Повідомлення про конфіденційність працівників
Ця версія була опублікована і дійсна з 2026/07/20, v2.0.b
Це повідомлення містить інформацію про обробку персональних даних працівників Volvo Group («Повідомлення про конфіденційність»). Якщо ви є або були працівником компанії Volvo Group, ми можемо обробляти особисті дані про вас.
Для цілей цього повідомлення «Volvo Group» означає AB Volvo (publ.) та суб'єкти, які безпосередньо або опосередковано контролюються AB Volvo, включаючи, але не обмежуючись, суб'єктами, що належать до будь-яких основних бізнес-напрямків і підрозділів вантажівок групи Volvo (які можуть існувати час від часу), таких як Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected
Рішення, Volvo Technology, Volvo Group Purchaseing, Volvo Group Нерухомість, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions та Volvo Energy.
Це Повідомлення про конфіденційність застосовується лише тоді, коли Volvo Group збирає або іншим чином обробляє персональні дані для цілей Volvo Group (тобто коли Volvo Group (самостійно або спільно з іншими суб'єктами) є контролером і тому визначає цілі та спосіб обробки будь-яких персональних даних).
Це Повідомлення про конфіденційність не застосовується, коли Volvo Group збирає або іншим чином обробляє персональні дані від імені іншої компанії, такої як незалежні дилери, імпортери, постачальники та клієнти Volvo Group.
Окрім цього Повідомлення про конфіденційність, деякі системи, додатки та процеси Volvo Group (наприклад, система викривачів) можуть містити власні повідомлення про конфіденційність, які містять додаткові деталі про те, які конкретні персональні дані збираються і як вони зберігаються, використовуються та передаються.
Select language
Компанія групи Volvo, в якій ви працюєте або працювали (нижче називається «Volvo»), є контролером персональних даних, які Volvo отримує від вас та інших джерел, описаних нижче.
«Контролер» означає, що саме Volvo вирішує мету та засоби обробки ваших персональних даних. Volvo відповідає за обробку ваших персональних даних відповідно до чинних законів і нормативних актів про захист даних.
Якщо у вас є питання щодо обробки ваших персональних даних, будь ласка, звертайтеся до головного директора з конфіденційності Volvo за адресою gpo.office@volvo.com або поштою чи телефоном за адресою:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00
Якщо ви перебуваєте у Великій Британії, Volvo Group UK Limited є представником Volvo у Великій Британії, контактні дані наведені нижче:
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
Для цілей цього Повідомлення про конфіденційність «персональні дані» — це будь-яка інформація про конкретну особу або яка ідентифікує або може ідентифікувати конкретну особу. Іншими словами, це будь-яка інформація, яку можна пов'язати з вами.
Для цілей цього Повідомлення про конфіденційність термін «процес» або «обробка» означає будь-яке використання персональних даних, включаючи, але не обмежуючись, збиранням, фіксацією, організацією, зберіганням, адаптацією, зміною, передачею, наданням доступу, блокуванням, видаленням або знищенням персональних даних.
Юридична основа
Volvo може обробляти ваші персональні дані на підставі одного або кількох із наступних юридичних підстав, дивіться також додаткову інформацію нижче.
- Договірне зобов'язання Volvo може обробляти ваші дані, якщо така обробка необхідна для виконання договірних зобов'язань перед вами, наприклад, щоб мати змогу виплатити вашу погоджену зарплату, пенсію та інші пільги.
- Юридичний обов'язок. Volvo може обробляти ваші персональні дані, якщо така обробка необхідна для виконання юридичного зобов'язання, наприклад, для звітування доходів податковим органам або виконання судових наказів і юридичних вимог до звітності.
- Законні інтереси. Volvo може обробляти ваші персональні дані, якщо така обробка необхідна для цілей законного інтересу, який відстоюється Volvo або третя сторона. Загалом вважається легітимним у інтересах Volvo керувати щоденними операціями, забезпечувати безпеку об'єктів і обладнання та підтримувати внутрішній контроль. Щоб базувати обробку персональних даних своїх працівників на основі законних інтересів, Volvo проводить оцінку індивідуально. Наприклад, Volvo має обробляти певні персональні дані для адміністрування ваших ділових поїздок, де законний інтерес Volvo полягає у керуванні щоденними операціями; або Volvo має обробляти певні персональні дані для перевірки статусу та місцезнаходження свого ІТ-обладнання, де законний інтерес Volvo полягає у захисті обладнання.
Якщо тут зазначено, що Volvo покладається на свої законні інтереси для певної цілі обробки, Volvo вважає, що її законні інтереси не переважаються вашими інтересами, правами чи свободами, за умови (i) прозорості, яку надає Volvo щодо обробки, (ii) підходу Volvo до конфіденційності за дизайном, (iii) регулярного огляду конфіденційності Volvo та (iv) ваших прав щодо обробки. Якщо ви бажаєте отримати додаткову інформацію про цей підхід до балансування тесту, будь ласка, зв'яжіться з головним офіцером з конфіденційності Volvo через наведені вище контактні дані. - Згода. У виняткових випадках або якщо інші юридичні підстави не можуть бути застосовані, Volvo може попросити вашу явну згоду на обробку певних персональних даних. Ваша згода є безкоштовною та обізнаною; У вас є можливість дати або не віддати його або зняти у будь-який момент.
Volvo може обробляти такі категорії даних, які самі по собі або в поєднанні з іншими даними можуть становити персональні дані для загальних цілей, зазначених у Таблиці 1 нижче.
Volvo не обов'язково оброблятиме всі наведені нижче дані про вас, і деякі цілі обробки можуть перетинатися, і може бути кілька причин, які виправдовують наше використання ваших персональних даних.
Таблиця 1 – Категорії, мета та юридичні підстави для обробки
| Категорії персональних даних | Мети обробки | Юридична підстава для обробки |
|---|---|---|
| Індивідуальні дані, такі як ім'я, дата народження, номер соціального страхування (або еквівалент), стать, національність, віза та дозвіл на роботу (якщо застосовується), рекомендована мова, сімейний стан і фото |
|
|
Організаційні дані, такі як номер працівника, опис посади, посада, місце роботи, бізнес-підрозділ, відділ, менеджер і прямі підлеглі |
|
|
| Контактні дані, такі як робоча адреса, домашня адреса, електронна пошта та номер телефону |
|
|
| Дані про компенсації та пільги , такі як зарплата, огляд зарплати, податкові відрахування, інформація про пенсії, витрати, податковий код та дані банківських рахунків |
|
|
| Дані про адміністрування зайнятості, такі як трудовий договір та інші угоди між вами та Volvo, заявки або інші форми, що стосуються, наприклад, батьківської відпустки, а також інформацію про дату найму та дату припинення |
|
|
| Дані про час, такі як робочі години, відпрацьований час, відпустки та відпустки (батьківська відпустка, лікарняна тощо) |
|
|
| Дані про членство в профспілкі, якщо вони застосовні та релевантні, і з урахуванням цього дозволено обробляти такі персональні дані відповідно до чинного законодавства |
|
|
| Дані безпеки, такі як картки доступу, права доступу та їх використання, особисті адреси, професійний досвід, місце народження, дані членів сім'ї, номери телефонів, подорожі за останні 5 років, акаунти в соціальних мережах, рівень освіти, паспорт і дані про посвідчення особи |
|
|
| Дані про здоров'я та безпеку, такі як інформація про інциденти, пов'язані з роботою, лікарняні, плани реабілітації, інциденти на роботі та медичні огляди (включно з результатами потенційних тестів на алкоголь і наркотики), інформація про інвалідність |
|
|
| Дані про результати продуктивності та оцінювання, такі як оцінювання, оцінювання та дисциплінарні записи, якщо такі є, а також особисті вподобання, наприклад, щодо мобільності та кар'єрних шляхів |
|
|
| Дані про компетенції, такі як навчальні записи, навчальні заходи та відповідні дозволи на роботу |
|
|
| Дані з управління подорожами, такі як інформація про ділові поїздки, деталі бронювання, номер паспорта, номер корпоративної кредитної картки, рахунки за подорожі та надбавки |
|
|
| Дані, пов'язані з ІТ, такі як ідентифікатор користувача, паролі, дані входу, а також дані та журнали про використання ІТ-обладнанням, додатком або сервісами Volvo відповідно до ІТ-політик Volvo, що застосовується час від часу |
|
|
| Дані служби підтримки та служби підтримки, такі як питання від вас/вашого менеджера/HR щодо вашої працевлаштування, ІТ-обладнання чи підтримки, наданої вам у цьому зв'язку з цим |
|
|
| Дані про учнівство |
|
|
| Технічне обслуговування / ремонт / сервісні дані та телематика, такі як відстеження та фіксація дій, виконаних вами у зв'язку з використанням, технічним обслуговуванням, ремонтом або обслуговуванням службового автомобіля або універсального автомобіля |
|
|
| Дані про страхові претензії |
|
|
| Дані про транспортні засоби, такі як дані, пов'язані з транспортним засобом, або дані, створені транспортними засобами, які автоматично генеруються, якщо ви використовуєте транспортний засіб, що належить Volvo, наприклад, вантажівку |
|
|
| Матеріали зображень, такі як відеозаписи, які записуються на систему відеокамерного телебачення компанії Volvo Group ("CCTV"), встановлену на відповідних територіях компанії Volvo Group, або на інших відео та пов'язаних системах безпеки/моніторингу, і, де це застосовно, контролюють автоматизоване виробництво, незалежно від того, чи знаходиться на території Volvo Group, але до яких ми маємо законну мету перегляду/доступу |
|
|
| Дані про найближчих родичів, такі як імена та контактні дані осіб, які ви вказали для контакту у разі надзвичайної ситуації |
|
|
| Зовнішні дані про участь, такі як членство в радах директорів та інші робочі місця чи зобов'язання поза групою Volvo |
|
|
| Використання навантажувача: дані про поведінку та місцезнаходження, такі як дані швидкості, патерн руху, сповіщення водіїв, миттєві геопозиційні дані та дані про місцезнаходження (з часовими позначками та годинами роботи) |
|
|
Зокрема, щодо особливих категорій персональних даних
Особливо зазначається, що членство в профспілці та деякі аспекти даних про охорону праці та безпеки можуть розглядатися як особливі категорії персональних даних відповідно до чинних законів про конфіденційність даних, і з ними слід поводитися з особливою обережністю та вимагати додаткових заходів захисту. Volvo оброблятиме спеціальні категорії персональних даних лише якщо Volvo уповноважена колективним договором на обробку таких даних, має юридичне зобов'язання або законну бізнес-потребу обробляти такі дані (включно, але не обмежуючись, обачними практиками для управління масштабними медичними надзвичайними ситуаціями). У таких випадках Volvo повідомить вас і (якщо це вимагає закон) запросить вашу явну згоду на обробку таких даних. Вам слід знати, що у вашому контракті з нами немає умови погодження на будь-який запит на згоду з нашої сторони.
Зокрема, щодо моніторингу камер спостереження
Volvo може використовувати корпоративне відео (CCTV) на своїх територіях, якщо це дозволено законом. Зверніть увагу, що обробка персональних даних, пов'язаних із CCTV, не покривається цим Повідомленням про конфіденційність, а Повідомленням про конфіденційність для відвідувачів.
Зокрема, щодо автоматизованого прийняття рішень
Volvo не здійснює регулярно і систематично автоматизоване прийняття рішень, що має юридичний вплив на окремих осіб або не має подібного значного впливу. Якщо ви взаємодієте з компанією Volvo, яка здійснює таке автоматизоване прийняття рішень, ви повинні отримати спеціальне повідомлення з деталями автоматизованого прийняття рішень.
Зокрема, щодо опитувань
Опитування часто використовуються в Volvo Group. Ці опитування та звіти використовуються для надання кількісних, якісних, числових тенденцій, ставлень або думок з метою вивчення та управління робочою силою. Дані, які збирає група Volvo, створюються з справжньої та законної причини і завжди для досягнення вищезазначеної мети. Зібрані дані міститимуть або дані, які безпосередньо або опосередковано пов'язані з вами, але в більшості випадків повністю анонімно.
Більш відомими є опитування Viva Glint, тобто Volvo Group Pulse. Ці відповіді на опитування анонімізовані та агреговані, тому відповіді не можуть безпосередньо вас ідентифікувати. Зібрані відповіді опитування, а також дані, які Volvo Group надає про вас (ім'я, адреса електронної пошти компанії та інші демографічні дані), призначені для проведення опитування, створення звітів і надання відповідної аналітики щодо залученості, досвіду, сприйняття, ефективності, ефективності лідерства та того, як ви дієте відповідно до цінностей Volvo Group. Хоча Volvo Group попросила постачальника послуг надати конкретний агрегований поріг (або провела додатковий процес деідентифікації), особу особи все ще можна визначити на основі інформації, наданої вами у коментарях/вільних текстах, однак перед потенційним аналізом коментарів/вільних текстових полів матеріал буде ще більш анонімізований. Проте все одно важливо уникати ідентифікації себе чи іншої людини прямо чи опосередковано в цих сферах.
Крім того, Volvo Group може використовувати технології штучного інтелекту для покращення інсайтів у звітах і опитуваннях, наприклад, Volvo Group Pulse. Проте завжди, забезпечуючи обробку всіх персональних даних відповідно до вищезазначених норм щодо захисту конфіденційності даних для захисту вашої приватності та прав.
Volvo переважно отримує ваші персональні дані від вас, наприклад, під час подачі заявки та адаптації, протягом усього періоду працевлаштування, а в деяких випадках, якщо це дозволено, і після звільнення.
Ваші персональні дані також можуть бути отримані через вашого менеджера, відділ кадрів або іншу третю сторону, до якої ви направили нас отримати ваші персональні дані, наприклад, коли ми зв'язуємося з рекомендаціями, які ви надали Volvo.
Деякі персональні дані також можуть автоматично генеруватися з ІТ-системи Volvo або еквівалентно, наприклад, при створенні вашого ідентифікатора користувача для систем Volvo.
За винятком певної інформації, яку вимагає закон, ваше рішення надати будь-які персональні дані Volvo є добровільним. Отже, ви не зазнаєте негативних наслідків, якщо не бажаєте надавати Volvo свої персональні дані.
Однак зверніть увагу, що Volvo необхідно обробляти певні персональні дані, що стосуються вас, для управління вашою працевлаштуванням у Volvo, таких як трудовий договір, надання ІТ-інструментів і послуг, права доступу до приміщень Volvo та виплата зарплати й пільг.
Ваші персональні дані можуть бути передані з іншими компаніями групи Volvo та певними категоріями третіх осіб (як детальніше описано нижче), що може включати передачу ваших персональних даних до інших країн.
Обмін персональними даними в межах Volvo Group
Volvo Group — це глобальна організація з офісами та операціями по всьому світу, і ваші персональні дані можуть бути передані або доступні міжнародно у глобальному бізнесі Volvo Group, а також між її різними суб'єктами та афілійованими компаніями. Будь-які передачі ваших персональних даних іншим компаніям Volvo Group (включаючи передачі з ЄС/ЄЕЗ з-за меж ЄС/ЄЕЗ та/або з Великої Британії з-за меж Великої Британії) регулюватимуться міжкорпоративною угодою, заснованою на затверджених ЄС Стандартних договірних положеннях або інших механізмах, які час від часу були визнані або затверджені відповідними органами, та інші необхідні юрисдикційні гарантії. Така угода відображає стандарти, що містяться в європейських законах про захист даних (включаючи Загальний регламент ЄС про захист даних). Наявність цієї угоди означає, що всі суб'єкти групи Volvo повинні дотримуватися однакових внутрішніх правил. Це також означає, що ваші права залишаються незмінними незалежно від того, де Volvo Group обробляє ваші дані.
Обмін персональними даними з третіми сторонами поза межами групи Volvo
Окрім обміну персональними даними між компаніями групи Volvo, як зазначено вище, Volvo також може передавати ваші персональні дані певним категоріям третіх осіб, зокрема:
- Бізнес-партнери, такі як постачальники та постачальники послуг групи Volvo у зв'язку з їхнім наданням продуктів і послуг для групи Volvo, таких як ІТ-сервіси, туристичні агентства, агентства з розрахунку заробітної плати та адміністратори пільг, пенсійні та страхові компанії, постачальники професійної охорони здоров'я, постачальники службових автомобілів та постачальники корпоративних карток.
- Профспілки, якщо це застосовно, у зв'язку зі звільненнями, питаннями звільнення, питаннями PPI (План особистого вдосконалення), внутрішньою реорганізацією та проектами злиття і поглинання.
- Професійні консультанти, такі як страховики, юристи та інші професійні консультанти, пов'язані зі страховими претензіями, аудитами та отриманням консультативних послуг.
- Контрагенти та їхні радники, наприклад, у зв'язку з проектами злиття та поглинання та іншими проєктами чи колабораціями (включаючи злиття, поглинання, страхові компанії).
- Постачальники екстрених служб, такі як поліція, пожежна команда, швидка та дорожня допомога, пов'язані з екстреною допомогою.
- Правоохоронні органи, регуляторні органи, державні органи та інші державні та судові органи у зв'язку з юридичними обов'язками, такими як судові накази чи вимоги до юридичної звітності, або, якщо це вважається необхідним у виняткових випадках, для захисту життєво важливих інтересів вас чи інших.
Будь-які сторонні постачальники послуг і професійні консультанти, яким розкриваються ваші персональні дані, очікуються і зобов'язані захищати конфіденційність і безпеку ваших персональних даних і можуть використовувати ваші персональні дані лише відповідно до чинних законів і нормативних актів щодо захисту даних.
Передача даних поза межами ЄС/ЄЕЗ
Якщобудь-яка компанія групи Volvo Group, розташована в межах ЄС/ЄЕЗ, передає персональні дані зовнішнім третім особам, розташованим поза межами ЄС/ЄЕЗ, відповідна компанія групи Volvo переконається, що існують належні заходи захисту, які забезпечують належний рівень захисту ваших персональних даних відповідно до чинних законів про захист даних (включаючи Загальний регламент ЄС про захист даних). Наприклад, це може включати використання затверджених ЄС Стандартних договірних положень або інших механізмів, які час від часу були визнані або затверджені відповідними органами.
Якщо у вас є питання щодо того, як Volvo передає ваші персональні дані, будь ласка, звертайтеся до головного директора з конфіденційності Volvo через наведені вище контактні дані.
Volvo використовує відповідні та розумні юридичні, технічні та організаційні заходи безпеки, включно з інформаційними технологіями та фізичною безпекою, для належного захисту персональних даних.
Ці заходи відповідають ризикам, пов'язаним із обробкою персональних даних, а також чутливості персональних даних і враховують вимоги чинного місцевого законодавства. Крім того, заходи постійно вдосконалюються відповідно до розвитку доступних продуктів і послуг безпеки.
Volvo вимагає від усіх осіб дотримуватися чинних політик безпеки, пов'язаних із персональними даними, при використанні систем Volvo.
Volvo зазвичай зберігає ваші персональні дані під час працевлаштування, як зазначено в нашому графіку зберігання даних та відповідних додатках. Після завершення вашої роботи Volvo оброблятиме лише ті персональні дані, які вважаються необхідними для виконання цілей, для яких вони були зібрані, і лише до того часу, поки ця мета не буде виконана, або, якщо пізніше, протягом часу, необхідного для виконання місцевих законодавчих, податкових чи пільгових зобов'язань або для виконання будь-яких юридичних вимог у разі реальної події, Загрозливий або очікуваний спір чи претензія.
Ви можете мати право, якщо це передбачено чинними законами та нормативами про конфіденційність даних, на:
- Запитуйте доступ до процесу Volvo щодо особистих даних про вас: це право дає вам право знати, чи зберігаємо ми особисті дані про вас, а якщо маємо — отримати інформацію та копію конкретних частин і категорій персональних даних.
- Запитайте виправлення ваших персональних даних: це право дає вам право на виправлення ваших персональних даних, якщо вони є неточними або неповними.
- Заперечення проти обробки ваших персональних даних: це право дає вам право попросити Volvo більше не обробляти ваші персональні дані.
- Запитуйте на видалення або видалення ваших персональних даних: це право дає вам право вимагати видалення або видалення ваших персональних даних, зокрема у випадках, коли такі персональні дані більше не потрібні для досягнення цілей.
- Попросіть обмежити обробку ваших персональних даних: це право дає вам право вимагати, щоб Volvo обробляла ваші персональні дані лише в обмежених випадках, включно з вашою згодою.
- Запитуйте переносимість ваших персональних даних: це право дає вам право отримати копію (у портативному та, якщо технічно можливо, легко використовуваному форматі) ваших персональних даних або попросити Volvo передати такі дані іншому контролеру даних.
- Якщо обробка ваших персональних даних або їх частини базується на вашій згоді, у будь-який час відкликати вашу згоду, у такому разі Volvo припинить подальшу обробку ваших персональних даних або відповідної їх частини (однак таке відкликання не вплине на законність операцій з обробки даних до вилучення).
Зверніть увагу, що Volvo не завжди зобов'язана виконати запит на видалення, обмеження, заперечення або перенос даних. Оцінка може здійснюватися індивідуально на основі юридичних зобов'язань Volvo та винятків із таких прав.
Ви також маєте право подати будь-які скарги щодо обробки ваших персональних даних Volvo до керівного органу. Для отримання додаткової інформації про ці права та спосіб їх реалізації, будь ласка, звертайтеся до Головного офіцера з конфіденційності Volvo за наведеними вище контактними даними.
Volvo закликає періодично переглядати це Повідомлення про конфіденційність, щоб бути поінформованим про будь-які зміни в ньому.
Ми залишаємо за собою право змінювати це Повідомлення про конфіденційність за потреби. Коли це станеться, ми вкажемо ближче до початку цього Повідомлення про конфіденційність дату внесення таких змін та/або їх набуття чинності.