Informativa sulla privacy per il Rappresentante del cliente e del potenziale cliente

La società del Volvo Group con cui l'utente, per conto proprio o del proprio datore di lavoro, i) ha acquistato, ottenuto in locazione, preso in leasing o noleggiato un prodotto o un servizio, oppure ii) è stato in contatto per il potenziale acquisto, noleggio o leasing di un prodotto o di un servizio (di seguito "Volvo"), è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.

"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.

In caso di domande sul trattamento dei dati personali dell'utente, si prega di contattare il Chief Privacy Officer del Volvo Group all'indirizzo gpo.office@volvo.com oppure per posta o telefono ai seguenti recapiti:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Svezia

+46 (0)31 66 00 00

Se l'utente si trova nel Regno Unito, Volvo Group UK Limited è il rappresentante di Volvo nel Regno Unito; i recapiti sono i seguenti:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica oppure che identificano o possono identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, raccolta, registrazione, organizzazione, archiviazione, adattamento, modifica, trasferimento, messa a disposizione, blocco, cancellazione o distruzione dei dati personali.

Base giuridica

Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche; ulteriori dettagli sono riportati di seguito.

• Obbligo contrattuale. Volvo può trattare i dati dell'utente se tale trattamento è necessario per adempiere a un obbligo contrattuale nei confronti dell'utente, ad esempio per rispettare i termini e le condizioni di un ordine o di un contratto di servizio sottoscritto dall'utente o dal suo datore di lavoro.
• Obbligo legale. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario per ottemperare a un obbligo legale, ad esempio per ottemperare a ordinanze del tribunale e obblighi legali di segnalazione.
• Legittimi interessi. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario ai fini di un interesse legittimo perseguito da Volvo o da terzi. È generalmente considerato nell'interesse legittimo di Volvo gestire le sue operazioni quotidiane, compresa la gestione dei rapporti con i clienti, ma anche, più in generale, sviluppare ulteriormente i prodotti e i servizi che offre (in autonomia o congiuntamente con terzi), inclusi nuovi prodotti e servizi innovativi.

Laddove nel presente documento si affermi che Volvo fa affidamento sui propri interessi legittimi per una determinata finalità di trattamento, Volvo ritiene che i propri interessi legittimi non siano prevalsi dagli interessi, dai diritti o dalle libertà dell'utente, alla luce di (i) la trasparenza che Volvo garantisce in merito all'attività di trattamento, (ii) l'approccio "privacy by design" di Volvo, (iii) la revisione periodica della privacy di Volvo e (iv) i diritti di cui l'utente dispone in relazione all'attività di trattamento. Qualora desideri ulteriori informazioni su questo approccio di test di bilanciamento, l'utente può contattare il Chief Privacy Officer del Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.

• Consenso. Volvo può richiedere il consenso esplicito dell'utente per trattare determinati dati personali, ad esempio per finalità di marketing. Tale consenso è una scelta dell'utente ed è del tutto volontario.

Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per le finalità generali indicate nella Tabella 1 di seguito.

Volvo non tratterà necessariamente tutti i dati elencati di seguito che riguardano l'utente e alcune finalità del trattamento si sovrapporranno e potrebbero sussistere diverse finalità che giustificano il nostro utilizzo dei dati personali dell'utente.

Table 1 - Categorie, Finalità e Base giuridica del trattamento

Nello specifico, sulle categorie particolari di dati personali

Si sottolinea in particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie particolari di dati personali ai sensi delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e devono pertanto essere gestiti con particolare attenzione e richiedono ulteriori misure di protezione.

Volvo tratterà categorie particolari di dati personali solo in caso di obbligo legale o di legittima esigenza aziendale di trattare tali dati, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, prassi prudenti per contribuire a gestire emergenze sanitarie diffuse. In tali casi, informeremo l'utente e, se richiesto dalla legge, chiederemo il suo consenso esplicito al trattamento di tali dati.

L'utente deve essere consapevole che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte nostra non costituisce una condizione del contratto con noi*.*

Nello specifico, sul monitoraggio CCTV

Volvo può utilizzare la televisione a circuito chiuso aziendale (monitoraggio CCTV) nei propri locali, ove consentito dalla legge. Si noti che il trattamento dei dati personali correlati al CCTV non è coperto dalla presente Informativa sulla privacy bensì dall'Informativa sulla privacy per i Visitatori.

Nello specifico, sul processo decisionale automatizzato

Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui l'utente interagisca con una società Volvo che esegue tale processo decisionale automatizzato, l'utente dovrebbe ricevere un'informativa specifica che descriva i dettagli di tale processo decisionale automatizzato.

Volvo otterrà principalmente i dati personali dell'utente da quest'ultimo, dal suo datore di lavoro o da terze parti con cui intratteniamo rapporti commerciali (broker, concessionari, rappresentanti di vendita ecc.) oppure da cui otteniamo i dati, come ad esempio dati finanziari e creditizi e dati relativi a reati che otteniamo da enti di segnalazione creditizia, agenzie di rating/riferimento creditizio, agenzie di prevenzione delle frodi. Tali terze parti sono responsabili di assicurarsi di avere il diritto di utilizzare e condividere i dati dell'utente con altri prima di condividerli con noi.

Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.

Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria.

Tuttavia, si noti che è necessario che Volvo tratti alcuni dati personali per interagire con i propri clienti per finalità commerciali e obblighi contrattuali. Il mancato conferimento dei dati personali può ostacolare la gestione e la consegna dei prodotti e dei servizi che l'utente o il suo datore di lavoro potrebbero aspettarsi da Volvo.

I dati personali dell'utente possono essere condivisi con altre società del Volvo Group e con determinate categorie di terze parti, come ulteriormente dettagliato di seguito, il che può comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.

Condivisione dei dati personali all'interno del Volvo Group

Il Volvo Group è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo, e i dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali del Volvo Group e tra le sue varie entità e affiliate.

Qualsiasi trasferimento dei dati personali dell'utente ad altre società del Volvo Group, inclusi i trasferimenti dall'interno dell'UE/SEE verso l'esterno dell'UE/SEE e/o dal Regno Unito verso l'esterno del Regno Unito, sarà disciplinato da un accordo infragruppo basato sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti, nonché dalle ulteriori garanzie giurisdizionali richieste. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE.

Avere in essere tale accordo significa che tutte le entità del Volvo Group devono rispettare le stesse regole interne. Significa inoltre che i diritti dell'utente restano gli stessi indipendentemente dal luogo in cui i suoi dati sono trattati dal Volvo Group.

Condivisione dei dati personali con terze parti esterne al Volvo Group

Oltre alla condivisione dei dati personali tra le società del Volvo Group come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con determinate categorie di terze parti, tra cui:

• Partner commerciali, come i fornitori e i prestatori di servizi del Volvo Group in relazione alla loro fornitura di prodotti e servizi al Volvo Group, ad esempio prestatori di servizi IT e fornitori e intermediari di trasporto, inclusi dogana e commercio.
• Concessionari indipendenti e allestitori, come i concessionari privati del Volvo Group, allo scopo di gestire e sviluppare il rapporto commerciale, incluse le richieste in garanzia, con un cliente o un potenziale cliente.
• Consulenti professionali, quali assicuratori, avvocati e altri consulenti professionali in relazione a richieste di risarcimento assicurativo, audit e ricezione di servizi di consulenza.
• Controparti e loro consulenti, ad esempio in relazione a operazioni commerciali e altri progetti o collaborazioni, inclusi progetti di fusione, acquisizione, compagnie assicurative.
• Prestatori di servizi di emergenza, quali polizia, vigili del fuoco, ambulanza e assistenza stradale, per proteggere l'interesse vitale dell'utente e di altri, ad esempio in relazione all'assistenza di emergenza.
• Autorità governative:
  • nel campo dell'applicazione della legge, autorità di regolamentazione, agenzie governative e altri organismi pubblici e giudiziari in relazione a obblighi legali quali ordinanze del tribunale o obblighi legali di segnalazione, oppure se ritenuto necessario in casi eccezionali per proteggere l'interesse vitale dell'utente o di altri.
  • autorità pubbliche preposte al controllo delle esportazioni e alle operazioni doganali
  • autorità pubbliche che necessitano di dati personali per concedere l'accesso a locali riservati
• Partner finanziari e altri stakeholder:
  • agenzie di rating/riferimento creditizio,
  • agenzie di recupero crediti
  • agenzie di prevenzione delle frodi,
  • banche e partner dei mercati dei capitali
  • compagnie assicurative, broker assicurativi e periti assicurativi

Qualsiasi prestatore di servizi di terze parti e consulente professionale a cui i dati personali dell'utente vengono comunicati è tenuto e obbligato a proteggere la riservatezza e la sicurezza dei dati personali dell'utente e può utilizzarli solo in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati.

Inoltre, nel caso in cui una società del Volvo Group situata all'interno dell'UE/SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne situate al di fuori dell'UE/SEE, la relativa società del Volvo Group verificherà l'esistenza di adeguate garanzie che assicurino livelli adeguati di protezione dei dati personali dell'utente, come richiesto dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE.

Ad esempio, ciò può includere l'uso delle Clausole Contrattuali Standard approvate dall'UE o di altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti.

In caso di domande su come Volvo condividerà i dati personali dell'utente, si prega di contattare il Chief Privacy Officer di VOLVO tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.

Tali misure sono appropriate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla sensibilità dei dati personali e tengono conto dei requisiti della legge locale applicabile. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.

Volvo richiede a tutte le persone di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali quando utilizzano i sistemi Volvo.

Volvo conserverà i dati personali dell'utente finché esiste una legittima finalità aziendale per farlo, incluso, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, tenere conto di periodi contrattuali, requisiti di garanzia e responsabilità da prodotto, obblighi di segnalazione legale e/o requisiti di conservazione necessari per controversie previste. Quando la base giuridica è il consenso, Volvo conserverà i dati personali dell'utente fino a quando l'utente non revocherà il proprio consenso.

Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:

• Richiedere l'accesso ai dati personali che Volvo tratta sull'utente: questo diritto consente all'utente di sapere se deteniamo dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere informazioni e una copia degli specifici elementi e delle categorie di dati personali.
• Richiedere la rettifica dei propri dati personali: questo diritto consente all'utente di far correggere i propri dati personali se inesatti o incompleti.
• Opporsi al trattamento dei propri dati personali (per marketing diretto e altri scopi): questo diritto consente all'utente di richiedere che Volvo non tratti più i suoi dati personali.
• Richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali: questo diritto consente all'utente di richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali, anche laddove tali dati personali non siano più necessari per il raggiungimento delle finalità.
• Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali: questo diritto consente all'utente di richiedere che Volvo tratti i suoi dati personali solo in circostanze limitate, anche con il consenso dell'utente.
• Richiedere la portabilità dei propri dati personali: questo diritto consente all'utente di ricevere una copia, in un formato portatile e, se tecnicamente fattibile, facilmente utilizzabile, dei propri dati personali, oppure di richiedere a Volvo di trasmettere tali dati personali a un altro titolare del trattamento.
• In caso di trattamento dei dati personali dell'utente o di una parte di essi basato sul consenso dell'utente, revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, nel qual caso Volvo cesserà ogni ulteriore attività di trattamento dei dati personali dell'utente o della relativa parte di essi (tuttavia tale revoca non pregiudicherà la liceità delle attività di trattamento effettuate prima della revoca).

Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. La valutazione può essere effettuata caso per caso in funzione degli obblighi legali di Volvo e delle eccezioni applicabili a tali diritti.

L'utente ha inoltre il diritto di presentare eventuali reclami relativi al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo a un'autorità di controllo. Per ulteriori informazioni su tali diritti e su come esercitarli, contattare il Chief Privacy Officer del Volvo Group tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo incoraggia l'utente a riesaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per rimanere al corrente di eventuali modifiche.

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In tal caso, indicheremo nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o la data in cui diventano efficaci.