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La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali dei suoi consulenti operato da Volvo Group ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente ha operato oppure opera come consulente di una società di Volvo Group, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
Ai fini della presente informativa, per "Volvo Group" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo puramente esemplificativo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisioni Truck del Volvo Group (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando Volvo Group, da sola o congiuntamente ad altre entità, è titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
La presente Informativa sulla privacy non si applica quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti di Volvo Group.
Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi di Volvo Group possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.
La società di Volvo Group in cui l'utente opera o ha operato (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.
"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il Chief Privacy Officer di Volvo all'indirizzo gpo.office@volvo.com oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Svezia
+46 (0)31 66 00 00
Se l'utente si trova nel Regno Unito, Volvo Group UK Limited è il rappresentante di Volvo nel Regno Unito; i recapiti sono indicati di seguito:
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
Regno Unito
CV34 5YA
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.
Base giuridica
Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche. Per ulteriori dettagli, vedere anche di seguito.
Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per le finalità generali indicate nella Tabella 1 di seguito.
Volvo non tratterà necessariamente tutti i dati elencati di seguito che la riguardano, e alcune delle finalità del trattamento si sovrapporranno e potrebbero esservi diverse finalità che giustificano il nostro utilizzo dei suoi dati personali.
Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento
Categorie di dati personali | Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento |
Dati individuali, come nome, data di nascita, numero di previdenza sociale (o equivalente), sesso, nazionalità, posizione fiscale, visto e permesso di lavoro (se applicabile), lingua preferita e foto | · Consentire la registrazione di un consulente nei sistemi IT di Volvo · Amministrazione generale dell'incarico · Consentire la verifica del permesso di lavoro · Consentire l'identificazione dello status fiscale | · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro · Adempiere a un obbligo legale |
Dati organizzativi, come il numero della consulenza, la descrizione dei servizi, il luogo di lavoro, la business unit, il dipartimento, il manager e i collaboratori diretti | · Consentire la tenuta di un registro aggiornato dei consulenti, anche per la produzione di report interni e statistiche · Consentire le riorganizzazioni interne e i progetti di fusione e acquisizione | · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) |
Informazioni di contatto, come luogo di lavoro, indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono | · Comunicare con i consulenti · Mantenere l'affidabilità dei documenti aziendali | · Legittimo interesse (per la gestione e la comunicazione relative alla forza lavoro) |
Dati amministrativi della consulenza, come il contratto di consulenza e informazioni sulla data di inizio e la data di conclusione dell'incarico | · Mantenere l'affidabilità dei documenti aziendali · Amministrazione generale della consulenza | · Adempiere a un obbligo legale (ad esempio obblighi contabili) · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) |
Dati di natura temporale, come l'orario di lavoro, il monte ore lavorate, le ferie, gli addebiti/le tariffe orarie, il conto bancario, le spese e i congedi per malattia | · Consentire il tracciamento dell'orario di lavoro dell'utente ai fini della fatturazione al datore di lavoro e consentire il pagamento | · Adempiere a un obbligo legale (obblighi contabili) · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) · Esecuzione di un contratto |
Dati di sicurezza, come carte di accesso, diritti di accesso e utilizzo delle carte di accesso e dei diritti di accesso, dati identificativi, luogo di residenza negli ultimi 5 anni | · Consentire l'adempimento degli obblighi di Volvo di fornire un ambiente di lavoro sicuro, compresi il controllo e la prevenzione dell'accesso non autorizzato ai locali o alle attrezzature Volvo, e di altri obblighi relativi all'ambiente di lavoro come previsti dalla legislazione in materia di ambiente di lavoro o di lavoro · Consentire l'accesso a locali riservati | · Adempiere a un obbligo legale (normativa in materia di ambiente di lavoro) · Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza) |
Dati su salute e sicurezza, come informazioni sugli incidenti legati al lavoro, sui congedi per malattia e informazioni sulla disabilità | · Gestire gli aspetti di salute e sicurezza nelle strutture di Volvo Group · Gestire adeguamenti ragionevoli · Consentire l'intervento dei soccorsi in caso di situazioni di emergenza come incendi, incidenti, malattie improvvise o violenze | · Adempiere a un obbligo legale (normativa in materia di ambiente di lavoro) · Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza e gestire la forza lavoro) · Esecuzione di un contratto |
Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come valutazioni e assessment in relazione a incarichi precedenti e in corso | · Consentire attività riguardanti lo sviluppo/il miglioramento delle competenze, nonché valutazioni delle prestazioni · Consentire e suggerire attività di apprendimento e formazione | · Adempiere a un obbligo legale (requisiti di conformità) · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) |
Dati sulle competenze, come documenti relativi all'apprendimento, attività di formazione e autorizzazioni di lavoro pertinenti | · Gestire l'istruzione, la pianificazione della forza lavoro, la formazione e lo sviluppo | · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) |
Dati amministrativi dei viaggi, come informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli della prenotazione, numero di passaporto, fatture e indennità di trasferta | · Consentire i viaggi di lavoro | · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro) |
Dati correlati ai sistemi IT, come ID utente, password, dettagli di accesso nonché dati e log di utilizzo delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di Volvo, ai sensi delle policy IT di Volvo di volta in volta applicabili | · Consentire lo svolgimento di attività lavorative come scrivere e-mail e creare documenti, rapporti, presentazioni, disegni ecc. · Consentire il corretto utilizzo delle licenze · Consentire il monitoraggio delle policy di Volvo, incluso il Codice di condotta di Volvo Group e le policy IT di Volvo di volta in volta applicabili, al fine di garantirne il rispetto e di indagare su sospette violazioni · Mantenere i registri di sistema allo scopo di garantire la sicurezza, la risoluzione dei problemi e l'esecuzione di audit | · Adempiere a un obbligo legale (requisiti di conformità e sicurezza) · Legittimo interesse (per gestire processi e sistemi aziendali, gestione degli accessi, protezione dei dati e sicurezza informatica in generale) |
Help desk e dati di supporto, come domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle Risorse Umane relative al suo incarico o al materiale IT o al supporto forniti in relazione allo stesso | · Consentire la risposta a domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle Risorse Umane relative al suo incarico o alle apparecchiature/ai servizi IT o alla fornitura di supporto necessario per lo svolgimento delle mansioni lavorative dell'utente | · Legittimo interesse (per gestire i processi e i sistemi aziendali) |
Dati relativi a manutenzione/riparazione/assistenza e telematica, come il tracciamento e la registrazione delle attività svolte dall'utente in connessione con l'uso, la manutenzione, la riparazione o l'assistenza di un'auto aziendale | · Consentire la fornitura di vantaggi all'utente, quali l'accesso a un'auto aziendale, inclusa la contabilizzazione del chilometraggio ai fini delle note spese, che implica l'uso di dati relativi al veicolo o da esso generati durante l'uso di un'auto aziendale | · Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro e mantenere i beni di Volvo) |
Dati relativi a richieste di risarcimento assicurativo | · Consentire la gestione della copertura assicurativa | · Legittimo interesse (per gestire la copertura assicurativa) |
Dati del veicolo, come i dati relativi al veicolo o da esso generati, che vengono automaticamente generati durante l'uso di un prodotto di proprietà di Volvo, ad esempio un camion | · Consentire le attività di ricerca e sviluppo relative ai prodotti Volvo, ad esempio camion, che comportano l'uso di dati relativi al veicolo e/o dati generati durante l'uso di un'auto aziendale | · Legittimo interesse (per mantenere e sviluppare prodotti, soluzioni, servizi e applicazioni) |
Materiale visivo, come le riprese video registrate su un sistema televisivo a circuito chiuso ("CCTV") di una società del Volvo Group installato nei locali della società del Volvo Group applicabile o su altri sistemi video e di sicurezza/monitoraggio correlati, che si trovino o meno in strutture del Volvo Group, ma per i quali Volvo dispone di un legittimo interesse per la visualizzazione/l'accesso | · Gestire gli aspetti di sicurezza nelle strutture di Volvo Group · Sviluppo e/o perfezionamento del processo produttivo. · Miglioramento dell'efficienza. | · Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza, prevenire frodi o furti e, se applicabile, per contribuire alla conformità normativa) |
Contatti di emergenza, come il nome e i recapiti delle persone indicate dall'utente da contattare in caso di emergenza | · Comunicare con i contatti di emergenza dei consulenti | · Legittimo interesse (per la gestione e la comunicazione relative alla forza lavoro) |
Utilizzo del carrello elevatore: dati comportamentali e di localizzazione, quali dati sulla velocità, stile di guida, avvisi al conducente, dati di geolocalizzazione istantanea e dati di posizione con indicazione temporale e ore di funzionamento | · Monitorare che la manutenzione e gli interventi di assistenza richiesti vengano effettuati · Ottimizzazione dei flussi sulla base dei tempi di guida effettivi tra diverse geolocalizzazioni. | · Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza e ottimizzare i flussi di materiale e l'utilizzo del carrello elevatore) |
In particolare, riguardo alle categorie particolari di dati personali
Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati e devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione.
Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo se Volvo è autorizzata per accordo a trattare tali dati, ha un obbligo legale o una legittima esigenza aziendale per il trattamento di tali dati, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le prassi di prudenza attuate per contribuire a gestire le emergenze sanitarie generalizzate. In tali casi, Volvo informerà l'utente e, se richiesto dalla legge, chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che non è una condizione del contratto con noi accettare qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo.
In particolare, riguardo al monitoraggio CCTV
Volvo può utilizzare la televisione a circuito chiuso aziendale (monitoraggio CCTV) presso i propri locali ove consentito dalla legge. Si noti che il trattamento dei dati personali relativi al CCTV non è disciplinato dalla presente Informativa sulla privacy, bensì dall'Informativa sulla privacy per i visitatori.
In particolare, riguardo al processo decisionale automatizzato
Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui l'utente interagisca con una società Volvo che effettua tale processo decisionale automatizzato, dovrebbe ricevere un avviso specifico che ne descrive i dettagli.
Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, dal suo datore di lavoro, dal suo responsabile Volvo o dalle Risorse umane oppure da qualsiasi altra terza parte a cui l'utente abbia indicato a Volvo di ottenere tali dati personali.
Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.
Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali.
Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne l'incarico di consulenza con Volvo, ad esempio per la fornitura di strumenti e servizi IT, i diritti di accesso alle strutture Volvo e la registrazione dei tempi. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di incaricare l'utente come consulente, se questi non fornisce alcuni dati personali necessari o se non consente a Volvo di trattare tali dati personali necessari in relazione all'incarico dell'utente stesso.
I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società di Volvo Group e con alcune categorie di terze parti, come illustrato più dettagliatamente di seguito, e ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.
Condivisione dei dati personali all'interno di Volvo Group
Il Volvo Group è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali di Volvo Group e tra le sue varie entità e affiliate.
Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società di Volvo Group, compresi i trasferimenti dall'interno dell'UE/del SEE verso paesi esterni all'UE/del SEE e/o dal Regno Unito verso paesi esterni al Regno Unito, sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti, nonché da altre garanzie giurisdizionali richieste. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE. Con questo accordo in vigore, tutte le entità di Volvo Group devono rispettare le stesse regole interne. Ciò significa anche che i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui Volvo Group elabora i dati.
Condivisione dei dati personali con terze parti esterne a Volvo Group
Oltre a condividere i dati personali tra le società di Volvo Group come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:
Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto e obbligato a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.
Inoltre, nel caso in cui una società di Volvo Group che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società di Volvo Group interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE. Ad esempio, ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.
In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il Chief Privacy Officer di Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.
Tali misure sono adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla sensibilità dei dati personali e tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.
Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali durante l'uso dei sistemi Volvo.
Volvo conserverà normalmente i dati personali dell'utente per la durata dell'incarico di consulenza e come documentato nel nostro programma di conservazione dei dati e nelle integrazioni applicabili. Al termine dell'incarico, Volvo tratterà solo i dati personali ritenuti necessari per adempiere alle finalità per le quali sono stati raccolti e solo fino a quando tali finalità non saranno state soddisfatte oppure, se successivo, per il tempo necessario a ottemperare agli obblighi legali locali o a soddisfare eventuali requisiti legali in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto.
Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:
Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. Gli obblighi legali di Volvo e le eccezioni a tali diritti possono essere valutati caso per caso.
L'utente ha inoltre il diritto di presentare eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo a un'autorità di controllo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il Chief Privacy Officer di Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.
Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.