This version was published, and is valid from, 2023/09/01
この告知は、ボルボ・グループのコンサルタントの個人情報の処理に関する情報を提供するものです(「プライバシーに関する告知」)。あなたがボルボ・グループの企業のコンサルタントとして従事しているか、または従事したことがある場合、当社はあなたに関する個人情報を取り扱うことがあります。
この告知の目的上、「ボルボ・グループ」とは、AB Volvo(公開企業)およびAB Volvoによって直接的または間接的に支配される事業体を意味します。これには、ボルボ・グループの主なビジネス・エリアおよびトラック部門のいずれかに属する(随時存在しうる)事業体(ボルボ・トラック、ボルボ・バス、Volvo Construction Equipment、Renault Trucks、Arquus、Volvo Penta、Mack Trucks、Volvo Financial Services、Volvo Group Connected Solutions、Volvo Technology、Volvo Group Purchasing、Volvo Group Real Estate、Volvo Treasury、Volvo Information Technology、Volvo Group Trucks Operations、Volvo Autonomous Solutions、およびVolvo Energyなど)が含まれますが、これらに限定されません。
このプライバシーに関する告知は、ボルボ・グループがボルボ・グループの目的で個人情報を収集したり、取り扱ったりする場合(つまり、ボルボ・グループが(単独または他の事業体と共同で)個人情報の管理者であり、したがって、個人情報を取り扱う目的および方法を決定する場合)にのみ適用されます。
このプライバシーに関する告知は、ボルボ・グループがボルボ・グループの独立系ディーラー、輸入業者、サプライヤー、および顧客などの別の企業に代わって個人情報を収集したり、取り扱ったりする場合には適用されません。
このプライバシーに関する告知に加えて、一部のボルボ・グループのシステム、アプリケーション、およびプロセスには、収集される特定の個人情報、ならびにその保存、使用および転送の方法をさらに詳細に規定する独自のプライバシーに関する告知が含まれる場合があります。
あなたが従事している、または従事したことのあるボルボ・グループの企業(以下「ボルボ」という)は、あなたおよび以下に記載するその他の情報源からボルボが取得する個人情報データの管理者です。
「管理者」とは、個人情報の取り扱いの目的および方法を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて、あなたの個人情報を取り扱う責任を負います。
あなたの個人情報の取り扱いに関してご不明な点がある場合は、ボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。連絡先は、電子メールの場合はgpo.office@volvo.com、郵便または電話の場合は以下の宛先です。
ボルボ有限責任公社
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00
このプライバシーに関する告知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を特定する、もしくは特定しうる情報です。つまり、個人情報は、あなたに結びつきうるあらゆる情報です。
このプライバシーに関する告知の目的上、「取り扱う」または「取り扱い」という語は、個人情報のあらゆる使用を意味し、これには、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、転送、利用可能にすること、遮断、削除、または破棄を含みますが、これらに限定されません。
法的根拠
ボルボは、以下の法的根拠のいずれか1つ以上に基づいて、あなたの個人情報を取り扱うことができます。以下の詳細も参照してください。
ボルボは、下記の表1に記載されている、単体で、または他の情報と組み合わせることで個人情報となりうる種類の情報を、同表に記載されている一般的な目的を果たすために取り扱う場合があります。
以下のリストは単に例を列挙したものであり、すべてを網羅することを意図したリストではないことにご注意ください。ボルボは必ずしも以下に列挙したすべての情報をあなたに関して取り扱うわけではありません。また、取り扱いの目的は重複することがあり、ボルボによるあなたの個人情報の使用を正当たらしめる目的は複数存在する場合があります。
表1 – 種類ならびに取扱いの目的および法的根拠
個人情報の種類 | 取り扱いの目的 | 取り扱いの法的根拠 |
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個人情報、名前、生年月日、社会保障番号(または相当する情報)、性別、国籍、主に使用する言語、写真など
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組織データ、コンサルタント番号、業務内容、勤務地、事業部門、部門、マネージャー、直属の部下など
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連絡先のデータ: 勤務地、自宅住所、電子メール、電話番号など
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コンサルタント管理データ: コンサルタント契約、業務開始日、業務終了日などの情報
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時間情報、勤務時間、勤務時間帯、休暇、病欠など |
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保安のための情報: 入退カードおよび入退権ならびにそれらの使用に関する情報、IDデータ、直近5年間の居所など
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安全衛生情報、業務に関連する出来事や病欠に関する情報など |
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業績評価データ: 過去のおよび現在の業務に関する評価、評定など |
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能力の情報: 学習の記録、トレーニング活動、関連する作業許可など |
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旅行管理データ: 出張、予約の詳細、パスポート番号、旅費の請求および手当に関する情報など |
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IT関連データ: ユーザーID、パスワード、ログインの詳細、および、ボルボのITポリシーに従ったボルボのIT機器/アプリケーション/サービスの使用に関するデータとログなど(随時適用) |
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ヘルプ・デスクとサポートに関するデータ: あなた/あなたの上司にあたるボルボ従業員/人事部から寄せられた、あなたの業務に関係する、または当該業務に関連してあなたに提供されたIT機器もしくはサポートに関係する問い合わせの内容など |
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保守/修理/整備に必要な情報: 社用車の保守、修理または整備に関してあなたが行うべき作業の追跡および記録など |
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車両に関する情報: 車両に関するデータ、またはトラックに代表されるボルボ所有の車両をあなたが利用した場合に車両が自動的に生成するデータなど |
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画像素材: 該当するボルボ・グループ企業の施設内に設置された閉回路テレビ・システム(「CCTV」)、または、ボルボ・グループ企業の施設内にあるかどうかや、正当な目的を果たすために閲覧/アクセスできる権利がボルボにあるかどうかにかかわらず、その他のビデオ・システムや関連警備/監視システムが記録した映像など |
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近親者データ: 緊急時の連絡先として指定された人の名前や連絡先など |
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特別な種類の個人情報に関する詳細について
一部の安全衛生データについては、適用されるデータ・プライバシー法の下で特別なカテゴリの個人情報と見なされる場合があり、取り扱いにおける特別な注意および追加の保護措置が必要とされることをここに特記します。ボルボは、合意によってそのようなデータを取り扱うことを許可されている場合、法的義務がある場合、またはそのようなデータを取り扱う正当な業務上の必要性がある場合にのみ、特別なカテゴリの個人情報を取り扱います(広範な医療にかかわる緊急事態に対応するための良識的な慣行を含みますが、これに限定されるわけではありません)。かかる場合、ボルボはあなたにその旨を通知し、(法律で義務付けられている場合は)当該情報を取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めます。ボルボからの同意の要求を受け入れることは、ボルボとの契約条件ではないことに留意してください。
CCTVモニタリングの詳細について
ボルボは、法律で認められる場合、CCTVモニタリング(上記で定義)を使用することがあります。CCTVモニタリングは一般的に、ボルボの施設または設備への無許可の立ち入りを管理および防止するために使用されますが、国によっては、安全衛生に関するガイドラインおよび手順を確実に遵守する目的、ならびに全体的な生産向上の目的にも使用される場合があります。CCTVの画像および記録は安全に保存され、知る必要がある場合にのみ閲覧できます(たとえば、インシデントの調査のため)。
自動意思決定の詳細について
ボルボは、個人に関する法的効果を生じさせる、または類似の重大な効果をもたらしうる事項について、正規および体系的に自動意思決定を行うことはありません。あなたがこのような自動意思決定を行っているボルボの企業とやり取りしている場合は、自動意思決定の詳細を概説した具体的な通知があなたに送付されます。
ボルボは主に、あなた自身、あなたの雇用主、ボルボ・マネージャーもしくは人事部、またはあなたが個人情報を取得するように当社に指示した他の第三者からあなたの個人情報を取得します。
一部の個人情報は、たとえばボルボ・システムのユーザーIDの作成時などに、ボルボのITシステム等から自動的に生成される場合もあります。
法律で求められている特定の情報を除き、あなたは、ご自身の裁量でボルボに個人情報を提供するかどうかを判断ができます。したがって、ボルボに個人情報を提供したくない場合でも、悪影響を受けることはありません。ただし、ITツールやサービスの提供、ボルボ施設に立ち入る権利、時間の記録など、ボルボのコンサルタント業務を管理するために、ボルボはあなたに関連する特定の個人情報を取り扱う必要があることに注意してください。したがって、あなたが特定の必要な個人情報を提供しない場合、またはあなたの業務に関連してかかる必要な個人情報を取り扱うことをボルボに許可しない場合、ボルボはコンサルタントとしてあなたを雇うことができない場合があります。
あなたの個人情報は、他のボルボ・グループの企業および特定の種類の第三者(以下に詳細を記載)と共有される場合があります。これには、あなたの個人情報を他の国に転送することが含まれる場合があります。
ボルボ・グループ内での個人情報の共有
ボルボ・グループは、世界中にオフィスおよび事業を展開するグローバル組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバル・ビジネスにわたり、ボルボ・グループのさまざまな事業体および関連会社間で国際的に転送または閲覧される場合があります。他のボルボ・グループ企業への個人情報の転送(EU/EEA内からEU/EEA外への転送を含む)は、EUの「Standard Contractual Clauses」、または随時関係当局により認定もしくは承認されるその他のメカニズムに基づく、会社間の契約に準拠します。当該契約は、欧州の個人情報保護に関する法律(EU一般データ保護規則を含む)に定められた基準を反映しています。この契約があることは、ボルボ・グループのすべての事業体が同じ内部ルールに従わなければならないことを意味します。また、ボルボ・グループがあなたの個人情報を取り扱う場所にかかわらず、あなたの権利は何ら影響を受けないことも意味します。
ボルボ・グループ以外の第三者との個人情報の共有
上記のとおり、ボルボ・グループの企業間で個人情報を共有することに加えて、ボルボはあなたの個人情報を、以下を含む特定の種類の第三者と共有する場合もあります。
あなたの個人情報の開示先である第三者のサービス・プロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性とセキュリティを保護することが期待および要求されており、適用される個人情報保護に関する法律および規制に従う場合にのみ、あなたの個人情報を使用することができます。
さらに、EU/EEA内に拠点を置くボルボ・グループのいずれかの企業が、EU/EEA外に拠点を置く外部の第三者に個人情報を転送する場合、ボルボ・グループの関連する企業は、適切な保護手段が講じられ、適用される個人情報保護に関する法律(EU一般データ保護規則を含む)で要求される適切なレベルの個人情報保護が提供されることを確認します。たとえば、これには、EU承認の「Standard Contractual Clauses」、または関連当局によって随時、認定もしくは承認されているその他のメカニズムの使用が含まれる場合があります。
ボルボがあなたの個人情報を共有する方法についてご不明な点がある場合、上記の連絡先情報からボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。
ボルボは、個人情報を適切に保護するために、情報技術によるセキュリティ対策および物理的なセキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的、組織的なセキュリティ対策を講じています。
これらの対策は、個人情報の取り扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機密性に対して妥当であり、適用される現地法の要件を考慮に入れています。さらに、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて、対策は継続的に改善されています。
ボルボは、ボルボのシステムを使用する場合、個人情報に関連して適用されるセキュリティ・ポリシーの遵守をすべての人に求めます。
ボルボは通常、コンサルタント業務の期間中、データ保持スケジュールおよび該当する補足事項の記載に従って、あなたの個人情報を保持します。業務終了後、ボルボは、収集目的の達成に必要と思われる個人情報についてのみ、その目的が達成されるまで、それ以降については地域の法律もしくは給付債務に伴う要件を満たす期間、または紛争もしくは請求が実際に発生した場合、発生のおそれがある場合、もしくは発生が予想される場合に法的要件を満たす期間に限定して、取り扱いを行います。
適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて規定されている場合、あなたは、次の権利を有します。
削除、制限、異議申し立て、またはデータの移植の要請に対し、ボルボは必ずしもそれに応じる義務を負わない場合があることにご注意ください。ボルボの法的義務およびかかる権利の例外については、個別に評定が行われることがあります。
また、ボルボによるあなたの個人情報の取り扱いについて不服がある場合、あなたは監督当局に対して不服を申し立てる権利を有します。当該権利とその行使方法の詳細については、上記の連絡先情報からボルボ・グループのプライバシー責任者にご連絡ください。
ボルボは、このプライバシーに関する告知を定期的に確認して、変更を把握することをお勧めします。
ボルボは、必要に応じてこのプライバシーに関する告知を修正する権利を留保します。修正した場合、このプライバシーに関する告知の上部付近に、当該変更が行われた日付や変更が有効になった日付を記載します。