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Avis de confidentialité du visiteur

Cette version a été publiée le 13/05/2021
et est valide à compter de cette date.

Cet avis fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles des visiteurs occasionnels et professionnels dans les locaux du groupe Volvo (« Avis de confidentialité »). Si vous visitez ou avez visité les locaux d'une société du groupe Volvo, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.
 

Aux fins du présent avis, le « groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, y compris, mais sans s'y limiter, les entités appartenant à l'un des principaux domaines d'activité et divisions de camions du Groupe Volvo (selon qu'elles existent) tels que Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
 

Le présent Avis de confidentialité s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles aux fins du groupe Volvo (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est un contrôleur et détermine par conséquent les fins pour lesquelles et la manière dont toutes les données personnelles sont traitées).
 

Le présent Avis de confidentialité ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que les concessionnaires indépendants, les importateurs, les fournisseurs et les clients du Groupe Volvo.
 

Outre cet Avis de confidentialité, certains systèmes, applications et processus dugGroupe Volvo peuvent contenir leurs propres avis de confidentialité, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.

La société du groupe Volvo que vous visitez actuellement ou que vous avez visitée dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des données.  

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux fins du présent Avis de confidentialité, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou identifiant ou pouvant identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.  

Aux fins du présent Avis de confidentialité, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation, la modification, le transfert, la mise à disposition, l'opposition, la suppression ou la destruction de données personnelles.

Motif juridique

Volvo traitera vos données personnelles sur la base de l'un des motifs juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).

  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation juridique, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des dispositions légales en matière de déclarations.
  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Les intérêts légitimes de Volvo consistent généralement à gérer ses activités quotidiennes, sécuriser ses sites et son équipement, et maintenir un contrôle interne. Afin que le traitement des données à caractère personnel de ses visiteurs soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo peut avoir besoin de traiter certaines données personnelles pour permettre l'administration de votre visite au groupe Volvo où l'intérêt légitime de Volvo est de gérer ses opérations quotidiennes de manière sécurisée.

    Lorsqu'il est indiqué dans les présentes que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, Volvo est d'avis que ses intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés étant donné (i) la transparence que Volvo fournit sur l'activité de traitement, (ii) l'approche de confidentialité dès la conception de Volvo, (iii) l'examen régulier de la confidentialité de Volvo et (iv) les droits dont vous disposez en ce qui concerne l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche de test d'équilibrage, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui si Volvo a des raisons valables de croire qu'un tel traitement de vos données personnelles peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou en combinaison avec d'autres données, peuvent constituer des données personnelles et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous comporte uniquement des exemples et ne saurait être exhaustive, et que Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données énumérées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se chevaucher et il peut y avoir plusieurs finalités qui justifient notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 - Catégories de données personnelles, finalité et motif juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

 

Coordonnées, telles que le nom, le poste, le lieu de travail et l'adresse e-mail

 

 

  •   Permettre l'enregistrement des visiteurs dans les systèmes d'enregistrement des visiteurs de Volvo

 

  •   Administration générale des visites

 

 

  •    Intérêt légitime (pour gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données de temps, telles que la date et l'heure de la visite

 

  •  Permettre l'enregistrement de l'heure des visites  

 

 

 

  •   Intérêt légitime (pour gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données détaillées du véhicule, telles que le numéro d'immatriculation du véhicule que vous indiquez lors de l'immatriculation

 

  •   Permettre l'accès des visiteurs aux parkings

 

 

 

  •    Intérêt légitime (pour gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données de sécurité, telles que les cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes et droits d'accès qui vous sont accordés

 

 

  •   Permettre aux visiteurs d'accéder aux sites Volvo de manière sécurisée

  •   Permettre l'identification et la vérification des visiteurs

 

 

  •   Intérêt légitime (pour permettre un accès sécurisé aux sites Volvo)

 

Données liées à l'informatique, telles que l'ID utilisateur, les mots de passe et les informations de connexion pour votre utilisation des réseaux publics Volvo (le cas échéant)

 

 

  •   Permettre l'accès aux réseaux Internet publics de Volvo

 

 

  •   Intérêt légitime (pour gérer le contrôle d'accès public à Internet, la protection des données et la cybersécurité en général)

 

Images, comme des séquences vidéo enregistrées sur un système de télévision en circuit fermé (« CCTV ») d'une société du groupe Volvo installé dans les locaux de la société du groupe Volvo concerné ou d'autres systèmes vidéo et de sécurité/surveillance associés, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons un but légitime lorsque nous les visualisons/nous y accédons

 

 

  •   Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo

 

 

 

  •   Intérêt légitime (pour préserver la sécurité et la sûreté, prévenir la fraude ou le vol ; et (le cas échéant) pour aider à la conformité réglementaire)

 

 

La surveillance CCTV

Volvo peut utiliser la surveillance CCTV (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La surveillance CCTV est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour enquêter sur un incident). 

Volvo obtiendra les données personnelles auprès de vous-même ou de la personne avec laquelle vous nous rendrez visite, car il est possible pour les visiteurs de saisir les noms de leur groupe de visiteurs. En outre, si vous rendez visite à un employé de Volvo, cette personne peut fournir des données personnelles vous concernant à la réception, à des fins d'enregistrement.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique et des systèmes de vidéosurveillance de Volvo, comme les informations de journal et/ou des images.

Votre décision de fournir des données personnelles à Volvo est volontaire, mais pour des raisons de sécurité, tous les visiteurs doivent s'enregistrer lors de visites dans les locaux du groupe Volvo. Si vous ne souhaitez pas fournir vos données personnelles dans le cadre d'une visite, il se peut que nous ne puissions pas vous autoriser à accéder aux locaux du groupe Volvo. 

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer le transfert de vos données personnelles vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des installations dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses activités mondiales et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes contenues dans la législation européenne sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent les mêmes, quel que soit l'endroit où vos données sont traitées par le groupe Volvo.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services au groupe Volvo, par exemple les prestataires de services informatiques.
  • Conseillers professionnels,, tels que les assureurs, avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de la réception de services de conseil
  • Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des ordonnances judiciaires ou des dispositions légales en matière de déclarations, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Les prestataires de services tiers et les conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, sont censés et tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, et ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, la société du groupe Volvo concernée s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Par exemple, cela peut inclure l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo utilise des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, y compris des mesures de sécurité des technologies de l'information et des mesures de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, les mesures sont continuellement améliorées en fonction du développement des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que toutes les personnes respectent les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo. 

Volvo traitera normalement vos données personnelles pendant une période maximale de deux (2) ans après votre visite. Passé ce délai, Volvo ne traitera les données personnelles que si cela est nécessaire pour se conformer aux obligations légales locales ou pour satisfaire aux dispositions légales en cas de litige ou de réclamation réel, menacé ou anticipé.

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous autorise à savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir des informations et une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous autorise à faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous autorise à recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à Volvo de transmettre ces données personnelles à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, de retirer à tout moment votre consentement, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (quel que soit le cas, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données avant le retrait).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligée de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles à la connaissance d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à passer en revue régulièrement cet Avis de confidentialité pour rester informé de toute modification qui pourrait être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cet Avis de confidentialité si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cet Avis de confidentialité la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.