员工隐私声明

 

此版本已发布并于2023可能01日起生效  

本声明提供与沃尔沃集团处理其员工的个人数据有关的信息(“隐私声明”)。如果您现在或过去是沃尔沃集团公司的员工,我们可能会处理有关您的个人数据。

就本声明而言,“沃尔沃集团”是指AB Volvo(上市公司)以及由AB Volvo直接或间接控制的实体,包括但不限于属于沃尔沃集团任一主要业务领域和卡车部门的实体(可能不时存在),例如沃尔沃卡车、沃尔沃客车、沃尔沃建筑设备、雷诺卡车、Arquus、沃尔沃遍达、迈克卡车、沃尔沃金融服务、沃尔沃集团互联解决方案、沃尔沃技术、沃尔沃集团采购、沃尔沃集团房地产、沃尔沃集团财政、沃尔沃信息技术、沃尔沃集团卡车运营、沃尔沃自动化解决方案和沃尔沃能源。

本隐私声明仅适用于以下情况:沃尔沃集团出于沃尔沃集团的目的而收集或以其他方式处理个人数据(即沃尔沃集团(单独或与其他实体共同)作为控制者,并据此确定处理任何个人数据的目的和方式)。

本隐私声明不适用于以下情况:沃尔沃集团代表另一家公司(例如沃尔沃集团的独立经销商、进口商、供应商和客户)收集或以其他方式处理个人数据。

除本隐私声明外,部分沃尔沃集团的系统、应用程序和流程可能还包含单独的隐私声明,这些隐私声明提供了有关收集哪些特定个人数据以及如何存储、使用和转移这些个人数据的更多详细信息。

选择语言

现在或过去聘请您的沃尔沃集团公司(以下简称“沃尔沃”)通过您和下文所述的其他来源获取个人数据,是该等个人数据的控制者。

“控制者”是指由沃尔沃决定处理个人数据的目的和方式。沃尔沃负责依照适用的数据隐私法律和法规处理您的个人数据。

如果您对个人数据的处理存在疑问,请发送电子邮件至gpo.office@volvo.com联系沃尔沃集团隐私官,或通过邮寄方式或电话进行联系,具体联系信息如下:

 

AB Volvo,
收件人: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

就本隐私声明而言,“个人数据”是指有关特定个人的任何信息,或可以识别或可能识别特定个人的信息。换言之,它是任何可以与您关联的信息。

就本隐私声明而言,“处理”是指以任何方式使用个人数据,包括但不限于收集、记录、整理、存储、改编、更改、转移、提供、封锁、删除或销毁个人数据。

合法性基础

沃尔沃可能基于以下任何一项或多项合法性基础处理您的个人数据,另请参阅下面的更多详细信息。

  • 合同义务,沃尔沃可能会在必要情况下处理您的数据,以履行对您的合同义务,例如,为了向您支付合同约定的薪资、养老保险金和其他福利。

  • 法定义务。沃尔沃可能会在必要情况下处理您的个人数据,以履行法定义务,例如,向税务部门上报您的收入,或者遵守法院命令和法定申报要求。

  • 合法权益。沃尔沃可能会在必要情况下处理您的个人数据,以维护沃尔沃或第三方的合法权益。通常认为,管理日常运营、保护其设施和设备以及维护内部控制符合沃尔沃的合法权益。为了基于合法权益的基础处理员工的个人数据,沃尔沃会根据具体情况进行评估。例如,当沃尔沃基于合法权益管理日常运营时,需要处理某些个人数据,以管理您的公务出差;或者当沃尔沃基于合法权益保护设备时,需要处理某些个人数据,以检查其IT设备的状态和位置。

    凡在此声明沃尔沃处理个人数据的特定目的是维护其合法权益时,即表明沃尔沃认为,在满足以下条件的情况下,您的利益、权利或自由不凌驾在沃尔沃的合法权益之上:(i)沃尔沃确保其处理活动透明,(ii)沃尔沃实施通过设计保护隐私的方法;(iii)沃尔沃定期开展隐私审查;以及(iv)您享有与处理活动有关的权利。如要获得有关该均衡考量方法的更多信息,请通过上述详细联系方式与沃尔沃集团隐私官联系。

  • 切身利益。在以下情况下,沃尔沃可能会处理您的个人数据,以保护您和他人的切身利益:沃尔沃有充分的理由相信这样处理您的个人数据可以避免或减少您或他人遭到任何重大潜在伤害。

  • 同意。在特殊情况下,或者当没有任何其他适用的合法性基础时,沃尔沃可能会征求您的明确同意,以处理特定的个人数据。征求同意时会向您发送通知,您可以自由选择同意或拒绝,也可随时更改选择。

沃尔沃可能会处理以下类别的数据。这些数据可能单独或与其它数据一起构成个人数据。处理该等数据的一般目的见下 表1 。

请注意,下表仅举例说明,并非详尽列表。沃尔沃不一定会处理下面列出的有关您的所有数据,并且某些处理目的会重叠。我们可能会以多种目的为合理基础来使用您的个人数据。

表1 - 处理的数据类别、目的和合法基础

个人数据的类别

处理目的

处理的合法基础

个人信息,例如姓名、出生日期、社会保障号(或同等编号)、性别、国籍、首选语言、婚姻状态和照片

 

 

  • 方便员工在沃尔沃IT系统中注册

  • 一般雇佣管理

  • 履行合同

  • 合法权益(管理员工)

 

 

组织数据,例如员工编号、工作描述、职位、业务部门、部门、经理和直接下属

 

 

  • 方便维护最新的组织结构图和员工记录,包括用于生成内部报告和统计数据

  • 支持内部重组和并购项目

 

 

  • 履行合同

  • 合法权益(管理员工)

 

 

联系信息,例如工作地点、家庭住址、电子邮件地址和电话号码

 

  • 联络员工

  • 维护业务记录的责任

 

  • 履行合同

  • 合法权益(员工管理和沟通)

 

 

 

薪酬和福利数据,例如薪资、薪资审查、扣税、养老保险金信息和银行账户详细信息

 

 

  • 方便向员工支付薪资、养老保险金和其他福利,以及进行薪资审查,包括用于生成内部报告和统计数据

  • 支持依法向相关部门(例如税务部门)上报

 

 

 

  • 履行合同

  • 遵守法律义务

  • 合法权益(管理员工)

 



雇佣管理数据,例如,您与沃尔沃之间的雇佣合同和其他协议、有关育儿假等的申请或其他表单文件,以及有关雇用日期和离职日期的信息

 

 

  • 维护业务记录的责任

  • 一般雇佣管理

 

 

  • 履行合同

  • 遵守法律义务

  • 合法权益(管理员工)

 

 

时间数据,例如工作时长、工作时间、休假和请假(育儿假、病假等)

 

 

  • 方便跟踪记录工作时间/请假/休假,用于报酬和发票用途

 

 

  • 遵守法律义务

  • 合法权益(管理员工)

 

 

工会会员数据,在适用、相关且适用法律允许处理此类个人数据的前提下

 

 

  • 方便依照与工会的集体谈判协议或劳工法履行沃尔沃的义务

 

 

  • 履行合同

  • 遵守法律义务



安全数据,例如门禁卡、门禁权限,以及门禁卡和门禁权限的使用;个人地址、职业经验、出生地、家庭成员数据、电话号码、过去5年旅居史、社交媒体帐户、教育水平、护照和身份证数据

 

 

  • 方便履行沃尔沃的义务以提供安全的工作环境(包括控制和防止未经授权进入沃尔沃场所或接触沃尔沃设备),以及履行工作环境或劳动法规定的其他工作环境义务

  • 支持访问受限场所

  • 支持授予防护认证

 

  • 遵守法律义务

  • 保护切身利益

  • 合法权益(维护安全)

 

 

 

健康和安全数据,例如,关于工作相关事件、病假、康复计划、工作相关事件和体检的信息

 

  • 管理沃尔沃集团设施相关的健康和安全

  • 在发生火灾、事故、突发疾病或人身攻击等紧急情况时方便提供紧急服务

 

  • 遵守法律义务

  • 保护切身利益

  • 合法权益(维护安全和管理员工)

 

绩效和评估数据,例如评估、考核和纪律处分记录(如果有),以及个人偏好,例如流动性和职业道路

 

  • 支持开展关于能力培养/提升以及绩效评估和考核的活动

 

  • 接班人计划
  • 支持和建议开展学习和培训活动

 

 

 
  • 履行合同

  • 遵守法律义务

  • 合法权益(管理员工)

能力数据,例如,学习记录和培训活动以及相关的工作授权)

 

  • 管理教育、人力规划、培训和发展

 

  • 合法权益(管理员工)

差旅管理数据,例如关于公务出差、预订详情、护照号码、公司信用卡号码、旅行发票和津贴的信息

 

  • 方便公务出差

 
  • 履行合同

  • 合法权益(管理员工)

IT相关数据,例如用户ID、密码、登录详细信息,以及关于您根据不时适用的沃尔沃IT政策使用沃尔沃IT设备、应用程序或服务的信息

 

 

  • 支持开展工作任务,例如撰写电子邮件,创建文档、报告、演示文稿、制图等。

  • 支持正确使用许可证

  • 支持跟进不时适用的沃尔沃政策(包括沃尔沃集团行为准则和沃尔沃IT政策),以确保遵守这些政策及调查涉嫌违规行为

  • 维护系统日志以保障安全,进行故障排除和执行审计

 

 
  • 履行合同

  • 遵守法律义务

  • 合法权益(业务流程和系统、访问权限、数据保护和网络安全的一般管理)

服务台和支持数据,例如您/您的沃尔沃经理/人力资源部针对您的雇佣情况或提供给您的相关IT设备或支持而提出的问题

 

  • 方便您本人/您的经理/人力资源部解答以下相关问题:您的雇佣情况、IT设备/服务,或为了执行工作任务而提供的必

 
  • 履行合同

  • 合法权益(管理业务流程和系统)

维护/维修/服务数据(例如,跟踪和记录您对公司车辆或部门车辆执行的维护、修理或服务相关活动)

 

  • 方便为您提供就业福利(例如,公司派车或汽车津贴),其中涉及到使用与车辆相关的数据或在您使用公司车辆或部门车辆时由车辆生成的数据

 

  • 合法权益

车辆数据,例如与车辆相关的数据或在您使用沃尔沃拥有的车辆(例如卡车)时车辆自动生成的数据

 

  • 方便开展与沃尔沃产品(例如卡车)相关的研发活动,其中涉及到使用与车辆相关的数据和/或您使用沃尔沃拥有的产品时生成的数据

 

  • 合法权益

影像资料,例如,在适用的沃尔沃集团公司场所安装的沃尔沃集团公司闭路电视系统(“CCTV”)上录制的录像片段,或者在其他视频和相关安防/监控系统上录制的录像片段,以及在适用的情况下监控自动化生成的录像片段,不管其是否安装在沃尔沃集团场所,只要我们具有正当的目的即可查看/访问该等录像片段

 

 

  • 管理沃尔沃集团设施的安全防护

  • 提质增效

  • 开发和/或改进生产流程

 

  • 合法权益(维持安全防护,防止欺诈或盗窃;以及(在适用情况下)协助遵守法规)

亲属数据,例如您指定的紧急联系人的姓名和详细联系方式

 

  • 联络员工的紧急联系人
  • 合法权益(员工管理和沟通)

外部参与数据,例如董事会成员以及沃尔沃集团以外的其他工作参与

 

  • 管理利益冲突问题。
  • 合法权益(确保反腐败和遵守行为准则)

 

 

特别注意特殊类别的个人数据

需特别注意,根据适用的数据隐私法律,某些健康和安全数据可能被视为特殊类别的个人数据,应特别谨慎对待并要求采取其它保护措施。 只有当沃尔沃有处理此类数据的法律义务或合法业务需要时(包括但不限于采取严谨的做法以帮助管理大范围突发卫生事件),沃尔沃才会处理特殊类别的个人数据。在这种情况下,我们会通知您,并(在法律要求的情况下)在征得您的明确同意后再处理此类数据。 请注意,您依照我们的请求作出的同意不构成您与我们签订的合同条款

特别注意闭路电视监控

沃尔沃可以在法律允许的范围内使用闭路电视监控(如上文定义)。 闭路电视监控通常用于控制和防止有人未经授权进入沃尔沃场所和设备,但是在某些国家/地区,闭路电视监控也可以用于确保遵守健康和安全准则和程序,以及促进生产的整体改进。 闭路电视监控影像以安全方式进行存储,并且仅在有必要查看该等影像的基础上(例如,为了调查事件)才能进行访问。

特别注意自动化决策

沃尔沃不会定期和系统地执行自动化决策,从而对个人产生法律影响或产生类似的重大影响。 如果与您进行互动的沃尔沃公司正在执行此类自动化决策,您应该会收到一份具体通知,其中会说明关于自动化决策的详细信息。 

沃尔沃将主要通过您本人获取您的个人数据,例如在求职应聘和入职过程中、整个就职期间,以及某些允许的情况下在离职时。

 

还有可能会通过您的经理、人力资源部或您推荐向我们提供您个人数据的第三方(例如,当我们联系您提供给沃尔沃的推荐人时)获取您的个人数据。

 

有些个人数据还可能是从沃尔沃的IT系统或同类系统自动生成的,例如在创建您的沃尔沃系统用户ID时。

 

除法律要求的特定信息外,您决定将任何个人数据提供给沃尔沃以您自愿为基础。因此,如果您不希望向沃尔沃提供您的个人数据,这不会对您有任何不利影响。

但请注意,沃尔沃需要处理与您有关的某些个人数据,以管理您的在职情况,例如雇佣合同、IT工具和服务的提供、进入沃尔沃场所的权限以及薪资和福利的支付 

您的个人数据可能会共享给其他沃尔沃集团公司以及特定类别的第三方(在下文进一步详述),这可能涉及到将您的个人数据转移到其他国家/地区。

在沃尔沃集团内部共享个人数据

沃尔沃集团是一个全球性组织,在世界各地均设有办事处和运营机构。您的个人数据可能会在覆盖全球的沃尔沃集团的全球业务范围内以及在其各个实体和分支机构之间进行转移或被访问。在任何情况下,您的个人数据转移至其他沃尔沃集团公司(包括从欧盟/欧洲经济区境内转移到境外)将适用基于欧盟批准的标准合同条款或由相关部门不时认可或批准的其他此类机制而订立的内部公司协议。此类协议反映了欧洲数据隐私法律(包括《欧盟通用数据保护条例》)中包含的标准条款。达成此协议意味着所有沃尔沃集团实体都必须遵守相同的内部规则。还意味着无论沃尔沃集团在哪里处理您的数据,您的权利都不变。

与沃尔沃集团外部的第三方共享个人数据

除按照以上所述情况在沃尔沃集团内部公司之间共享个人数据外,沃尔沃可能还会与特定类别的第三方共享您的个人数据,包括:

  • 业务合作伙伴,例如,向沃尔沃集团提供产品和服务的沃尔沃集团供应商和服务提供商,例如IT服务提供商、旅行社、薪资代理和福利管理机构、养老金和保险公司、职业医疗服务提供商、公务车服务提供商和公司卡提供商。

  • 工会,在适用情况下,涉及到裁员、解雇问题、PPI(个人改进计划)问题、内部重组项目以及并购项目。

  • 专业顾问,例如保险公司、律师,以及其他与保险理赔、审计和接受咨询服务有关的专业顾问。

  • 交易对手及其顾问,例如与并购项目有关。

  • 紧急服务提供者,例如,与紧急救援有关的警察、消防队、救护车和道路救援。

  • 执法机关,监管部门以及其他公共和司法机构,与法院命令或法定申报要求等法律义务有关,或者在特殊情况下为了保护您或他人的切身利益而认为有必要时。

任何接收您的个人数据的第三方服务提供商和专业顾问都将且必须保护您的个人数据的机密性和安全性,并且仅在符合适用的数据隐私法律法规的前提下使用您的个人数据。

此外,如果位于欧盟/欧洲经济区境内的任何沃尔沃集团公司将个人数据转移至位于欧盟/欧洲经济区境外的外部第三方,则相关的沃尔沃集团公司将确保落实符合自己要求的适当保护措施,以依照适用的数据隐私法律(包括《欧盟通用数据保护条例》)的要求,对您的个人数据进行充分保护。例如,这可能包括采用欧盟批准的标准合同条款或相关部门不时认可或批准的其他此类机制。

如果您对沃尔沃将如何共享您的个人数据有疑问,请通过上述联系方式与沃尔沃集团隐私官联系。

沃尔沃实施适当且合理的法律、技术和组织性安全措施,包括信息技术安全和物理安防措施,来充分保护个人数据。

这些措施与个人数据的处理所带来的风险以及个人数据的敏感性相适应,并考虑了适用的当地法律的要求。 此外,随着可用安防产品和服务的发展,这些措施也在不断改进。

沃尔沃要求任何人在使用沃尔沃系统时都要遵守与个人数据有关的适用安全策略。 

沃尔沃保留个人数据的时限一般会持续整个在职期间,这会记载在我们的数据保留时间表和适用的补充文件中。当您离职后,沃尔沃将仅处理其认为必要的个人数据以实现收集数据时的目的,并且在实现该等目的后不会再继续处理该等数据,或者以后可能会根据需要进行处理,以遵守当地法律、税务或福利义务,或在确实发生、即将发生或预计会发生纠纷或索赔的情况下满足任何法规要求。

根据适用的数据隐私法律和法规,您可能享有以下权利:

  • 请求访问沃尔沃所处理的有关您的个人信息:这项权利使您有权知道我们是否持有有关您的个人数据,如果是,则您有权获取有关个人数据的特定部分和类别的信息及其副本。

  • 请求更正您的个人数据:这项权利使您有权更正您的不正确或不完整的个人数据。

  • 反对处理您的个人数据:这项权利使您有权要求沃尔沃不再处理您的个人数据。 

  • 请求擦除或删除您的个人数据:这项权利使您有权要求擦除或删除您的个人数据,包括不需要再使用该等个人数据来实现处理目的时。

  • 请求限制处理您的个人数据:这项权利使您有权要求沃尔沃仅在有限的情况下(包括在您同意的情况下)处理您的个人数据。

  • 请求您的个人数据可移植:这项权利使您有权获取您的个人数据的副本(采用便携格式,并且在技术上可行的情况下提供可即时使用的格式),或者要求沃尔沃将此类个人数据传输给其他数据控制者。

如果我们在征得您同意的情况下处理您的个人数据或其一部分,则您有权随时撤回同意。在这种情况下,沃尔沃将停止以任何方式进一步处理您的个人数据或其相关部分(但是,撤回同意不会影响在撤回之前开展的数据处理活动的合法性)。 

 

请注意,沃尔沃并非必须遵守删除、限制、反对或数据可移植的要求。沃尔沃可以根据具体情况评估其法律义务和此类权利的例外情况。

您还有权针对沃尔沃处理您的个人数据向监督部门进行投诉。有关这些权利以及如何行使这些权利的更多信息,请通过上述联系方式与沃尔沃集团隐私官联系。

沃尔沃建议您定期查看本隐私声明,以及时了解对其进行的任何更改。

我们保留根据需要修改本隐私声明的权利。在该等情况下,我们会在本隐私声明的顶部附近注明更改日期和/或生效日期。