Notice de protection des données personnelles du candidat

 

Cette version a été publiée le 2023/09/01

Cette notice de protection des données personnelles fournit des informations sur le traitement que fait le groupe Volvo des données personnelles des personnes présentant leur candidature à des postes vacants en son sein (« Notice de protection des données personnelle »). Si vous avez déjà postulé, ou postulez actuellement pour un poste dans une société du groupe Volvo, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles vous concernant.


Aux fins de la présente notice de protection des données personnelles, «le groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités qu'il contrôle directement ou indirectement, notamment, les entités appartenant à l'un de ses principaux domaines d'activité et à ses divisions de vente de véhicules tels que Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.

La présente notice de protection des données personnelles s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour ses finalités (c'est-à-dire lorsque le groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est responsable de traitement et détermine par conséquent pour quelles finalités et par quels moyens se fait le traitement de toutes les données personnelles).

Si Volvo conclut un contrat de travail avec vous, notre traitement de vos données personnelles sera régi par l'Avis de confidentialité des employés du groupe Volvo, [lien].

La présente notice de protection des données personnelles ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que ses concessionnaires indépendants, ses importateurs, ses fournisseurs et ses clients.

Cette notice s'applique en l'absence d'autres avis de confidentialité disponibles sur d'autres sites internet du groupe Volvo. Outre la présente notice de protection des données personnelle, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo, ainsi que ses projets de recherche et développement en cours, peuvent disposer de leurs propres notices qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.

Sélectionner une langue

La société du groupe Volvo pour laquelle vous avez postulé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

 

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux termes de la présente notice de protection des données personnelles, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou qui identifie ou permet d'identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information qui permet d'établir un lien avec vous.

Aux fins de la présente notice de protection des données personnelle, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, notamment mais pas exclusivement, leur collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, transfert, mise à disposition, blocage, effacement ou destruction.

Fondement juridique

Volvo traitera vos données personnelles sur la base de l'un des fondements juridiques suivants (consultez également les autres détails ci-dessous).

  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale, afin, par exemple, de respecter des décisions de justice et de satisfaire à des obligations d'information.

  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Il est considéré que la gestion de ses affaires courantes, la sécurisation de ses installations et de son équipement, et le contrôle interne constituent les intérêts légitimes de Volvo. Afin que son traitement des données à caractère personnel des candidats soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo a besoin de traiter certaines données personnelles concernant les candidats, dans la mesure où l'intérêt légitime de Volvo est de permettre l'administration de leurs profils utilisateurs et de leur candidature à un poste en son sein.

    Lorsqu'il est indiqué dans la présente notice que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, il est estimé que ceux-ci ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés compte tenu (i) de la transparence qu'il fournit sur l'activité de traitement, (ii) de sa prise en compte du respect de la vie privée dès la conception et par défaut, (iii) de l'audit régulier de sa politique de protection des données et (iv) des droits dont vous disposez relativement à l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur cette approche d'évaluation de l'équilibre des intérêts légitimes, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.

  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui s'il a des raisons valables de croire qu'un tel traitement peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.
  • Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre fondement juridique ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre consentement explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre consentement.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou combinées à d'autres données, peuvent constituer des données personnelles, et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous répertorie uniquement des exemples et n'est en aucun cas exhaustive. Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. De plus, certaines des finalités du traitement sont susceptibles de se recouper et plusieurs d'entre elles peuvent justifier l'utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories de données personnelles, finalités et motif juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

 

Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la langue de préférence et une photo

 

 

  • Permettre l'enregistrement des candidats dans les systèmes de recrutement de Volvo

 

  • Administration générale des candidatures

 

 

  • Intérêt légitime (gérer les candidatures)

 

 

Coordonnées, telles que l'adresse personnelle, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

 

 

  • Permettre une communication avec les candidats

 

 

  • Intérêt légitime (communiquer avec les candidats)

 

 

Données informatiques, comme l'adresse e-mail et le mot de passe pour le système de recrutement Volvo, y compris les messages automatiques et autres communications

 

  • Permettre l'utilisation du système de recrutement de Volvo

 

 

 

  • Intérêt légitime (gérer les candidatures)

 

Données de compétence, telles qu'un CV, y compris des informations sur l'expérience professionnelle, les études, les formations, l'adhésion à des associations professionnelles, les diplômes, les lettres de référence, ainsi que d'autres données que vous nous fournissez lors d'entretiens dans nos locaux ou via des canaux numériques

 

 

  • Permettre une évaluation des compétences et des qualifications des candidats pour le poste

 

 

  • Intérêt légitime (évaluer les candidats)

 

 

Données de performance et d'évaluation, telles que les tests personnels et analytiques liés aux processus de recrutement

 

 

  • Permettre une évaluation des compétences et des qualifications des candidats pour le poste

 

  • Intérêt légitime (pour évaluer les compétences des candidats pour le poste)

 

  • Consentement

 

 

Données médicales, comme les résultats d'examens de santé et de tests de dépistage de drogue (uniquement pour certains postes)

 

 

  • Permettre une évaluation de l'état de santé du candidat (si nécessaire pour des postes spécifiques ou pour d'autres raisons)

 

 

  • Consentement

 

Données de sécurité, telles que les informations obtenues grâce à la vérification des antécédents (uniquement pour certains postes)

 

  • Permettre une évaluation des antécédents des candidats (si nécessaire pour le poste spécifique)

 

 

  • Consentement (pour permettre aux tiers concernés de divulguer des informations vous concernant)

 


Données sur l'emploi actuel, telles que les éléments de rémunération, ainsi que les attentes et la période de préavis en vertu du contrat de travail en cours, le cas échéant

 

  • Permettre une évaluation des conditions d'emploi proposées pour le poste

 

 

  • Intérêt légitime (évaluer les candidats et les conditions d'emploi proposées)

 

 

Catégories spéciales de données personnelles

Il faut noter que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois en vigueur en matière de protection des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que s'il a l'obligation légale ou reçu votre consentement explicite pour le faire. Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Sachez que l'acceptation d'une quelconque demande de consentement de notre part n'est en aucun cas une condition du contrat qui nous lie.

Vidéo surveillance 

Volvo peut utiliser la vidéosurveillance (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La vidéosurveillance est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (pour enquêter sur un incident, par exemple).

Prise de décision automatisée

Le système de recrutement en ligne du groupe Volvo peut inclure des questions de sélection pour déterminer si les candidats possèdent certaines compétences minimales prédéfinies pour les postes envisagés. Veuillez noter que si vous fournissez une réponse négative à l'une des questions de sélection, vous pouvez être automatiquement exclu du processus de recrutement par le biais de mécanismes de décision automatique dans le système de recrutement. Le cas échéant, vous recevrez un message automatisé indiquant que votre demande a été refusée.

C'est vous qui fournirez la plupart de vos données personnelles à Volvo, notamment pendant le processus de candidature. Vos données personnelles peuvent également être obtenues via un tiers, par exemple auprès d'une personne à laquelle vous nous avez conseillé de les demander, pour vérifier vos références par exemple, ou auprès de fournisseurs de services agissant au nom de Volvo (contrôle et la vérification des antécédents, y compris les études, les emplois antérieurs, les références et les examens de santé).

Certaines données personnelles peuvent également être collectées à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple si vous êtes, ou avez déjà été, employé par une société du groupe Volvo ou si vous avez été engagé en tant que consultant par une société du groupe Volvo

À l'exception de certaines informations requises par la loi, vous êtes libre de fournir ou non des données personnelles à Volvo. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives.

Toutefois, veuillez noter que Volvo doit traiter certaines données personnelles vous concernant pour administrer votre candidature à un poste en son sein. En conséquence, Volvo pourra être dans l'impossibilité de vous proposer un emploi si vous ne fournissez pas certaines données personnelles nécessaires ou si vous ne l'autorisez pas à traiter certaines données personnelles nécessaires dans le cadre de votre candidature.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer leur transfert vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une entreprise internationale avec des bureaux et des activités dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses branches mondiales du groupe Volvo et dans ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts dans et en dehors de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant. Un tel accord reflète les normes inscrites dans les lois européennes sur la protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent inchangés, quel que soit l'endroit où le groupe Volvo traite vos données.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, cela peut également le faire avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services, par exemple les prestataires de services informatiques.
  • Syndicats, si la loi en vigueur l'exige, y compris pour satisfaire à l'obligation d'information en relation avec la nomination des dirigeants.
  • Conseillers professionnels, tels que les 'avocats, assureurs et autres conseillers dans le cadre des réclamations et de la réception de services de conseil.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que décisions de justice, obligations de signalement, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Il est attendu et exigé des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels  auxquels vos données personnelles sont divulguées qu'il en protègent la confidentialité et la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, ladite société s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données (dont le Règlement général sur la protection des données personnelles de l'UE). Cela peut par exemple comprendre l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo prend des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, dont des mesures de sécurité des technologies de l'information et de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à leur sensibilité. Elles tiennent compte des dispositions de la législation locale en vigueur. En outre, ces mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que chacun respecte les politiques de sécurité relatives aux données personnelles en vigueur lors de l'utilisation des systèmes Volvo.

Volvo conservera généralement vos données personnelles jusqu'à ce que le processus de recrutement soit terminé, et trois (3) ans après (plus ou moins selon la législation du travail en vigueur) pour pouvoir y recourir en cas de litige ou réclamation réels, potentiels ou anticipés (pour des motifs de discrimination, par exemple).

Si vous avez donné votre consentement pour la conservation de vos données personnelles en cas de futurs besoins de recrutement, celles-ci seront conservées jusqu'à ce que ledit besoin ne soit plus d'actualité ou que vous ayez retiré votre consentement.

 

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous permet de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, d obtenir ces informations à travers une copie des éléments et catégories spécifiques recueillies.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous permet de faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles avaient été recueillies.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous permet de demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, même avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous permet de recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à Volvo de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Dans ce cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (quel que soit le cas, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données réalisées antérieurement).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter à la connaissance d'une autorité de contrôle toute réclamation que vous pourriez avoir à adresser concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles . Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la protection des données du groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à consulter régulièrement cette notice de protection des données personnelles pour rester informé de toute modification qui pourrait y être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cette notice de protection des données personnelles si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cette notice de protection des données personnelles la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.