Cette version a été publiée le 2023/09/01
Cette notice de protection des données personnelles fournit des informations sur le traitement que fait le groupe Volvo des données personnelles des personnes présentant leur candidature à des postes vacants en son sein (« Notice de protection des données personnelle »). Si vous avez déjà postulé, ou postulez actuellement pour un poste dans une société du groupe Volvo, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.
Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, «le groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités qu'il contrôle directement ou indirectement, notamment, les entités appartenant à l'un de ses principaux domaines d'activité et à ses divisions de vente de véhicules tels que Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
La présente notice de protection des données personnelles s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour ses finalités (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est responsable de traitement et détermine par conséquent pour quelles finalités et par quels moyens se fait le traitement de toutes les données personnelles).
Si Volvo conclut un contrat de travail avec vous, notre traitement de vos données personnelles sera régi par l'Avis de confidentialité des employés du groupe Volvo, [lien].
La présente notice de protection des données personnelles ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que ses concessionnaires indépendants, ses importateurs, ses fournisseurs et ses clients.
Cette notice s'applique en l'absence d'autres avis de confidentialité disponibles sur d'autres sites internet du groupe Volvo. Outre la présente notice de protection des données personnelle, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo, ainsi que ses projets de recherche et développement en cours, peuvent disposer de leurs propres notices qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.
La société du groupe Volvo pour laquelle vous avez postulé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.
« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :
AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède
+46 (0)31 66 00 00
Aux termes de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information qui permet d'établir un lien avec vous.
Aux fins de la présente notice de protection des données personnelle, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, effacement ou destruction.
Fondement juridique
Volvo traitera vos données personnelles sur la base de l'un des fondements juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).
Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, afin, par exemple, de respecter des décisions de justice et de satisfaire à des obligations d'information.
Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est considéré que la gestion de ses affaires courantes, la sécurisation de ses installations et de son équipement, et le contrôle interne constituent les intérêts légitimes de Volvo. Afin que son traitement des données à caractère personnel des candidats soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo a besoin de traiter certaines données personnelles concernant les candidats, dans la mesure où l'intérêt légitime de Volvo est de permettre l'administration de leurs profils utilisateurs et de leur candidature à un poste en son sein.
Lorsqu'il est indiqué dans la présente notice que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ceux-ci ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de sa prise en compte du respect de la vie privée dès la conception et par défaut, (iii) de l'audit régulier de sa politique de protection des données et (iv) des droits dont vous disposez relativement à l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur cette approche d'évaluation de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.
Veuillez noter que la liste ci-dessous répertorie uniquement des exemples et n'est en aucun cas exhaustive. Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.
Tableau 1 – Catégories de données personnelles, finalités et motif juridique du traitement
Catégories de données personnelles | Finalités du traitement | Motif juridique du traitement |
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Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la langue de préférence et une photo
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Coordonnées, telles que l'adresse personnelle, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone
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Données informatiques, comme l'adresse e-mail et le mot de passe pour le système de recrutement Volvo, y compris les messages automatiques et autres communications |
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Données de compétence, telles qu'un CV, y compris des informations sur l'expérience professionnelle, les études, les formations, l'adhésion à des associations professionnelles, les diplômes, les lettres de référence, ainsi que d'autres données que vous nous fournissez lors d'entretiens dans nos locaux ou via des canaux numériques
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Données de performance et d'évaluation, telles que les tests personnels et analytiques liés aux processus de recrutement
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Données médicales, comme les résultats d'examens de santé et de tests de dépistage de drogue (uniquement pour certains postes)
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Données de sécurité, telles que les informations obtenues grâce à la vérification des antécédents (uniquement pour certains postes) |
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Données sur l'emploi actuel, telles que les éléments de rémunération, ainsi que les attentes et la période de préavis en vertu du contrat de travail en cours, le cas échéant |
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Catégories spéciales de données personnelles
Il faut noter que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois en vigueur en matière de protection des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que s'il a l'obligation légale ou reçu votre consentement explicite pour le faire. Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Sachez que l'acceptation d'une quelconque demande de consentement de notre part n'est en aucun cas une condition du contrat qui nous lie.
Vidéo surveillance
Volvo peut utiliser la vidéosurveillance (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La vidéosurveillance est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (pour enquêter sur un incident, par exemple).
Prise de décision automatisée
Le système de recrutement en ligne du groupe Volvo peut inclure des questions de sélection pour déterminer si les candidats possèdent certaines compétences minimales prédéfinies pour les postes envisagés. Veuillez noter que si vous fournissez une réponse négative à l'une des questions de sélection, vous pouvez être automatiquement exclu du processus de recrutement par le biais de mécanismes de décision automatique dans le système de recrutement. Le cas échéant, vous recevrez un message automatisé indiquant que votre demande a été refusée.
C'est vous qui fournirez la plupart de vos données personnelles à Volvo, notamment pendant le processus de candidature. Vos données personnelles peuvent également être obtenues via un tiers, par exemple auprès d'une personne à laquelle vous nous avez conseillé de les demander, pour vérifier vos références par exemple, ou auprès de fournisseurs de services agissant au nom de Volvo (contrôle et la vérification des antécédents, y compris les études, les emplois antérieurs, les références et les examens de santé).
Certaines données personnelles peuvent également être collectées à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple si vous êtes, ou avez déjà été, employé par une société du groupe Volvo ou si vous avez été engagé en tant que consultant par une société du groupe Volvo
À l'exception de certaines informations requises par la loi, vous êtes libre de fournir ou non des données personnelles à Volvo. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives.
Toutefois, veuillez noter que Volvo doit traiter certaines données personnelles vous concernant pour administrer votre candidature à un poste en son sein. En conséquence, Volvo pourra être dans l'impossibilité de vous proposer un emploi si vous ne fournissez pas certaines données personnelles nécessaires ou si vous ne l'autorisez pas à traiter certaines données personnelles nécessaires dans le cadre de votre candidature.
Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.
Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo
Le groupe Volvo est une entreprise internationale avec des bureaux et des activités dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses branches mondiales du groupe Volvo et dans ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts dans et en dehors de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, quel que soit l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.
Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo
Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, cela peut également le faire avec certaines catégories de tiers, notamment :
Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées qu'il en protègent la confidentialité et la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.
En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données personnelles de l'UE). Cela peut par exemple comprendre l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.
Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.
Volvo prend des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, dont des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.
Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à leur sensibilité. Elles tiennent compte des dispositions de la législation locale en vigueur. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.
Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité relatives aux données personnelles en vigueur lors de l'utilisation des systèmes Volvo.
Volvo conservera généralement vos données personnelles jusqu'à ce que le processus de recrutement soit terminé, et trois (3) ans après (plus ou moins selon la législation du travail en vigueur) pour pouvoir y recourir en cas de litige ou réclamation réels, potentiels ou anticipés (pour des motifs de discrimination, par exemple).
Si vous avez donné votre consentement pour la conservation de vos données personnelles en cas de futurs besoins de recrutement, celles-ci seront conservées jusqu'à ce que ledit besoin ne soit plus d'actualité ou que vous ayez retiré votre consentement.
Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, de :
Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.
Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation que vous pourriez avoir à adresser concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles . Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.
Volvo vous invite à consulter régulièrement cette notice de protection des données personnelles pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.
Nous nous réservons le droit de modifier cette notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice de protection des données personnelles la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.