Den som önskar delta i årsstämman måste dels vara upptagen som aktieägare i AB Volvos aktiebok per den 31 mars 2016, dels anmäla sin avsikt att delta i årsstämman till AB Volvo senast den 31 mars 2016.
Anmälan om deltagande i årsstämman kan göras per telefon 020-39 14 50 eller
08-402 90 76, eller per post till AB Volvo (publ), ”Årsstämman”, Box 7841, 103 98 Stockholm, eller på www.volvogroup.com alternativt www.volvokoncernen.se. Observera att sista tidpunkt för anmälan per telefon är kl 16.00 den 31 mars 2016.
Media som önskar närvara vid årsstämman kan anmäla detta till Media Relations, AB Volvo, på telefon 0765-53 72 29.
Kallelsen till årsstämman följer nedan.
Välkomna!
AB Volvo
Kallelse Till Årsstämma I Ab Volvo (publ)
AB Volvo (publ) kallar till årsstämma i Göteborg i Konserthuset, Götaplatsen, onsdagen den 6 april 2016 kl 15.00. Inpassering till årsstämman sker från kl 13.30.
Förslag till dagordning
Ärenden:
Beslutsförslag
Punkt 2: Valberedningen föreslår advokaten Sven Unger som ordförande vid stämman.
Punkt 10: Styrelsen föreslår att utdelning ska utgå med 3,00 kr per aktie. Som avstämningsdag för erhållande av utdelning föreslår styrelsen fredagen den 8 april 2016. Om stämman beslutar i enlighet med förslaget, beräknas utbetalning av utdelningen ske onsdagen den 13 april 2016 genom Euroclear Sweden AB.
Punkt 12: Valberedningen föreslår elva ordinarie ledamöter och inga suppleanter.
Punkt 13: Valberedningen föreslår att styrelsens arvoden kvarstår oförändrade innebärande att styrelsens ordförande tillerkänns 3.250.000 kr och övriga av årsstämman valda ledamöter 950.000 kr var med undantag av verkställande direktören. Valberedningen föreslår vidare att även styrelsens ersättning för arbete i styrelsens kommittéer kvarstår oförändrad innebärande att ordföranden i revisionskommittén tillerkänns 300.000 kr och övriga ledamöter i revisionskommittén 150.000 kr var samt att ordföranden i ersättningskommittén tillerkänns 125.000 kr och övriga ledamöter i ersättningskommittén 100.000 kr var.
Punkt 14-15: Anders Nyrén har meddelat valberedningen att han inte står till förfogande för omval. Valberedningen föreslår att följande kandidater väljs till styrelseledamöter.
Matti Alahuhta
Eckhard Cordes
James W. Griffith
Martin Lundstedt (nyval)
Kathryn V. Marinello
Martina Merz
Hanne de Mora
Håkan Samuelsson (nyval)
Helena Stjernholm (nyval)
Carl-Henric Svanberg
Lars Westerberg
Valberedningen föreslår omval av Carl-Henric Svanberg som styrelsens ordförande. En presentation av de personer som valberedningen föreslagit för val till styrelsen finns på AB Volvos hemsida; www.volvokoncernen.se eller www.volvogroup.com.
Punkt 16: Valberedningen föreslår att Bengt Kjell, representerande AB Industrivärden, Lars Förberg, representerande Cevian Capital, Yngve Slyngstad, representerande Norges Bank Investment Management, Pär Boman, representerande Handelsbanken, SHB Pension Fund, SHB Employee Fund, SHB Pensionskassa och Oktogonen, samt styrelsens ordförande utses till ledamöter i valberedningen samt att arvode ej ska utgå till ledamöterna i valberedningen.
Punkt 17: Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att ändra Instruktion för AB Volvos valberedning. De föreslagna ändringarna innebär viss språklig modernisering och uppdatering samt anpassning till ändringar i Svensk Kod för Bolagsstyrning. Förslaget i sin helhet finns på AB Volvos hemsida; www.volvokoncernen.se eller www.volvogroup.com.
Punkt 18: Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar anta riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt följande.
Dessa riktlinjer avser ersättning och andra anställningsvillkor för Volvokoncernens koncernledning.
Ledningens ersättning och andra anställningsvillkor ska vara konkurrenskraftiga så att Volvokoncernen kan attrahera och behålla kompetenta ledande befattningshavare. Ledningens totala ersättning består av fast lön, kort- och långfristig rörlig ersättning, pension och andra förmåner. Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda och mätbara kriterier relaterade till Volvokoncernens mål avseende rörelseresultat och kassaflöde, utformade med syfte att främja Volvokoncernens långsiktiga värdeskapande samt att stärka kopplingen mellan uppnådda prestationsmål och utfall. Kriterierna för rörliga ersättningar ska fastställas årligen av styrelsen.
Kortfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktören, uppgå till högst 100% av den fasta ersättningen och, såvitt avser övriga ledningspersoner, högst 80% av den fasta ersättningen.
Långfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktören, uppgå till högst 100% av den fasta ersättningen och, såvitt avser övriga ledningspersoner, högst 80% av den fasta ersättningen. Styrelsen har beslutat om ett nytt kontantbaserat program för långfristig rörlig ersättning till Volvokoncernens 300 högsta befattningshavare, inklusive koncernledningen, villkorat av bolagsstämmans godkännande av dessa riktlinjer. Programmet innebär att utfallet, som är baserat på hur väl prestationsmålen för programmet har uppfyllts, utbetalas kontant till deltagarna på villkor att de investerar nettoutfallet i aktier i AB Volvo samt att de behåller aktierna under minst tre år. Det långsiktiga aktiebaserade incitamentsprogram som årsstämman 2014 beslutade om avslutas därmed efter år 2015. Nya aktierelaterade incitamentsprogram beslutas i förekommande fall av bolagsstämman, men något sådant program föreslås inte för närvarande.
För ledningspersoner som är bosatta i Sverige ska uppsägningstiden från företagets sida vara högst 12 månader och från individens sida högst 6 månader. Dessutom får personen, under förutsättning att det är företaget som sagt upp anställningen, ges rätt till högst 12 månaders avgångsvederlag.
Personer som är bosatta utanför Sverige eller som är bosatta i Sverige men har väsentlig anknytning till annat land eller tidigare har varit bosatta i annat land får erbjudas uppsägningstider och avgångsvederlag som är konkurrenskraftiga i det land där personerna är eller har varit bosatta eller till vilket de har en väsentlig anknytning, företrädesvis lösningar motsvarande vad som gäller för ledningspersoner bosatta i Sverige.
Rätt att besluta om avvikelser från dessa riktlinjer
Styrelsen får frångå dessa riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.
Övriga upplysningar
Redan beslutade ersättningar till ledningen som inte har förfallit till betalning vid tidpunkt för årsstämman 2016 faller inom ramen för dessa riktlinjer. Detaljerad information om ersättningar finns i Volvokoncernens årsredovisning för 2015.
Handlingar
Valberedningens fullständiga förslag och dess motiverade yttrande finns tillgängligt på www.volvokoncernen.se och www.volvogroup.com.
Årsredovisning, revisionsberättelse och revisorsyttrande enligt 8 kap. 54 § aktiebolagslagen kommer att finnas tillgängliga på www.volvokoncernen.se och www.volvogroup.com samt på AB Volvos huvudkontor, Amazonvägen, Torslanda, Göteborg, senast från och med den 16 mars 2016.
Handlingarna kommer även, från den dag då de finns tillgängliga, att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin adress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på årsstämman.
Antalet aktier och röster
Vid tidpunkten för denna kallelses utfärdande uppgick det totala antalet aktier i bolaget till 2.128.420.220, varav 505.481.960 aktier av serie A (1 röst per A-aktie) och 1.622.938.260 aktier av serie B (1/10 röst per B-aktie). Det totala antalet röster uppgick till 667.775.786. Bolagets innehav av egna aktier uppgick till 97.373.863, varav 20.728.135 aktier av serie A och 76.645.728 aktier av serie B, motsvarande 28.392.707,8 röster. Bolaget får inte rösta för egna aktier.
Upplysningar på stämman
Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncernföretag.
Rätt att delta i årsstämman
Rätt att delta i AB Volvos årsstämma har den som dels är upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 31 mars 2016, dels senast den 31 mars 2016 till AB Volvo anmäler sin avsikt att delta i årsstämman.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att ha rätt att delta i årsstämman, låta ägarregistrera dessa aktier i eget namn. Sådan ägarregistrering, som kan vara tillfällig, måste vara verkställd den 31 mars 2016 och bör därför begäras i god tid före den 31 mars 2016 hos den som förvaltar aktierna. Förvaltare brukar debitera en avgift för denna åtgärd.
Anmälan
Anmälan om deltagande i årsstämman kan göras:
Vid anmälan bör aktieägare uppge:
Aktieägare som vill delta i årsstämman måste ha anmält detta senast den 31 mars 2016, då anmälningstiden går ut. Om biträde/n önskas medföras ska anmälan härom göras enligt ovan. Observera att sista tidpunkt för anmälan per telefon är kl 16.00 den 31 mars 2016.
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda en skriftlig, daterad fullmakt för ombudet. Fullmaktsformulär kan erhållas på www.volvokoncernen.se eller www.volvogroup.com. Fullmakten i original bör insändas till bolaget på ovan angivna adress i god tid före årsstämman. Fullmakten får inte vara äldre än ett år om den inte anger att den är giltig under en längre tid, dock längst fem år. Om fullmakten är utfärdad av en juridisk person, ska en bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling sändas till bolaget. Observera att aktieägare som företräds genom fullmakt också måste anmäla sig till bolaget enligt ovanstående instruktion samt vara upptagen som aktieägare i aktieboken den 31 mars 2016.
Övrigt
Konserthusets huvudentré öppnar kl 13.30. Lättare förtäring kommer att serveras i foajén före årsstämman.
Göteborg i mars 2016
Styrelsen
To English speaking shareholders
The notice to attend the Annual General Meeting is available in English on www.volvogroup.com