Persónuverndaryfirlýsing fyrir stjórnendur og ökumenn

VolvoViðkomandi félag innan Volvo Group (i) sem hefur þróað, framleitt, selt og/eða afhent Volvo-ökutækið/-vöruna sem þú ekur eða stjórnar eða (ii) sem þú ert eða hefur verið ráðinn hjá eða fenginn til starfa af í þeim tilgangi að veita flutningsþjónustu fyrir Volvo Group; eða (iii) sem vinnuveitandi þinn eða verktaki á samningssamband við (beint eða óbeint) og veitir flutningsþjónustu til (beint eða óbeint) (hér eftir nefnt "Volvo") er ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili þeirra persónuupplýsinga sem Volvo aflar frá þér og frá öðrum aðilum sem lýst er hér að neðan.

"Ábyrgðaraðili" merkir að það er Volvo sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga þinna. Volvo ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga þinna samkvæmt gildandi persónuverndarlögum og reglum.

Ef þú hefur spurningar varðandi vinnslu persónuupplýsinga þinna skaltu hafa samband við Volvo Chief Privacy Officer á gpo.office@volvo.com eða með pósti eða síma á:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

Ef þú ert í Bretlandi er Volvo Group UK Limited fulltrúi Volvo í Bretlandi. Samskiptaupplýsingar eru eftirfarandi:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

Volvo vinnur úr ýmsum tegundum gagna sem annaðhvort verða til í eða af Volvo-ökutæki/-vöru, þar á meðal því sem við köllum gögn sem tengjast ökutæki/vöru, sem fela í sér (i) gögn sem tengjast ástandi og afköstum Volvo-ökutækisins/-vörunnar sjálfrar, (ii) gögn sem tengjast raunverulegri notkun Volvo-ökutækisins/-vörunnar, (iii) gögn sem tengjast umhverfi viðkomandi Volvo-ökutækis/-vöru, (iv) gögn sem tengjast auðkenningu Volvo-ökutækis/-vöru og (v) gögn sem einstaklingur lætur í té / býr til. Volvo vinnur enn fremur úr upplýsingum um ökutæki og farm, svo sem skráningarnúmeri ökutækis sem sækir eða afhendir farm, rauntímastaðsetningargögnum og staðsetningargögnum (með tímastimplum) sem annaðhvort verða til í eða af Volvo-ökutækjum/-vörum eða öðrum ökutækjum og/eða farmi sem fluttur er með Volvo-ökutækjum/-vörum eða öðrum ökutækjum. Þegar þessi gögn, ein og sér eða ásamt öðrum gögnum, er hægt að tengja við þig sem ökumann eða stjórnanda Volvo-ökutækis/-vöru eða annarra ökutækja, teljast þau persónuupplýsingar.

Að því er varðar þessa persónuverndaryfirlýsingu merkir hugtakið "vinna úr" eða "vinnsla" hvers kyns notkun persónuupplýsinga, þar á meðal en ekki takmarkað við söfnun, skráningu, skipulagningu, varðveislu, aðlögun, breytingu, flutning, aðgengisveitingu, lokun, eyðingu eða eyðileggingu persónuupplýsinga.

Lagagrundvöllur

Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli eins eða fleiri af eftirfarandi lagagrundvöllum, sjá einnig nánari upplýsingar hér að neðan.

• Samningsbundin skylda. Volvo kann að vinna úr gögnum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að efna samningsbundna skyldu gagnvart þér, svo sem ábyrgðir og þjónustusamninga ef þú ert bæði viðskiptavinur og ökumaður eða stjórnandi Volvo-ökutækis/-vöru.
• Lagaleg skylda. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagalega skyldu, t.d. til að fara að dómsúrskurðum og lögbundnum tilkynningarskyldum.
• Lögmætir hagsmunir. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna sem Volvo eða þriðji aðili hefur. Það er almennt talið vera í lögmætum hagsmunum Volvo að stjórna daglegri starfsemi sinni, þar á meðal að bæta og þróa áfram framboð sitt á vörum, lausnum og þjónustu og að tryggja heildarstjórnun seldra vara, lausna og þjónustu, auk þess að stjórna aðfangakeðju sinni inn og út.

Þar sem tekið er fram hér að Volvo styðst við lögmæta hagsmuni sína fyrir tiltekinn tilgang vinnslu telur Volvo að lögmætir hagsmunir þess gangi ekki gegn hagsmunum þínum, réttindum eða frelsi í ljósi (i) þess gagnsæis sem Volvo veitir um vinnsluna, (ii) nálgunar Volvo varðandi innbyggða persónuvernd, (iii) reglubundinnar persónuverndaryfirferðar Volvo og (iv) þeirra réttinda sem þú hefur í tengslum við vinnsluna. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um þetta hagsmunamat skaltu hafa samband við Volvo Chief Privacy Officer með þeim samskiptaupplýsingum sem settar eru fram hér að ofan.

Volvo kann að vinna úr eftirfarandi flokkum gagna sem, ein og sér eða í samsetningu við önnur gögn, kunna að teljast persónuupplýsingar, og í þeim almennu tilgangi sem fram kemur í töflu 1 hér að neðan.

Vinsamlegast athugið að listinn hér að neðan er aðeins dæmalisti og er ekki ætlað að vera tæmandi, og að Volvo mun ekki endilega vinna úr öllum þeim gögnum um þig sem talin eru upp hér að neðan. Sumir tilgangar vinnslunnar kunna að skarast og það kunna að vera fleiri en einn tilgangur sem réttlætir notkun okkar á persónuupplýsingum þínum.

Tafla 1 - Flokkar, tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu

Volvo aflar almennt persónuupplýsinga þinna;

• með gagnvirkum hætti yfir þráðlaust net í tengslum við notkun Volvo-ökutækja/-vara (t.d. í gegnum fjarstýringargátt)
• með gagnvirkum hætti í gegnum tengivettvanga eða sambærilegt.
• með notkun greiningartækja (t.d. í tengslum við fyrirbyggjandi viðhald og viðgerðarþjónustu).

Auk framangreinds kann Volvo að afla tiltekinna viðbótargagna frá vinnuveitanda þínum ef þú ert ráðgjafi eða starfsmannaleigustarfsmaður, eða frá þér ef þú hefur handvirkt slegið inn persónuupplýsingar í tengslum við notkun þína á Volvo-ökutæki/-vöru (t.d. stillingar mælaborðs eins og tungumálastillingar, útvarpsstillingar, stillingar á sætishalla).

Ef og þegar þú notar Volvo-ökutæki/-vöru mun Volvo sjálfkrafa afla gagna sem verða til í ökutækinu/vörunni og annarra gagna sem tengjast ökutækinu/vörunni varðandi notkun þína á Volvo-ökutækinu/-vörunni. Vinnsla ákveðinna gagna sem verða til í ökutækinu/vörunni og annarra gagna sem tengjast ökutækinu/vörunni er nauðsynleg ef þú vilt nota alla eiginleika og virkni Volvo-ökutækis/-vöru, svo sem rauntímatilkynningar og fjargreiningarþjónustu.

Persónuupplýsingum þínum kann að verða deilt með öðrum fyrirtækjum innan Volvo Group og með tilteknum flokkum þriðju aðila (eins og nánar er tilgreint hér að neðan), sem kann að fela í sér flutning persónuupplýsinga þinna til annarra landa.

Deiling persónuupplýsinga innan Volvo Group

Volvo Group er alþjóðleg samsteypa með skrifstofur og starfsemi um allan heim og persónuupplýsingar þínar kunna að vera fluttar eða aðgengilegar á alþjóðavísu innan alþjóðlegrar starfsemi Volvo Group og milli ýmissa félaga og tengdra aðila þess.

Allir flutningar persónuupplýsinga þinna til annarra félaga innan Volvo Group (þ.m.t. flutningar innan frá ESB/EES til landa utan ESB/EES og/eða frá Bretlandi til landa utan Bretlands) verða háðir samningi milli félaga sem byggir á staðalsamningsákvæðum sem samþykkt hafa verið af ESB eða öðrum nauðsynlegum verndarráðstöfunum samkvæmt viðkomandi lögsögu, eða öðrum aðferðum sem hafa verið viðurkenndar eða samþykktar af viðeigandi yfirvöldum hverju sinni. Slíkur samningur endurspeglar þau viðmið sem fram koma í evrópskum persónuverndarlögum (þar á meðal almennu persónuverndarreglugerð ESB).

Að hafa slíkan samning í gildi þýðir að allar einingar Volvo Group þurfa að fylgja sömu innri reglum. Það þýðir einnig að réttindi þín haldast þau sömu sama hvar gögn þín eru unnin af Volvo Group.

Deiling persónuupplýsinga með þriðju aðilum utan Volvo Group

Auk þeirrar deilingar persónuupplýsinga milli félaga Volvo Group sem lýst er hér að ofan kann Volvo einnig að deila persónuupplýsingum þínum með tilteknum flokkum þriðju aðila, þar á meðal:

• Viðskiptaaðilar, svo sem:

o   viðurkenndir söluaðilar Volvo, yfirbyggingaraðilar og þjónustumiðstöðvar í þeim tilgangi að tryggja þjónustu og viðgerðir á Volvo-ökutækjum/-vörum;

o   trygginga- og bankasamstarfsaðilar í tilgangi sem tengist fjármála- og tryggingaframboði okkar;

o   birgjar og þjónustuveitendur Volvo sem styðja Volvo við afhendingu vara, lausna og þjónustu, þar á meðal upplýsingatæknibirgjar og þjónustuveitendur;

o   viðskiptavinir Volvo sem Volvo styður með flutningsþjónustu;

o   viðskipta- og samstarfsaðilar Volvo í tilgangi eins og viðskiptagreind og greiningu (þó í flestum tilvikum sé gögnum aðeins deilt á nafnlausu og samanlögðu formi); og

o   þriðju aðilar sem við eigum viðskipti við eða vinnum með til að veita vörur, lausnir eða þjónustu og aðrir þriðju aðilar sem við leitum til með það að markmiði að skapa nýsköpun, þróa og afhenda nýjar eða bættar vörur, lausnir og þjónustu til viðskiptavina okkar eða nýja eða bætta innri ferla og starfsemi, sem allt bætir að lokum hvernig við getum stutt við viðskiptavini okkar.

• Fagráðgjafar, svo sem vátryggjendur, lögfræðingar og aðrir fagráðgjafar í tengslum við tryggingakröfur, úttektir og móttöku ráðgjafarþjónustu.
• Mótaðilar og ráðgjafar þeirra, í tengslum við samruna- og yfirtökuverkefni og önnur verkefni eða samstarf (þ.m.t. samruna, yfirtökuverkefni, tryggingafélög).
• Neyðarþjónustuveitendur, svo sem lögregla, slökkvilið, sjúkrabílar og vegaaðstoð til að vernda grundvallarhagsmuni þína og annarra, til dæmis í tengslum við neyðaraðstoð.
• Löggæsla, eftirlitsyfirvöld, ríkisstofnanir og aðrir opinberir aðilar og dómstólar í tengslum við lagalegar skyldur, svo sem dómsúrskurði eða lögbundnar tilkynningarskyldur, eða ef það telst nauðsynlegt í undantekningartilvikum til að vernda grundvallarhagsmuni þína eða annarra.

Þess er vænst og krafist að allir þjónustuveitendur þriðju aðila og fagráðgjafar sem persónuupplýsingum þínum er miðlað til verndi trúnað og öryggi persónuupplýsinga þinna og megi aðeins nota persónuupplýsingar þínar í samræmi við gildandi persónuverndarlög og reglur.

Enn fremur, ef eitthvert félag innan Volvo Group sem er staðsett innan ESB/EES flytur persónuupplýsingar til utanaðkomandi þriðju aðila sem eru staðsettir utan ESB/EES, mun viðkomandi félag innan Volvo Group tryggja sér að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar sem veita fullnægjandi vernd persónuupplýsinga þinna eins og krafist er samkvæmt gildandi persónuverndarlögum (þar á meðal almennu persónuverndarreglugerð ESB). Til dæmis getur þetta falið í sér notkun staðalsamningsákvæða sem samþykkt hafa verið af ESB eða annarra aðferða sem hafa verið viðurkenndar eða samþykktar af viðeigandi yfirvöldum hverju sinni.

Ef þú hefur spurningar um hvernig Volvo mun deila persónuupplýsingum þínum skaltu hafa samband við Volvo Group Privacy Officer með þeim samskiptaupplýsingum sem settar eru fram hér að ofan.

Volvo beitir viðeigandi og sanngjörnum lagalegum, tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum, þar á meðal öryggisráðstöfunum á sviði upplýsingatækni og efnislegu öryggi, til að vernda persónuupplýsingar með fullnægjandi hætti.

Þessar ráðstafanir eru viðeigandi með hliðsjón af þeirri áhættu sem vinnsla persónuupplýsinga hefur í för með sér og viðkvæmni persónuupplýsinganna og taka mið af kröfum gildandi staðbundinna laga. Að auki eru ráðstafanirnar stöðugt bættar í takt við þróun tiltækra öryggisvara og þjónustu.

Volvo krefst þess að allir fari eftir viðeigandi öryggisstefnum sem tengjast persónuupplýsingum við notkun kerfa Volvo

Volvo mun ekki vinna úr persónuupplýsingum þínum lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé áskilið eða heimilað samkvæmt lögum.

Athugaðu að, nema styttri varðveislutímar gildi vegna lagalegra eða samningsbundinna skuldbindinga, kunna persónuupplýsingar sem verða til í ökutæki/vöru og aðrar persónuupplýsingar tengdar tilteknu ökutæki/vöru að vera unnar allan væntanlegan líftíma viðkomandi gerðar ökutækis/vöru, sem gæti verið allt að 25 ár (t.d. vegna rannsóknar- og þróunarverkefna eða til að tryggja að Volvo geti sinnt kröfum vegna vöruábyrgðar).

Þú kannt, þar sem kveðið er á um það í gildandi persónuverndarlögum og reglum, að eiga rétt á að:

• fara fram á aðgang að persónuupplýsingunum sem Volvo vinnur um þig: þessi réttur veitir þér rétt til að vita hvort við höfum persónuupplýsingar um þig og, ef svo er, að fá upplýsingar um og afrit af tilteknum gögnum og flokkum persónuupplýsinga.
• fara fram á leiðréttingu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að láta leiðrétta persónuupplýsingar þínar ef þær eru rangar eða ófullkomnar.
• andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að óska þess að Volvo vinni ekki lengur persónuupplýsingar þínar.
• fara fram á eyðingu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að óska eftir afmáningu eða eyðingu persónuupplýsinga þinna, þar á meðal þegar slíkra persónuupplýsinga er ekki lengur þörf til að ná tilganginum.
• fara fram á takmörkun vinnslu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að óska þess að Volvo vinni persónuupplýsingar þínar aðeins við takmarkaðar aðstæður, þar á meðal með samþykki þínu.
• fara fram á framseljanleika persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að fá afrit (á færanlegu formi og, ef tæknilega mögulegt er, á aðgengilegu og nýtanlegu formi) af persónuupplýsingum þínum, eða óska eftir að Volvo sendi slíkar persónuupplýsingar til annars ábyrgðaraðila.

Vinsamlegast athugið að Volvo kann ekki alltaf að vera skylt að verða við beiðni um eyðingu, takmörkun, andmæli eða gagnaflutning. Mat kann að fara fram í hverju tilviki fyrir sig á lagalegum skyldum Volvo og undantekningum frá slíkum réttindum.

Vinsamlegast athugið einnig að takmarkanir eða andmæli gegn vinnslu tiltekinna gagna kunna að hafa neikvæðar afleiðingar fyrir notkun þína á Volvo-ökutæki/-vöru. Ef tiltekin gögn eru gerð óvirk kannt þú að vera ófær um að nota alla eiginleika og virkni Volvo-ökutækisins/-vörunnar og Volvo kann að vera ófært um að tilkynna þér um vandamál með ökutækið/vöruna í rauntíma. Þetta kann að valda minni virkni ökutækisins/vörunnar og gæti leitt til skemmda á ökutækinu/vörunni eða að það verði óstarfhæft.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun vegna vinnslu Volvo á persónuupplýsingum þínum hjá eftirlitsyfirvaldi. Nánari upplýsingar um þessi réttindi og hvernig megi neyta þeirra fást með því að hafa samband við Volvo Chief Privacy Officer með þeim samskiptaupplýsingum sem settar eru fram hér að ofan.

Volvo hvetur til þess að þessi persónuverndaryfirlýsing sé skoðuð reglulega til að fylgjast með breytingum á henni.

Við áskiljum okkur rétt til að breyta þessari persónuverndaryfirlýsingu eftir þörfum. Þegar það er gert munum við skrá ofarlega í þessari persónuverndaryfirlýsingu dagsetninguna þegar slíkar breytingar eru gerðar og/eða hvenær þær taka gildi.