Notice de protection des données personnelles des visiteurs

 

Cette version a été publiée le 2023/09/01


Cette notice détaille comment une société du groupe Volvo traite les données personnelles des visiteurs occasionnels et professionnels de l'entreprise. (« Notice de protection des données personnelles »). Si vous visitez ou avez visité les locaux d'une société du groupe Volvo, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.

 

Aux fins de la présente notice, « le groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, notamment les entités appartenant à l'un de ses principaux domaines d'activité comme Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.

 

La présente notice de protection des données personnelles s'applique uniquement lorsqu'une société faisant partie du groupe Volvo collecte ou traite des données personnelles pour ses finalités (c'est-à-dire lorsqu'une société du groupe Volvo, seule ou conjointement avec d'autres entités, est responsable de traitement et détermine par conséquent à quelles fins et de quelle manière toutes les données personnelles sont traitées).

 

La présente notice de protection des données personnelles ne s'applique pas lorsqu'une société du groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que ses concessionnaires indépendants, ses importateurs, ses fournisseurs et ses clients.

 

Outre cette notice, certains systèmes, applications et processus d'une société du groupe Volvo peuvent contenir leurs propres notices de protection des données personnelles, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont conservées, utilisées et transférées.

Sélectionner une langue

La société de Volvo Group à laquelle vous rendez visite actuellement ou à laquelle vous avez rendu visite dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous lui communiquez et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à : 

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, le terme « traiter » ou« traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, leur collecte, enregistrement, organisation, stockage, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, suppression ou destruction.

 

Fondement juridique

Volvo traitera vos données personnelles sur la base de l'un des fondements juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).

  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des obligations d'information.
  •  Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est généralement admis que la gestion de ses activités courantes, la sécurisation de ses installations et de son équipement, et le contrôle interne constituent les intérêts légitimes de Volvo. Afin que le traitement des données à caractère personnel de ses visiteurs soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo peut avoir besoin de traiter certaines données personnelles pour gérer votre venue au sein du groupe Volvo, dans la mesure où l’intérêt légitime de Volvo est de gérer ses activités quotidiennes de manière sécurisée.

    Lorsqu'il est indiqué dans laes présente notices que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ceux-ci ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de sa prise en compte du respect de la vie privée dès la conception, (iii) de l'audit régulier de sa politique de confidentialité et (iv) des droits dont vous disposez concernantà l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cette approche d'évaluation de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui s'il a des raisons valables de croire qu'un tel traitement de vos données personnelles peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.

 

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.
 

Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données personnelles répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.
 

Tableau 1 - Catégories de données personnelles, finalités et fondement juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

 

Coordonnées, telles que nom, poste, lieu de travail, adresse e-mail, numéro de passeport, identité du conducteur, préférences alimentaires et taille de vêtements

 

 

  • Permettre l'enregistrement des visiteurs dans les systèmes d'enregistrement des visiteurs de Volvo
  • Administration générale des visites 
  • Permettre les réservations de voyages et d'hôtels

 

 

  • Intérêt légitime (gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données de temps, telles que la date et l'heure de la visite

 

  • Permettre l'enregistrement de l'heure des visites

 

 

 

  • Intérêt légitime (gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données détaillées du véhicule, telles que le numéro d'immatriculation que vous indiquez lors de l'enregistrement

 

  • Permettre l'accès des visiteurs aux parkings

 

 

 

  • Intérêt légitime (gérer les visites dans les locaux de Volvo)

 

 

Données de sécurité, telles que cartes d'accès, droits d'accès, et utilisation des cartes et droits d'accès qui vous sont accordés,numéro de passeport, numéro d'identification du conducteur, numéro de sécurité sociale. 

 

  • Permettre aux visiteurs d'accéder aux sites Volvo de manière sécurisée
  • Permettre l'identification et le contrôle des visiteurs

 

 

  • Intérêt légitime (permettre un accès sécurisé aux sites Volvo)
  • Obligation légale

 

Données liées à l'informatique, telles que numéro d’identification (ID) de l’ utilisateur, mots de passe et informations de connexion pour votre utilisation des réseaux publics Volvo (le cas échéant)

 

 

  • Permettre l'accès aux réseaux Internet publics de Volvo

 

 

  • Intérêt légitime (gérer le contrôle d'accès public à Internet, la protection des données et la cybersécurité en général)

 

Images, comme des séquences vidéo enregistrées sur un système de vidéosurveillance d'une société du groupe Volvo installé dans ses locaux ou d'autres systèmes vidéosurveillance et de sécurité/surveillance associés, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons un intérêt légitime lorsque nous les visualisons et y accédons

 

  • Gérer la santé et la sécurité sur les sites de Volvo Group
  • Développer ou améliorer le processus de production
  • Amélioration de l'efficacité.

 

 

 

  • Intérêt légitime (préserver la sécurité et la sûreté, prévenir la fraude ou le vol ; et (le cas échéant) contribuer à la mise en conformité réglementaire)

Données individuelles, telles que les préférences alimentaires

 

  • Permettre la fourniture de repas lors des visites
  • Intérêt légitime (gérer les repas lors des visites dans les locaux de Volvo)

 

Vidéosurveillance

Volvo peut utiliser la vidéosurveillance (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La vidéosurveillance est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour enquêter sur un incident).

Volvo obtiendra les données personnelles auprès de vous-même ou de la personne avec laquelle vous nous rendrez visite, car il est possible pour un visiteur de saisir les noms des autres visiteurs du groupe avec lequel il est venu. En outre, si vous rendez visite à un employé de Volvo, cette personne peut fournir des données personnelles vous concernant à la réception, à des fins d'enregistrement. Les informations peuvent également être récupérées auprès d'une entité commerciale dont le représentant Volvo n'est pas présent, mais qui a, par exemple, communiqué à un centre d'exposition des informations sur des clients qui se rendront sur un salon.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique et des systèmes de vidéosurveillance de Volvo.

 

La décision de fournir ou non des données personnelles à Volvo vous appartient, mais pour des raisons de sécurité, tous les visiteurs doivent s'enregistrer lors de visites dans les locaux du groupe Volvo. Si vous ne souhaitez pas fournir vos données personnelles dans le cadre d'une visite, il se peut que nous ne puissions pas vous autoriser à accéder aux locaux du groupe Volvo.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une entreprise internationale avec des bureaux et des activités dans le monde entier. Vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles dans l'ensemble des branches mondiales du groupe Volvo et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts dans et en dehors de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, indépendamment de l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés de Volvo Group comme indiqué ci- dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

  •  Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de l'exercice de leur mission, par exemple les prestataires de services informatiques.
  •  Conseillers professionnels, tels que les' assureurs, avocats et autres dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de prestations.
  • ·Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et ceux des autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
  • ·Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des décisions de justice, obligations de signalement, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, qu'ils en protègent la confidentialité et la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que conformément aux lois et réglementations applicables en la matière.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour leur assurer un niveau de protection adéquat comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cela peut comprendre, par exemple, l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo prend des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, notamment des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées au gré de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité relatives aux données personnelles en vigueur lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo traitera normalement vos données personnelles pendant une période maximale de deux (2) ans après votre visite. Passé ce délai, Volvo ne traitera les données personnelles que si cela est nécessaire pour se conformer à des  obligations légales locales ou pour satisfaire à toute disposition légale en cas de litige ou réclamation réels, anticipés ou potentiels .

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, d'obtenir ces informations à travers une  copie des éléments et des catégories de données précisément recueillis.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles. 
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires à l'atteinte des objectifs pour lesquels elles ont été recueillies.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou de demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Volvo cessera alors toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (un tel retrait n'affectera toutefois pas la légalité des activités de traitement des données réalisées antérieurement). 


Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation relative au traitement par Volvo de vos données personnelles. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à passer en revue régulièrement cette notice de protection des données personnelles pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée. Nous nous réservons le droit de modifier cette notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice de protection des données personnelles la date à laquelle nous y avons procédé et/ou la date de leur entrée en vigueur.