Konsulttien tietosuojailmoitus
Tämä versio on julkaistu ja on voimassa 20.7.2026 alkaen, v2.0.b
Tämä ilmoitus antaa tietoa Volvo-konsernin konsulttien henkilötietojen käsittelystä (“Tietosuojailmoitus”). Jos toimit tai olet toiminut Volvo-konserniin kuuluvan yhtiön konsulttina, saatamme käsitellä sinua koskevia henkilötietoja.
Tässä tietosuojailmoituksessa “Volvo-konserni” tarkoittaa AB Volvo (publ.) -yhtiötä sekä yhtiöitä, jotka AB Volvo suoraan tai välillisesti omistaa tai hallitsee, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, yhtiöihin, jotka kuuluvat mihin tahansa Volvo-konsernin pääasialliseen liiketoiminta-alueeseen tai kuorma-auto-osastoon (sellaisina kuin ne kulloinkin ovat olemassa), kuten Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions ja Volvo Energy.
Tätä Tietosuojailmoitusta sovelletaan vain silloin, kun Volvo-konserni kerää tai muutoin käsittelee henkilötietoja Volvo-konsernin omiin tarkoituksiin (eli kun Volvo-konserni (yksin tai yhdessä muiden tahojen kanssa) on rekisterinpitäjä ja siten määrittää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietoja käsitellään).
Tätä tietosuojailmoitusta ei sovelleta silloin, kun Volvo-konserni kerää tai muutoin käsittelee henkilötietoja toisen yrityksen puolesta, kuten Volvo-konsernin itsenäisten jälleenmyyjien, maahantuojien, toimittajien ja asiakkaiden puolesta.
Tämän tietosuojailmoituksen lisäksi joissakin Volvo-konsernin järjestelmissä, sovelluksissa ja prosesseissa voi olla omat tietosuojailmoituksensa, jotka antavat lisätietoja siitä, mitä erityisiä henkilötietoja kerätään sekä siitä, miten niitä tallennetaan, käytetään ja siirretään.
Valitse kieli
Se Volvo-konserniin kuuluva yhtiö, jonka palveluksessa olet tai olet ollut (jäljempänä ‘Volvo’), on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.
“Rekisterinpitäjä” tarkoittaa, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan sähköpostitse osoitteessa gpo.office@volvo.com tai postitse tai puhelimitse seuraavaan osoitteeseen:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00
Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Volvo Group UK Limited toimii Volvon edustajana Yhdistyneessä kuningaskunnassa, yhteystiedot alla:
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
Tätä Tietosuojailmoitusta varten “henkilötiedot” tarkoittavat mitä tahansa tietoa, joka koskee tiettyä henkilöä tai joka tunnistaa tai saattaa tunnistaa tietyn henkilön. Toisin sanoen, se on mikä tahansa tieto, joka voidaan liittää sinuun.
Tätä Tietosuojailmoitusta varten termillä “käsitellä” tai “käsittely” tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, henkilötietojen keräämiseen, tallentamiseen, järjestämiseen, säilyttämiseen, mukauttamiseen, muuttamiseen, siirtämiseen, saataville asettamiseen, estämiseen, poistamiseen tai tuhoamiseen.
Oikeusperuste
Volvo voi käsitellä henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavista oikeusperusteista nojalla, katso myös lisätietoja alla.
- Sopimusvelvoite Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi sinua kohtaan, esimerkiksi jos olet itsenäinen konsultti ja Volvon tulee noudattaa kanssasi tehtyä konsultointipalvelusopimusta.
- Lakivelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen lakivelvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi tuomioistuimen määräysten ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
- Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Yleisesti katsotaan olevan Volvon oikeutettu etu hallinnoida päivittäistä toimintaansa, turvata tilansa ja laitteistonsa sekä ylläpitää sisäistä valvontaa. Perustaakseen konsulttiensa henkilötietojen käsittelyn oikeutettuun etuun Volvo tekee tapauskohtaisen arvioinnin. Esimerkiksi Volvo tarvitsee käsitellä tiettyjä henkilötietoja voidakseen hallinnoida konsulttisopimustasi, jolloin Volvon oikeutettu etu on päivittäisen toiminnan hallinta; tai Volvo tarvitsee käsitellä tiettyjä henkilötietoja tarkistaakseen IT-laitteidensa tilan ja sijainnin, jolloin Volvon oikeutettu etu on laitteidensa turvaaminen. Jos tässä ilmoituksessa todetaan, että Volvo perustaa käsittelyn oikeutettuun etuun tiettyä tarkoitusta varten, Volvo katsoo, että sen oikeutetut edut eivät syrjäydy sinun etujesi, oikeuksiesi tai vapauksiesi vuoksi, ottaen huomioon (i) Volvon tarjoaman läpinäkyvyyden käsittelytoiminnasta, (ii) Volvon tietosuoja suunnittelussa -lähestymistavan, (iii) Volvon säännöllisen tietosuojan arvioinnin sekä (iv) oikeudet, jotka sinulla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotustestistä, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä olevien yhteystietojen kautta.
- Suostumus. Poikkeustapauksissa tai jos mitään muuta oikeusperustetta ei voida soveltaa, Volvo voi pyytää sinulta nimenomaista suostumustasi tiettyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tällainen suostumus on sinun valintasi ja täysin vapaaehtoinen.
Volvo voi käsitellä seuraavia tietoluokkia, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat muodostaa henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin, jotka on esitetty alla olevassa Taulukossa 1.
Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietoja sinusta, ja jotkut käsittelyn tarkoituksista voivat olla päällekkäisiä, ja henkilötietojesi käyttöön voi olla useita perusteltuja tarkoituksia.
Taulukko 1 – Käsittelyn luokat, tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen luokat | Käsittelyn tarkoitukset | Käsittelyn oikeusperuste |
|---|---|---|
Henkilökohtaiset tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus (tai vastaava), sukupuoli, kansalaisuus, verotusarvio, viisumi ja työlupa (jos sovellettavissa), asiointikieli ja valokuva |
|
|
Organisatoriset tiedot, kuten konsulttinumero, palvelukuvaus, työpaikka, liiketoimintayksikkö, osasto, esihenkilö ja suorat alaiset |
|
|
Yhteystiedot, kuten työpaikka, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero |
|
|
Konsultoinnin hallinnointitiedot, kuten konsulttisopimus sekä tiedot toimeksiannon aloitus- ja päättymispäivästä |
|
|
Aikatiedot, kuten työajat, tehty työaika, loma, veloitukset/tuntihinnat, pankkitili, kulut ja sairausloma |
|
|
Turvallisuustiedot, kuten kulkukortit, kulkuoikeudet sekä kulkukorttien ja kulkuoikeuksien käyttö; henkilöllisyystiedot, asuinpaikka viimeisen viiden vuoden ajalta |
|
|
Terveys- ja turvallisuustiedot, kuten tiedot työhön liittyvistä tapaturmista ja sairauspoissaoloista sekä vammaisuustiedot |
|
|
Suoritus- ja arviointitiedot, kuten arvioinnit ja arviot aiempiin ja meneillään oleviin toimeksiantoihin liittyen |
|
|
Osaamistiedot, kuten oppimishistoria, koulutustoiminta ja asiaankuuluvat työluvat |
|
|
Matkahallinnon tiedot, kuten tiedot työmatkoista, varaustiedot, passinumero, matkakululaskut ja päivärahat |
|
|
IT:hen liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot sekä tiedot ja lokitietueet Volvon IT-laitteiden, sovellusten tai palveluiden käytöstäsi Volvon IT-käytäntöjen mukaisesti, soveltuvin osin kulloinkin voimassa olevina. |
|
|
Help desk- ja tukitiedot, kuten sinulta, Volvo-esimieheltäsi tai HR:ltä tulevat kysymykset, jotka liittyvät toimeksiantoosi tai IT-laitteisiisi, tai sinulle näihin liittyen annettu tuki. |
|
|
Huolto- / korjaus- / palvelutiedot ja telematiikka, kuten sinun suorittamiesi toimenpiteiden seuranta ja kirjaaminen liittyen osastoauton käyttöön, huoltoon, korjaukseen tai palveluun |
|
|
Vakuutusvaatimustiedot |
|
|
Ajoneuvotiedot, kuten ajoneuvoihin liittyvät tiedot tai ajoneuvon tuottamat tiedot, jotka syntyvät automaattisesti, jos käytät Volvon omistamaa tuotetta, kuten kuorma-autoa. |
|
|
Kuvamateriaali, kuten videokuva, jota tallennetaan Volvo-konserniin kuuluvan yhtiön suljetun videovalvontajärjestelmän (“CCTV”) kautta kyseisen Volvo-konserniin kuuluvan yhtiön tiloissa tai muissa video- ja vastaavissa turvallisuus-/valvontajärjestelmissä, olipa kyseessä Volvo-konsernin tilat tai ei, mutta joihin meillä on oikeutettu tarkoitus katsella tai käyttää. |
|
|
Lähiomaistiedot, kuten hätätilanteessa yhteyshenkilöiksi ilmoittamiesi henkilöiden nimi ja yhteystiedot |
|
|
Trukin käyttö: Käyttäytymis- ja sijaintitiedot, kuten nopeustiedot, ajotapadata, kuljettajan hälytykset, hetkelliset geopositiotiedot sekä sijaintitiedot (aikaleimoilla ja käyttötuntimäärillä) |
|
|
Erityisesti erityisistä henkilötietoryhmistä
Erityisesti on huomioitava, että tietyt terveys- ja turvallisuustietojen osa-alueet voidaan katsoa kuuluvan erityisiin henkilötietojen luokkiin sovellettavien tietosuojalakien mukaan, ja niitä on käsiteltävä erityisen huolellisesti sekä vaaditaan lisäsuojaustoimenpiteitä.
Volvo käsittelee erityisiä henkilötietojen luokkia vain, jos Volvo on valtuutettu sopimuksella käsittelemään tällaisia tietoja, sillä on lakivelvoite tai oikeutettu liiketoiminnallinen tarve käsitellä tällaisia tietoja (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, varovaiset käytännöt laajojen terveysuhkien hallitsemiseksi). Tällaisissa tapauksissa Volvo ilmoittaa sinulle ja (jos laki sitä vaatii) pyytää sinulta nimenomaista suostumusta tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että sopimuksesi kanssamme ei edellytä, että suostut mihinkään suostumuspyyntöön, jonka esitämmme.
Erityisesti CCTV-valvonnasta
Volvo voi käyttää yrityksen suljettua videovalvontaa (CCTV-valvonta) tiloissaan, jos laki sen sallii. Huomaa, että CCTV:hen liittyvien henkilötietojen käsittelyä ei kata tämä Tietosuojailmoitus, vaan Vierailijoiden tietosuojailmoitus.
Erityisesti automaattisesta päätöksenteosta
Volvo ei säännöllisesti ja järjestelmällisesti tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellinen vaikutus yksilöihin tai joka muuten vaikuttaisi samalla tavalla merkittävästi. Mikäli olet tekemisissä sellaisen Volvo-yhtiön kanssa, joka suorittaa tällaista automaattista päätöksentekoa, sinun tulisi saada erillinen ilmoitus, jossa kuvataan automaattisen päätöksenteon yksityiskohdat.
Volvo saa ensisijaisesti henkilötietosi sinulta itseltäsi, työnantajaltasi, Volvo-esimieheltäsi tai henkilöstöhallinnolta, tai muulta kolmannelta osapuolelta, jolle olet ohjannut meidät hankkimaan henkilötietosi.
Joitakin henkilötietoja voidaan myös automaattisesti luoda Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi kun käyttäjätunnuksesi luodaan Volvon järjestelmiin.
Lukuun ottamatta tiettyjä lain edellyttämiä tietoja, päätöksesi antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen. Sinulle ei siis aiheudu haitallisia seurauksia, jos et halua antaa Volvolle henkilötietojasi.
Huomioithan kuitenkin, että Volvon on välttämätöntä käsitellä tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja voidakseen hallinnoida konsulttisopimustasi Volvon kanssa, kuten IT-työkalujen ja -palveluiden tarjoaminen, pääsyoikeudet Volvon tiloihin sekä työajan kirjaaminen. Näin ollen Volvo ei välttämättä voi ottaa sinua konsultiksi, jos et anna tarvittavia henkilötietoja tai et salli Volvon käsitellä tällaisia tarpeellisia henkilötietoja toimeksiantosi yhteydessä.
Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo-konsernin yhtiöiden sekä tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa (kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.
Henkilötietojen jakaminen Volvo-konsernin sisällä
Volvo-konserni on maailmanlaajuinen organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa eri puolilla maailmaa, ja henkilötietosi voidaan siirtää tai ne voivat olla kansainvälisesti saatavilla Volvo-konsernin maailmanlaajuisen liiketoiminnan sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä.
Kaikki henkilötietojesi siirrot muihin Volvo-konsernin yhtiöihin (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueen sisältä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle) tapahtuvat konsernin sisäisen sopimuksen perusteella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka kulloinkin ovat asianomaisten viranomaisten tunnustamia tai hyväksymiä, sekä muihin vaadittuihin alueellisiin suojatoimiin. Tällainen sopimus heijastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) vaatimuksia. Sopimuksen olemassaolo tarkoittaa, että kaikkien Volvo-konsernin yhtiöiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi pysyvät samoina riippumatta siitä, missä Volvo-konserni käsittelee tietojasi.
Henkilötietojen jakaminen Volvo-konsernin ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa
Edellä kuvatun henkilötietojen jakamisen lisäksi Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa, mukaan lukien:
- Liikekumppanit, kuten Volvo-konsernin toimittajat ja palveluntarjoajat heidän toimittaessaan tuotteita ja palveluita Volvo-konsernille, esimerkiksi IT-palveluntarjoajat ja matkatoimistot.
- Ammatilliset neuvonantajat, kuten vakuutusyhtiöt, lakimiehet ja muut ammatilliset neuvonantajat vakuutusvaatimuksiin, tilintarkastuksiin ja neuvontapalvelujen vastaanottamiseen liittyen.
- Vastapuolet ja heidän neuvonantajansa, esimerkiksi yrityskauppa- ja yritysjärjestelyhankkeiden yhteydessä.
- Hätäpalveluntarjoajat, kuten poliisi, palokunta, ambulanssi ja tiepalvelu, suojaamaan sinun ja muiden elintärkeitä etuja esimerkiksi hätäavun yhteydessä.
- Oikeusviranomaiset, sääntelyviranomaiset sekä muut julkiset ja oikeudelliset elimet lakisääteisten velvoitteiden, kuten tuomioistuinmääräysten tai lakisääteisten raportointivaatimusten yhteydessä, tai jos katsotaan tarpeelliseksi poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
Kaikilta kolmansilta palveluntarjoajilta ja ammattimaisilta neuvonantajilta, joille henkilötietojasi luovutetaan, edellytetään ja vaaditaan henkilötietojesi luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamista, ja he saavat käyttää henkilötietojasi ainoastaan sovellettavien tietosuojalakien ja -säädösten mukaisesti.
Lisäksi, jos jokin EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo-konsernin yhtiö siirtää henkilötietoja ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, kyseinen Volvo-konsernin yhtiö varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka tarjoavat riittävän suojan henkilötiedoillesi sovellettavien tietosuojalakien (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi tämä voi sisältää EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käytön tai muun sellaisen mekanismin, jonka asianomaiset viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin.
Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.
Volvo käyttää asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, mukaan lukien tietoturva- ja fyysiset turvatoimet, suojellakseen henkilötietoja riittävästi.
Nämä toimenpiteet ovat asianmukaisia henkilötietojen käsittelystä aiheutuviin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen nähden, ja niissä otetaan huomioon sovellettavan paikallisen lain vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti saatavilla olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.
Volvo edellyttää, että kaikki henkilöt noudattavat sovellettavia henkilötietoihin liittyviä turvallisuuspolitiikkoja käyttäessään Volvon järjestelmiä.
Volvo säilyttää normaalisti henkilötietojasi konsulttisopimuksen voimassaolon ajan sekä tietojen säilytysaikataulussamme ja soveltuvissa liitteissä dokumentoidun ajan. Kun toimeksiantosi on päättynyt, Volvo käsittelee vain niitä henkilötietoja, joita pidetään tarpeellisina niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joita varten tiedot on kerätty, ja vain siihen asti, kunnes kyseinen tarkoitus on täyttynyt tai, jos myöhemmin, niin kauan kuin paikallisten lakivelvoitteiden noudattaminen tai mahdollisen, uhkaavan tai ennakoidun riidan tai vaateen oikeudellisten vaatimusten täyttäminen sitä edellyttää.
Sinulla voi olla oikeus, sovellettavien tietosuojalakien ja -asetusten mukaisesti, seuraaviin asioihin:
- Pyytää pääsyä Volvo-konsernin sinua koskeviin henkilötietoihin: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden tietää, onko meillä hallussamme sinua koskevia henkilötietoja ja, jos on, saada tietoa sekä kopio kyseisistä henkilötiedoista ja niiden luokista.
- Pyytää henkilötietojesi oikaisemista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada henkilötietosi korjatuksi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
- Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo ei enää käsittele henkilötietojasi.
- Pyytää henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää henkilötietojesi poistamista tai tuhoamista, mukaan lukien tilanteet, joissa tällaiset henkilötiedot eivät enää ole tarpeen käsittelyn tarkoitusten saavuttamiseksi.
- Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa, mukaan lukien suostumuksellasi.
- Pyydä henkilötietojesi siirrettävyyttä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada kopio (siirrettävässä ja, jos teknisesti mahdollista, helposti käytettävässä muodossa) henkilötiedoistasi tai pyytää Volvoa siirtämään kyseiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Jos henkilötietojesi käsittely tai osa siitä perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai kyseisen osan käsittelyn (kuitenkin tällainen suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen tietojen käsittelytoimien laillisuuteen).
Huomioithan, että Volvo ei välttämättä ole aina velvollinen noudattamaan poistamista, rajoittamista, vastustamista tai tietojen siirrettävyyttä koskevaa pyyntöä. Arviointi voidaan tehdä tapauskohtaisesti Volvon lakisääteisten velvoitteiden ja tällaisten oikeuksien poikkeusten perusteella.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos sinulla on huomautettavaa Volvon suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä. Lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä saat ottamalla yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.
Volvo kannustaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena siihen tehdyistä muutoksista.
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojailmoitusta tarvittaessa. Kun teemme muutoksia, ilmoitamme tämän Tietosuojailmoituksen yläosassa päivämäärän, jolloin muutokset on tehty ja/tai jolloin ne tulevat voimaan.