Työnhakijoiden tietosuojailmoitus

Se Volvo Group -yhtiö, johon olet hakenut tehtävään (jäljempänä “Volvo”), on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

“Rekisterinpitäjä” tarkoittaa, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Volvon tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteessa gpo.office@volvo.com tai postitse tai puhelimitse seuraavaan osoitteeseen:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ 
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00

Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Volvo Group UK Limited toimii Volvon edustajana Yhdistyneessä kuningaskunnassa, yhteystiedot alla:

Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA

Tätä Tietosuojailmoitusta varten “henkilötiedot” tarkoittavat mitä tahansa tietoa tietystä henkilöstä tai tietoa, joka tunnistaa tai voi tunnistaa tietyn henkilön. Toisin sanoen, se on mikä tahansa tieto, joka voidaan yhdistää sinuun.

Tätä Tietosuojailmoitusta varten termillä “käsitellä” tai “käsittely” tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien muun muassa henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, mukauttaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Oikeusperuste

Volvo käsittelee henkilötietojasi jonkin seuraavista oikeusperusteista nojalla; katso myös lisätietoja alla.

• Lakivelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen lakivelvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi tuomioistuimen määräysten ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
• Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseksi. Yleisesti katsotaan, että Volvon oikeutettuun etuun kuuluu päivittäisten toimintojen hallinta, tilojen ja laitteiden turvaaminen sekä sisäisen valvonnan ylläpitäminen. Perustaakseen työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn oikeutetun edun perusteelle, Volvo tekee tapauskohtaisen arvioinnin. Esimerkiksi Volvo tarvitsee käsitellä tiettyjä henkilötietoja työnhakijoista, kun Volvon oikeutettu etu on mahdollistaa heidän käyttäjäprofiiliensa hallinta ja/tai muuten hallinnoida heidän hakemustaan Volvo Groupin avoimeen tehtävään.  Jos tässä tietosuojailmoituksessa todetaan, että Volvo perustaa käsittelyn tarkoituksen oikeutettuihin etuihin, Volvo katsoo, että sen oikeutetut edut eivät syrjäydy sinun etujesi, oikeuksiesi tai vapauksiesi vuoksi, ottaen huomioon (i) Volvon tarjoaman läpinäkyvyyden käsittelytoiminnasta, (ii) Volvon tietosuojan sisäänrakennetun toteutuksen, (iii) Volvon säännöllisen tietosuojan arvioinnin sekä (iv) oikeudet, jotka sinulla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotestistä, ota yhteyttä Volvon tietosuojavastaavaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.
• Suostumus. Poikkeustapauksissa tai jos mitään muuta oikeusperustetta ei voida soveltaa, Volvo voi pyytää sinulta nimenomaista suostumustasi tiettyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tällainen suostumus on sinun valintasi ja täysin vapaaehtoinen.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoryhmiä, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat muodostaa henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin, jotka on esitetty alla olevassa taulukossa 1.

Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietoja sinusta, ja jotkin käsittelyn tarkoituksista voivat olla päällekkäisiä, ja henkilötietojesi käyttöön voi olla useita perusteltuja tarkoituksia.

Taulukko 1 – Henkilötietoryhmät, käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Erityisesti erityisistä henkilötietoryhmistä

On erityisesti huomioitava, että tietyt terveys- ja turvallisuustiedot voivat sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan olla erityisiä henkilötietoryhmiä, joita on käsiteltävä erityisen huolellisesti ja joihin sovelletaan lisäsuojatoimia. Volvo käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä vain, jos Volvolla on lakivelvoite käsitellä tällaisia tietoja ja/tai jos Volvo on saanut sinulta nimenomaisen suostumuksen tällaisten tietojen käsittelyyn. Näissä tapauksissa Volvo ilmoittaa sinulle asiasta ja (jos laki sitä edellyttää) pyytää sinulta nimenomaisen suostumuksen tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että sopimuksesi ehtona ei ole, että hyväksyt meiltä tulevan suostumuspyynnön.

Erityisesti kameravalvonnasta

Volvo voi käyttää yrityksen kameravalvontaa tiloissaan, mikäli laki sen sallii. Huomioithan, että kameravalvontaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä ei käsitellä tässä Tietosuojailmoituksessa, vaan Vierailijoiden tietosuojailmoituksessa.

Kameravalvonnan kuvat ja tallenteet säilytetään turvallisesti, ja niihin on pääsy vain niille, joilla on siihen perusteltu tarve (esimerkiksi tapauksen selvittämiseksi).

Erityisesti automatisoidusta päätöksenteosta

Volvo Groupin verkkopohjainen rekrytointijärjestelmä voi sisältää seulontakysymyksiä, joiden avulla selvitetään, onko hakijoilla tiettyjä ennalta määriteltyjä vähimmäisosaamisia haettuihin tehtäviin. Huomioithan, että jos vastaat johonkin seulontakysymykseen kielteisesti, sinut voidaan automaattisesti poistaa rekrytointiprosessista rekrytointijärjestelmän automatisoitujen päätösmekanismien kautta. Tällöin saat automaattisen viestin, jossa ilmoitetaan, että hakemuksesi on hylätty.

Erityisesti hakijakyselyistä

Koko hakijapolkusi aikana Volvo pyytää tietyissä erityistilanteissa palautettasi ja kokemuksiasi rekrytointiprosessistamme. Volvo kerää tiedot perustellusta ja oikeutetusta syystä ja aina edellä mainitun tarkoituksen saavuttamiseksi. Kyselyiden vastaukset anonymisoidaan ja yhdistetään siten, ettei vastauksista voida suoraan tunnistaa sinua.

Volvo saa ensisijaisesti henkilötietosi sinulta itseltäsi, esimerkiksi hakuprosessin aikana. Henkilötietojasi voidaan saada myös kolmannen osapuolen kautta, esimerkiksi henkilöltä, jonka olet ohjannut meidät ottamaan yhteyttä saadaksemme henkilötietojasi, esimerkiksi kun otamme yhteyttä suosittelijoihin, jotka olet toimittanut Volvolle, tai palveluntarjoajilta, jotka toimivat Volvon puolesta (esim. taustaselvitykset ja tarkistukset, mukaan lukien koulutus, aiemmat työsuhteet, suosittelut ja terveystarkastukset).

Joidenkin henkilötietojen kerääminen voi tapahtua myös Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi jos olet tai olet aiemmin ollut Volvo Groupin yrityksen palveluksessa tai toiminut konsulttina Volvo Groupin yrityksessä.

Lukuun ottamatta tiettyjä lain edellyttämiä tietoja, päätös antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen. Sinulle ei siis aiheudu haitallisia seurauksia, jos et halua antaa Volvolle henkilötietojasi.

Huomioithan kuitenkin, että Volvon on välttämätöntä käsitellä tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja voidakseen hallinnoida hakemustasi Volvon avoimeen tehtävään. Näin ollen Volvo ei välttämättä voi tarjota sinulle työsuhdetta, jos et anna tarvittavia henkilötietoja tai et salli Volvon käsitellä tiettyjä tarvittavia henkilötietoja hakemuksesi yhteydessä.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo Group -yhtiöiden sekä tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa (kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin sisällä

Volvo Group on maailmanlaajuinen organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa ympäri maailmaa, ja henkilötietosi voidaan siirtää tai ne voivat olla kansainvälisesti saatavilla Volvo Groupin maailmanlaajuisen liiketoiminnan sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä.

Kaikki henkilötietojesi siirrot muihin Volvo Group -yhtiöihin (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueelta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle) tapahtuvat konsernin sisäisen sopimuksen perusteella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka asianomaiset viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet, sekä muihin vaadittuihin lainkäyttöalueen suojatoimiin. Tällainen sopimus heijastaa eurooppalaisessa tietosuojalainsäädännössä (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) asetettuja vaatimuksia.

Tämän sopimuksen olemassaolo tarkoittaa, että kaikkien Volvo Groupin yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi pysyvät samoina riippumatta siitä, missä Volvo Group käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa

Edellä mainitun Volvo Group -yhtiöiden välisen henkilötietojen jakamisen lisäksi Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa, mukaan lukien:

• Liikekumppanit, kuten Volvo Groupin toimittajat ja palveluntarjoajat heidän toimittaessaan tuotteita ja palveluita Volvo Groupille, esimerkiksi IT-palveluntarjoajat.
• Ammattiliitot, jos sovellettava laki sitä edellyttää, mukaan lukien tiedonantovelvollisuus ammattiliitoille esimiesten nimitysten yhteydessä.
• Ammattineuvojat, kuten lakimiehet ja muut ammattineuvojat, vaatimuksiin ja neuvontapalvelujen saamiseen liittyen.
• Poliisi, sääntelyviranomaiset, valtion virastot sekä muut julkiset ja oikeudelliset elimet lakivelvoitteisiin liittyen, kuten tuomioistuinmääräykset tai lakisääteiset raportointivaatimukset, tai jos katsotaan tarpeelliseksi poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojelemiseksi.

Kaikilta kolmansilta palveluntarjoajilta ja ammatillisilta neuvonantajilta, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan ja edellytetään henkilötietojesi luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamista, ja he saavat käyttää henkilötietojasi vain sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Lisäksi, jos jokin EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo Group -yhtiö siirtää henkilötietoja ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, kyseinen Volvo Group -yhtiö varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka tarjoavat riittävän suojan henkilötiedoillesi sovellettavien tietosuojalakien (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi tämä voi sisältää EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käytön tai muun sellaisen mekanismin, jonka asianomaiset viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä Volvon tietosuojavastaavaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

Volvo käyttää asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, mukaan lukien tietoturva- ja fyysiset turvatoimet, suojellakseen henkilötietoja riittävästi.

Nämä toimenpiteet ovat asianmukaisia henkilötietojen käsittelystä aiheutuviin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen nähden, ja niissä otetaan huomioon sovellettavan paikallisen lain vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti saatavilla olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää kaikkien henkilöiden noudattavan sovellettavia henkilötietoihin liittyviä tietoturvakäytäntöjä käyttäessään Volvon järjestelmiä.

Volvo säilyttää normaalisti henkilötietojasi siihen asti, kunnes rekrytointiprosessi on päättynyt, ja kolme (3) vuotta sen jälkeen (lyhyemmän tai pidemmän ajan sovellettavan työlainsäädännön mukaisesti) täyttääkseen tarpeen käyttää tällaisia henkilötietoja mahdollisen, uhkaavan tai ennakoidun riidan tai vaateen yhteydessä (esimerkiksi syrjintäperusteella).

Jos suostumus henkilötietojen säilyttämiseen tulevia rekrytointitarpeita varten on annettu, tietoja säilytetään, kunnes hakijan tuleva rekrytointi ei ole enää ajankohtainen ja/tai kunnes kyseinen suostumus on peruutettu.

Sinulla voi olla oikeus, sovellettavien tietosuojalakien ja -asetusten mukaisesti, seuraaviin:

• Pyytää pääsyä Volvon sinusta käsittelemiin henkilötietoihin: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden tietää, onko meillä hallussamme henkilötietoja sinusta ja, jos on, saada tietoa sekä kopio kyseisistä henkilötiedoista ja henkilötietoryhmistä.
• Pyytää henkilötietojesi oikaisemista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada henkilötietosi korjatuksi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo ei enää käsittele henkilötietojasi.
• Pyytää henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista, mukaan lukien tilanteet, joissa tällaiset henkilötiedot eivät enää ole tarpeen käsittelyn tarkoitusten saavuttamiseksi.
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa, mukaan lukien suostumuksellasi.
• Pyytää henkilötietojesi siirrettävyyttä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada kopio (siirrettävässä ja, jos teknisesti mahdollista, helposti käytettävässä muodossa) henkilötiedoistasi tai pyytää Volvoa siirtämään kyseiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Jos henkilötietojesi käsittely tai osa siitä perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa kaikki henkilötietojesi tai kyseisen osan käsittelytoimet (kuitenkin tällainen suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen tietojen käsittelytoimien laillisuuteen).

Huomioithan, että Volvolla ei aina ole velvollisuutta noudattaa poistamista, rajoittamista, vastustamista tai tietojen siirrettävyyttä koskevaa pyyntöä. Arviointi voidaan tehdä tapauskohtaisesti Volvon lakisääteisten velvoitteiden ja näihin oikeuksiin liittyvien poikkeusten perusteella.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos sinulla on huomautettavaa Volvon suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä. Lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä saat ottamalla yhteyttä Volvon tietosuojavastaavaan yllä mainituilla yhteystiedoilla.

Volvo kannustaa tarkistamaan tämän Tietosuojailmoituksen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun teemme muutoksia, ilmoitamme tämän Tietosuojailmoituksen yläosassa päivämäärän, jolloin muutokset on tehty ja/tai jolloin ne tulevat voimaan.