Notice de protection des données personnelles du représentant du fournisseur

L'entreprise groupe Volvo à laquelle vous ou votre employeur êtes susceptibles de fournir, fournissez ou avez fourni des produits ou des services (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles qu'elle obtient auprès de vous et d'autres sources décrites ci-dessous.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données personnelles.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,

Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Suède

+46 (0)31 66 00 00

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment, mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, opposition le blocage, suppression ou la destruction.

Fondement juridique

Volvo peut être amené à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants (consultez également d'autres détails ci-dessous).

• Obligation contractuelle : Volvo peut traiter vos données si un tel traitement est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple pour remplir les conditions générales d'un contrat de fourniture de produits ou de services conclu avec vous ou votre employeur.
• Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation juridique, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des dispositions légales en matière de déclarations.
• Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Les intérêts légitimes de Volvo comprennent généralement la gestion de ses activités quotidiennes conformément à des pratiques commerciales licites et équitables, y compris la gestion de ses relations avec ses fournisseurs afin d'exécuter des contrats auxquels vous ou votre employeur êtes partie ou de prendre les mesures nécessaires avant de signer un contrat avec vous ou votre employeur. Volvo aura par exemple besoin de connaître votre langue préférée pour pouvoir communiquer correctement avec vous dans le cadre des affaires courantes.
  
  Lorsqu'il est indiqué dans les présentes que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ses intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de son approche de protection des données personnelles dès la conception et par défaut, (iii) de l'examen régulier de sa politique de protection des données et (iv) des droits dont vous disposez en ce qui concerne l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche d'analyse de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le responsable de la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.

• Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui si Volvo a des raisons valables de croire qu'un tel traitement peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.
• Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre consentement explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre autorisation.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs finalités peuvent justifier notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories, finalité et fondement juridique du traitement

Plus précisément à propos des catégories spéciales de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois applicables en matière de confidentialité des données et doivent être traités avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que s'il a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de le faire. Le cas échéant, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Sachez que l'acceptation d'une quelconque demande de consentement de notre part n'est en aucun cas une condition du contrat qui nous lie.

Plus précisément à propos de la vidéosurveillance

Volvo peut utiliser des caméras de vidéosurveillance sur ses sites lorsque la loi l'autorise. Veuillez noter que le traitement des données personnelles liées à la vidéosurveillance n'est pas couvert par la présente notice de protection des données personnelles mais par la notice de protection des données personnelles pour les visiteurs.

Plus précisément à propos de la prise de décision automatisée

Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement de prises de décision automatisées ayant des conséquences juridiques ou un effet comparable pour les individus. Si vous êtes en relation avec une société Volvo qui effectue de telles prises de décision automatisées, vous devriez recevoir un avis spécifique en décrivant les détails.

Volvo obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous ou de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, notamment des systèmes de gestion des fournisseurs en usage, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les systèmes Volvo.

À l'exception de certaines informations requises par la loi ou par des obligations contractuelles, votre décision de fournir ou non des données personnelles à Volvo est volontaire.

Cependant, veuillez noter qu'il est nécessaire que Volvo traite certaines données personnelles pour interagir avec ses fournisseurs à des fins de communication et commerciales. Le fait de ne pas fournir de données personnelles peut potentiellement entraver la gestion et/ou l'achat de produits et services auprès de vous ou de votre employeur.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une entreprise mondiale avec des bureaux et des activités dans le monde entier. Vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles dans l'ensemble de ses activités mondiales et entre ses différentes entités et filiales.

Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE et/ou du Royaume-Uni vers l'extérieur du Royaume-Uni) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant, ainsi que par d'autres garanties juridictionnelles requises.

Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (y compris le règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, quel que soit l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

• Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services au groupe Volvo, par exemple les prestataires de services informatiques.
• Conseillers professionnels, tels qu'assureurs, avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de la réception de services de conseil.
• Contreparties et leurs conseillers, dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition.
• Prestataires de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et ceux des autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
• Autorités gouvernementales, dans le domaine de l'application de la loi, les autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des décisions de justice ou des obligations d'information, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Autorités publiques chargées du contrôle des exportations et des douanes

Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées qu'ils en assurent la confidentialité et la sécurité et qu'ils n'utilisent vos données personnelles que conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection de ces données comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le règlement général sur la protection des données de l'UE). Cela peut comprendre, par exemple, l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo prend des mesures de sécurité juridique, technique et organisationnelle appropriées et raisonnables, y compris des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale en vigueur. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées au gré de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige de chacun qu'il respecte les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir ses droits et obligations légaux en tenant compte par exemple des conditions contractuelles et des périodes de garantie. Passé ce délai, Volvo ne traitera vos données personnelles que le temps nécessaire pour se conformer aux obligations légales locales ou pour satisfaire aux dispositions légales en cas de litige ou de réclamation réels, potentiels ou anticipés.

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données, de :

• Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, d'obtenir des informations sur les éléments et catégories spécifiques de données personnelles ainsi qu'une copie de celles-ci.
• Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
• Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
• Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie, dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable, de vos données personnelles, ou de demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.

Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Dans ce cas, Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (toutefois, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données antérieurement).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le responsable de la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo vous invite à consulter régulièrement cette notice pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cette notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice la date à laquelle elles y ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.