Datenschutzerklärung für Lieferantenvertreter
 

Das Unternehmen der Volvo Group, dem Sie oder Ihr Arbeitgeber womöglich Produkte und/oder Dienstleistungen bereitstellen, bereitgestellt haben oder bereitstellen werden (nachstehend „Volvo“), ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Volvo von Ihnen und den anderen unten beschriebenen Quellen erhält.

Als „Verantwortlicher“ entscheidet Volvo darüber, zu welchem Zweck und auf welche Art und Weise Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Volvo ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group unter gpo.office@volvo.com bzw. schriftlich oder telefonisch an:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Schweden

+46 (0)31 66 00 00

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine bestimmte Person oder Informationen, die eine bestimmte Person identifizieren oder unter Umständen identifizieren könnten. Mit anderen Worten, jede Information, die mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bezieht sich „Verarbeitung“ oder „verarbeiten“ auf jede Verwendung personenbezogener Daten, darunter unter anderem auf das Erheben, Aufzeichnen, Organisieren, Speichern, Anpassen, Ändern, Übermitteln, Bereitstellen, Sperren, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten.

Rechtliche Grundlage

Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer oder mehrerer der folgenden rechtlichen Grundlagen verarbeiten (weitere Einzelheiten siehe unten).

• Vertragliche Verpflichtung: Volvo kann Ihre Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung aufgrund einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich ist, z. B. um die Bedingungen eines mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrags über die Bereitstellung von Produkten und/oder Dienstleistungen zu erfüllen.
• Gesetzliche Verpflichtung: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist, um z. B. einem Gerichtsbeschluss oder gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen.

• Berechtigte Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses von Volvo oder eines Dritten erforderlich ist. Es ist grundsätzlich in Volvos berechtigtem Interesse, seine tägliche Geschäftstätigkeit gemäß gesetzmäßiger und fairer Geschäftspraktiken zu steuern. Dazu gehören das Management seiner Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber und/oder das Ergreifen notwendiger Schritte vor dem Abschluss eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber. Zum Beispiel muss Volvo Ihre bevorzugte Sprache kennen, um im Arbeitsalltag richtig mit Ihnen kommunizieren zu können.
  
  Zum Beispiel muss Volvo Ihre bevorzugte Sprache kennen, um im Arbeitsalltag richtig mit Ihnen kommunizieren zu können. Wenn hierin angegeben ist, dass sich Volvo für einen bestimmten Verarbeitungszweck auf seine berechtigten Interessen beruft, ist Volvo der Ansicht, dass Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten angesichts (i) der Transparenz, die Volvo für die Verarbeitung sicherstellt, (ii) Volvos fest in die Geschäftstätigkeit integriertem Datenschutzansatz, (iii) Volvos regelmäßiger Datenschutzprüfung und (iv) der Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitungsaktivität haben, nicht vor Volvos berechtigten Interessen Vorrang haben. Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Abwägung erhalten möchten, wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group.

• Lebenswichtige Interessen: Volvo kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen, wenn Volvo aus berechtigten Gründen annimmt, dass eine solche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhebliche potenzielle Schäden für Sie oder andere abwenden oder mindern könnte.
• Einwilligung: In Ausnahmefällen und wenn keine andere rechtliche Grundlage angewendet werden kann, bittet VOLVO Sie möglicherweise um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten. Diese Einwilligung ist völlig freiwillig und es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie sie geben.

Volvo kann die folgenden Datenkategorien, bei denen es sich unter Umständen entweder an sich oder in Verbindung mit anderen Daten um personenbezogene Daten handelt, aus den unten in Tabelle 1.

Volvo wird nicht notwendigerweise alle unten aufgeführten Daten über Sie verarbeiten, einige der Zwecke für die Verarbeitung werden sich überschneiden und es kann mehrere Zwecke geben, die unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen.

Tabelle 1: Kategorien, Zweck und rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

Spezifische Informationen zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Volvo weist hiermit ausdrücklich darauf hin, dass bestimmte Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten unter Umständen gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten, mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen und zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordern. Volvo verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder legitime geschäftliche Notwendigkeit zur Verarbeitung dieser Daten besteht. In solchen Fällen informiert Volvo Sie und holt, sofern gesetzlich vorgeschrieben, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten ein. Ein Vertrag mit uns ist jedoch niemals daran geknüpft, dass Sie eine solche Einwilligung tatsächlich erteilen.

Spezifische Informationen zur Videoüberwachung

Sofern gesetzlich zulässig, kann Volvo, wie oben beschrieben, Videoüberwachung nutzen. Videoüberwachung wird im Allgemeinen verwendet, um den unbefugten Zutritt zum Firmengelände und den unbefugten Zugang zur Ausrüstung von Volvo zu überwachen und zu verhindern. In manchen Ländern kann sie jedoch auch verwendet werden, um die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -verfahren sicherzustellen und die Produktion insgesamt zu verbessern. Bilder und Aufzeichnungen aus Videoüberwachungen werden sicher gespeichert und sind nur für Personen zugänglich, die sie kennen müssen (z. B. um einen Vorfall zu untersuchen).

Spezifische Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung

Volvo führt nicht regelmäßig und systematisch automatisierte Entscheidungsfindungen durch, die eine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung auf den Betroffenen haben würden. Falls Sie mit einem Unternehmen der Volvo Group Kontakt haben, das eine solche automatisierte Entscheidungsfindung durchführt, sollten Sie eine spezielle Benachrichtigung mit detaillierten Angaben dazu erhalten.

Volvo erlangt Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich von Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie tätig sind.

Einige personenbezogene Daten können auch automatisch vom IT-System von Volvo, einschließlich den entsprechenden Lieferantenmanagementsystemen, oder ähnlichen Systemen generiert werden, zum Beispiel beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID für die Systeme von Volvo.

Mit Ausnahme bestimmter Informationen, die gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben sind, ist Ihre Entscheidung, Volvo persönliche Daten zur Verfügung zu stellen, freiwillig.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Volvo bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten muss, um mit seinen Lieferanten zusammenarbeiten zu können. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, behindert dies möglicherweise den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber.

Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Volvo Group und an bestimmte Kategorien von Dritten weitergegeben werden (siehe unten). Im Zuge dessen können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übertragen werden.

Weitergabe personenbezogener Daten innerhalb der Volvo Group

Die Volvo Group ist ein globales Unternehmen mit Niederlassungen und Betrieben auf der ganzen Welt. Ihre personenbezogenen Daten können international im gesamten globalen Tätigkeitsbereich der Volvo Group sowie zwischen ihren verschiedenen Gesellschaften und verbundenen Unternehmen übermittelt oder zugänglich gemacht werden. Alle Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group (einschließlich Übermittlungen aus der EU bzw. dem EWR nach außerhalb der EU bzw. des EWR) unterliegen einer konzerninternen Vereinbarung, die auf von der EU genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen von den jeweiligen Behörden jeweils anerkannten oder zugelassenen Mechanismen basiert. Diese Vereinbarung entspricht den in den europäischen Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) vorgesehenen Standards. Das Vorliegen einer solchen Vereinbarung bedeutet, dass alle Unternehmen der Volvo Group dieselben internen Regeln einhalten müssen. Dies bedeutet auch, dass Sie immer die gleichen Rechte haben, unabhängig davon, wo Ihre Daten von der Volvo Group verarbeitet werden.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der Volvo Group

Neben der oben beschriebenen Weitergabe personenbezogener Daten zwischen Unternehmen der Volvo Group gibt Volvo Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch an bestimmte Kategorien von Dritten weiter, darunter:

• Geschäftspartner: wie die Lieferanten und Dienstleister der Volvo Group, z. B. IT-Dienstleister, im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen an die Volvo Group.
• Fachberater: wie Versicherer, Anwälte und andere Fachberater im Zusammenhang mit Versicherungsansprüchen, Prüfungen und der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen.
• Gegenparteien und ihre Berater im Zusammenhang mit Fusions- und Übernahmeprojekten.
• Hilfs- und Notdienste: wie Polizei, Feuerwehr, Krankenwagen und Pannenhilfe, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen, z. B. im Zusammenhang mit Hilfe in einem Notfall.

Regierungsbehörden 

• Im Bereich Strafverfolgung: Aufsichtsbehörden und andere öffentliche und gerichtliche Stellen im Zusammenhang mit rechtlichen Verpflichtungen wie Gerichtsbeschlüssen oder gesetzlichen Berichtspflichten oder wenn dies in Ausnahmefällen als notwendig erachtet wird, um Ihre und die lebenswichtigen Interessen anderer zu schützen.
• Behörden, die für Exportkontrolle und Zoll zuständig sind

Von Drittanbietern und Fachberatern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden, wird erwartet und verlangt, dass sie Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln und schützen. Darüber hinaus dürfen sie Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -bestimmungen verwenden.

Falls ein Unternehmen der Volvo Group innerhalb der EU bzw. des EWR personenbezogene Daten an externe Dritte außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt, überzeugt sich das betreffende Unternehmen der Volvo Group davon, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, die Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der EU) angemessen schützen. Dazu kann beispielsweise die Verwendung von genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen Mechanismen gehören, welche die zuständigen Behörden jeweils anerkennen und genehmigen.

Bitte wenden Sie sich mit Fragen dazu, wie Volvo Ihre personenbezogenen Daten weitergibt, über die oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Volvo Group.

Volvo setzt angemessene und vertretbare rechtliche, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen, darunter IT- und physische Sicherheitsmaßnahmen.

Diese Maßnahmen sind für die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zusammenhängenden Risiken sowie die Sensibilität der personenbezogenen Daten angemessen und berücksichtigen die Anforderungen der anwendbaren lokalen Gesetze. Darüber hinaus werden diese Maßnahmen im Rahmen der Entwicklung verfügbarer Sicherheitsprodukte und -dienste kontinuierlich verbessert.

Volvo verpflichtet alle Personen bei der Verwendung der Systeme von Volvo zur Einhaltung der geltenden Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf personenbezogene Daten.

Volvo bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies unter Berücksichtigung von z. B. Vertragslaufzeiten und Garantiezeiträumen zur Erfüllung seiner gesetzlichen Rechte und Pflichten erforderlich ist. Danach verarbeitet Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung lokaler gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen im Falle tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche erforderlich ist.

Sofern die anwendbaren Datenschutzgesetze und -bestimmungen dies vorsehen, sind Sie eventuell berechtigt:

• Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu verlangen, die Volvo über Sie verarbeitet: Im Rahmen dieses Rechts haben Sie Anspruch darauf, zu erfahren, ob wir über personenbezogene Daten über Sie verfügen. Falls dies der Fall ist, haben Sie Anspruch auf Informationen über und eine Kopie der spezifischen Daten und Kategorien personenbezogener Daten.
• eine Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Im Rahmen dieses Rechts haben Sie Anspruch darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten korrigiert werden, wenn sie nicht richtig oder unvollständig sind.
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen: Im Rahmen dieses Rechts können Sie verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet.
• zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder vernichtet werden: Im Rahmen dieses Rechts können Sie beantragen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder vernichtet werden, unter anderem, wenn diese personenbezogenen Daten zum Erreichen der Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
• zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird: Im Rahmen dieses Rechts können Sie verlangen, dass Volvo Ihre personenbezogenen Daten nur noch unter bestimmten Umständen verarbeitet, zum Beispiel mit Ihrer Einwilligung.
• die Portabilität Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen: Im Rahmen dieses Rechts können Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten (in einem tragbaren und, wenn technisch machbar, sofort verwendbaren Format) erhalten oder Volvo auffordern, die personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
• Falls wir Ihre personenbezogenen Daten oder einen Teil davon aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall stellt Volvo die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder des entsprechenden Teils davon ein. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt sich jedoch nicht auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung vor dem Widerruf aus.

Bitte beachten Sie, dass Volvo möglicherweise nicht immer dazu verpflichtet ist, einer Bitte um Löschung, Einschränkung oder Datenportabilität oder einem Widerspruch nachzukommen. Dies wird unter Umständen im Einzelfall aufgrund der gesetzlichen Verpflichtungen von Volvo und der Ausnahmen von solchen Rechten bewertet.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Volvo zu beschweren. Weitere Informationen zu diesen Rechten und ihrer Ausübung erhalten Sie beim Datenschutzbeauftragten der Volvo Group unter den oben genannten Kontaktdaten.

Sie sollten diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchsehen, um sich über Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. In diesem Fall geben wir oben auf dieser Datenschutzerklärung das Datum an, an dem die Änderungen vorgenommen wurden bzw. an dem sie in Kraft treten.