du traitement et détermine par conséquent les finalités et les moyens du traitement des données personnelles).
La présente notice de protection des données personnelles ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que ses concessionnaires indépendants, ses importateurs, ses fournisseurs et ses clients.
Outre la présente notice de protection des données personnelles, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo, (par exemple le système de lancement d'alerte) peuvent contenir leurs propres notices de protection des données personnelles, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont conservées, utilisées et transférées.
Sélectionner une langue
La société du groupe Volvo pour laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous lui communiquez et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.
« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Chief Privacy Officer du groupe Volvo à l'adresse gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :
AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède
+46 (0)31 66 00 00
Si vous êtes au Royaume-Uni, Volvo Group UK Limited est le représentant de Volvo au Royaume-Uni. Vous pouvez le contacter aux coordonnées ci-dessous :
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
Aux termes de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information qui permet d'établir un lien avec vous.
Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, suppression ou destruction.
Fondement juridique
Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants. Veuillez également consulter les précisions complémentaires ci-dessous.
- Obligation contractuelle Volvo peut être amené à traiter vos données si cela est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple pour vous verser votre salaire, votre pension de retraite et les autres avantages convenus contractuellement.
- Obligation légale. Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles si cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, par exemple pour déclarer vos revenus aux autorités fiscales ou pour se conformer à des décisions de justice et à des obligations légales de déclaration.
- Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est généralement considéré que la gestion de ses activités quotidiennes, la sécurisation de ses installations et de son équipement et le maintien du contrôle interne relèvent des intérêts légitimes de Volvo. Afin de fonder le traitement des données personnelles de ses employés sur la base de l'intérêt légitime, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo a besoin de traiter certaines données personnelles pour permettre l'administration de vos voyages professionnels, l'intérêt légitime de Volvo étant de gérer ses activités quotidiennes ; ou Volvo a besoin de traiter certaines données personnelles pour examiner l'état et la localisation de son équipement informatique, l'intérêt légitime de Volvo étant de sécuriser cet équipement.
Lorsqu'il est indiqué dans la présente notice que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour une finalité de traitement donnée, Volvo considère que ses intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence que Volvo assure concernant l'activité de traitement, (ii) de l'approche de Volvo en matière de protection de la vie privée dès la conception, (iii) des examens réguliers menés par Volvo en matière de protection de la vie privée et (iv) des droits dont vous disposez relativement à l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche de mise en balance des intérêts, veuillez contacter le Chief Privacy Officer du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
- Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre fondement juridique ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre consentement explicite avant de traiter certaines données personnelles. Votre consentement est libre et éclairé, vous avez la possibilité de l'accorder ou non ainsi que de le retirer à tout moment.
Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le tableau 1 ci-dessous.
Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet, et certaines finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.
Tableau 1 - Catégories, finalités et fondement juridique du traitement
| Catégories de données personnelles | Finalités du traitement | Fondement juridique du traitement |
|---|---|---|
| Données individuelles, telles que nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale (ou équivalent), sexe, nationalité, visa et permis de travail (le cas échéant), langue de préférence, situation matrimoniale et photo |
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| Données organisationnelles, telles que matricule, description de poste, poste, lieu de travail, division, service, responsable et subordonnés directs |
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| Coordonnées, telles qu'adresse professionnelle, domicile, adresse e-mail et numéro de téléphone |
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| Données sur la rémunération et les avantages sociaux, telles que salaire, révisions salariales, déductions fiscales, informations sur la retraite, notes de frais, code fiscal et coordonnées bancaires |
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| Données relatives à l'administration de l'emploi, telles que contrat de travail et autres accords entre vous et Volvo, demandes ou autres formulaires concernant, par exemple, un congé parental, ainsi que des informations sur les dates d'embauche et de fin de contrat |
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| Données de temps, telles que les horaires de travail, le temps de travail, les vacances et les congés (congé parental, congé maladie, etc.) |
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| Données sur l'adhésion à un syndicat, le cas échéant, si cela s'avère pertinent et sous réserve qu'il soit autorisé de traiter ces données personnelles en vertu de la loi en vigueur |
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| Données de sécurité, telles que cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes et droits d'accès, adresses personnelles, expérience professionnelle, lieu de naissance, données des membres de la famille, numéros de téléphone, voyages au cours des 5 dernières années, comptes de réseaux sociaux, niveau d'études, données du passeport et de la carte d'identité |
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| Données de santé et de sécurité, telles que informations sur les accidents du travail, congés maladie, plans de réadaptation, accidents du travail et examens de santé (y compris les résultats d'éventuels tests d'alcoolémie et de dépistage de drogues), informations sur le handicap |
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| Données de performance et d'évaluation, telles qu'appréciations, évaluations et dossiers disciplinaires, le cas échéant, ainsi que préférences personnelles, par exemple en matière de mobilité et de parcours de carrière |
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| Données de compétence, telles que données d'apprentissage et activités de formation ainsi que les autorisations de travail pertinentes |
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| Données de gestion des voyages, telles qu'informations sur les voyages d'affaires, détails de réservation, numéro de passeport, numéro de carte de crédit de la société, notes de frais et indemnités forfaitaires |
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| Données informatiques, telles qu'identifiant utilisateur, mots de passe, informations de connexion, ainsi que les données et journaux relatifs à votre utilisation de l'équipement informatique, des applications ou des services de Volvo, conformément aux politiques informatiques de Volvo, telles qu'elles s'appliquent le cas échéant |
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| Données de help desk et d'assistance, telles que questions de votre part / de votre responsable / des RH concernant votre emploi ou votre équipement informatique, ou assistance fournie à cet égard |
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| Données d'apprentissage |
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| Données de maintenance / réparation / service et télématiques, telles que le suivi et l'enregistrement des activités entreprises par vous dans le cadre de l'utilisation, de la maintenance, de la réparation ou de l'entretien d'une voiture de société ou d'une voiture de service |
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| Données relatives aux demandes d'indemnisation d'assurance |
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| Données du véhicule, telles que les données relatives au véhicule ou les données qu'il génère automatiquement si vous utilisez un véhicule appartenant à Volvo, comme un camion |
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| Images, telles que des séquences vidéo enregistrées sur un système de télévision en circuit fermé (« CCTV ») d'une société du groupe Volvo installé dans les locaux concernés ou d'autres systèmes vidéo et systèmes de sécurité / surveillance associés et, le cas échéant, de surveillance automatisée de la production, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons une finalité légitime de visualisation / d'accès |
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| Données sur les proches, telles que le nom et les coordonnées des personnes que vous avez désignées pour être contactées en cas d'urgence |
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| Données relatives à des activités extérieures telles que la participation à des conseils d'administration et d'autres emplois ou engagements en dehors du groupe Volvo |
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| Utilisation de chariots élévateurs : données de comportement et de localisation, telles que données de vitesse, mode de conduite, alertes conducteur, données de géopositionnement instantané et données de localisation (avec horodatage et heures de fonctionnement) |
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Spécifiquement, concernant les catégories particulières de données personnelles
Il est précisé que l'adhésion à un syndicat et certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories particulières de données personnelles en vertu des lois applicables en matière de protection des données personnelles et doivent être traités avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories particulières de données personnelles que s'il y est autorisé par une convention collective, s'il a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de traiter ces données (y compris, sans s'y limiter, des pratiques prudentes pour aider à gérer des urgences sanitaires généralisées). Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Vous devez savoir que le fait d'accepter une quelconque demande de consentement de notre part n'est pas une condition de votre contrat avec nous*.*
Spécifiquement, concernant la vidéosurveillance CCTV
Volvo peut utiliser un système de télévision en circuit fermé (surveillance CCTV) dans ses locaux lorsque la loi l'autorise. Veuillez noter que le traitement des données personnelles liées à la CCTV n'est pas couvert par la présente notice de protection des données personnelles, mais par la notice de protection des données personnelles pour les visiteurs.
Spécifiquement, concernant la prise de décision automatisée
Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement de prise de décision automatisée produisant des effets juridiques concernant les personnes ou ayant des effets significatifs similaires. Si vous interagissez avec une société Volvo qui effectue une telle prise de décision automatisée, vous devriez recevoir une notice spécifique décrivant les détails de cette prise de décision automatisée.
Spécifiquement, concernant les enquêtes
Les enquêtes sont couramment utilisées au sein du groupe Volvo. Ces enquêtes et rapports sont utilisés pour fournir des tendances quantitatives, qualitatives et numériques, ainsi que des attitudes ou des opinions, afin d'étudier et de gérer le personnel. Les données que le groupe Volvo collecte le sont pour une raison réelle et légitime et toujours afin d'atteindre l'objectif indiqué ci-dessus. Les données collectées contiendront soit des données qui vous sont directement ou indirectement liées, mais, dans la plupart des cas, de manière totalement anonyme.
Plus particulièrement, Viva Glint, c'est-à-dire les enquêtes Volvo Group Pulse. Les réponses à ces enquêtes sont anonymisées et agrégées de sorte que les réponses ne puissent pas vous identifier directement. Les réponses collectées, ainsi que les données que le groupe Volvo fournit à votre sujet (nom, adresse e-mail professionnelle et autres données démographiques), servent à administrer une enquête, créer des rapports et fournir des analyses associées sur l'engagement des employés, leur expérience, leur perception, leur performance, l'efficacité du leadership et la manière dont vous agissez conformément aux valeurs du groupe Volvo. Bien que le groupe Volvo ait demandé au prestataire de services un seuil d'agrégation spécifique (ou ait mené un processus supplémentaire de désidentification), il pourrait encore être possible de déterminer l'identité d'une personne sur la base des informations fournies par vous dans les champs de commentaires / texte libre ; toutefois, avant toute analyse éventuelle de ces champs, le contenu sera encore davantage anonymisé. Il reste néanmoins important que vous essayiez d'éviter de vous identifier vous-même ou d'identifier une autre personne, directement ou indirectement, dans ces champs.
En outre, le groupe Volvo peut également utiliser des technologies d'IA pour améliorer les enseignements tirés des rapports et des enquêtes, par exemple Volvo Group Pulse, tout en veillant toujours à ce que toutes les données personnelles soient traitées conformément à ce qui est indiqué ci-dessus et dans le respect de la réglementation sur la protection des données afin de protéger votre vie privée et vos droits.
C'est vous qui fournirez la plupart de vos données personnelles à Volvo, par exemple pendant le processus de candidature et d'intégration, pendant la durée de l'emploi et, dans certains cas lorsque cela est autorisé, lors de votre départ.
Vos données personnelles peuvent également être obtenues via votre responsable ou les ressources humaines, ou encore tout autre tiers vers lequel vous nous auriez dirigé pour recueillir vos données personnelles, par exemple lorsque nous contactons des références que vous avez fournies à Volvo.
Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur dans les systèmes Volvo.
À l'exception de certaines informations requises par la loi, votre décision de fournir ou non des données personnelles à Volvo est volontaire. Vous ne subirez donc pas de conséquences négatives si vous ne souhaitez pas fournir vos données personnelles à Volvo.
Cependant, sachez qu'il est nécessaire que Volvo traite certaines données personnelles vous concernant pour administrer votre emploi chez Volvo, telles que le contrat de travail, la fourniture d'outils et de services informatiques, les droits d'accès aux locaux de Volvo et le paiement du salaire et des avantages.
Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.
Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo
Le groupe Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des activités dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles à l'échelle internationale dans l'ensemble des activités mondiales du groupe Volvo et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts depuis l'UE/EEE vers un pays situé en dehors de l'UE/EEE et/ou depuis le Royaume-Uni vers un pays situé en dehors du Royaume-Uni) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant, ainsi que par les autres garanties juridictionnelles requises. Cet accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Le fait qu'un tel accord soit en place signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, indépendamment de l'endroit où vos données sont traitées par le groupe Volvo.
Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo
Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également les partager avec certaines catégories de tiers, notamment :
- Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de la fourniture de produits et services au groupe Volvo, tels que prestataires de services informatiques, agences de voyages, organismes de paie et administrateurs d'avantages sociaux, organismes de retraite et d'assurance, prestataires de soins de santé au travail, prestataires de services de voitures de société et fournisseurs de cartes d'entreprise.
- Syndicats, le cas échéant, dans le cadre de mises à pied, de questions liées à la fin du contrat de travail, de questions de PPI (Plan for Personal Improvement), de projets de réorganisation interne et de projets de fusion et d'acquisition.
- Conseillers professionnels, tels qu'assureurs, avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de la réception de services de conseil.
- Contreparties et leurs conseillers, notamment dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition et d'autres projets ou collaborations (y compris des projets de fusion, d'acquisition, des compagnies d'assurance).
- Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière dans le cadre d'une assistance d'urgence.
- Forces de l'ordre, autorités réglementaires, agences gouvernementales et autres organismes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que décisions de justice ou obligations légales de déclaration, ou si cela est considéré comme nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.
Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées qu'ils en protègent la confidentialité et la sécurité et qu'ils ne les utilisent que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.
Transfert de données en dehors de l'UE/EEE
Dans l'hypothèse où une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes situés en dehors de l'UE/EEE, la société concernée du groupe Volvo s'assurera que des garanties appropriées sont en place et offrent des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles, comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cela peut par exemple comprendre l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.
Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le Chief Privacy Officer du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.
Volvo prend des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, notamment des mesures de sécurité informatique et de sécurité physique, afin de protéger adéquatement les données personnelles.
Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à leur sensibilité, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.
Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo.
Volvo conserve généralement vos données personnelles pendant la durée de l'emploi et comme indiqué dans notre calendrier de conservation des données et les suppléments applicables. Après la fin de votre emploi, Volvo ne traitera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et uniquement jusqu'à ce que ces finalités aient été atteintes ou, si elle est postérieure, pendant la durée nécessaire pour satisfaire à des obligations locales légales, fiscales ou relatives aux avantages sociaux, ou pour répondre à toute exigence légale en cas de litige ou de réclamation réel, menacé ou anticipé.
Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, de :
- Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, d'obtenir des informations sur celles-ci ainsi qu'une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
- Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
- Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
- Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités.
- Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
- Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou de demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.
- Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, retirer celui-ci à tout moment, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (toutefois, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement effectuées avant ce retrait).
Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours tenu de donner suite à une demande de suppression, de limitation, d'opposition ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et les exceptions à ces droits peuvent faire l'objet d'une évaluation au cas par cas.
Vous avez également le droit d'introduire toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles auprès d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et sur la manière de les exercer, veuillez contacter le Chief Privacy Officer du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.
Volvo vous encourage à consulter régulièrement cette notice de protection des données personnelles afin de rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.
Nous nous réservons le droit de modifier la présente notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous le faisons, nous indiquons en haut de la présente notice la date à laquelle ces modifications sont apportées et/ou la date à laquelle elles prennent effet.