コンサルタントのプライバシーに関する告知

あなたが従事している、または従事したことのあるボルボ・グループの企業（以下「ボルボ」という）は、あなたおよび以下に記載するその他の情報源からボルボが取得する個人情報データの管理者です。

「管理者」とは、個人情報の取り扱いの目的および方法を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて、あなたの個人情報を取り扱う責任を負います。

あなたの個人情報の取り扱いに関してご不明な点がある場合は、ボルボ最高プライバシー責任者まで、電子メール gpo.office@volvo.com、または郵便もしくは電話にて以下までご連絡ください。

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

英国にお住まいの場合、Volvo Group UK Limitedが英国におけるボルボの代理人となります。連絡先は以下のとおりです。

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

このプライバシーに関する告知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を特定する、もしくは特定しうる情報です。つまり、個人情報は、あなたに結びつきうるあらゆる情報です。

このプライバシーに関する告知の目的上、「取り扱う」または「取り扱い」という語は、個人情報のあらゆる使用を意味し、これには、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、転送、利用可能にすること、遮断、削除、または破棄を含みますが、これらに限定されません。

法的根拠

ボルボは、以下の法的根拠のいずれか1つ以上に基づいて、あなたの個人情報を取り扱うことができます。以下の詳細も参照してください。

• 契約上の義務 ボルボは、あなたに対する契約上の義務を履行するためにかかる取り扱いが必要な場合、たとえばあなたが個人コンサルタントであり、ボルボがあなたと締結しているコンサルタント・サービス契約を遵守する場合などで、あなたのデータを取り扱うことがあります。
• 法的義務。裁判所命令および法的報告要件の遵守など、法的義務の遵守に必要な場合、ボルボは、あなたの個人情報を取り扱うことができます。
• 正当な利益。ボルボまたは第三者が追求する正当な利益の目的に必要な場合、ボルボは、あなたの個人情報を取り扱うことができます。ボルボの日常業務を管理し、施設および設備の安全を確保し、内部統制を維持することは、一般的に、ボルボの正当な利益であると見なされます。正当な利益に基づいてコンサルタントの個人情報を取り扱うために、ボルボは個別に評価を行います。具体例を挙げると、コンサルタントに関する特定の個人情報を取り扱えば、日々の業務の管理を目的とする、コンサルタントに依頼している業務の管理や、IT機器の保全を目的とする、IT機器の状態および所在地の確認が可能になるという正当な利益を享受できる場合、ボルボは、当該情報を取り扱う必要があります。
  この告知に、ボルボは、（i）ボルボによる取扱いのプロセスを透明に保つこと、（ii）ボルボのプライバシー・バイ・デザイン・アプローチに従うこと、（iii）定期的にプライバシー・レビューを行うこと、また（iv）取り扱いに関してあなたが行使できる権利を尊重することを前提として、その正当な利益の享受に寄与する所定の目的を果たすために個人情報を取り扱うと定められている場合、その定めは、ボルボの正当な利益はあなたの利益、権利または自由に優先しないというボルボの意見表明に相当するものとなります。このバランス・テスト・アプローチに関してさらに情報が必要な場合、上記の連絡先情報からボルボ最高プライバシー責任者にご連絡ください。

• 同意。例外的な場合において、または同意のほかに適用できる法的根拠がない場合、ボルボは、特定の個人情報の取り扱いについてあなたに明示的な同意を求めることがあります。当該同意はあなたの選択であり、完全に任意です。

ボルボは、下記の表1に記載されている、単体で、または他の情報と組み合わせることで個人情報となりうる種類の情報を、同表に記載されている一般的な目的を果たすために取り扱う場合があります。

ボルボは必ずしも以下に列挙したすべての情報をあなたに関して取り扱うわけではなく、また、取り扱いの目的は重複することがあり、あなたの個人情報の使用を正当化する目的が複数存在する場合があります。

表1 - 種類ならびに取扱いの目的および法的根拠

特別な種類の個人情報について

一部の安全衛生データについては、適用されるデータ・プライバシー法の下で特別なカテゴリの個人情報と見なされる場合があり、取り扱いにおける特別な注意および追加の保護措置が必要とされることをここに特記します。

ボルボは、合意によってそのようなデータを取り扱うことを許可されている場合、法的義務がある場合、またはそのようなデータを取り扱う正当な業務上の必要性がある場合にのみ、特別なカテゴリの個人情報を取り扱います（広範な医療にかかわる緊急事態に対応するための良識的な慣行を含みますが、これに限定されるわけではありません）。このような場合、ボルボはあなたにその旨を通知し、（法律で義務付けられている場合は）当該情報を取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めます。ボルボからの同意の要求を受け入れることは、ボルボとの契約条件ではないことに留意してください。

CCTVモニタリングについて

ボルボは、法律で認められる場合、その施設内で会社の閉回路テレビ（CCTVモニタリング）を使用することがあります。CCTV関連の個人情報の取り扱いは、このプライバシーに関する告知ではなく、訪問者向けプライバシー通知によって規律されることにご注意ください。

自動意思決定について

ボルボは、個人に関する法的効果を生じさせる、または類似の重大な効果をもたらしうる事項について、正規かつ体系的に自動意思決定を行うことはありません。あなたがこのような自動意思決定を行っているボルボの企業とやり取りしている場合は、自動意思決定の詳細を概説した具体的な通知があなたに送付されます。

ボルボは主に、あなた自身、あなたの雇用主、ボルボ・マネージャーもしくは人事部、またはあなたが個人情報を取得するように当社に指示した他の第三者からあなたの個人情報を取得します。

一部の個人情報は、たとえばボルボ・システムのユーザーIDの作成時などに、ボルボのITシステム等から自動的に生成される場合もあります。

法律で求められている特定の情報を除き、あなたがボルボに個人情報を提供するかどうかは任意です。したがって、ボルボに個人情報を提供したくない場合であっても、不利益を受けることはありません。

ただし、ITツールやサービスの提供、ボルボ施設への立ち入り権限、時間記録など、ボルボにおけるあなたのコンサルタント業務を管理するために、ボルボがあなたに関連する一定の個人情報を取り扱う必要があることにご注意ください。したがって、あなたが必要な個人情報の一部を提供しない場合、またはあなたの業務に関連してそのような必要な個人情報をボルボが取り扱うことを認めない場合、ボルボはあなたをコンサルタントとして起用できないことがあります。

あなたの個人情報は、他のボルボ・グループ企業および特定の種類の第三者（以下に詳細を記載）と共有される場合があり、これには、あなたの個人情報を他の国に転送することが含まれる場合があります。

ボルボ・グループ内での個人情報の共有

ボルボ・グループは、世界中にオフィスおよび事業を展開するグローバル組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバル・ビジネスにわたり、ボルボ・グループのさまざまな事業体および関連会社間で国際的に転送または閲覧される場合があります。

あなたの個人情報の他のボルボ・グループ企業への転送（EU/EEA内からEU/EEA外への転送、および／または英国から英国外への転送を含む）は、EUが承認した標準契約条項（Standard Contractual Clauses）または関係当局が随時認定もしくは承認するその他の仕組み、およびその他必要な各法域の保護措置に基づく会社間契約によって規律されます。 そのような契約は、欧州の個人情報保護法（EU一般データ保護規則を含む）に定められた基準を反映しています。この契約があることは、ボルボ・グループのすべての事業体が同じ内部ルールに従わなければならないことを意味します。また、ボルボ・グループがあなたの個人情報を取り扱う場所にかかわらず、あなたの権利は何ら影響を受けないことも意味します。

ボルボ・グループ以外の第三者との個人情報の共有

上記のとおり、ボルボ・グループの企業間で個人情報を共有することに加えて、ボルボはあなたの個人情報を、以下を含む特定の種類の第三者と共有する場合もあります。

• ビジネス・パートナー。ITサービス・プロバイダーや旅行代理店など、ボルボ・グループへの製品およびサービスの提供に関連するボルボ・グループのサプライヤーおよびサービス・プロバイダー。
• 専門アドバイザー。保険会社、弁護士その他の専門アドバイザーであって、保険金請求、監査、および助言サービスの提供に関連する者。
• 取引相手およびそのアドバイザー。合併買収プロジェクトなどに関連する者。
• 救急サービス・プロバイダー。警察、消防隊、救急車、ロードサイド・アシスタンスなどで、緊急支援に関連して、あなたおよびその他の者の重大な利益を保護するための者。
• 法執行機関、規制当局、その他の公的機関および司法機関。裁判所命令や法的報告要件などの法的義務に関連する場合、または例外的な場合にあなたもしくは他者の重大な利益を保護するために必要と考えられる場合。

あなたの個人情報の開示先である第三者のサービス・プロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性とセキュリティを保護することが期待および要求されており、適用される個人情報保護に関する法律および規制に従う場合にのみ、あなたの個人情報を使用することができます。

さらに、EU／EEA内に拠点を置くボルボ・グループのいずれかの企業が、EU／EEA外に拠点を置く外部の第三者に個人情報を転送する場合、ボルボ・グループの関連する企業は、適切な保護手段が講じられ、適用される個人情報保護に関する法律（EU一般データ保護規則を含む）で要求される適切なレベルの個人情報保護が提供されることを確認します。たとえば、これには、EU承認の標準契約条項（Standard Contractual Clauses）、または関係当局によって随時認定もしくは承認されているその他の仕組みの使用が含まれる場合があります。

ボルボによるあなたの個人情報の共有方法についてご不明な点がある場合は、上記の連絡先情報からボルボ最高プライバシー責任者にご連絡ください。

ボルボは、個人情報を適切に保護するために、情報技術によるセキュリティ対策および物理的なセキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的、組織的なセキュリティ対策を講じています。

これらの対策は、個人情報の取り扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機密性に対して妥当であり、適用される現地法の要件を考慮に入れています。さらに、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて、対策は継続的に改善されています。

ボルボは、ボルボのシステムを使用する場合、個人情報に関連して適用されるセキュリティ・ポリシーの遵守をすべての人に求めます。

ボルボは通常、コンサルタント業務の期間中、データ保持スケジュールおよび該当する補足文書に記載されているとおり、あなたの個人情報を保持します。業務終了後、ボルボは、収集目的の達成に必要と判断される個人情報のみを、その目的が達成されるまで、またはそれより後であれば、現地の法的義務を遵守するため、もしくは現実の、脅かされた、または予想される紛争もしくは請求の場合に法的要件を満たすために必要な期間に限って取り扱います。

適用される個人情報保護に関する法律および規制に基づいて規定されている場合、あなたは、次の権利を有します。

• ボルボが取り扱っているあなたの個人情報へのアクセスを請求する権利: この権利により、ボルボがあなたの個人情報を保有しているかどうかを知り、保有している場合には、特定の個人情報の内容および種類に関する情報ならびにその写しを取得することができます。
• あなたの個人情報の訂正を請求する権利: この権利により、あなたの個人情報が不正確または不完全である場合に、その訂正を求めることができます。
• あなたの個人情報の取り扱いに異議を唱える権利: この権利により、ボルボに対し、あなたの個人情報を今後取り扱わないよう求めることができます。
• あなたの個人情報の消去または削除を請求する権利: この権利により、当該個人情報が目的達成のためにもはや必要でない場合を含め、あなたの個人情報の消去または削除を求めることができます。
• あなたの個人情報の取り扱いの制限を請求する権利: この権利により、あなたの同意がある場合など、限定された状況においてのみ、ボルボがあなたの個人情報を取り扱うよう求めることができます。
• あなたの個人情報の移植を請求する権利: この権利により、あなたは、ご自身の個人情報の写しを、移植可能な形式で、または技術的に可能な場合には直ちに使用可能な形式で受け取ること、もしくは当該個人情報を別の個人情報管理者に送信するようボルボに求めることができます。
• ボルボによるあなたの個人情報またはその一部の取り扱いがあなたの同意に基づく場合、あなたはいつでもその同意を撤回する権利を有します。その場合、ボルボは、あなたの個人情報またはその関連部分について、その後のいかなる取り扱いも中止します（ただし、そのような撤回は、撤回前の情報の取り扱いの適法性に影響を与えるものではありません）。

削除、制限、異議、またはデータ移植の要請に対し、ボルボは常に応じる義務を負うとは限らないことにご注意ください。ボルボの法的義務およびこれらの権利に対する例外については、個別に評価される場合があります。

また、あなたは、ボルボによるあなたの個人情報の取り扱いに関して有する苦情を監督当局に申し立てる権利を有します。これらの権利およびその行使方法の詳細については、上記の連絡先情報からボルボ最高プライバシー責任者にご連絡ください。

ボルボは、このプライバシーに関する告知を定期的に確認して、変更を把握することをお勧めします。

ボルボは、必要に応じてこのプライバシーに関する告知を修正する権利を留保します。修正した場合、このプライバシーに関する告知の上部付近に、当該変更が行われた日付および／またはその発効日を記載します。