Meddelelse om beskyttelse af personoplysninger for kunde- og prospektrepræsentanter

Det selskab i Volvo Group, som du på egne eller din arbejdsgivers vegne i) har købt, hyret, leaset eller lejet et produkt eller en tjeneste fra, eller ii) har været i kontakt med med henblik på potentielt køb, leje eller leasing af et produkt eller en tjeneste fra (nedenfor benævnt "Volvo"), er den dataansvarlige for de personoplysninger, som Volvo indhenter fra dig og de øvrige kilder, der er beskrevet nedenfor.

"Dataansvarlig" betyder, at det er Volvo, der bestemmer formålet med og midlerne til behandlingen af dine personoplysninger. Volvo er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i henhold til gældende love og regler om databeskyttelse.

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, bedes du kontakte Volvos Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller pr. post eller telefon på:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sverige

+46 (0)31 66 00 00

Hvis du befinder dig i Storbritannien, er Volvo Group UK Limited Volvos repræsentant i Storbritannien. Kontaktoplysningerne er nedenfor:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

I denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger er "personoplysninger" enhver information om en bestemt person eller information, som identificerer eller kan identificere en bestemt person. Det er med andre ord enhver oplysning, der kan knyttes til dig.

I forbindelse med denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger betyder udtrykket "behandle" eller "behandling" enhver brug af personoplysninger, inklusive, men ikke begrænset til indsamling, registrering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, overførsel, tilgængeliggørelse, blokering, sletning eller destruktion af personoplysninger.

Retligt grundlag

Volvo kan behandle dine personoplysninger baseret på et eller flere af følgende retlige grundlag. Se også yderligere oplysninger nedenfor.

• Kontraktmæssig forpligtelse. Volvo kan behandle dine data, hvis en sådan behandling er nødvendig for at opfylde en kontraktmæssig forpligtelse over for dig, f.eks. for at opfylde vilkårene og betingelserne i en ordre eller en servicekontrakt, der er underskrevet af dig eller din arbejdsgiver.
• Juridisk forpligtelse. Volvo kan behandle dine personoplysninger, hvis en sådan behandling er nødvendig for at overholde en juridisk forpligtelse, f.eks. for at overholde retskendelser og lovpligtige rapporteringskrav.
• Retmæssige interesser. Volvo kan behandle dine personoplysninger, hvis en sådan behandling er nødvendig med henblik på en retmæssig interesse, som forfølges af Volvo eller en tredjepart. Det anses generelt for at være i Volvos retmæssige interesse at styre sin daglige drift, herunder at håndtere sine kunderelationer, men også mere generelt at videreudvikle de produkter og tjenester, virksomheden tilbyder (enten selv eller sammen med tredjeparter), herunder nye innovative produkter og tjenester.

Hvor det er angivet heri, at Volvo støtter sig på sine retmæssige interesser for et givent behandlingsformål, er Volvo af den opfattelse, at virksomhedens retmæssige interesser ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder eller frihedsrettigheder under hensyntagen til (i) den gennemsigtighed Volvo giver om behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos tilgang til privacy by design, (iii) Volvos regelmæssige gennemgang af databeskyttelse og (iv) de rettigheder, du har i relation til behandlingsaktiviteten. Hvis du ønsker yderligere oplysninger om denne afvejningstest, bedes du kontakte Volvos Chief Privacy Officer via kontaktoplysningerne ovenfor.

• Samtykke. Volvo kan bede om dit udtrykkelige samtykke til at behandle visse personoplysninger, f.eks. til markedsføringsformål. Et sådant samtykke er dit valg og er helt frivilligt.

Volvo kan behandle følgende datakategorier, der i sig selv eller i kombination med andre data kan udgøre personoplysninger, og til de generelle formål, der er anført i tabel 1 nedenfor.

Volvo vil ikke nødvendigvis behandle alle nedenstående data om dig, og nogle af formålene med behandlingen vil overlappe hinanden, og der kan være flere formål, der retfærdiggør vores brug af dine personoplysninger.

Table 1 - Kategorier, formål og retligt grundlag for behandling

Specifikt om særlige kategorier af personoplysninger

Det bemærkes specifikt, at nogle aspekter af sundheds- og sikkerhedsdata kan anses for at være særlige kategorier af personoplysninger i henhold til gældende lovgivning om databeskyttelse og skal håndteres med ekstra omhu og kræver yderligere beskyttelsesforanstaltninger.

Volvo vil kun behandle særlige kategorier af personoplysninger, hvis Volvo har en juridisk forpligtelse eller et legitimt forretningsmæssigt behov for at behandle sådanne data (inklusive, men ikke begrænset til, forsvarlig praksis for at hjælpe med at håndtere omfattende sundhedsnødsituationer). I sådanne tilfælde vil vi informere dig, og hvis loven kræver det, vil vi indhente dit udtrykkelige samtykke til at behandle sådanne data.

Du bør være opmærksom på, at det ikke er en betingelse for din kontrakt med os, at du accepterer en anmodning om samtykke fra os*.*

Specifikt om CCTV-overvågning

Volvo kan anvende virksomhedens lukkede tv-overvågning (CCTV-overvågning) på sine områder, hvor det er tilladt ved lov. Bemærk, at behandling af CCTV-relaterede personoplysninger ikke er omfattet af denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger, men af meddelelsen om beskyttelse af personoplysninger for besøgende.

Specifikt om automatiseret beslutningstagning

Volvo udfører ikke regelmæssig og systematisk automatiseret beslutningstagning, der giver anledning til juridiske konsekvenser vedrørende enkeltpersoner, eller som ville have en tilsvarende væsentlig effekt. Hvis du interagerer med et Volvo-selskab, der udfører en sådan automatiseret beslutningstagning, bør du modtage en specifik meddelelse, der beskriver detaljerne i den automatiserede beslutningstagning.

Volvo vil primært indhente dine personoplysninger fra dig selv eller din arbejdsgiver eller tredjeparter, som vi gør forretninger med (mæglere, forhandlere, salgsrepræsentanter osv.), eller hvorfra vi får data, såsom for eksempel finansielle data og kreditdata samt kriminalitetsrelaterede data, som vi får fra kreditoplysningsorganer, kreditoplysningsbureauer og organer til forebyggelse af svindel. Sådanne tredjeparter er ansvarlige for at sikre, at de har rettighederne til at bruge og dele dine data med andre, før de deler dem med os.

Nogle personoplysninger kan også automatisk blive genereret fra Volvos IT-system eller tilsvarende, f.eks. når dit bruger-id til Volvo-systemer oprettes.

Bortset fra visse oplysninger, der er påkrævet ved lov, er din beslutning om at give Volvo personoplysninger frivillig.

Bemærk dog, at det er nødvendigt for Volvo at behandle visse personoplysninger for at kunne interagere med sine kunder til forretningsmæssige formål og for at opfylde kontraktmæssige forpligtelser. Hvis du ikke giver personoplysninger, kan det hindre håndteringen og leveringen af de produkter og tjenester, som du eller din arbejdsgiver måtte forvente fra Volvo.

Dine personoplysninger kan blive delt med andre selskaber i Volvo Group og med visse kategorier af tredjeparter (som nærmere beskrevet nedenfor), hvilket kan omfatte overførsel af dine personoplysninger til andre lande.

Deling af personoplysninger inden for Volvo Group

Volvo Group er en global organisation med kontorer og aktiviteter over hele verden, og dine personoplysninger kan blive overført til eller være tilgængelige internationalt i hele Volvo Groups globale forretning og mellem dets forskellige enheder og tilknyttede selskaber.

Enhver overførsel af dine personoplysninger til andre selskaber i Volvo Group (herunder overførsler fra inden for EU/EØS til uden for EU/EØS og/eller fra Storbritannien til uden for Storbritannien) vil være reguleret af en koncernintern aftale baseret på EU-godkendte standardkontraktbestemmelser eller andre mekanismer, som fra tid til anden er blevet anerkendt eller godkendt af de relevante myndigheder, samt andre påkrævede jurisdiktionelle beskyttelsesforanstaltninger. En sådan aftale afspejler de standarder, der er indeholdt i europæisk databeskyttelseslovgivning (herunder EU's generelle databeskyttelsesforordning).

At denne aftale er på plads betyder, at alle selskaber i Volvo Group skal overholde de samme interne regler. Det betyder også, at dine rettigheder forbliver de samme, uanset hvor dine data behandles af Volvo Group.

Deling af personoplysninger med tredjeparter uden for Volvo Group

Ud over delingen af personoplysninger mellem selskaber i Volvo Group som angivet ovenfor kan Volvo også dele dine personoplysninger med visse kategorier af tredjeparter, herunder:

• Forretningspartnere, såsom Volvo Groups leverandører og tjenesteudbydere i forbindelse med deres levering af produkter og tjenester til Volvo Group, såsom IT-tjenesteudbydere og transportudbydere (herunder told og handel) og mellemmænd.
• Uafhængige forhandlere og karosseribyggere, såsom Volvo Groups private forhandlere med henblik på at håndtere og udvikle forretningsrelationen (herunder garantikrav) med en kunde eller et kundeemne.
• Professionelle rådgivere såsom forsikringsselskaber, advokater og andre professionelle rådgivere i forbindelse med forsikringskrav, revision og modtagelse af rådgivningsydelser.
• Modparter og deres rådgivere, såsom i forbindelse med forretningstransaktioner og andre projekter eller samarbejder (herunder fusioner, opkøbsprojekter, forsikringsselskaber).
• Nødberedskabstjenester, såsom politi, brandvæsen, ambulance og vejhjælp for at beskytte dine og andres vitale interesser, såsom i forbindelse med nødhjælp.
• Offentlige myndigheder:
  • Inden for retshåndhævelse, tilsynsmyndigheder, offentlige myndigheder og andre offentlige og retlige organer i forbindelse med juridiske forpligtelser såsom retskendelser eller lovpligtige rapporteringskrav eller, hvis det anses for nødvendigt i særlige tilfælde, for at beskytte dine eller andres vitale interesser.
  • Offentlige myndigheder med ansvar for eksportkontrol og told
  • Offentlige myndigheder, der kræver personoplysninger for at give adgang til begrænsede områder
• Finansielle partnere og andre interessenter:
  • kreditoplysnings-/kreditvurderingsbureauer,
  • inkassobureauer
  • organer til forebyggelse af svindel,
  • banker og kapitalmarkedspartnere
  • forsikringsselskaber, forsikringsmæglere og forsikringsassessorer

Alle tredjepartsudbydere og professionelle rådgivere, som dine personoplysninger videregives til, forventes og er forpligtede til at beskytte fortroligheden og sikkerheden af dine personoplysninger og må kun bruge dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -regler.

Endvidere, i tilfælde af at et selskab i Volvo Group, der er beliggende inden for EU/EØS, overfører personoplysninger til eksterne tredjeparter, som er placeret uden for EU/EØS, vil det relevante selskab i Volvo Group sikre sig, at der er passende beskyttelsesforanstaltninger på plads, som giver et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger som krævet i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning (herunder EU's generelle databeskyttelsesforordning).

Dette kan for eksempel omfatte brugen af EU-godkendte standardkontraktbestemmelser eller andre mekanismer, som fra tid til anden er blevet anerkendt eller godkendt af de relevante myndigheder.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan Volvo vil dele dine personoplysninger, bedes du kontakte VOLVOs Chief Privacy Officer via kontaktoplysningerne ovenfor

Volvo anvender passende og rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder IT-sikkerhed og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, til at beskytte personoplysninger tilstrækkeligt.

Disse foranstaltninger er passende i forhold til de risici, der er forbundet med behandlingen af personoplysninger, og personoplysningernes følsomhed, og tager hensyn til kravene i gældende lokal lovgivning. Derudover forbedres foranstaltningerne løbende i takt med udviklingen af tilgængelige sikkerhedsprodukter og -tjenester.

Volvo kræver, at alle personer overholder gældende sikkerhedspolitikker relateret til personoplysninger, når de bruger Volvos systemer.

Volvo vil opbevare dine personoplysninger, så længe der eksisterer et legitimt forretningsmæssigt formål hermed (herunder, men ikke begrænset til, under hensyntagen til kontraktperioder, garanti- og produktansvarskrav, lovpligtige rapporteringsforpligtelser og/eller opbevaringskrav, der er nødvendige i forbindelse med forventede tvister). Når det retlige grundlag er samtykke, vil Volvo opbevare dine personoplysninger, indtil du tilbagekalder dit samtykke.

Du kan, hvor dette følger af gældende databeskyttelseslove og -regler, være berettiget til at:

• Anmode om adgang til de personoplysninger, Volvo behandler om dig: Denne ret giver dig ret til at få at vide, om vi har personoplysninger om dig, og hvis vi har det, til at få information om og en kopi af de specifikke oplysninger og kategorier af personoplysninger.
• Anmode om rettelse af dine personoplysninger: Denne ret giver dig ret til at få dine personoplysninger rettet, hvis de er unøjagtige eller ufuldstændige.
• Gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger (til direkte markedsføring og andre formål): Denne ret giver dig ret til at anmode om, at Volvo ikke længere behandler dine personoplysninger.
• Anmode om sletning af dine personoplysninger: Denne ret giver dig ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger, herunder hvor sådanne personoplysninger ikke længere er nødvendige for at opnå formålene.
• Anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger: Denne ret giver dig ret til at anmode om, at Volvo kun behandler dine personoplysninger under begrænsede omstændigheder, herunder med dit samtykke.
• Anmode om dataportabilitet for dine personoplysninger: Denne ret giver dig ret til at modtage en kopi (i et portabelt og, hvis teknisk muligt, let anvendeligt format) af dine personoplysninger eller anmode Volvo om at overføre sådanne personoplysninger til en anden dataansvarlig.
• Hvis vores behandling af dine personoplysninger eller en del heraf er baseret på dit samtykke, til enhver tid at tilbagekalde dit samtykke, hvorefter Volvo vil ophøre med enhver yderligere behandling af dine personoplysninger eller den relevante del heraf (en sådan tilbagekaldelse påvirker dog ikke lovligheden af databehandlingsaktiviteterne før tilbagekaldelsen).

Bemærk, at Volvo muligvis ikke altid er forpligtet til at efterkomme en anmodning om sletning, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet. Der kan foretages en vurdering fra sag til sag af Volvos juridiske forpligtelser og undtagelserne til sådanne rettigheder.

Du har også ret til at indgive eventuelle klager over Volvos behandling af dine personoplysninger til en tilsynsmyndighed. For mere information om disse rettigheder og om, hvordan du gør brug af dem, bedes du kontakte Volvos Chief Privacy Officer via kontaktoplysningerne ovenfor.

Volvo opfordrer til periodisk gennemgang af denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger for at holde sig orienteret om eventuelle ændringer.

Vi forbeholder os ret til at ændre denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger efter behov. Når vi gør det, vil vi øverst i denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger angive datoen for, hvornår sådanne ændringer foretages, og/eller hvornår de træder i kraft.