応募者のプライバシーに関する告知

あなたが募集職種に応募したボルボ・グループ会社（以下「ボルボ」といいます）は、ボルボがあなたおよび以下に示すその他の情報源から取得する個人情報の管理者です。

「管理者」とは、個人情報の取り扱いの目的および方法を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて、あなたの個人情報を取り扱う責任を負います。

あなたの個人情報の取り扱いに関してご質問がある場合は、Volvo Chief Privacy Officer まで、gpo.office@volvo.com 宛ての電子メール、または郵便もしくは電話にて、以下の連絡先までご連絡ください。

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

英国にいらっしゃる場合、Volvo Group UK Limited が英国におけるボルボの代理人となります。連絡先は以下のとおりです。

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

このプライバシーに関する告知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を識別する、もしくは識別しうる情報です。言い換えると、あなたに結び付けることができるあらゆる情報を指します。

このプライバシーに関する告知の目的上、「process」または「processing」とは、個人情報のあらゆる利用を意味し、これには、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、移転、利用可能化、遮断、削除、または破棄が含まれますが、これらに限定されません。

法的根拠

ボルボは、以下の法的根拠のいずれかに基づいてあなたの個人情報を取り扱います。詳細は下記もご参照ください。

• 法的義務。裁判所命令や法的報告義務の遵守など、法的義務を遵守するために必要な場合、ボルボはあなたの個人情報を取り扱うことがあります。
• 正当な利益。ボルボまたは第三者が追求する正当な利益の目的のために必要な場合、ボルボはあなたの個人情報を取り扱うことがあります。日常業務の管理、施設および設備の安全確保、内部統制の維持は、一般的にボルボの正当な利益と考えられます。応募者の個人情報を正当な利益に基づいて取り扱うにあたり、ボルボはケースバイケースで評価を行います。たとえば、応募者のユーザープロファイルの管理、および、または、ボルボ・グループ内の職種への応募をその他の方法で管理するために、応募者に関する一定の個人情報を取り扱う必要がある場合があります。
  この告知において、特定の取扱目的についてボルボが正当な利益に依拠すると記載されている場合、ボルボは、(i) 当該取扱活動について十分な透明性を提供していること、(ii) プライバシー・バイ・デザインのアプローチを採用していること、(iii) 定期的にプライバシーレビューを実施していること、ならびに (iv) 当該取扱活動に関してあなたが有する権利を踏まえ、ボルボの正当な利益はあなたの利益、権利または自由によって覆されるものではないと考えています。この利益衡量テストの考え方についてさらに情報を希望される場合は、上記の連絡先を通じて Volvo Chief Privacy Officer にお問い合わせください。

• 同意。例外的な場合、または他の法的根拠を適用できない場合、ボルボは特定の個人情報を取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めることがあります。この同意はあなたの選択によるものであり、完全に任意です。

ボルボは、単独で、または他のデータと組み合わせて個人情報を構成しうる以下の種類のデータを、下記の表1に記載された一般的な目的のために取り扱うことがあります。

ボルボは、以下に列挙するすべてのデータを必ずしもあなたについて取り扱うわけではなく、また取扱目的の一部は重複することがあり、あなたの個人情報の利用を正当化する目的が複数存在する場合があります。

Table 1 - 個人データのカテゴリ、取扱目的および取扱いの法的根拠

特別な種類の個人情報について

一部の健康データおよびセキュリティデータは、適用される個人情報保護法の下で特別な種類の個人情報と見なされる場合があり、特に慎重に取り扱い、追加的な保護措置を必要とすることにご留意ください。ボルボは、当該データを取り扱う法的義務がある場合、および、または、当該データを取り扱うためのあなたの明示的な同意を得ている場合に限り、特別な種類の個人情報を取り扱います。そのような場合、ボルボはあなたに通知し、かつ、法律上必要な場合には、当該データの取扱いについてあなたの明示的な同意を求めます。あなたは、当社からの同意要請に応じることが当社との契約条件ではないことを認識しておく必要があります*。*

CCTVモニタリングに関する具体的事項

ボルボは、法律で認められる場合、施設内において会社の閉回路テレビ（CCTV monitoring）を使用することがあります。CCTV に関連する個人情報の取り扱いは、このプライバシーに関する告知ではなく、訪問者向けプライバシー通知の対象であることにご留意ください。

CCTV の画像および記録は安全に保存され、知る必要がある場合にのみアクセス可能です（たとえば、事故やインシデントの調査のため）。

応募者アンケートに関する具体的事項

応募者としての過程を通じて、ボルボは特定の場面において、採用プロセスに関するあなたのフィードバックや経験をお願いすることがあります。ボルボが収集するデータは、真に正当な理由に基づいて収集され、常に上記の目的を達成するために行われます。アンケート回答は匿名化され、集計されるため、回答内容からあなたを直接特定することはできません。

ボルボは、主として、たとえば応募プロセスの間に、あなた自身から個人情報を取得します。あなたの個人情報は、第三者を通じて取得されることもあります。たとえば、あなたがボルボに対して個人情報の取得先として指定した人から、あるいは、ボルボに代わって業務を行うサービスプロバイダー（たとえば、学歴、過去の雇用、照会先、健康診断を含む経歴調査および確認）から取得される場合があります。

一部の個人情報は、ボルボの IT システムまたはそれに相当するシステムから収集される場合もあります。たとえば、あなたが現在または過去にボルボ・グループ企業に雇用されていた場合、またはボルボ・グループ企業のコンサルタントとして従事していた場合です。一部の個人情報は、ボルボのITシステム等から収集される場合もあります。たとえば、ボルボ・グループの企業に雇用されているか、もしくは以前に雇用されていた場合、またはボルボ・グループの企業にコンサルタントとして従事したことがある場合などです。

法律により要求される特定の情報を除き、ボルボに個人情報を提供するかどうかはあなたの任意です。したがって、あなたがボルボに個人情報を提供したくない場合でも、不利益を受けることはありません。

ただし、ボルボがボルボでの職種へのあなたの応募を管理するためには、あなたに関する特定の個人情報を取り扱う必要があることにご留意ください。したがって、あなたが必要な個人情報を提供しない場合、または、あなたの応募に関連して必要な個人情報をボルボが取り扱うことを認めない場合、ボルボはあなたに雇用を提供できないことがあります。

あなたの個人情報は、他のボルボ・グループ会社および特定の種類の第三者（以下に詳述）と共有される場合があり、これにはあなたの個人情報を他国へ移転することが含まれる場合があります。

ボルボ・グループ内での個人データの共有

ボルボ・グループは、世界中にオフィスと事業を展開するグローバルな組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバルな事業全体およびそのさまざまな事業体・関連会社間で、国際的に移転され、またはアクセス可能となる場合があります。

あなたの個人情報の他のボルボ・グループ会社への移転には、EU/EEA 域内から EU/EEA 域外への移転、および、または、英国内から英国外への移転が含まれる場合があり、かかる移転は、EU が承認した標準契約条項、もしくは関係当局により随時認定または承認されるその他の仕組みに基づく会社間契約、ならびに必要となる各法域の保護措置に従って行われます。 そのような契約は、欧州の個人情報保護法（EU 一般データ保護規則を含みます）に含まれる基準を反映しています。

この契約が整備されていることにより、すべてのボルボ・グループ事業体は同一の社内ルールを遵守しなければなりません。これはまた、ボルボ・グループによってあなたのデータがどこで取り扱われる場合でも、あなたの権利が変わらないことを意味します。

ボルボ・グループ外の第三者との個人データの共有

上記のとおり、ボルボ・グループ会社間での個人情報の共有に加えて、ボルボはあなたの個人情報を以下を含む特定の種類の第三者と共有することがあります。

• ビジネスパートナー。ボルボ・グループへの製品およびサービスの提供に関連するサプライヤーおよびサービスプロバイダー（IT サービスプロバイダーなど）を含みます。
• 労働組合。適用法で要求される場合であり、管理職の任命に関連する労働組合への情報提供義務を含みます。
• 専門アドバイザー。請求対応や助言サービスの提供を受けることに関連する弁護士その他の専門アドバイザーを含みます。
• 法執行機関、規制当局、政府機関、その他の公的機関および司法機関。裁判所命令や法的報告義務などの法的義務に関連する場合、または例外的な場合にあなたもしくは他者の重大な利益を保護するために必要と考えられる場合を含みます。

あなたの個人情報の開示先となる第三者のサービスプロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性および安全性を保護することが期待され、かつ要求されており、適用される個人情報保護法令に従う場合に限りあなたの個人情報を利用することができます。

さらに、EU/EEA 内に所在するボルボ・グループ会社が、EU/EEA 外に所在する外部の第三者に個人情報を移転する場合、当該ボルボ・グループ会社は、適用される個人情報保護法令（EU 一般データ保護規則を含みます）で要求される適切なレベルの保護を提供するための適切な保護措置が講じられていることを確認します。たとえば、これには EU が承認した標準契約条項、または関係当局により随時認定もしくは承認されるその他の仕組みの利用が含まれる場合があります。

ボルボがあなたの個人情報をどのように共有するかについてご質問がある場合は、上記の連絡先を通じて VOLVO Chief Privacy Officer にお問い合わせください。

ボルボは、個人情報を適切に保護するために、情報技術上のセキュリティ対策および物理的セキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的、組織的セキュリティ対策を講じています。

これらの対策は、個人情報の取り扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機微性に照らして適切であり、適用される現地法の要件を考慮しています。 さらに、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて、これらの対策は継続的に改善されています。

ボルボは、ボルボのシステムを使用するすべての者に対し、個人情報に関連する適用可能なセキュリティポリシーを遵守することを求めます。

ボルボは通常、採用プロセスが終了するまで、およびその後 3 年間（適用される雇用法制に応じて、より短い期間または長い期間となる場合があります）、実際の紛争または請求、あるいはそのおそれまたは予見される紛争または請求（たとえば差別を理由とするもの）が生じた場合に当該個人情報を利用する必要に対応するため、あなたの個人情報を保持します。

個人情報を将来の採用ニーズのために保存することについて同意がある場合、当該応募者について将来の採用の可能性がなくなるまで、および、または、その同意が撤回されるまで保存されます。

適用される個人情報保護法令に基づき認められる場合、あなたは以下の権利を有することがあります。

• ボルボが取り扱う個人情報へのアクセスを請求する権利: この権利により、当社があなたに関する個人情報を保有しているかどうかを知ることができ、保有している場合には、具体的な個人情報およびそのカテゴリに関する情報ならびにその写しを取得することができます。
• 個人情報の訂正を請求する権利: この権利により、あなたの個人情報が不正確または不完全である場合に訂正を求めることができます。
• 個人情報の取扱いに異議を述べる権利: この権利により、ボルボに対し、あなたの個人情報の取扱いを中止するよう求めることができます。
• 個人情報の消去または削除を請求する権利: この権利により、当該個人情報が目的達成のためにもはや不要でなくなった場合を含め、消去または削除を求めることができます。
• 個人情報の取扱いの制限を請求する権利: この権利により、あなたの同意がある場合を含め、限定的な状況でのみボルボが個人情報を取り扱うよう求めることができます。
• 個人情報のポータビリティを請求する権利: この権利により、あなたの個人情報の写しを、ポータブルな形式で、かつ技術的に可能であれば容易に利用可能な形式で受け取ること、またはボルボに対し当該個人情報を別の管理者へ送信するよう求めることができます。
• あなたの個人情報の取扱いの全部または一部があなたの同意に基づく場合、いつでもその同意を撤回する権利。この場合、ボルボは、あなたの個人情報またはその該当部分について、以後の取扱いを停止します（ただし、その撤回は撤回前の取扱いの適法性に影響を及ぼしません）。

ボルボは、削除、制限、異議申立て、またはデータポータビリティの請求に常に応じる義務を負うわけではないことにご留意ください。ボルボの法的義務およびこれらの権利の例外については、ケースバイケースで評価される場合があります。

また、あなたは、ボルボによるあなたの個人情報の取扱いに関して監督当局に苦情を申し立てる権利も有します。これらの権利およびその行使方法の詳細については、上記の連絡先を通じて Volvo Chief Privacy Officer にお問い合わせください。

ボルボは、このプライバシーに関する告知を定期的に確認し、その変更内容を把握しておくことを推奨します。当社は、必要に応じてこのプライバシーに関する告知を修正する権利を留保します。修正を行った場合、当該変更が行われた日付および、または、その効力発生日をこのプライバシーに関する告知の冒頭付近に記載します。