あなたが募集職種に応募したボルボ・グループ会社（以下「ボルボ」といいます）は、ボルボがあなたおよび以下に示すその他の情報源から取得する個人情報の管理者です。

「管理者」とは、個人情報の取り扱いの目的および方法を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて、あなたの個人情報を取り扱う責任を負います。

あなたの個人情報の取り扱いに関してご不明な点がある場合は、ボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。連絡先は、電子メールの場合はgpo.office@volvo.com、郵便または電話の場合は以下の宛先です。

ボルボ有限責任公社

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

このプライバシーに関する告知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を特定する、もしくは特定しうる情報です。つまり、個人情報は、あなたに結びつきうるあらゆる情報です。

このプライバシーに関する告知の目的上、「取り扱う」または「取り扱い」という語は、個人情報のあらゆる使用を意味し、これには、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、転送、利用可能にすること、遮断、削除、または破棄を含みますが、これらに限定されません。

法的根拠

ボルボは、以下の法的根拠のいずれかに基づいて、あなたの個人情報を取り扱います。以下の詳細も参照してください。

• 法的義務。裁判所命令および法的報告要件の遵守など、法的義務の遵守に必要な場合、ボルボは、あなたの個人情報を取り扱うことができます。

• 正当な利益。ボルボまたは第三者が追求する正当な利益の目的に必要な場合、ボルボは、あなたの個人情報を取り扱うことができます。ボルボの日常業務を管理し、施設および設備の安全を確保し、内部統制を維持することは、一般的に、ボルボの正当な利益であると見なされます。正当な利益に基づいて応募者の個人情報を取り扱うために、ボルボは個別に評価を行います。たとえばボルボは、候補者のユーザー・プロフィールの管理を可能にすること、および/またはボルボ・グループの職種への応募を管理することがボルボの正当な利益である場合に、候補者に関する特定の個人情報を取り扱う必要があります。

  この告知に、ボルボは、（i）ボルボによる取扱いのプロセスを透明に保つこと、（ii）ボルボのプライバシー・バイ・デザイン・アプローチに従うこと、（iii）定期的にプライバシー・レビューを行うこと、また（iv）取扱いに関して応募者が行使できる権利を尊重することを前提として、その正当な利益の享受に寄与する所定の目的を果たすために個人情報を取り扱うと定められている場合、その定めは、ボルボの正当な利益は応募者の利益、権利または自由に優先しないというボルボの意見表明に相当するものとなります。このバランス・テスト・アプローチに関してさらに情報が必要な場合、上記の連絡先情報からボルボ・グループPrivacy Officerにご連絡ください。

• 重大な利益。ボルボが、あなたの個人情報の取り扱いにより、あなたまたはその他の人に生じうる重大な潜在的危害を防止または軽減できると考える正当な理由がある場合、ボルボは、あなたまたはその他の人の重大な利益を保護するために、あなたの個人情報を取り扱うことができます。
• 同意。例外的な場合において、または同意のほかに適用できる法的根拠がない場合、ボルボは、特定の個人情報の取り扱いについてあなたに明示的な同意を求めることがあります。当該同意はあなたの選択であり、完全に任意です。

ボルボは、下記の表1に記載されている、単体で、または他の情報と組み合わせることで個人情報となりうる種類の情報を、同表に記載されている一般的な目的を果たすために取り扱う場合があります。

以下のリストは単に例を列挙したものであり、すべてを網羅することを意図したリストではないことにご注意ください。ボルボは必ずしも以下に列挙したすべての情報をあなたに関して取り扱うわけではありません。また、取り扱いの目的は重複することがあり、ボルボによるあなたの個人情報の使用を正当たらしめる目的は複数存在する場合があります。

表1 – 種類ならびに取扱いの目的および法的根拠

特別な種類の個人情報に関する詳細について

一部の衛生および保安データについては、適用されるデータ・プライバシー法の下で特別なカテゴリの個人情報と見なされる場合があり、取り扱いにおける特別な注意および追加の保護措置が必要とされることをここに特記します。ボルボは、特別な種類の個人情報を取り扱う法的義務を負っている場合や、ボルボが該当情報の取扱いに必要な明示的な同意を得ている場合に限り、該当情報を取り扱います。かかる場合、ボルボはあなたにその旨を通知し、（法律で義務付けられている場合は）当該情報を取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めます。ボルボからの同意の要求を受け入れることは、ボルボとの契約条件ではないことに留意してください。

CCTVモニタリングの詳細について

ボルボは、法律で認められる場合、CCTVモニタリング（上記で定義）を使用することがあります。CCTVモニタリングは一般的に、ボルボの施設または設備への無許可の立ち入りを管理および防止するために使用されますが、国によっては、安全衛生に関するガイドラインおよび手順を確実に遵守する目的、ならびに全体的な生産向上の目的にも使用される場合があります。CCTVの画像および記録は安全に保存され、知る必要がある場合にのみ閲覧できます（たとえば、事故調査のため）。

自動意思決定の詳細について

ボルボ・グループのオンライン採用システムには、候補者が応募した職種に対して特定の事前定義された最小限の能力を備えているかどうかを審査するための質問が含まれる場合があります。この審査のための質問の否定的な回答をした場合、採用システムの自動決定メカニズムを通じて、採用プロセスから自動的に削除される可能性があることに注意してください。このような場合、応募が拒否された旨の自動メッセージが表示されます。

ボルボは、申請プロセスなどで、主にあなたから個人情報を取得します。あなたの個人情報は、たとえば、あなたからボルボに提供された照会先に連絡したときなどにあなたの個人情報の提供元としてあなたが指示した相手、またはボルボの業務（教育、職歴、照会先、健康診断を含む、経歴の審査と検証など）を代行するサービス・プロバイダーなど、第三者を介して取得される場合もあります。

一部の個人情報は、ボルボのITシステム等から収集される場合もあります。たとえば、ボルボ・グループの企業に雇用されているか、もしくは以前に雇用されていた場合、またはボルボ・グループの企業にコンサルタントとして従事したことがある場合などです。

法律で求められている特定の情報を除き、あなたは、ご自身の裁量でボルボに個人情報を提供するかどうかを判断ができます。したがって、ボルボに個人情報を提供したくない場合でも、悪影響を受けることはありません。

ただしボルボは、ボルボの職種へのあなたの応募を管理するために、あなたに関連する特定の個人情報を取り扱う必要があることに注意してください。したがって、あなたが特定の必要な個人情報を提供しない場合、またはあなたの応募に関連して特定の必要な個人情報を取り扱うことをボルボに許可しない場合、ボルボはあなたを雇用できないことがあります。

あなたの個人情報は、他のボルボ・グループの企業および特定の種類の第三者（以下に詳細を記載）と共有される場合があります。これには、あなたの個人情報を他の国に転送することが含まれる場合があります。

ボルボ・グループ内での個人情報の共有

ボルボ・グループは、世界中にオフィスおよび事業を展開するグローバル組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバル・ビジネスにわたり、ボルボ・グループのさまざまな事業体および関連会社間で国際的に転送または閲覧される場合があります。他のボルボ・グループ企業への個人情報の転送（EU/EEA内からEU/EEA外への転送を含む）は、EUの「Standard Contractual Clauses」、または随時関係当局により認定もしくは承認されるその他のメカニズムに基づく、会社間の契約に準拠します。当該契約は、欧州の個人情報保護に関する法律（EU一般データ保護規則を含む）に定められた基準を反映しています。この契約があることは、ボルボ・グループのすべての事業体が同じ内部ルールに従わなければならないことを意味します。また、ボルボ・グループがあなたの個人情報を取り扱う場所にかかわらず、あなたの権利は何ら影響を受けないことも意味します。

ボルボ・グループ以外の第三者との個人情報の共有

上記のとおり、ボルボ・グループの企業間で個人情報を共有することに加えて、ボルボはあなたの個人情報を、以下を含む特定の種類の第三者と共有する場合もあります。

• ビジネス・パートナー（ITサービス・プロバイダーに代表されるボルボ・グループのサプライヤーおよびサービス・プロバイダーなど）。この第三者とは、各社からボルボ・グループに提供される製品およびサービスに関する情報を共有します。
• 組合: この第三者とは、準拠法が求めている場合に、組合に対し提供すべき管理者の任命に関する情報を含む情報を共有します。
• 専門アドバイザー（弁護士など）。この第三者とは、請求および顧問業務の受諾に関する情報を共有します。
• 法執行機関（規制当局や他の公的機関および司法機関）。この第三者とは、裁判所からの命令または報告に関する法定要件などに基づく法的義務を果たすための情報、あるいは、あなたもしくはその他の人の重大な利益を保護するために例外的に必要と見なされる場合の情報を共有します。

あなたの個人情報の開示先である第三者のサービス・プロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性とセキュリティを保護することが期待および要求されており、適用される個人情報保護に関する法律および規制に従う場合にのみ、あなたの個人情報を使用することができます。

さらに、EU／EEA内に拠点を置くボルボ・グループのいずれかの企業が、EU／EEA外に拠点を置く外部の第三者に個人情報を転送する場合、ボルボ・グループの関連する企業は、適切な保護手段が講じられ、適用される個人情報保護に関する法律（EU一般データ保護規則を含む）で要求される適切なレベルの個人情報保護が提供されることを確認します。たとえば、これには、EU承認の「Standard Contractual Clauses」、または関連当局によって随時、認定もしくは承認されているその他のメカニズムの使用が含まれる場合があります。

ボルボがあなたの個人情報を共有する方法についてご不明な点がある場合は、上記の連絡先情報からボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。

ボルボは、個人情報を適切に保護するために、情報技術によるセキュリティ対策および物理的なセキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的、組織的なセキュリティ対策を講じています。

これらの対策は、個人情報の取り扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機密性に対して妥当であり、適用される現地法の要件を考慮に入れています。さらに、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて、対策は継続的に改善されています。

ボルボは、ボルボのシステムを使用する場合、個人情報に関連して適用されるセキュリティ・ポリシーの遵守をすべての人に求めます。

ボルボは通常、採用プロセスの完了以降3年間（ただし、適用される雇用法に従ってこれより短期間または長期間になる場合があります）、差別などの疑義により紛争または請求が実際に発生した場合、発生のおそれがある場合、または発生が予測される場合にそのような個人情報を使用する必要性に対応するために、個人情報を保持します。

将来の人事採用ニーズのために個人情報を保管することが承諾された場合は、その応募者を将来採用することの現実性が失われるまで、または、当該の承諾が取り消されるまで、個人情報が保管されます。

適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて規定されている場合、あなたは、次の権利を有します。

• ボルボが取り扱っているあなたの個人情報の閲覧を要請する権利：この権利により、ボルボがあなたの個人情報を保持しているかどうかを把握できます。保持している場合は、特定の部分および種類の個人情報に関する情報およびその複製を入手することができます。
• あなたの個人情報の修正を要請する権利：この権利により、あなたの個人情報が不正確または不完全な場合に修正を依頼することができます。
• あなたの個人情報の取り扱いに異議を唱える権利：この権利により、ボルボがあなたの個人情報を今後取り扱わないように要請できます。
• あなたの個人情報の消去または削除を要請する権利：この権利により、目的の達成に個人情報が不要になった場合を含め、あなたの個人情報の消去または削除を要請できます。
• あなたの個人情報の取り扱いの制限を要請する権利：この権利により、あなたの同意がある場合に限るなど、限定的な状況においてのみ、あなたの個人情報を取り扱うことをボルボに要請することができます。
• あなたの個人情報の移行を要請する権利：この権利により、あなたはご自身の個人情報の複製を（移植可能な形式、または技術的に実現可能な場合、ただちに使用できる形式で）受け取ること、または当該個人情報を別の情報管理者に送信することをボルボに要請できます。
• あなたの同意に基づいて、ボルボがあなたの個人情報またはその一部を取り扱う場合、あなたの同意を随時撤回する権利。かかる場合、ボルボは、あなたの個人情報またはその関連部分をさらに取り扱うことを停止します（ただし、当該撤回により、当該撤回以前における情報の取り扱いの合法性は何ら影響を受けません）。

削除、制限、異議申し立て、またはデータの移植の要請に対し、ボルボは必ずしもそれに応じる義務を負わない場合があることにご注意ください。ボルボの法的義務およびかかる権利の例外については、個別に評定が行われることがあります。

また、ボルボによるあなたの個人情報の取り扱いについて不服がある場合、あなたは監督当局に対して不服を申し立てる権利を有します。当該権利とその行使方法の詳細については、上記の連絡先情報からボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。

ボルボは、このプライバシーに関する告知を定期的に確認して、変更を把握することをお勧めします。

ボルボは、必要に応じてこのプライバシーに関する告知を修正する権利を留保します。修正した場合、このプライバシーに関する告知の上部付近に、当該変更が行われた日付や変更が有効になった日付を記載します。