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Avis de confidentialité du candidat

Cet avis fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles des personnes présentant leur candidature à des postes vacants au sein du Groupe Volvo (« Avis de confidentialité »). Si vous postulez actuellement pour un poste dans une société du groupe Volvo, ou si cela a déjà été votre cas, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.
 

Aux fins du présent avis, le « groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, y compris, mais sans s'y limiter, les entités appartenant à l'un des principaux domaines d'activité et divisions de camions du Groupe Volvo (selon qu'elles existent) tels que Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
 

Le présent Avis de confidentialité s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles aux fins du groupe Volvo (c'est-à-dire lorsque le Groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est un contrôleur et détermine par conséquent les fins pour lesquelles et la manière dont toutes les données personnelles sont traitées).
 

Si Volvo conclut un contrat de travail avec vous, notre traitement de vos données personnelles sera régi par l'Avis de confidentialité des employés du groupe Volvo.
 

Le présent Avis de confidentialité ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que les concessionnaires indépendants, les importateurs, les fournisseurs et les clients du groupe Volvo.
 

Outre cet Avis de confidentialité, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo peuvent contenir leurs propres avis de confidentialité, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.

 

La société du groupe Volvo pour laquelle vous avez postulé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des données.  

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux fins du présent Avis de confidentialité, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou identifiant ou pouvant identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.  

Aux fins du présent Avis de confidentialité, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation, la modification, le transfert, la mise à disposition, le l'opposition, la suppression ou la destruction de données personnelles.

Motif juridique

Volvo traitera vos données personnelles sur la base de l'un des motifs juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).

  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation juridique, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des dispositions légales en matière de déclarations.
  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Les intérêts légitimes de Volvo consistent généralement à gérer ses activités quotidiennes, sécuriser ses installations et son équipement, et maintenir un contrôle interne. Afin que son traitement des données à caractère personnel des candidats soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo doit traiter certaines données personnelles sur les candidats lorsque l'intérêt légitime de Volvo est de permettre l'administration de leurs profils d'utilisateurs et/ou d'administrer d'une autre manière leur candidature à un poste au sein du groupe Volvo.

    Lorsqu'il est indiqué dans les présentes que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, Volvo est d'avis que ses intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés étant donné (i) la transparence que Volvo fournit sur l'activité de traitement, (ii) l'approche de confidentialité dès la conception de Volvo, (iii) l'examen régulier de la confidentialité de Volvo et (iv) les droits dont vous disposez en ce qui concerne l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche de test d'équilibrage, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui si Volvo a des raisons valables de croire qu'un tel traitement de vos données personnelles peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.
  • Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre autorisation explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre autorisation.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou en combinaison avec d'autres données, peuvent constituer des données personnelles et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous comporte uniquement des exemples et ne saurait être exhaustive, et que Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. Certaines des finalités du traitement se chevaucheront et plusieurs finalités peuvent justifier notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories, objectif et motif juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

 

Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la langue préférée et une photo

 

 

  • Permettre l'enregistrement des candidats dans les systèmes de recrutement de Volvo

 

  • Administration générale des applications

 

 

  • Intérêt légitime (pour gérer les applications)

 

 

Coordonnées, telles que l'adresse personnelle, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

 

 

  • Permettre la communication avec les candidats

 

 

  • Intérêt légitime (pour communiquer avec les candidats)

 

 

Données liées à l'informatique, comme l'adresse e-mail et le mot de passe pour le système de recrutement Volvo, y compris les messages automatiques et autres communications

 

  • Permettre l'utilisation et la communication via le système de recrutement de Volvo

 

 

 

  • Intérêt légitime (pour gérer les applications)

 

Données de compétence, telles qu'un CV, y compris des informations sur l'expérience professionnelle, les études, les formations, l'adhésion à des associations professionnelles, les diplômes, les lettres de référence, ainsi que d'autres données que vous nous fournissez lors d'entretiens dans nos locaux ou via des canaux numériques

 

 

  • Permettre une évaluation des compétences et des qualifications des candidats pour le poste

 

 

  • Intérêt légitime (pour évaluer les candidats)

 

 

Données de performance et d'évaluation, telles que les tests personnels et analytiques liés aux processus de recrutement

 

 

  • Permettre une évaluation des compétences et des qualifications des candidats pour le poste

 

  • Intérêt légitime (pour évaluer les compétences des candidats pour le poste)

 

  • Consentement

 

 

Données médicales, comme les résultats d'examens de santé et de tests de dépistage de drogue (uniquement pour certains postes)

 

 

  • Permettre une évaluation de l'état de santé du candidat (si nécessaire pour des postes spécifiques ou pour d'autres raisons)

 

 

  • Consentement

 

Données de sécurité, telles que les informations obtenues grâce à la vérification des antécédents (uniquement pour certains postes)

 

  • Permettre une évaluation des antécédents des candidats (si nécessaire pour le poste spécifique)

 

 

  • Consentement (pour permettre aux tiers concernés de divulguer des informations vous concernant)

 

 

 

Les catégories spéciales de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois applicables en matière de confidentialité des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que si Volvo a l'obligation légale de traiter ces données et/ou si Volvo a reçu votre consentement explicite pour traiter ces données. Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Vous devez savoir que vous n'êtes pas tenu d'accepter quelque demande de consentement que ce soit de notre part pour obtenir un contrat avec nous.

La surveillance CCTV

Volvo peut utiliser la surveillance CCTV (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La surveillance CCTV est généralement utilisée pour contrôler aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour enquêter sur un incident).

La prise de décision automatisée

Le système de recrutement en ligne du groupe Volvo peut inclure des questions de sélection pour déterminer si les candidats possèdent certaines compétences minimales prédéfinies pour les postes envisagés. Veuillez noter que si vous fournissez une réponse négative à l'une des questions de sélection, vous pouvez être automatiquement exclu du processus de recrutement par le biais de mécanismes de décision automatique dans le système de recrutement. Le cas échéant, vous recevrez un message automatisé indiquant que votre demande a été refusée.

C'est vous qui fournirez la plupart de vos données personnelles à Volvo, par exemple pendant le processus de candidature. Vos données personnelles peuvent également être obtenues via un tiers, par exemple auprès d'une personne à laquelle vous nous avez conseillé de demander des données personnelles vous concernant, par exemple lorsque nous contactons des références que vous avez fournies à Volvo, ou auprès de fournisseurs de services agissant au nom de Volvo (par exemple, le contrôle et la vérification des antécédents, y compris les études, les emploi antérieurs, les références et les examens de santé).

Certaines données personnelles peuvent également être collectées à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple si vous êtes, ou avez déjà été, employé par une société du groupe Volvo ou si vous avez été engagé en tant que consultant par une société du groupe Volvo.

À l'exception de certaines informations requises par la loi, votre décision de fournir des données personnelles à Volvo est volontaire. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives sur votre candidature.

Toutefois, veuillez noter que Volvo doit traiter certaines données personnelles vous concernant pour administrer votre candidature à un poste chez Volvo. En conséquence, Volvo pourra être dans l'impossibilité de vous proposer un emploi si vous ne fournissez pas certaines données personnelles nécessaires ou si vous n'autorisez pas Volvo à traiter certaines données personnelles nécessaires dans le cadre de votre candidature.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer le transfert de vos données personnelles vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des installations dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses activités mondiales et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes contenues dans la législation européenne sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent les mêmes, quel que soit l'endroit où vos données sont traitées par le groupe Volvo.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services au groupe Volvo, par exemple les prestataires de services informatiques.
  • Syndicats, si la loi applicable l'exige, y compris l'obligation d'information envers les syndicats en relation avec la nomination des dirigeants.
  • Conseillers professionnels,,tels que les avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre des réclamations et de la réception de services de conseil.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des ordonnances judiciaires ou des dispositions légales en matière de déclarations, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Les prestataires de services tiers et les conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, sont censés et tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, et ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, la société du groupe Volvo concernée s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Par exemple, cela peut inclure l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo utilise des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, y compris des mesures de sécurité des technologies de l'information et des mesures de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, les mesures sont continuellement améliorées en fonction du développement des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que toutes les personnes respectent les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo. 

Volvo conservera normalement vos données personnelles jusqu'à ce que le processus de recrutement soit terminé, et deux (2) ans après (ou plus selon la législation du travail en vigueur) pour satisfaire le besoin d'utiliser ces données personnelles en cas de litige ou demande réel, menacé ou anticipé (par exemple, pour des motifs de discrimination).

Si vous avez donné votre consentement pour le stockage de vos données personnelles pour de futurs besoins de recrutement, celles-ci seront conservées jusqu'à ce qu'un futur recrutement du candidat ne soit plus d'actualité et/ou jusqu'à ce que le consentement ait été retiré.

 

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données, de :

  •  Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous autorise à savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir des informations et une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
  •  Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous autorise à faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  •  Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  •  Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs.
  •  Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
  •  Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous autorise à recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à Volvo de transmettre ces données personnelles à un autre responsable du traitement.
  •  Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, de retirer à tout moment votre consentement, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (quel que soit le cas, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données avant le retrait).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligée de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles à la connaissance d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à passer en revue régulièrement cet Avis de confidentialité pour rester informé de toute modification qui pourrait être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cet Avis de confidentialité si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cet Avis de confidentialité la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.