Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien tietosuojailmoitus

Se Volvo-konsernin yritys, jolta sinä tai työnantajasi puolesta olet i) ostanut, vuokrannut, leasannut tai vuokrannut tuotteen tai palvelun, tai ii) ollut yhteydessä mahdollisen tuotteen tai palvelun ostamisen, vuokraamisen tai leasauksen vuoksi (jäljempänä ‘Volvo’), on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

“Rekisterinpitäjä” tarkoittaa, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan sähköpostitse osoitteessa gpo.office@volvo.com tai postitse tai puhelimitse seuraavasti:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

Jos oleskelet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Volvo Group UK Limited toimii Volvon edustajana Yhdistyneessä kuningaskunnassa, yhteystiedot alla:

Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA

Tässä Tietosuojailmoituksessa “henkilötiedot” tarkoittavat mitä tahansa tietoa tietystä henkilöstä tai tietoa, joka tunnistaa tai voi tunnistaa tietyn henkilön. Toisin sanoen, se on mikä tahansa tieto, joka voidaan yhdistää sinuun.

Tätä Tietosuojailmoitusta varten termillä “käsitellä” tai “käsittely” tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien muun muassa henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Oikeusperuste

Volvo voi käsitellä henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavista oikeusperusteista nojalla, katso myös lisätietoja alla.

• Sopimusvelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi sinua kohtaan, esimerkiksi täyttääkseen tilauksen tai sinun tai työnantajasi allekirjoittaman palvelusopimuksen ehdot.
• Lakimääräinen velvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi tuomioistuimen määräysten ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.
• Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos tällainen käsittely on tarpeen Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseksi. Yleisesti katsotaan olevan Volvon oikeutettu etu hallinnoida päivittäistä toimintaansa, mukaan lukien asiakassuhteiden hallinta, mutta myös yleisemmin kehittää edelleen tarjoamiaan tuotteita ja palveluita (joko itse tai yhdessä kolmansien osapuolten kanssa) sekä mukaan lukien uudet innovatiiviset tuotteet ja palvelut. Jos tässä ilmoitetaan, että Volvo perustaa käsittelytarkoituksen oikeutettuihin etuihinsa, Volvo katsoo, että sen oikeutetut edut eivät syrjäytä sinun etujasi, oikeuksiasi tai vapauksiasi, ottaen huomioon (i) Volvon tarjoaman läpinäkyvyyden käsittelytoiminnasta, (ii) Volvon tietosuojan sisäänrakennetun huomioimisen, (iii) Volvon säännöllisen tietosuojan arvioinnin sekä (iv) oikeudet, jotka sinulla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat saada lisätietoja tästä tasapainotustestistä, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä olevien yhteystietojen kautta.

• Suostumus. Volvo voi pyytää sinulta nimenomaista suostumustasi käsitellä tiettyjä henkilötietoja, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Tällaisen suostumuksen antaminen on sinun valintasi ja täysin vapaaehtoista.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoryhmiä, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat muodostaa henkilötietoja ja yleisiin tarkoituksiin, jotka on esitetty alla olevassa Taulukossa 1.

Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietoja sinusta, ja jotkin käsittelyn tarkoituksista voivat olla päällekkäisiä, ja henkilötietojesi käyttöön voi olla useita perusteltuja tarkoituksia.

Taulukko 1 – Ryhmät, tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Erityisesti erityisistä henkilötietoryhmistä

Erityisesti on huomioitava, että jotkut terveys- ja turvallisuustietojen osa-alueet voidaan katsoa kuuluvan erityisiin henkilötietoryhmiin sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan, ja niitä on käsiteltävä erityisen huolellisesti sekä suojattava lisätoimenpitein.

Volvo käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä vain, jos Volvolla on lakisääteinen velvoite tai oikeutettu liiketoiminnallinen tarve käsitellä tällaisia tietoja (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, varovaisiin käytäntöihin laajojen terveysuhkien hallitsemiseksi). Tällaisissa tapauksissa ilmoitamme siitä sinulle ja (jos laki niin vaatii) pyydämme sinulta nimenomaisen suostumuksen tällaisten tietojen käsittelyyn.

Sinun tulee olla tietoinen siitä, että suostumuksen antaminen meille ei ole sopimuksemme ehto.

Erityisesti kameravalvonnasta

Volvo voi käyttää yrityksen kameravalvontaa (kameravalvonta) tiloissaan, jos laki sen sallii. Huomaa, että kameravalvontaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä ei käsitellä tässä Tietosuojailmoituksessa, vaan Vierailijoiden tietosuojailmoituksessa.

Erityisesti automaattisesta päätöksenteosta

Volvo ei säännöllisesti ja järjestelmällisesti tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellinen vaikutus yksilöihin tai joka muuten vaikuttaisi yhtä merkittävästi. Mikäli olet tekemisissä sellaisen Volvo-konserniin kuuluvan yhtiön kanssa, joka suorittaa tällaista automaattista päätöksentekoa, sinun tulisi saada erillinen ilmoitus, jossa kuvataan automaattisen päätöksenteon yksityiskohdat.

Volvo saa ensisijaisesti henkilötietosi sinulta itseltäsi, työnantajaltasi tai kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa teemme liiketoimintaa (välittäjät, jälleenmyyjät, myyntiedustajat jne.) tai joilta saamme tietoja, kuten esimerkiksi taloudellisia ja luottotietoja sekä rikoksiin liittyviä tietoja, joita saamme luottotietoyhtiöiltä, luottotietorekistereistä ja petosten torjuntaan erikoistuneilta toimijoilta. Tällaiset kolmannet osapuolet ovat vastuussa siitä, että heillä on oikeus käyttää ja jakaa tietojasi muiden kanssa ennen kuin ne jaetaan meille.

Joitakin henkilötietoja voidaan myös automaattisesti luoda Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi kun käyttäjätunnuksesi luodaan Volvon järjestelmiin.

Lukuun ottamatta tiettyjä lain edellyttämiä tietoja, päätös antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen.

Huomioithan kuitenkin, että Volvon on välttämätöntä käsitellä tiettyjä henkilötietoja voidakseen olla vuorovaikutuksessa asiakkaidensa kanssa liiketoiminnallisissa tarkoituksissa ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietojen antamatta jättäminen voi vaikeuttaa niiden tuotteiden ja palveluiden käsittelyä ja toimitusta, joita sinä tai työnantajasi saattaisitte odottaa Volvolta.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo-konsernin yhtiöiden sekä tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa (kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo-konsernin sisällä

Volvo-konserni on maailmanlaajuinen organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa eri puolilla maailmaa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai ne voivat olla kansainvälisesti saatavilla Volvo-konsernin maailmanlaajuisen liiketoiminnan sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä.

Kaikki henkilötietojesi siirrot muihin Volvo-konsernin yhtiöihin (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueen sisältä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle) tapahtuvat konsernin sisäisen sopimuksen perusteella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka asianomaiset viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet, sekä muihin vaadittuihin alueellisiin suojatoimiin. Tällainen sopimus heijastaa eurooppalaisessa tietosuojalainsäädännössä (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) asetettuja vaatimuksia.

Tämän sopimuksen olemassaolo tarkoittaa, että kaikkien Volvo-konsernin yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi pysyvät samoina riippumatta siitä, missä Volvo-konserni käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen kolmansille osapuolille Volvo-konsernin ulkopuolella

Edellä mainitun Volvo-konsernin yhtiöiden välisen henkilötietojen jakamisen lisäksi Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa, mukaan lukien:

• Liikekumppanit, kuten Volvo-konsernin tavarantoimittajat ja palveluntarjoajat heidän toimittaessaan tuotteita ja palveluita Volvo-konsernille, esimerkiksi IT-palveluntarjoajat sekä kuljetus- (mukaan lukien tullaus- ja kauppapalvelut) palveluntarjoajat ja välittäjät.
• Riippumattomat jälleenmyyjät ja korirakentajat, kuten Volvo-konsernin yksityiset jälleenmyyjät, liiketoimintasuhteen hallinnointia ja kehittämistä varten (mukaan lukien takuuvaatimukset) asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan kanssa.

• Ammattineuvojat, kuten vakuutusyhtiöt, lakimiehet ja muut ammattineuvojat vakuutusvaatimuksiin, tilintarkastuksiin ja neuvontapalvelujen vastaanottamiseen liittyen.
• Vastapuolet ja heidän neuvonantajansa, esimerkiksi liiketoimien ja muiden hankkeiden tai yhteistyöprojektien yhteydessä (mukaan lukien yritysjärjestelyt, yritysostohankkeet, vakuutusyhtiöt).
• Hätäpalveluntarjoajat, kuten poliisi, palokunta, ambulanssi ja tiepalvelu, elintärkeiden etujesi ja muiden suojelemiseksi esimerkiksi hätäavun yhteydessä.
• Viranomaiset:
  • Oikeudenvalvonnan alalla, sääntelyviranomaiset, valtion virastot sekä muut julkiset ja oikeudelliset elimet lakisääteisten velvoitteiden, kuten tuomioistuinmääräysten tai lakisääteisten raportointivaatimusten yhteydessä, tai jos katsotaan tarpeelliseksi poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
  • Viranomaiset, jotka vastaavat vientivalvonnasta ja tullista
  • Viranomaiset, jotka vaativat henkilötietoja myöntääkseen pääsyn rajoitetuille alueille
• Rahoituskumppanit ja muut sidosryhmät:
  • luottotietotoimistot / luottoluokituslaitokset,
  • perintätoimistot
  • petostentorjuntavirastot,
  • pankit ja pääomamarkkinakumppanit
  • vakuutusyhtiöt, vakuutusmeklarit ja vakuutusarvioijat

Kaikilta kolmansilta palveluntarjoajilta ja ammattimaisilta neuvonantajilta, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan ja vaaditaan henkilötietojesi luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamista, ja he saavat käyttää henkilötietojasi vain sovellettavien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Lisäksi, jos jokin EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo-konsernin yhtiö siirtää henkilötietoja ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella, kyseinen Volvo-konsernin yhtiö varmistaa, että asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä ja tarjoavat riittävän suojan henkilötiedoillesi sovellettavien tietosuojalakien (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla.

Tämä voi esimerkiksi sisältää EU:n hyväksymien vakiolausekkeiden käytön tai muun sellaisen mekanismin käytön, jonka asianomaiset viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

Volvo käyttää asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, mukaan lukien tietoturva- ja fyysiset turvatoimet, suojellakseen henkilötietoja riittävästi.

Nämä toimenpiteet ovat asianmukaisia henkilötietojen käsittelystä aiheutuviin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen nähden sekä ottavat huomioon sovellettavan paikallisen lain vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti saatavilla olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää, että kaikki henkilöt noudattavat sovellettavia henkilötietoihin liittyviä turvallisuuspolitiikkoja käyttäessään Volvon järjestelmiä.

Volvo säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin oikeutettu liiketoiminnallinen tarkoitus on olemassa (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, sopimuskausien, takuu- ja tuotevastuuvaatimusten, lakisääteisten raportointivelvoitteiden ja/tai ennakoituihin riitoihin liittyvien säilytysvaatimusten huomioon ottaminen). Kun käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, Volvo säilyttää henkilötietojasi siihen asti, kunnes peruutat suostumuksesi.

Sinulla voi olla oikeus, sovellettavien tietosuojalakien ja -asetusten mukaisesti, seuraaviin asioihin:

• Pyytää pääsyä Volvon sinusta käsittelemiin henkilötietoihin: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada tietää, onko meillä hallussamme sinua koskevia henkilötietoja ja, jos on, saada tietoa ja kopio kyseisistä henkilötiedoista ja niiden ryhmistä.
• Pyytää henkilötietojesi oikaisemista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada henkilötietosi korjatuksi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä (suoramarkkinointia ja muita tarkoituksia varten): tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo ei enää käsittele henkilötietojasi.
• Pyytää henkilötietojesi poistamista tai hävittämistä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää henkilötietojesi poistamista tai hävittämistä, mukaan lukien tilanteet, joissa kyseiset henkilötiedot eivät enää ole tarpeen käsittelyn tarkoitusten saavuttamiseksi.
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa, mukaan lukien suostumuksellasi.
• Pyydä henkilötietojesi siirrettävyyttä: tämä oikeus antaa sinulle mahdollisuuden saada kopio (siirrettävässä ja, jos teknisesti mahdollista, helposti käytettävässä muodossa) henkilötiedoistasi tai pyytää Volvoa siirtämään kyseiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Jos henkilötietojesi tai niiden osan käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai kyseisen osan käsittelyn (kuitenkin tällainen suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen tietojen käsittelytoimien laillisuuteen).

Huomaa, että Volvolla ei välttämättä aina ole velvollisuutta noudattaa poistamista, rajoittamista, vastustamista tai tietojen siirrettävyyttä koskevaa pyyntöä. Arviointi voidaan tehdä tapauskohtaisesti Volvon lakisääteisten velvoitteiden ja näihin oikeuksiin liittyvien poikkeusten perusteella.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos sinulla on huomautettavaa Volvon suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä. Lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä saat ottamalla yhteyttä Volvon tietosuojajohtajaan yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

Volvo kannustaa tarkistamaan tämän Tietosuojailmoituksen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena siihen tehdyistä muutoksista.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojailmoitusta tarvittaessa. Kun teemme muutoksia, ilmoitamme tämän Tietosuojailmoituksen yläosassa päivämäärän, jolloin muutokset on tehty ja/tai jolloin ne tulevat voimaan.