Datenschutzerklärung für Lieferantenvertreter

Das Unternehmen der Volvo Group, dem Sie oder Ihr Arbeitgeber womöglich Produkte und/oder Dienstleistungen bereitstellen, bereitgestellt haben oder bereitstellen werden (nachstehend „Volvo“) ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Volvo von Ihnen und den anderen unten beschriebenen Quellen erhält.

„Verantwortlicher“ bedeutet, dass Volvo darüber entscheidet, zu welchem Zweck und auf welche Art und Weise Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Volvo ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Volvo Chief Privacy Officer unter gpo.office@volvo.com bzw. schriftlich oder telefonisch an:

AB Volvo

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Schweden

+46 (0)31 66 00 00

Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich befinden, ist Volvo Group UK Limited Volvos Vertreter im Vereinigten Königreich. Kontaktdaten siehe unten:

Volvo Group UK Limited

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine bestimmte Person oder Informationen, die eine bestimmte Person identifizieren oder unter Umständen identifizieren könnten. Mit anderen Worten, jede Information, die mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bezieht sich „Verarbeitung“ oder „verarbeiten“ auf jede Verwendung personenbezogener Daten, darunter unter anderem auf das Erheben, Aufzeichnen, Organisieren, Speichern, Anpassen, Ändern, Übermitteln, Bereitstellen, Sperren, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten.

Rechtliche Grundlage

Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer oder mehrerer der folgenden rechtlichen Grundlagen verarbeiten (weitere Einzelheiten siehe unten).

• Vertragliche Verpflichtung: Volvo kann Ihre Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung aufgrund einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich ist, z. B. um die Bedingungen eines mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrags über die Bereitstellung von Produkten und/oder Dienstleistungen zu erfüllen.
• Gesetzliche Verpflichtung: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist, um z. B. einem Gerichtsbeschluss oder gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen.
• Berechtigte Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses von Volvo oder eines Dritten erforderlich ist. Es ist grundsätzlich in Volvos berechtigtem Interesse, seine tägliche Geschäftstätigkeit gemäß gesetzmäßiger und fairer Geschäftspraktiken zu steuern. Dazu gehören das Management seiner Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber und/oder das Ergreifen notwendiger Schritte vor dem Abschluss eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber. Zum Beispiel muss Volvo Ihre bevorzugte Sprache kennen, um im Arbeitsalltag richtig mit Ihnen kommunizieren zu können.
  
  Wenn hierin angegeben ist, dass sich Volvo für einen bestimmten Verarbeitungszweck auf seine berechtigten Interessen beruft, ist Volvo der Ansicht, dass Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten angesichts (i) der Transparenz, die Volvo für die Verarbeitung sicherstellt, (ii) Volvos Datenschutzansatz by design, (iii) Volvos regelmäßiger Datenschutzprüfung und (iv) der Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitungsaktivität haben, nicht vor Volvos berechtigten Interessen Vorrang haben. Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Abwägung erhalten möchten, wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Volvo Chief Privacy Officer.

• Lebenswichtige Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen, wenn Volvo aus berechtigten Gründen annimmt, dass eine solche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhebliche potenzielle Schäden für Sie oder andere abwenden oder mindern könnte.
• Einwilligung: In Ausnahmefällen oder wenn keine andere rechtliche Grundlage angewendet werden kann, bittet Volvo Sie möglicherweise um Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten. Diese Einwilligung ist Ihre Entscheidung und völlig freiwillig.

Volvo kann die folgenden Datenkategorien, bei denen es sich unter Umständen entweder an sich oder in Verbindung mit anderen Daten um personenbezogene Daten handelt, zu den unten in Tabelle 1 genannten allgemeinen Zwecken verarbeiten.

Volvo wird nicht notwendigerweise alle unten aufgeführten Daten über Sie verarbeiten, und einige der Zwecke für die Verarbeitung werden sich überschneiden und es kann mehrere Zwecke geben, die unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen.

Tabelle 1 - Kategorien, Zweck und rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

Speziell zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten unter geltendem Datenschutzrecht als besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten können und mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen, wobei zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Volvo verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn Volvo eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes geschäftliches Erfordernis zur Verarbeitung solcher Daten hat. In solchen Fällen informiert Volvo Sie und holt, sofern gesetzlich vorgeschrieben, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung solcher Daten ein. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass es keine Bedingung Ihres Vertrags mit uns ist, dass Sie einer Einwilligungsanfrage von uns zustimmen.

Speziell zur Videoüberwachung

Volvo kann Videoüberwachung auf seinem Firmengelände einsetzen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Videoüberwachung nicht durch diese Datenschutzerklärung abgedeckt ist, sondern durch die Datenschutzerklärung für Besucher.

Speziell zur automatisierten Entscheidungsfindung

Volvo führt nicht regelmäßig und systematisch automatisierte Entscheidungsfindungen durch, die eine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung auf betroffene Personen haben würden. Falls Sie mit einem Unternehmen der Volvo Group Kontakt haben, das eine solche automatisierte Entscheidungsfindung durchführt, sollten Sie eine spezielle Benachrichtigung mit detaillierten Angaben dazu erhalten.

Volvo erlangt Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich von Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie tätig sind.

Einige personenbezogene Daten können auch automatisch vom IT-System von Volvo, einschließlich der entsprechenden Lieferantenmanagementsysteme, oder ähnlichen Systemen generiert werden, zum Beispiel beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID für die Systeme von Volvo.

Mit Ausnahme bestimmter Informationen, die gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben sind, ist Ihre Entscheidung, Volvo personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, freiwillig.

Bitte beachten Sie jedoch, dass es für Volvo notwendig ist, bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten, um mit seinen Lieferanten für kommunikative und geschäftliche Zwecke zu interagieren. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, kann dies unter Umständen die Bearbeitung und/oder den Kauf von Produkten und Dienstleistungen von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber behindern.

Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Volvo Group und an bestimmte Kategorien von Dritten weitergegeben werden (siehe unten). Im Zuge dessen können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übertragen werden.

Weitergabe personenbezogener Daten innerhalb der Volvo Group

Die Volvo Group ist ein globales Unternehmen mit Niederlassungen und Betrieben auf der ganzen Welt, und Ihre personenbezogenen Daten können international im gesamten globalen Tätigkeitsbereich der Volvo Group sowie zwischen ihren verschiedenen Gesellschaften und verbundenen Unternehmen übermittelt oder zugänglich gemacht werden.

Alle Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group (einschließlich Übermittlungen aus der EU/des EWR nach außerhalb der EU/des EWR und/oder aus dem Vereinigten Königreich nach außerhalb des Vereinigten Königreichs) unterliegen einer konzerninternen Vereinbarung, die auf von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen von den jeweiligen Behörden jeweils anerkannten oder zugelassenen Mechanismen basiert, sowie weiteren je nach Rechtsordnung erforderlichen Schutzmaßnahmen.

Eine solche Vereinbarung spiegelt die in den europäischen Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) enthaltenen Standards wider. Das Vorliegen einer solchen Vereinbarung bedeutet, dass alle Unternehmen der Volvo Group dieselben internen Regeln einhalten müssen. Es bedeutet auch, dass Ihre Rechte gleich bleiben, unabhängig davon, wo Ihre Daten von der Volvo Group verarbeitet werden.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der Volvo Group

Zusätzlich zur Weitergabe personenbezogener Daten zwischen Unternehmen der Volvo Group wie oben dargestellt kann Volvo Ihre personenbezogenen Daten auch an bestimmte Kategorien von Dritten weitergeben, darunter:

• Geschäftspartner, wie die Lieferanten und Dienstleister der Volvo Group im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen an die Volvo Group, wie z. B. IT-Dienstleister.
• Fachberater, wie Versicherer, Anwälte und andere Fachberater im Zusammenhang mit Versicherungsansprüchen, Prüfungen und der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen.
• Gegenparteien und ihre Berater, im Zusammenhang mit Fusions- und Übernahmeprojekten.
• Hilfs- und Notdienste, wie Polizei, Feuerwehr, Krankenwagen und Pannenhilfe, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen, z. B. im Zusammenhang mit Hilfe in einem Notfall.
• Regierungsbehörden, im Bereich Strafverfolgung; Aufsichtsbehörden und andere öffentliche und gerichtliche Stellen im Zusammenhang mit rechtlichen Verpflichtungen wie Gerichtsbeschlüssen oder gesetzlichen Berichtspflichten oder wenn dies in Ausnahmefällen als notwendig erachtet wird, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen.

Öffentliche Behörden, die für Exportkontrolle und Zoll zuständig sind

Von Drittanbietern und Fachberatern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden, wird erwartet und verlangt, dass sie Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln und schützen und Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verwenden.

Darüber hinaus überzeugt sich das betreffende Unternehmen der Volvo Group, wenn ein Unternehmen der Volvo Group innerhalb der EU/des EWR personenbezogene Daten an externe Dritte außerhalb der EU/des EWR übermittelt, davon, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, die ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) gewährleisten. Dazu kann beispielsweise die Verwendung von von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen Mechanismen gehören, die von den zuständigen Behörden jeweils anerkannt oder genehmigt wurden.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Volvo Ihre personenbezogenen Daten weitergibt, wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Volvo Chief Privacy Officer.

Volvo setzt angemessene und vertretbare rechtliche, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter Informationssicherheits- und physische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen.

Diese Maßnahmen sind den mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Risiken und der Sensibilität der personenbezogenen Daten angemessen und berücksichtigen die Anforderungen des anwendbaren lokalen Rechts. Darüber hinaus werden die Maßnahmen im Einklang mit der Entwicklung verfügbarer Sicherheitsprodukte und -dienste kontinuierlich verbessert.

Volvo verpflichtet alle Personen bei der Verwendung von Volvo-Systemen zur Einhaltung der geltenden Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf personenbezogene Daten.

Volvo bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies unter Berücksichtigung von beispielsweise Vertragslaufzeiten und Garantiezeiträumen zur Erfüllung seiner gesetzlichen Rechte und Pflichten erforderlich ist. Danach verarbeitet Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung lokaler gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen im Falle tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche erforderlich ist.

Sofern die anwendbaren Datenschutzgesetze und -bestimmungen dies vorsehen, sind Sie möglicherweise berechtigt:

• Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen, die Volvo über Sie verarbeitet: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht zu erfahren, ob wir personenbezogene Daten über Sie speichern und, falls ja, Informationen über und eine Kopie der spezifischen Teile und Kategorien personenbezogener Daten zu erhalten.
• eine Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind.
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht zu verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht länger verarbeitet.
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, einschließlich wenn solche personenbezogenen Daten für die Erreichung der Zwecke nicht länger erforderlich sind.
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht zu verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur noch unter begrenzten Umständen verarbeitet, einschließlich mit Ihrer Einwilligung.
• die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Dieses Recht gibt Ihnen das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem portablen und, soweit technisch machbar, leicht nutzbaren Format zu erhalten oder Volvo aufzufordern, diese personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder eines Teils davon auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall wird Volvo keine weiteren Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten oder des entsprechenden Teils davon mehr vornehmen (ein solcher Widerruf berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung vor dem Widerruf).

Bitte beachten Sie, dass Volvo nicht immer verpflichtet ist, einer Bitte um Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit nachzukommen. Dies wird unter Umständen im Einzelfall anhand der gesetzlichen Verpflichtungen von Volvo und der Ausnahmen von solchen Rechten beurteilt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Volvo zu beschweren. Weitere Informationen zu diesen Rechten und zur Ausübung dieser Rechte erhalten Sie beim Volvo Chief Privacy Officer unter den oben genannten Kontaktdaten.

Volvo empfiehlt, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu prüfen, um sich über etwaige Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. Wenn wir dies tun, werden wir oben in dieser Datenschutzerklärung das Datum angeben, an dem solche Änderungen vorgenommen wurden und/oder an dem sie wirksam werden.