Vierailijan tietosuojailmoitus
 

Tämä versio on julkaistu ja se on voimassa alkaen 2023.09.01
 

Tässä ilmoituksessa on tietoja Volvo Groupiin kuuluvan yrityksen toimesta tapahtuvasta niiden satunnaisten ja ammattimaisten vierailijoiden henkilötietojen käsittelystä, jotka käyvät Volvo Groupin tiloissa ("Tietosuojailmoitus"). Jos vierailet tai olet vieraillut Volvo Group -yrityksen tiloissa, voimme käsitellä sinua koskevia henkilötietoja.

Tässä ilmoituksessa "Volvo Groupilla" tarkoitetaan AB Volvoa (julk.) ja yksiköitä, joita se hallitsee suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien rajoituksetta johonkin Volvo Groupin pääasialliseen liiketoiminta-alueeseen kuuluvat yksiköt (joita voi esiintyä ajan mittaan). Niitä ovat muun muassa Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions ja Volvo Energy.

Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan vain silloin, kun Volvo Groupiin kuuluva yritys kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja omia tarkoituksiaan varten (ts. kun Volvo Groupin yritys (joko yksin tai yhdessä muiden tahojen kanssa) on rekisterinpitäjä sekä määrittää tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tavat).

Tätä tietosuojailmoitusta ei sovelleta, kun Volvo Groupiin kuuluva yritys kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja toisen yrityksen, kuten Volvo Groupin riippumattomien jälleenmyyjien, maahantuojien, toimittajien ja asiakkaiden, puolesta.

Tämän tietosuojailmoituksen lisäksi jotkin Volvo Groupiin kuuluvan yrityksen järjestelmät, sovellukset ja prosessit voivat sisältää omia tietosuojailmoituksiaan, jotka antavat lisätietoja kerättävistä henkilötiedoista ja siitä, miten niitä säilytetään, käytetään ja siirretään.

Valitse kieli

Volvo Group -yhtiö, jonka tiloissa vierailet tai olet vieraillut (jäljempänä "Volvo"), on niiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, jotka Volvo saa sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.

"Rekisterinpitäjä" tarkoittaa sitä, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo vastaa sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja määräysten mukaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan sähköpostitse (gpo.office@volvo.com), postitse tai puhelimitse:

AB Volvo,
Vastaanottaja: Group Privacy Office, Dept SE-405 08
AA14100, VGHQ SE-405 08
Göteborg, Ruotsi
+46 (0)31 66 00 00

Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja tietystä henkilöstä tai tietoja, joiden avulla tunnistetaan tai voidaan tunnistaa tietty henkilö. Toisin sanoen ne ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun.

Tässä tietosuojailmoituksessa "prosessilla" tai "käsittelyllä" tarkoitetaan henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien rajoituksetta kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, mukauttaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.

Oikeudellinen perusta

Volvo käsittelee henkilötietojasi seuraavin oikeudellisin perustein (lisätietoja on jäljempänä):

  • Lakivelvoite. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä lakivelvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi tuomioistuinten päätösten noudattamiseksi ja lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämiseksi.

  • Oikeutetut edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi, jos se on välttämätöntä Volvon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun kannalta. Yleensä Volvon oikeutetun edun mukaista on hallita sen päivittäistä toimintaa, turvata sen tilat ja laitteet sekä ylläpitää sisäistä valvontaa. Jotta kävijöiden henkilötietojen käsittely perustuisi oikeutettuun etuun, Volvo suorittaa arvioinnin tapauskohtaisesti. Esimerkki: Volvon on ehkä käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja voidakseen hallinnoida vierailuasi Volvo Groupissa, ja Volvon oikeutettu etu on hallita päivittäistä toimintaa turvallisesti.

     

    Kun tässä asiakirjassa todetaan, että Volvo perustelee tiettyä käsittelytarkoitusta oikeutetuilla eduillaan, Volvo katsoo, että sen oikeutettuja etuja eivät syrjäytä asiakkaan edut, oikeudet tai vapaudet, huomioiden seuraavat asiat: (i) Volvon avoimuus käsittelytoiminnassa, (ii) Volvon sisäänrakennettuun yksityisyyden suojaan perustuva lähestymistapa, (iii) Volvon säännöllinen tietosuojan tarkistus ja (iv) oikeudet, jotka asiakkaalla on käsittelytoimintaan liittyen. Jos haluat lisätietoja tästä tasapainotuksen testausmenetelmästä, ota yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan edellä olevien yhteystietojen avulla.

  • Elintärkeät edut. Volvo voi käsitellä henkilötietojasi sinun ja muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos Volvolla on päteviä syitä uskoa, että tällainen henkilötietojesi käsittely voi estää tai vähentää merkittävää mahdollista haittaa sinulle tai muille.

Volvo voi käsitellä seuraavia tietoluokkia, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin, jotka on kerrottu alla olevassa Taulukossa 1.
Volvo ei välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietojasi. Lisäksi jotkin käsittelytarkoitukset ovat päällekkäisiä, ja henkilötietojen käyttöperusteina voi olla useita käyttötarkoituksia.

Taulukko 1 – Henkilötietoluokat, käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen perusta

Henkilötietoluokat

Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn oikeudellinen perusta

 

Yhteystiedot, kuten nimi, tehtävänimike, työpaikka, sähköpostiosoite, passin numero, kuljettajan tunnus, ruokamieltymykset ja vaatteiden kokotiedot

 

  • Mahdollistaa vierailijoiden rekisteröinnin Volvon järjestelmiin
  • Vierailujen yleinen hallinnointi 
  • Mahdollisuus matka- ja hotellivarauksiin

 

 

  • Oikeutettu etu (Volvon tiloihin tehtävien vierailujen hallinta)

 

 

Aikatiedot, kuten vierailun päivämäärä ja kellonaika

 

  • Vierailuaikojen rekisteröinnin salliminen

 

 

 

  • Oikeutettu etu (Volvon tiloihin tehtävien vierailujen hallinta)

 

 

Ajoneuvon yksityiskohtaiset tiedot, kuten rekisteröinnin yhteydessä ilmoitettu ajoneuvon rekisterinumero

 

  • Vierailijoiden pääsy pysäköintialueille

 

 

 

  • Oikeutettu etu (Volvon tiloihin tehtävien vierailujen hallinta)

 

 

Turvallisuustiedot, kuten kulkukortit, käyttöoikeudet ja kulkukorttien käyttö sekä sinulle myönnetyt käyttöoikeudet. Passin numero, kuljettajan tunnus, sosiaaliturvatunnus.

 

 

  • Vierailijoiden turvallinen pääsy Volvon tiloihin
  • Vierailijoiden tunnistus ja varmentaminen

 

 

  • Oikeutettu etu (turvallinen pääsy Volvon tiloihin)
  • Lakivelvoite

 

IT-aiheiset tiedot, kuten käyttäjätunnukset, salasanat ja kirjautumistiedot Volvon julkisten verkkojen käyttöä varten (tarvittaessa)

 

 

  • Pääsy Volvon julkisiin verkkoihin

 

 

  • Oikeutettu etu (julkisen internetin käyttöoikeuksien hallinta, tietosuoja ja kyberturvallisuus yleisesti)

 

Kuvamateriaali, kuten videomateriaali, joka tallennetaan Volvo Group -yrityksen suljettuun televisiojärjestelmään ("CCTV"), joka on asennettu soveltuviin Volvo Group -yrityksen tiloihin, tai muut videojärjestelmät ja niihin liittyvät turva-/valvontajärjestelmät, riippumatta siitä, ovatko kyseessä Volvo Groupin tilat. Materiaalin katselulla/käytöllä on kuitenkin laillinen tarkoitus

 

  • Turvallisuuden hallinta Volvo Groupin tiloissa
  • Tuotantoprosessin kehittäminen ja/tai hiominen
  • Tehokkuuden parantaminen.

 

 

 

  • Oikeutettu etu (turvallisuuden ylläpito, petosten tai varkauksien estäminen ja (tarvittaessa) avustaminen lainsäädännön noudattamisessa)

 

Henkilöä koskevat tiedot, kuten ruokamieltymykset

  • Mahdollisuus ruokailuihin vierailujen aikana 
  • Oikeutettu etu (ruokailujen hallinta Volvon tiloihin tehtävien vierailujen aikana)

 

 

Erityisesti CCTV-valvontaan liittyen

Volvo voi käyttää CCTV-valvontaa (edellä määritellyllä tavalla) lainsäädännön sallimissa rajoissa. CCTV-valvontaa käytetään yleensä hallittaessa ja estettäessä luvatonta kulkua Volvon tiloihin ja laitteiden luo, mutta joissakin maissa sitä voidaan käyttää myös terveys- ja turvallisuusohjeiden ja -menettelyjen noudattamisen varmistamiseen sekä tuotannon yleiseen parantamiseen. CCTV-kuvia ja -tallenteita säilytetään turvallisesti, ja niitä pääsee käyttämään vain tarvittaessa (esimerkiksi tapauksen tutkintaa varten).

Volvo saa henkilötiedot sinulta tai henkilöltä, jonka kanssa olet vierailemassa, koska vierailijat voivat antaa ryhmänsä jäsenten nimet. Jos vierailet Volvon työntekijän luona, hän voi lisäksi antaa sinua koskevia henkilötietoja vastaanotossa rekisteröintiä varten. Tiedot voidaan hakea myös markkinointiyhtiöltä, jossa Volvon edustaja ei ole paikalla, mutta hän on ilmoittanut esimerkiksi messukeskukselle vierailevista asiakkaista.

Osa henkilötiedoista, kuten lokitiedot ja/tai kuvamateriaali, saatetaan myös luoda automaattisesti Volvon IT-järjestelmästä ja CCTV-järjestelmistä.

Henkilötietojen antaminen Volvolle on vapaaehtoista, mutta turvallisuussyistä kaikkien vierailijoiden on rekisteröidyttävä vieraillessaan Volvo Groupin tiloissa. Jos et halua antaa henkilötietojasi vierailun yhteydessä, emme ehkä voi myöntää sinulle pääsyä Volvo Groupin tiloihin.

Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo Group -yhtiöiden ja tiettyjen kolmansien osapuolten ryhmien kanssa (kuvattu tarkemmin jäljempänä), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.

Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin sisällä

Volvo Group on globaali organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa kaikkialla maailmassa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai käyttää kansainvälisesti kaikkialla Volvo Groupin globaalissa liiketoiminnassa sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä. Henkilötietojesi siirtoa muille Volvo Groupin yrityksille (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueelta sen ulkopuolelle) säännellään yritysten välisellä sopimuksella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka tarvittavat viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin. Tällainen sopimus vastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) standardeja. Sopimuksen voimassaolo tarkoittaa sitä, että kaikkien Volvo Group -yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi säilyvät ennallaan riippumatta siitä, missä Volvo Group käsittelee tietojasi.

Henkilötietojen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa Volvo Groupin ulkopuolella

Sen lisäksi, että henkilötietoja jaetaan edellä kuvatulla tavalla Volvo Group -yritysten välillä, Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tietyille kolmansien osapuolten ryhmille, kuten seuraaville:

  • Liikekumppanit, kuten Volvo Groupin toimittajat ja palveluntarjoajat, jotka toimittavat tuotteita ja palveluja Volvo Groupille (esimerkiksi IT-palvelujen tarjoajat).
  • Ammattimaiset neuvonantajat, kuten vakuutusyhtiöt, asianajajat ja muut ammattimaiset neuvonantajat, vakuutuskorvausten, tilintarkastusten ja neuvontapalvelujen vastaanoton yhteydessä.
  • Hätäapupalvelujen tarjoajat, kuten poliisi, palokunta, ambulanssi ja tiepalvelu, sinun ja muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, esimerkiksi hätäavun yhteydessä.
  • Lainvalvontaviranomaiset, sääntelyviranomaiset sekä muut julkiset tahot ja oikeuslaitokset lakivelvoitteiden, kuten tuomioistuimen päätösten tai oikeudellisten raportointivaatimusten, yhteydessä, tai jos sitä pidetään välttämättömänä poikkeustapauksissa sinun tai muiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Kaikkien ulkopuolisten palveluntarjoajien ja ammattimaisten neuvonantajien, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan suojaavan ja heidän täytyy suojata henkilötietojesi luottamuksellisuus ja yksityisyys, ja ne voivat käyttää henkilötietojasi vain soveltuvien tietosuojalakien ja -määräysten mukaisesti.

Jos mikä tahansa EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo Group -yritys lisäksi siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseville kolmansille osapuolille, asianomainen Volvo Group -yritys varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka suojaavat henkilötietosi riittävän hyvin soveltuvan tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Tähän voi sisältyä esimerkiksi EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai muun sellaisen mekanismin käyttö, jonka tarvittavat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä VOLVO Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo käyttää henkilötietojen riittävään suojaukseen asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisaation liittyviä turvatoimenpiteitä, mukaan lukien tietotekniikan suojaus ja fyysiset turvatoimet.

Nämä toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa henkilötietojen käsittelyn aiheuttamiin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen, ja niissä otetaan huomioon soveltuvan paikallisen lainsäädännön vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti käytettävissä olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.

Volvo edellyttää, että kaikki noudattavat henkilötietoihin liittyviä soveltuvia turvallisuuskäytäntöjä käyttäessään Volvon järjestelmiä.

Volvo käsittelee normaalisti henkilötietojasi enintään kahden (2) vuoden ajan vierailustasi. Tämän ajanjakson jälkeen Volvo käsittelee henkilötietoja vain paikallisten lakivelvoitteiden noudattamiseksi tai oikeudellisten vaatimusten täyttämiseksi todellisen, uhkaavan tai odotetun riidan tai vaatimuksen yhteydessä.

Sinulla voi olla oikeus seuraaviin asioihin, jos soveltuvassa tietosuojalaeissa ja -määräyksissä niin säädetään:

  • Pääsy niihin henkilötietoihisi, joita Volvo käsittelee: tämän oikeuden nojalla saat tietää, onko meillä henkilötietoja sinusta, ja jos on, saat käyttöösi tiedot ja kopiot henkilötietojen tarkoista kokonaisuuksista ja luokista.

  • Henkilötietojasi koskeva oikaisupyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää korjaamaan henkilötietosi, jos niissä on virheitä tai puutteita.

  • Henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, ettei Volvo enää käsittele henkilötietojasi.

  • Henkilötietojasi koskeva poistamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää poistamaan henkilötietosi, myös silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita tiettyihin tarkoituksiin.

  • Henkilötietojesi käsittelyä koskeva rajoittamispyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää, että Volvo käsittelee henkilötietojasi vain rajoitetuissa tilanteissa ja suostumuksellasi.

  • Henkilötietojasi koskeva siirtopyyntö: tämän oikeuden nojalla voit pyytää kopion henkilötiedoistasi (kannettavassa ja helposti käytettävässä muodossa, jos se on teknisesti mahdollista) tai pyytää Volvoa lähettämään tällaiset henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

  • Jos henkilötietojesi tai niiden osan käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jolloin Volvo lopettaa henkilötietojesi tai niiden asiaankuuluvan osan käsittelyn (tällainen peruutus ei kuitenkaan vaikuta peruutusta edeltävien tietojenkäsittelytoimintojen laillisuuteen).

Huomaa, että Volvolla ei ehkä aina ole velvollisuutta noudattaa tietojen poistamista, rajoittamista, vastustamista tai siirtämistä koskevaa pyyntöä. Volvon lakivelvoitteet ja poikkeukset tällaisista oikeuksista voidaan arvioida tapauskohtaisesti.

Sinulla on myös oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valituksia, joita sinulla voi olla koskien Volvon toimesta tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Saat lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käytöstä ottamalla yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.

Volvo kehottaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisin väliajoin mahdollisten muutosten varalta. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun näin tehdään, tämän tietosuojailmoituksen alkuun kirjataan päivämäärä, jona muutokset on tehty ja/tai jona ne tulevat voimaan.