従業員プライバシーに関する通知

あなたが雇用されている、または雇用されたことのあるボルボ・グループの企業（以下「ボルボ」という）は、あなたおよび以下に記載するその他の情報源からボルボが取得する個人情報データの管理者です。

「管理者」とは、個人情報の取り扱いの目的および方法を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて、あなたの個人情報を取り扱う責任を負います。

あなたの個人情報の取り扱いに関してご不明な点がある場合は、ボルボ最高プライバシー責任者にご連絡ください。連絡先は、電子メールの場合は gpo.office@volvo.com、郵便または電話の場合は以下の宛先です。

AB Volvo

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

英国に所在する場合、Volvo Group UK Limited が英国におけるボルボの代表者です。連絡先は以下のとおりです。

Volvo Group UK Limited

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

このプライバシーに関する通知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を特定する、もしくは特定しうる情報です。つまり、個人情報は、あなたに結びつきうるあらゆる情報です。

このプライバシーに関する通知の目的上、「取り扱う」または「取り扱い」という語は、個人情報のあらゆる使用を意味し、これには、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、転送、利用可能にすること、遮断、削除、または破棄を含みますが、これらに限定されません。

法的根拠

ボルボは、以下の法的根拠のいずれか 1 つ以上に基づいて、あなたの個人情報を取り扱うことができます。以下の詳細も参照してください。

• 契約上の義務。ボルボは、契約上合意された給与、年金、その他の手当を支払う能力を有することなど、あなたに対する契約上の義務を履行するために、そのような取り扱いが必要な場合に、あなたのデータを取り扱う場合があります。
• 法的義務。ボルボは、法的義務を遵守するため、たとえば、税務当局への収入の報告、または裁判所命令や法的報告の要件を遵守するために、そのような取り扱いが必要な場合に、個人情報を取り扱う場合があります。
• 正当な利益。ボルボまたは第三者が追求する正当な利益の目的に必要な場合、ボルボは、あなたの個人情報を取り扱うことができます。ボルボの日常業務を管理し、施設および設備の安全を確保し、内部統制を維持することは、一般的に、ボルボの正当な利益であると見なされます。正当な利益に基づいて従業員の個人情報を取り扱うために、ボルボは場合に応じて評価を行います。具体例を挙げると、従業員に関する特定の個人情報を取り扱えば、従業員による日々の業務の管理を目的とする、従業員の出張の管理や、IT 機器の保全を目的とする、IT 機器の状態および所在地の確認が可能になるという正当な利益を享受できる場合、ボルボは、当該情報を取り扱う必要があります。
  ここに、ボルボは、（i）ボルボによる取扱いのプロセスを透明に保つこと、（ii）ボルボのプライバシー・バイ・デザイン・アプローチに従うこと、（iii）定期的にプライバシー・レビューを行うこと、また（iv）取扱いに関してあなたが行使できる権利を尊重することを前提として、その正当な利益の享受に寄与する所定の目的を果たすために個人情報を取り扱うと定められている場合、その定めは、ボルボの正当な利益はあなたの利益、権利または自由に優先しないというボルボの意見表明に相当するものとなります。このバランス・テスト・アプローチに関してさらに情報が必要な場合、上記の連絡先情報から ボルボ最高プライバシー責任者 にご連絡ください。

• 同意。例外的な場合において、または適用できる他の法的根拠がない場合、ボルボは、特定の個人情報の取り扱いについてあなたに明示的な同意を求めることがあります。あなたの同意は自由かつ十分な情報に基づくものであり、同意するか否かを選択でき、またいつでも撤回することができます。

ボルボは、下記の表 1 に記載されている、単体で、または他の情報と組み合わせることで個人情報となりうる種類の情報を、同表に記載されている一般的な目的を果たすために取り扱う場合があります。

ボルボは、以下に列挙されたすべてのデータを必ずしもあなたについて取り扱うわけではなく、また処理の目的には重複があり得て、あなたの個人情報の使用を正当化する目的が複数存在する場合があります。

Table 1 - 種類、取扱いの目的および処理の法的根拠

特別な種類の個人情報に関する詳細について

組合員情報および一部の安全衛生データについては、適用されるデータ・プライバシー法の下で特別なカテゴリの個人情報と見なされる場合があり、取り扱いにおける特別な注意および追加の保護措置が必要とされることをここに特記します。ボルボは、団体交渉協定によってそのようなデータを取り扱うことを許可されている場合、法的義務がある場合、またはそのようなデータを取り扱う正当な業務上の必要性がある場合にのみ、特別なカテゴリの個人情報を取り扱います（広範な医療にかかわる緊急事態に対応するための良識的な慣行を含みますが、これに限定されるわけではありません）。かかる場合、ボルボはあなたにその旨を通知し、（法律で義務付けられている場合は）当該情報を取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めます。ボルボからの同意の要求を受け入れることは、ボルボとの契約条件ではないことに留意してください。

CCTV モニタリングに関する詳細について

ボルボは、法令で認められている場合、その敷地内で会社の閉回路テレビシステム（CCTV モニタリング）を使用することがあります。CCTV 関連の個人情報の処理はこのプライバシーに関する通知の対象ではなく、来訪者向けプライバシー通知の対象であることにご留意ください。

自動意思決定の詳細について

ボルボは、個人に関する法的効果を生じさせる、または類似の重大な効果をもたらしうる事項について、正規および体系的に自動意思決定を行うことはありません。あなたがこのような自動意思決定を行っているボルボの企業とやり取りしている場合は、自動意思決定の詳細を概説した具体的な通知があなたに送付されます。

調査に関する詳細について_

ボルボ・グループでは、調査が一般的に利用されています。これらの調査およびレポートは、定量的、定性的、数値的な傾向、態度または意見を提供し、従業員を調査し管理するために使用されます。ボルボ・グループが収集するデータは、真正かつ正当な理由に基づいて行われ、常に上記の目的を達成するためのものです。収集されるデータには、あなたに直接または間接に関連するデータが含まれますが、多くの場合は完全に匿名です。

特に、Viva Glint、すなわち Volvo Group Pulse 調査についてです。これらの調査回答は匿名化および集計されるため、回答からあなたを直接特定することはできません。収集された調査回答は、ボルボ・グループがあなたに関して提供するデータ（氏名、会社メールアドレス、その他の属性データ）とともに、調査の実施、レポートの作成、および従業員エンゲージメント、経験、認識、業績、リーダーシップの有効性、ならびにあなたがボルボ・グループの価値観に従ってどのように行動しているかに関する分析の提供を目的としています。ボルボ・グループはサービス提供者に対して特定の集計しきい値を求めているか、または追加の非識別化プロセスを実施していますが、コメント欄 / 自由記述欄にあなたが提供した情報に基づいて、個人の身元が依然として特定可能である場合があります。ただし、コメント欄 / 自由記述欄の分析の前に、当該資料はさらに匿名化されます。それでもなお、これらの欄であなた自身または他の人物を直接または間接に特定できるような記載を避けることが重要です。

さらに、ボルボ・グループは、Volvo Group Pulse などのレポートおよび調査におけるインサイト向上のために AI 技術を利用する場合があります。ただし、常に、上記のとおり、個人情報がデータ・プライバシー規制を遵守して処理され、あなたのプライバシーおよび権利が保護されるよう確保します。

ボルボは、求人応募に関する手続き中、オンボーディング手続き中、雇用期間中、離職時（取得可能な場合）に、従業員の個人情報を取得します。

あなたの個人情報は、あなたの上司、人事部、またはあなたが個人情報を取得するように指示した他の第三者を介して取得される場合もあります。

一部の個人情報は、たとえばボルボ・システムのユーザー ID の作成時などに、ボルボの IT システム等から自動的に生成される場合もあります。

法律で求められている特定の情報を除き、あなたは、ご自身の裁量でボルボに個人情報を提供するかどうかを判断できます。したがって、ボルボに個人情報を提供したくない場合でも、悪影響を受けることはありません。

ただし、ボルボがあなたに関連した特定の個人情報を取り扱うことは、雇用契約、IT ツールとサービスの提供、ボルボの施設に立ち入る権利、給与および福利厚生手当ての支払いなど、あなたのボルボとの雇用関係について管理するために不可欠であることに注意してください。

あなたの個人情報は、他のボルボ・グループの企業および特定の種類の第三者（以下に詳細を記載）と共有される場合があります。これには、あなたの個人情報を他の国に転送することが含まれる場合があります。

ボルボ・グループ内での個人情報の共有

ボルボ・グループは、世界中にオフィスおよび事業を展開するグローバル組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバル・ビジネスにわたり、ボルボ・グループのさまざまな事業体および関連会社間で国際的に転送または閲覧される場合があります。他のボルボ・グループ企業への個人情報の転送（EU / EEA 内から EU / EEA 外への転送、および / または英国から英国外への転送を含む）は、EU の「Standard Contractual Clauses」、または随時関係当局により認定もしくは承認されるその他のメカニズムに基づく、会社間の契約に準拠します。また、必要となる各法域の保護措置にも従います。かかる契約には、欧州の個人情報保護に関する法律（EU 一般データ保護規則を含む）に定められた基準が反映されています。この契約があることは、ボルボ・グループのすべての事業体が同じ内部ルールに従わなければならないことを意味します。また、ボルボ・グループがあなたの個人情報を取り扱う場所にかかわらず、あなたの権利は何ら影響を受けないことも意味します。

ボルボ・グループ以外の第三者との個人情報の共有

上記のとおり、ボルボ・グループの企業間で個人情報を共有することに加えて、ボルボはあなたの個人情報を、以下を含む特定の種類の第三者と共有する場合もあります。

• ビジネス・パートナー。IT サービス・プロバイダー、旅行代理店、給与処理代行業者、給付管理者、年金会社、保険会社、労災医療機関、社用車管理業者、法人カード発行会社に代表されるボルボ・グループのサプライヤーおよびサービス・プロバイダーなど。この第三者とは、各社がボルボ・グループに提供する製品およびサービスに関する情報を共有します。
• 組合。この第三者とは、該当する場合に、レイオフ、解雇、個人的な改善計画（PPI）、内部再編プロジェクト、合併買収プロジェクトに関する情報を共有します。
• 専門アドバイザー。保険会社、弁護士など。この第三者とは、保険金請求、監査、および顧問業務の受諾に関する情報を共有します。
• 取引相手およびそのアドバイザー。合併買収プロジェクトならびにその他のプロジェクトまたは協業（合併、買収プロジェクト、保険会社を含む）に関連する場合など。
• 救急サービス・プロバイダー。警察、消防隊、救急車、ロードサービス業者など。この第三者とは、緊急支援に関する情報を共有します。
• 法執行機関、規制当局、政府機関、その他の公的機関および司法機関。裁判所命令や法的報告義務などの法的義務に関連して、または例外的な場合にあなたまたは他の者の重大な利益を保護するために必要と考えられる場合に情報を共有します。

あなたの個人情報の開示先である第三者のサービス・プロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性とセキュリティを保護することが期待および要求されており、適用される個人情報保護に関する法律および規制に従う場合にのみ、あなたの個人情報を使用することができます。

EU / EEA 外へのデータ移転_

さらに、EU / EEA 内に拠点を置くボルボ・グループのいずれかの企業が、EU / EEA 外に拠点を置く外部の第三者に個人情報を転送する場合、ボルボ・グループの関連する企業は、適切な保護手段が講じられ、適用される個人情報保護に関する法律（EU 一般データ保護規則を含む）で要求される適切なレベルの個人情報保護が提供されることを確認します。たとえば、これには、EU 承認の「Standard Contractual Clauses」、または関係当局によって随時、認定もしくは承認されているその他のメカニズムの使用が含まれる場合があります。

ボルボがあなたの個人情報を共有する方法についてご不明な点がある場合、上記の連絡先情報から ボルボ最高プライバシー責任者 にご連絡ください。

ボルボは、個人情報を適切に保護するために、情報技術によるセキュリティ対策および物理的なセキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的、組織的なセキュリティ対策を講じています。

これらの対策は、個人情報の取り扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機密性に対して妥当であり、適用される現地法の要件を考慮に入れています。さらに、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて、対策は継続的に改善されています。

ボルボは、ボルボのシステムを使用する場合、個人情報に関連して適用されるセキュリティ・ポリシーの遵守をすべての人に求めます。

ボルボは通常、雇用期間中、データ保持スケジュールおよび該当する補足事項の記載に従って、あなたの個人情報を保持します。雇用終了後、ボルボは、収集目的の達成に必要と思われる個人情報についてのみ、その目的が達成されるまで、それ以降については地域の法律、税務、もしくは給付債務に伴う要件を満たす期間、または紛争もしくは請求が実際に発生した場合、発生のおそれがある場合、もしくは発生が予想される場合に法的要件を満たす期間に限定して、取り扱いを行います。

適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて規定されている場合、あなたは、次の権利を有します。

• ボルボが取り扱っているあなたの個人情報の閲覧を要請する権利: この権利により、ボルボがあなたの個人情報を保持しているかどうかを把握できます。保持している場合は、特定の部分および種類の個人情報に関する情報およびその複製を入手することができます。
• あなたの個人情報の修正を要請する権利: この権利により、あなたの個人情報が不正確または不完全な場合に修正を依頼することができます。
• あなたの個人情報の取り扱いに異議を唱える権利: この権利により、ボルボがあなたの個人情報を今後取り扱わないように要請できます。
• あなたの個人情報の消去または削除を要請する権利: この権利により、目的の達成に個人情報が不要になった場合を含め、あなたの個人情報の消去または削除を要請できます。
• あなたの個人情報の取り扱いの制限を要請する権利: この権利により、あなたの同意がある場合に限るなど、限定的な状況においてのみ、あなたの個人情報を取り扱うことをボルボに要請することができます。
• あなたの個人情報の移行を要請する権利: この権利により、あなたはご自身の個人情報の複製を（移植可能な形式、または技術的に実現可能な場合、ただちに使用できる形式で）受け取ること、または当該個人情報を別の情報管理者に送信することをボルボに要請できます。
• ボルボがあなたの同意に基づいてあなたの個人情報またはその一部を取り扱っている場合に、あなたの同意を随時撤回する権利: かかる場合、ボルボは、あなたの個人情報またはその関連部分をそれ以降取り扱うことを中止します（ただし、当該撤回により、当該撤回より前の情報の取り扱いの合法性は何ら影響を受けません）。

削除、制限、異議申し立て、またはデータの移植の要請に対し、ボルボは必ずしもそれに応じる義務を負わない場合があることにご注意ください。ボルボの法的義務およびかかる権利の例外については、個別に評定が行われることがあります。

また、ボルボによるあなたの個人情報の取り扱いについて不服がある場合、あなたは監督当局に対して不服を申し立てる権利を有します。当該権利とその行使方法の詳細については、上記の連絡先情報から ボルボ最高プライバシー責任者 にご連絡ください。

ボルボは、このプライバシーに関する通知を定期的に確認して、変更を把握することをお勧めします。

ボルボは、必要に応じてこのプライバシーに関する通知を修正する権利を留保します。修正した場合、このプライバシーに関する通知の上部付近に、当該変更が行われた日付や変更が有効になった日付を記載します。