×

Hakijan tietosuojailmoitus
 

Tässä ilmoituksessa on tietoja Volvo Groupin toimesta tapahtuvasta sellaisten henkilöiden henkilötietojen käsittelystä, jotka hakevat Volvo Groupin avoimia työpaikkoja ("Tietosuojailmoitus"). Jos haet tai olet hakenut työpaikkaa Volvo Group -yrityksestä, voimme käsitellä sinua koskevia henkilötietoja.
 

Tässä ilmoituksessa "Volvo Groupilla" tarkoitetaan AB Volvoa (julk.) ja yksiköitä, joita se hallitsee suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien rajoituksetta johonkin Volvo Groupin pääasialliseen liiketoiminta-alueeseen ja Truck Divisions -osastoihin kuuluvat yksiköt (joita voi esiintyä ajan mittaan). Niitä ovat muun muassa Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions ja Volvo Energy.
 

Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan vain silloin, kun Volvo Group kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja Volvo Groupin tarkoituksia varten (ts. kun Volvo Group (joko yksin tai yhdessä muiden tahojen kanssa) on rekisterinpitäjä sekä määrittää tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tavat).
 

Jos Volvo tekee työsopimuksen kanssasi, henkilötietojesi käsittelyä ohjaa Volvo Groupin työntekijän tietosuojailmoitus.
 

Tätä tietosuojailmoitusta ei sovelleta, kun Volvo Group kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja toisen yrityksen, kuten Volvo Groupin riippumattomien jälleenmyyjien, maahantuojien, toimittajien ja asiakkaiden, puolesta.
 

Tämän tietosuojailmoituksen lisäksi jotkin Volvo Groupin järjestelmät, sovellukset ja prosessit voivat sisältää omia tietosuojailmoituksiaan, jotka antavat lisätietoja kerättävistä henkilötiedoista ja siitä, miten niitä säilytetään, käytetään ja siirretään.

 

Volvo Group -yritys, josta olet hakenut työpaikkaa (jäljempänä "Volvo"), on niiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

"Rekisterinpitäjä" tarkoittaa sitä, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo vastaa sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja ‑määräysten mukaisesti.  

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan sähköpostitse (gpo.office@volvo.com), postitse tai puhelimitse:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Ruotsi 
+46 (0)31 66 00 00

Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja tietystä henkilöstä tai tietoja, joiden avulla tunnistetaan tai voidaan tunnistaa tietty henkilö. Toisin sanoen ne ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun.  

Tässä tietosuojailmoituksessa "prosessilla" tai "käsittelyllä" tarkoitetaan henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien rajoituksetta kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, mukauttaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Oikeudellinen perusta

Volvo käsittelee henkilötietojasi seuraavin oikeudellisin perustein (lisätietoja on jäljempänä):

  • Lakivelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä lakivelvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi tuomioistuinten päätösten noudattamiseksi ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
  • Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun kannalta. Yleensä Volvon oikeutetun edun mukaista on hallita sen päivittäistä toimintaa, turvata sen tilat ja laitteet sekä ylläpitää sisäistä valvontaa. Jotta hakijoiden henkilötietojen käsittely perustuisi oikeutettuun etuun, Volvo suorittaa arvioinnin tapauskohtaisesti. Volvon on esimerkiksi käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja hakijoista, jos Volvon oikeutetun edun mukaista on mahdollistaa heidän käyttäjäprofiiliensa hallinta ja/tai muutoin hallinnoida heidän työhakemustaan Volvo Groupille.

    Kun tässä asiakirjassa todetaan, että Volvo perustelee tiettyä käsittelytarkoitusta oikeutetuilla eduillaan, Volvo katsoo, että sen oikeutettuja etuja eivät syrjäytä hakijan edut, oikeudet tai vapaudet, huomioiden seuraavat asiat: (i) Volvon avoimuus käsittelytoiminnassa, (ii) Volvon sisäänrakennettuun yksityisyyden suojaan perustuva lähestymistapa, (iii) Volvon säännöllinen tietosuojan tarkistus ja (iv) oikeudet, jotka hakijalla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotuksen testausmenetelmästä, ota yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan edellä olevien yhteystietojen avulla.
  • Elintärkeät edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi sinun ja muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos Volvolla on päteviä syitä uskoa, että tällainen henkilötietojesi käsittely voi estää tai vähentää merkittävää mahdollista haittaa sinulle tai muille.
  • Suostumus. Poikkeustilanteissa tai jos muita laillisia perusteita ei voida soveltaa, Volvo saattaa pyytää sinulta erikseen suostumusta tiettyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tällainen suostumus on täysin vapaaehtoinen.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoluokkia, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin alla olevan taulukon 1 mukaisesti.

Huomaa, että alla oleva luettelo on vain esimerkki, eikä sitä ole tarkoitettu täydelliseksi, ja ettei Volvo välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietojasi. Jotkin käsittelytarkoitukset ovat päällekkäisiä, ja henkilötietojen käyttöperusteina voi olla useita käyttötarkoituksia.

Taulukko 1 – Luokat, käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen perusta

Henkilötietoluokat

Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn oikeudellinen perusta

 

Henkilöä koskevat tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, ensisijainen kieli ja valokuva

 

 

  • Mahdollisuus rekisteröidä hakijat Volvon rekrytointijärjestelmiin

 

  • Hakemusten yleinen hallinta

 

 

  • Oikeutettu etu (hakemusten hallinta)

 

 

Yhteystiedot, kuten kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

 

 

  • Mahdollisuus viestintään hakijoiden kanssa

 

 

  • Oikeutettu etu (viestintä hakijoiden kanssa)

 

 

IT-aiheiset tiedot, kuten sähköpostiosoite ja Volvon rekrytointijärjestelmän salasana sekä automaattiset viestit ja muu viestintä

 

  • Mahdollisuus Volvon rekrytointijärjestelmän käyttöön ja viestintään sen kautta

 

 

 

  • Oikeutettu etu (hakemusten hallinta)

 

Ammattipätevyyteen liittyvät tiedot, kuten CV, mukaan lukien tiedot työkokemuksesta, koulutuksesta, ammattiyhdistysten jäsenyyksistä, tutkintotodistuksista ja suosituskirjeistä sekä muut tiedot, jotka annat meille haastattelujen aikana tiloissamme tai digitaalisten kanavien kautta

 

 

  • Mahdollisuus arvioida hakijoiden osaamista ja pätevyyttä tehtävään

 

 

  • Oikeutettu etu (ehdokkaiden arviointi)

 

 

Suorituskyky- ja arviointitiedot, kuten henkilökohtaiset ja analyyttiset testit rekrytointiprosessien yhteydessä

 

 

  • Mahdollisuus arvioida hakijoiden osaamista ja pätevyyttä tehtävään

 

  • Oikeutettu etu (hakijoiden osaamisen arviointi tehtävän osalta)

 

  • Suostumus

 

 

Terveystiedot, kuten terveystarkastusten ja huumetestien tulokset (vain tiettyjen tehtävien yhteydessä)

 

 

  • Mahdollisuus arvioida hakijan terveystilannetta (jos tarpeen tiettyjen tehtävien yhteydessä tai muista syistä)

 

 

  • Suostumus

 

Turvallisuustiedot, kuten taustatarkistuksissa saadut tiedot (vain tiettyjen tehtävien yhteydessä)

 

  • Mahdollisuus hakijoiden taustan arviointiin (jos tehtävä edellyttää sitä)

 

 

  • Suostumus (jotta tarvittavat kolmannet osapuolet voivat luovuttaa tietoja sinusta)

 

 

 

Tietoja henkilötietojen erityisryhmistä

Erityisesti todetaan, että joitakin terveys- ja turvallisuustietojen näkökohtia voidaan pitää soveltuvan tietosuojalainsäädännön nojalla henkilötietojen erityisryhminä, ja niitä on käsiteltävä erityisen huolellisesti. Nämä tiedot edellyttävät ylimääräisiä suojaustoimenpiteitä. Volvo käsittelee henkilötietojen erityisryhmiä vain, jos Volvolla on oikeudellinen velvollisuus käsitellä tällaisia tietoja ja/tai Volvo on saanut nimenomaisen suostumuksesi tällaisten tietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Volvo ilmoittaa sinulle ja (lainsäädännön vaatiessa) pyytää nimenomaista suostumustasi tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että kanssasi tehdyn sopimuksen ehtona ei ole kaikkien suostumuspyyntöjen hyväksyntä.

Erityisesti CCTV-valvontaan liittyen

Volvo voi käyttää CCTV-valvontaa (edellä määritellyllä tavalla) lainsäädännön sallimissa rajoissa. CCTV-valvontaa käytetään yleensä hallittaessa ja estettäessä luvatonta kulkua Volvon tiloihin ja laitteiden luo, mutta joissakin maissa sitä voidaan käyttää myös terveys- ja turvallisuusohjeiden ja -menettelyjen noudattamisen varmistamiseen sekä tuotannon yleiseen parantamiseen. CCTV-kuvia ja -tallenteita säilytetään turvallisesti, ja niitä pääsee käyttämään vain tarvittaessa (esimerkiksi tapauksen tutkintaa varten).

Erityisesti automaattiseen päätöksentekoon liittyen

Volvo Groupin online-rekrytointijärjestelmä voi sisältää seulontakysymyksiä sen selvittämiseksi, onko hakijoilla tietty ennalta määritelty vähimmäispätevyys haettuihin tehtäviin. Huomaa, että jos annat kielteisen vastauksen mihin tahansa seulontakysymykseen, sinut voidaan poistaa rekrytointiprosessista automaattisesti rekrytointijärjestelmän automaattisten päätöksentekomekanismien avulla. Tällöin saat automaattisen viestin siitä, että hakemuksesi on hylätty.

Volvo saa henkilötietosi ensisijaisesti sinulta itseltäsi, esimerkiksi hakuprosessin aikana. Henkilötietojasi voidaan hankkia myös kolmannen osapuolen välityksellä, esim. henkilöltä, jolta olet neuvonut meitä hankkimaan henkilötietojasi esimerkiksi silloin, kun otamme yhteyttä Volvolle mainitsemiisi suosittelijoihin, tai Volvon puolesta toimivilta palveluntarjoajilta (esim. taustan seulonta ja todentaminen, mukaan lukien koulutus, aiemmat työsuhteet, suosittelijat ja terveystarkastukset).

Joitakin henkilötietoja saatetaan kerätä myös Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi silloin, kun työskentelet tai olet aiemmin työskennellyt Volvo Group -yrityksessä tai toiminut konsulttina Volvo Group -yrityksessä.

Lukuun ottamatta tiettyjä lainsäädännön edellyttämiä tietoja päätöksesi antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen. Siksi sinulle ei aiheudu haitallisia seurauksia, jos et halua antaa Volvolle henkilötietojasi.

Huomaa kuitenkin, että Volvon on käsiteltävä tiettyjä sinuun liittyviä henkilötietoja hallinnoidakseen hakemustasi Volvon palvelukseen. Vastaavasti Volvo ei välttämättä pysty tarjoamaan sinulle työtä, jos et anna tiettyjä tarvittavia henkilötietoja tai et salli Volvon käsitellä tiettyjä tarvittavia henkilötietoja hakemuksesi yhteydessä.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo Group -yhtiöiden ja tiettyjen kolmansien osapuolten ryhmien kanssa (kuvattu tarkemmin jäljempänä), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin sisällä

Volvo Group on globaali organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa kaikkialla maailmassa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai käyttää kansainvälisesti kaikkialla Volvo Groupin globaalissa liiketoiminnassa sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä. Henkilötietojesi siirtoa muille Volvo Groupin yrityksille (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueelta sen ulkopuolelle) säännellään yritysten välisellä sopimuksella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka tarvittavat viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin. Tällainen sopimus vastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) standardeja. Sopimuksen voimassaolo tarkoittaa sitä, että kaikkien Volvo Group -yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että oikeutesi säilyvät ennallaan riippumatta siitä, missä Volvo Group käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa Volvo Groupin ulkopuolella

Sen lisäksi, että henkilötietoja jaetaan edellä kuvatulla tavalla Volvo Group -yritysten välillä, Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tietyille kolmansien osapuolten ryhmille, kuten seuraaville:

  • Liikekumppanit, kuten Volvo Groupin toimittajat ja palveluntarjoajat, jotka toimittavat tuotteita ja palveluja Volvo Groupille (esimerkiksi IT-palvelujen tarjoajat).
  • Ammattiliitot, jos sovellettava lainsäädäntö sitä vaatii, mukaan lukien tiedotusvelvollisuus liittoja kohtaan johtajien nimittämisen yhteydessä.
  • Ammattimaiset neuvonantajat, kuten asianajajat ja muut ammattimaiset neuvonantajat anomusten ja neuvontapalvelujen vastaanoton yhteydessä.
  • Lainvalvontaviranomaiset, sääntelyviranomaiset sekä muut julkiset tahot ja oikeuslaitokset lakivelvoitteiden, kuten tuomioistuimen päätösten tai oikeudellisten raportointivaatimusten, yhteydessä, tai jos sitä pidetään välttämättömänä poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Kaikkien ulkopuolisten palveluntarjoajien ja ammattimaisten neuvonantajien, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan suojaavan ja heidän täytyy suojata henkilötietojesi luottamuksellisuus ja yksityisyys, ja ne voivat käyttää henkilötietojasi vain soveltuvien tietosuojalakien ja -määräysten mukaisesti.

Jos mikä tahansa EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo Group -yritys lisäksi siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseville kolmansille osapuolille, asianomainen Volvo Group -yritys varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka suojaavat henkilötietosi riittävän hyvin soveltuvan tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Tähän voi sisältyä esimerkiksi EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai muun sellaisen mekanismin käyttö, jonka tarvittavat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä VOLVO Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo käyttää henkilötietojen riittävään suojaukseen asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisaation liittyviä turvatoimenpiteitä, mukaan lukien tietotekniikan suojaus ja fyysiset turvatoimet.

Nämä toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa henkilötietojen käsittelyn aiheuttamiin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen, ja niissä otetaan huomioon soveltuvan paikallisen lainsäädännön vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti käytettävissä olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää, että kaikki noudattavat henkilötietoihin liittyviä soveltuvia turvallisuuskäytäntöjä käyttäessään Volvon järjestelmiä. 

Volvo säilyttää henkilötietojasi yleensä rekrytointiprosessin päättymiseen asti ja kaksi (2) vuotta sen jälkeen (tai pitempään sovellettavan työlainsäädännön mukaan) siltä varalta, että tällaisia henkilötietoja täytyisi käyttää todellisen, uhkaavan tai odotetun riidan tai vaatimuksen yhteydessä (esimerkiksi syrjinnän perusteella).

Jos hakijalta on saatu suostumus henkilötietojen säilyttämiseen tulevia rekrytointitarpeita varten, tietoja säilytetään, kunnes hakijan tuleva rekrytointi ei enää ole relevantti asia ja/tai hakija on perunut tietojen säilyttämistä koskevan suostumuksensa.

 

Sinulla voi olla oikeus seuraaviin asioihin, jos soveltuvassa tietosuojalaeissa ja -määräyksissä niin säädetään:

  •  Pääsy niihin henkilötietoihisi, joita Volvo käsittelee: tämän oikeuden nojalla saat tietää, onko meillä henkilötietoja sinusta, ja jos on, saat käyttöösi tiedot ja kopiot henkilötietojen tarkoista kokonaisuuksista ja luokista.
  •  Henkilötietojasi koskeva oikaisupyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää korjaamaan henkilötietosi, jos niissä on virheitä tai puutteita.
  •  Henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, ettei Volvo enää käsittele henkilötietojasi.
  •  Henkilötietojasi koskeva poistamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää poistamaan henkilötietosi, myös silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita tiettyihin tarkoituksiin.
  •  Henkilötietojesi käsittelyä koskeva rajoittamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa ja suostumuksellasi.
  •  Henkilötietojasi koskeva siirtopyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää kopion henkilötiedoistasi (kannettavassa ja helposti käytettävässä muodossa, jos se on teknisesti mahdollista) tai pyytää Volvoa lähettämään tällaiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  •  Jos henkilötietojesi tai niiden osan käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai niiden asiaankuuluvan osan käsittelyn (tällainen peruutus ei kuitenkaan vaikuta peruutusta edeltävien tietojenkäsittelytoimintojen laillisuuteen).

Huomaa, että Volvolla ei ehkä aina ole velvollisuutta noudattaa tietojen poistamista, rajoittamista, vastustamista tai siirtämistä koskevaa pyyntöä. Volvon lakivelvoitteet ja poikkeukset tällaisista oikeuksista voidaan arvioida tapauskohtaisesti.

Sinulla on myös oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valituksia, joita sinulla voi olla koskien Volvon toimesta tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Saat lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käytöstä ottamalla yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo kehottaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisin väliajoin mahdollisten muutosten varalta.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun näin tehdään, tämän tietosuojailmoituksen alkuun kirjataan päivämäärä, jona muutokset on tehty ja/tai jona ne tulevat voimaan.