Informativa sulla privacy - Consulente
 

La pubblicazione e la validità della presente versione decorrono dal 2023/09/01
  

La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali dei suoi consulenti operato da Volvo Group ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente ha operato oppure opera come consulente di una società di Volvo Group, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
 

Ai fini della presente informativa, per "Volvo Group" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo puramente esemplificativo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisione mezzi pesanti del Volvo Group (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.


La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando Volvo Group (in autonomia o di concerto con altre entità) svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).


La presente Informativa sulla privacy non si applica quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti di Volvo Group.
 

Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi di Volvo Group possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.

Selezionare la lingua

La società di Volvo Group in cui l'utente opera o ha operato (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.

"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.  

In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il responsabile della privacy di Volvo Group al seguente indirizzo e-mail: gpo.office@volvo.com oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Svezia 
+46 (0)31 66 00 00

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.  

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Base giuridica

Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche (ulteriori dettagli sono indicati anche di seguito).

  • Obblighi contrattuali . Volvo può trattare i dati dell'utente se tale trattamento è necessario per adempiere a un obbligo contrattuale nei confronti di quest'ultimo, ad esempio se l'utente è un consulente individuale e Volvo deve rispettare il contratto di servizi di consulenza in essere con l'utente stesso.
  • Obblighi legali. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario per ottemperare a un obbligo legale, ad esempio per ottemperare a ordinanze del tribunale e obblighi legali di segnalazione.
  • Legittimi interessi. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario ai fini di un interesse legittimo perseguito da Volvo o da terzi. È generalmente considerato nell'interesse legittimo di Volvo gestire le sue operazioni quotidiane, proteggere le sue strutture e attrezzature e mantenere il controllo interno. Al fine di basare il trattamento dei dati personali dei suoi consulenti sul legittimo interesse, Volvo effettua una valutazione caso per caso. Ad esempio, Volvo deve trattare alcuni dati personali per consentire l'amministrazione dell'incarico di consulenza dell'utente: in questo caso, l'interesse legittimo di Volvo è gestire le sue operazioni quotidiane; oppure Volvo deve trattare determinati dati personali per esaminare lo stato e l'ubicazione del proprio materiale IT: in questo caso, l'interesse legittimo di Volvo è proteggere tale materiale.

    Laddove nel presente documento si affermi che Volvo fa affidamento sui propri interessi legittimi per un determinato fine per il trattamento, Volvo è del parere che sui suoi interessi legittimi non possano prevalere gli interessi, i diritti o le libertà dell'utente alla luce (i) della trasparenza che Volvo garantisce in merito all'attività di trattamento, (ii) dell'approccio "privacy by design" di Volvo, (iii) della revisione periodica della privacy di Volvo e (iv) dei diritti di cui l'utente dispone in relazione all'attività di trattamento. Qualora desiderasse ulteriori informazioni su questo approccio al test di bilanciamento, l'utente può contattare il responsabile della privacy di Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.
  • Interessi vitali. Qualora Volvo avesse valide ragioni per ritenere che il trattamento dei dati personali dell'utente possa prevenire o ridurre eventuali possibili danni significativi per l'utente stesso o altri, Volvo potrà trattarne i dati personali per proteggere gli interessi vitali dell'utente e altrui.
  • Consenso. In casi eccezionali, o in assenza di altre basi giuridiche applicabili, Volvo può richiedere il consenso esplicito dell'utente per trattare alcuni dati personali. Spetta all'utente scegliere se fornire tale consenso, in maniera del tutto volontaria.

Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.

Tenere presente che l'elenco seguente ha unicamente titolo esemplificativo e non si deve intendere come elenco esaustivo. Volvo non elabora necessariamente tutti i dati del cliente elencati di seguito, alcune finalità del trattamento si sovrappongono e potrebbero esservi diverse finalità che giustificano il nostro utilizzo dei dati personali dell'utente.

Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento

Categorie di dati personali

Finalità del trattamento

Base giuridica del trattamento

 

Dati individuali, come nome, data di nascita, numero di previdenza sociale (o equivalente), sesso, nazionalità, lingua preferita e foto

 

 

  • Consentire la registrazione di un consulente nei sistemi IT di Volvo

 

  • Amministrazione generale dell'incarico

 

 

  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

 

 

Dati organizzativi, come il numero della consulenza, la descrizione dei servizi, il luogo di lavoro, la business unit, il dipartimento, il manager e i collaboratori diretti

 

 

  • Consentire la tenuta di un registro aggiornato dei consulenti, anche per la produzione di report interni e statistiche

 

  • Consentire le riorganizzazioni interne e progetti di fusione e acquisizione

 

 

  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

 

 

Informazioni di contatto, come luogo di lavoro, indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono

 

 

  • Comunicare con i consulenti

 

  • Mantenere l'affidabilità dei documenti aziendali

 

 

  • Legittimo interesse (per la gestione e la comunicazione relative alla forza lavoro)

 

 

Dati amministrativi della consulenza, come il contratto di consulenza e informazioni sulla data di inizio e la data di conclusione dell'incarico

 

 

  • Mantenere l'affidabilità dei documenti aziendali

 

  • Amministrazione generale della consulenza

 

 

  • Adempiere agli obblighi legali

 

  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

 

Dati di natura temporale, come l'orario di lavoro, il monte ore lavorate, le ferie e i congedi per malattia

 

 

  • Consentire il tracciamento dell'orario di lavoro dell'utente ai fini della fatturazione al datore di lavoro

 

 

  • Adempiere agli obblighi legali

 

  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

 

Dati di sicurezza, ad es. carte di accesso, diritti di accesso e utilizzo delle carte di accesso e diritti di accesso, dati identificativi, luogo di residenza negli ultimi 5 anni

 

 

  • Consentire a Volvo di adempiere ai propri obblighi per fornire un ambiente di lavoro sicuro (compreso il controllo e la prevenzione dell'accesso non autorizzato ai locali o alle attrezzature Volvo) e altri obblighi correlati all'ambiente di lavoro, così come stabilito dalla legislazione in materia di lavoro o ambienti lavorativi
  • Consentire l'accesso a locali riservati

 

 

  • Adempiere agli obblighi legali

 

  • Proteggere gli interessi vitali

 

  • Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza)

Dati su salute e sicurezza, come informazioni sulle assenze per malattia e sugli incidenti legati al lavoro

  • Gestire gli aspetti di salute e sicurezza nelle strutture di Volvo Group
  • Consentire l'intervento dei soccorsi in caso di situazioni di emergenza come incendi, incidenti, malattie improvvise o violenze
  • Adempiere agli obblighi legali
  • Proteggere gli interessi vitali
  • Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza e gestire la forza lavoro)

Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come valutazioni in relazione a incarichi precedenti e in corso

  • Consentire attività riguardanti lo sviluppo/il miglioramento delle competenze, nonché valutazioni delle prestazioni
  • Proporre e suggerire attività di apprendimento e formazione
  • Adempiere agli obblighi legali
  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

Dati sulle competenze, come documenti relativi all'apprendimento, attività di formazione e autorizzazioni di lavoro pertinenti

  • Gestire l'istruzione, la pianificazione della forza lavoro, la formazione e lo sviluppo
  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

Dati amministrativi dei viaggi, come informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli della prenotazione, numero di passaporto, fatture e indennità di trasferta

  • Consentire i viaggi di lavoro
  • Legittimo interesse (per gestire la forza lavoro)

Dati correlati ai sistemi IT, come ID utente, password, dettagli di accesso nonché dati e log di utilizzo delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di Volvo, ai sensi delle policy IT di Volvo di volta in volta applicabili

  • Consentire lo svolgimento di attività lavorative come scrivere e-mail e creare documenti, rapporti, presentazioni, disegni ecc.
  • Consentire il corretto utilizzo delle licenze
  • Consentire il monitoraggio delle policy di Volvo, incluso il Codice di condotta di Volvo Group e le policy IT di Volvo di volta in volta applicabili, al fine di garantirne il rispetto e di indagare su sospette violazioni.
  • Mantenimento dei registri di sistema allo scopo di garantire la sicurezza, la risoluzione dei problemi e l'esecuzione di audit
  • Adempiere agli obblighi legali
  • Legittimo interesse (per gestire processi e sistemi aziendali, gestione degli accessi, protezione dei dati e sicurezza informatica in generale)

Help desk e dati di supporto, come domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle risorse umane relative al suo incarico o al materiale IT o al supporto forniti in relazione allo stesso

  • Consentire la risposta a domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle risorse umane relative all'incarico dell'utente o alle apparecchiature/ai servizi IT o alla fornitura di supporto in relazione alle mansioni lavorative dell'utente
  • Legittimo interesse (per gestire i processi e i sistemi aziendali)

Dati relativi a manutenzione/riparazioni/assistenza, come il tracciamento e la registrazione delle attività svolte dall'utente in connessione con la manutenzione, la riparazione o l'assistenza di un'auto aziendale

  • Consentire la fornitura di vantaggi come l'accesso a un'auto aziendale, che implica l'uso di dati relativi al veicolo o da esso generati durante l'uso di un'auto aziendale
  • Legittimo interesse

Dati del veicolo, come i dati relativi al veicolo o da esso generati, che vengono automaticamente generati durante l'uso di un prodotto di proprietà di Volvo, ad esempio un camion

  • Consentire le attività di ricerca e sviluppo relative ai prodotti Volvo (ad es. camion), che comportano l'uso di dati relativi al veicolo e/o dati generati durante l'uso di un'auto aziendale
  • Legittimo interesse

Materiale visivo, come le riprese video registrate su un sistema televisivo a circuito chiuso ("CCTV") di una società del Volvo Group installato nei locali della società del Volvo Group applicabile o su altri sistemi video e di sicurezza/monitoraggio correlati, che si trovino o meno in strutture del Volvo Group, ma per i quali Volvo dispone di un legittimo interesse per la visualizzazione/l'accesso

  • Gestire gli aspetti di sicurezza nelle strutture di Volvo Group
  • Sviluppo e/o perfezionamento del processo produttivo.
  • Miglioramento dell'efficienza.
  • Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza, prevenire frodi o furti e, se applicabile, per contribuire alla conformità normativa)

Contatti di emergenza, come il nome e i recapiti delle persone da contattare in caso di emergenza indicate dall'utente

  • Comunicare con i contatti di emergenza dei consulenti

  • Legittimo interesse (per la gestione e la comunicazione relative alla forza lavoro)

 

 

Specifico per categorie speciali di dati personali

Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo se autorizzata mediante un apposito consenso, in caso di obbligo legale o di una legittima esigenza aziendale per il trattamento di tali dati (incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le prassi di prudenza attuate per contribuire a gestire le emergenze sanitarie generalizzate). In tali casi, Volvo informerà l'utente e (se richiesto dalla legge) chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.

Specifico per il monitoraggio CCTV

Volvo può utilizzare il monitoraggio CCTV (come definito sopra) ove consentito dalla legge. Il monitoraggio CCTV viene generalmente utilizzato per controllare e prevenire l'accesso non autorizzato alle strutture e alle apparecchiature Volvo, ma in alcuni Paesi può essere utilizzato anche allo scopo di garantire la conformità alle linee guida e alle procedure di salute e sicurezza e per scopi di miglioramento generale della produzione. Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).

Specifico per il processo decisionale automatizzato

Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui interagisca con una società Volvo in cui viene eseguito tale processo decisionale automatizzato, l'utente deve ricevere un avviso specifico con dettagli di tale processo. 

Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, dal suo datore di lavoro, dal suo responsabile Volvo o dalle Risorse umane oppure da qualsiasi altra terza parte a cui l'utente abbia indirizzato Volvo al fine di ottenere tali dati personali.

Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.

Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali. Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne l'incarico di consulenza con Volvo, ad esempio per la fornitura di strumenti e servizi IT, i diritti di accesso alle strutture Volvo e la registrazione dei tempi. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di assumere l'utente come consulente, se questi non fornisce alcuni dati personali necessari o se non consente a Volvo di trattare tali dati personali necessari in relazione all'incarico dell'utente stesso.

I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società di Volvo Group e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.

Condivisione dei dati personali all'interno di Volvo Group

Il Volvo Group è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali di Volvo Group e tra le sue varie entità e affiliate. Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società di Volvo Group (compresi i trasferimenti dall'interno all'esterno dell'UE/del SEE) sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Con questo accordo in vigore, tutte le entità di Volvo Group devono rispettare le stesse regole interne. e i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui Volvo Group elabora i dati.

Condivisione dei dati personali con terze parti esterne a Volvo Group

Oltre a condividere i dati personali tra le società di Volvo Group come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:

  • Partner commerciali, come i fornitori e i provider di servizi di Volvo Group in relazione alla loro fornitura di prodotti e servizi al Volvo Group, ad esempio i provider di servizi IT e le agenzie di viaggi.
  • Consulenti professionali, quali assicuratori, avvocati e altri consulenti professionali in relazione a richieste di risarcimento assicurativo, revisioni contabili e ricezione di servizi di consulenza.
  • Controparti e loro consulenti, ad esempio in relazione a progetti di fusione e acquisizione.
  • Prestatori di servizi di emergenza, come polizia, vigili del fuoco, ambulanza e assistenza stradale per proteggere gli interessi fondamentali dell'utente e di altri, ad esempio in relazione all'assistenza di emergenza.
  • Forze dell'ordine, autorità normative e altri organi pubblici e giudiziari in relazione a obblighi legali quali ordini del tribunale o obblighi di segnalazione legale o
    Se ritenuto necessario in casi eccezionali per proteggere l'interesse vitale dell'utente o altrui.

Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.

Inoltre, nel caso in cui una società di Volvo Group che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società di Volvo Group interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.

In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il responsabile della privacy di Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.

Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla loro sensibilità, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.

Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali. 

Di norma Volvo conserverà i dati personali dell'utente per tutta la durata dell'incarico di consulenza e come documentato nel programma di conservazione dei dati e nelle integrazioni applicabili. Al termine dell'incarico, Volvo tratterà solo i dati personali ritenuti necessari per adempiere agli scopi per i quali sono stati raccolti e solo fino a quando tale scopo non sarà stato soddisfatto o, se successivo, per il tempo necessario a ottemperare agli obblighi legali locali o per rispettare le normative vigenti in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto.

Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:

  • Richiedere l'accesso ai propri dati personali trattati da Volvo: questo dà all'utente il diritto di sapere se Volvo detiene suoi dati personali e, in tal caso, di ottenere informazioni e una copia di ogni specifico elemento e categoria di dati personali.
  • Richiedere una rettifica dei suoi dati personali: questo dà all'utente il diritto di far correggere i propri dati personali se inesatti o incompleti.
  • Opporsi al trattamento dei dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo cessi di trattare i suoi dati personali.
  • Richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali, anche laddove tali dati personali non fossero più necessari per il raggiungimento degli scopi.
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo tratti i suoi dati personali solo in circostanze limitate, anche con il consenso dell'utente stesso.
  • Richiedere la portabilità dei propri dati personali: ciò dà all'utente il diritto di ricevere una copia (in un formato portatile e, se tecnicamente fattibile, facilmente utilizzabile) dei propri dati personali oppure di richiedere a Volvo di trasmettere tali dati personali a un altro responsabile del trattamento dei dati.
  • Revocare in qualsiasi momento il consenso, nel caso in cui Volvo tratti i dati personali dell'utente o parte di essi basandosi sul consenso dell'utente. In tal caso Volvo cesserà qualsiasi ulteriore attività di trattamento dei dati personali dell'utente o della parte rilevante di essi (tale revoca non pregiudicherà tuttavia la legalità delle attività di trattamento dei dati eseguite prima della revoca).

Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.

L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il responsabile della privacy di Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.

Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.