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Informativa sulla privacy - Candidato
 

La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali delle persone che si candidano per le posizioni aperte nel Gruppo Volvo ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente si candida o si è candidato per una posizione in una società del Gruppo Volvo, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
 

Ai fini della presente informativa, per "Gruppo Volvo" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisioni mezzi pesanti del Gruppo Volvo (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
 

La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando il Gruppo Volvo (in autonomia o di concerto con altre entità) svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
 

Se Volvo stipula un contratto di lavoro con l'utente, il trattamento dei suoi dati personali sarà regolato dall'Informativa sulla privacy per i dipendenti del Gruppo Volvo.
 

La presente Informativa sulla privacy non si applica quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti del Gruppo Volvo.
 

Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi del Gruppo Volvo possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.

 

La società del Gruppo Volvo in cui l'utente si è candidato per una posizione (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.

"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.  

In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il responsabile della privacy del Gruppo Volvo al seguente indirizzo e-mail: gpo.office@volvo.com, oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.  

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Base giuridica

Volvo elaborerà i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche (ulteriori dettagli sono indicati anche di seguito).

  • Obblighi legali. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario per ottemperare a un obbligo legale, ad esempio per ottemperare a ordinanze del tribunale e obblighi legali di segnalazione.
  • Legittimi interessi. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario ai fini di un interesse legittimo perseguito da Volvo o da terzi. È generalmente considerato nell'interesse legittimo di Volvo gestire le sue operazioni quotidiane, proteggere le sue strutture e attrezzature e mantenere il controllo interno. Al fine di basare il trattamento dei dati personali dei candidati sul legittimo interesse, Volvo effettua una valutazione caso per caso. Ad esempio, Volvo deve trattare alcuni dati personali dei candidati: in questo caso, l'interesse legittimo di Volvo è consentire l'amministrazione del relativo profilo utente e/o gestire in altro modo la candidatura dell'utente per una posizione all'interno del Gruppo Volvo.

    Laddove nel presente documento si affermi che Volvo fa affidamento sui propri interessi legittimi per un determinato fine per il trattamento, Volvo è del parere che sui suoi interessi legittimi non possano prevalere gli interessi, i diritti o le libertà dell'utente alla luce (i) della trasparenza che Volvo garantisce in merito all'attività di trattamento, (ii) dell'approccio "privacy by design" di Volvo, (iii) della revisione periodica della privacy di Volvo e (iv) dei diritti di cui l'utente dispone in relazione all'attività di trattamento. Qualora desiderasse ulteriori informazioni su questo approccio al test di bilanciamento, l'utente può contattare il responsabile della privacy del Gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
  • Interessi vitali. Qualora Volvo avesse valide ragioni per ritenere che il trattamento dei dati personali dell'utente possa prevenire o ridurre eventuali possibili danni significativi per l'utente stesso o altri, Volvo potrà trattarne i dati personali per proteggere gli interessi vitali dell'utente e altrui.
  • Consenso. In casi eccezionali, o in assenza di altre basi giuridiche applicabili, Volvo può richiedere il consenso esplicito dell'utente per trattare alcuni dati personali. Spetta all'utente scegliere se fornire tale consenso, in maniera del tutto volontaria.

Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.

Nota: l'elenco riportato di seguito è fornito solo a titolo esemplificativo e non è inteso come un elenco esaustivo. Volvo non elaborerà necessariamente tutti i dati elencati di seguito per l'utente. Alcune finalità del trattamento coincidono e l'utilizzo dei dati personali dell'utente da parte di Volvo può essere giustificato da più finalità.

Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento

Categorie di dati personali

Finalità del trattamento

Base giuridica del trattamento

 

Dati individuali, come nome, data di nascita, sesso, nazionalità, lingua preferita e foto

 

 

  • Consentire la registrazione dei candidati nei sistemi di assunzione di Volvo

 

  • Gestione generale delle candidature

 

 

  • Legittimo interesse (per gestire le candidature)

 

 

Informazioni di contatto, come indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono

 

 

  • Consentire la comunicazione con i candidati

 

 

  • Legittimo interesse (per comunicare con i candidati)

 

 

Dati correlati ai sistemi IT, come e-mail e password per il sistema di assunzione Volvo, inclusi messaggi automatici e altre comunicazioni

 

  • Consentire l'uso del sistema di assunzione di Volvo e la comunicazione tramite lo stesso

 

 

 

  • Legittimo interesse (per gestire le candidature)

 

Dati sulle competenze, come CV, comprese informazioni su esperienze lavorative, istruzione, formazione, associazioni professionali, diplomi, lettere di referenze e altri dati che l'utente fornisce all'azienda durante i colloqui presso le sedi Volvo o tramite canali digitali

 

 

  • Consentire la valutazione delle competenze e delle qualifiche dei candidati per la posizione

 

 

  • Legittimo interesse (per valutare i candidati)

 

 

Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come test personali e analitici in relazione ai processi di assunzione

 

 

  • Consentire la valutazione delle competenze e delle qualifiche dei candidati per la posizione

 

  • Legittimo interesse (per valutare le competenze dei candidati per la posizione)

 

  • Consenso

 

 

Dati sanitari, come i risultati di visite mediche e test antidroga (solo per determinate posizioni)

 

 

  • Consentire la valutazione dello stato di salute del candidato (se necessario per posizioni specifiche o altri motivi)

 

 

  • Consenso

 

Dati relativi ala sicurezza, come le informazioni ottenute tramite controlli dei precedenti (solo per determinate posizioni)

 

  • Consentire la valutazione dei precedenti dei candidati (se necessario per la posizione specifica)

 

 

  • Consenso (per permettere alle terze parti interessate di rilasciare informazioni sull'utente)

 

 

 

Specifico per categorie speciali di dati personali

Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo in caso di obbligo legale e/o dietro esplicito consenso dell'utente al trattamento di tali dati. In tali casi, Volvo informerà l'utente e (se richiesto dalla legge) chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.

Specifico per il monitoraggio CCTV

Volvo può utilizzare il monitoraggio CCTV (come definito sopra) ove consentito dalla legge. Il monitoraggio CCTV viene generalmente utilizzato per controllare e prevenire l'accesso non autorizzato alle strutture e alle apparecchiature Volvo, ma in alcuni Paesi può anche essere utilizzato anche allo scopo di garantire la conformità alle linee guida e alle procedure di salute e sicurezza e per scopi di miglioramento generale della produzione. Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).

Specifico per il processo decisionale automatizzato

Il sistema di assunzione online del Gruppo Volvo può includere domande di selezione per stabilire se i candidati dispongono di determinate competenze minime predefinite relative alle posizioni per cui si candidano. Una risposta negativa a una qualsiasi delle domande di selezione può determinare la rimozione automatica dell'utente dal processo di assunzione tramite meccanismi decisionali automatici nel sistema di assunzione. In tal caso, l'utente verrà informato tramite un messaggio automatico del rifiuto della candidatura.

Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, ad esempio durante il processo di candidatura. Volvo può ottenere i dati personali dell'utente anche tramite terze parti, ad esempio un soggetto a cui l'utente abbia indirizzato Volvo al fine di ottenere tali dati personali, ad esempio qualora Volvo contatti le persone indicate dall'utente come referenze, oppure dai fornitori di servizi che agiscono per conto di Volvo (ad esempio per i controlli relativi a istruzione, rapporti di lavoro precedenti, referenze e visite mediche).

Alcuni dati personali potrebbero anche essere raccolti dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio se l'utente è o è stato in precedenza dipendente di una società del gruppo Volvo o assunto come consulente da una società del Gruppo Volvo.

Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali.

Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne la candidatura per una posizione in Volvo. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di offrire un impiego all'utente, se questi non fornisce alcuni dati personali necessari o se non consente a Volvo di trattare tali dati personali necessari in relazione alla candidatura dell'utente stesso.

I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società del Gruppo Volvo e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.

Condivisione dei dati personali all'interno del Gruppo Volvo

Il Gruppo Volvo è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali del Gruppo Volvo e tra le sue varie entità e affiliate. Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società del Gruppo Volvo (compresi i trasferimenti dall'interno all'esterno dell'UE/del SEE) sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Con questo accordo in vigore, tutte le entità del Gruppo Volvo devono rispettare le stesse regole interne e i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui il Gruppo Volvo elabora i dati.

Condivisione dei dati personali con terze parti esterne al Gruppo Volvo

Oltre a condividere i dati personali tra le società del Gruppo Volvo come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:

  • Partner commerciali, come i fornitori e i provider di servizi del Gruppo Volvo in relazione alla loro fornitura di prodotti e servizi al Gruppo Volvo, ad esempio i provider di servizi IT.
  • Organizzazioni sindacali, ove previsto dalla normativa vigente, compreso l'obbligo di informazione nei confronti dei sindacati in relazione alle nomine dei dirigenti.
  • Consulenti professionali,, quali avvocati e altri consulenti professionali in relazione a reclami e ricezione di servizi di consulenza.
  • Forze dell'ordine, autorità di regolamentazione e altri organismi pubblici e giudiziari in relazione ad obblighi legali quali ordinanze del tribunale oppure obblighi di segnalazione legale o se ritenuto necessario in casi eccezionali per proteggere l'interesse vitale dell'utente o di altri.

Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.

Inoltre, nel caso in cui una società del Gruppo Volvo che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società del Gruppo Volvo interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.

In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il responsabile della privacy del gruppo VOLVO tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.

Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla loro sensibilità, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.

Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali. 

Di norma Volvo conserverà i dati personali dell'utente fino alla conclusione del processo di assunzione e per i due (2) anni successivi (o più a seconda della legislazione sul lavoro vigente) per soddisfare la necessità di utilizzare tali dati personali in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto (ad esempio per motivi di discriminazione).

Se è stato prestato il consenso all'archiviazione dei dati personali per future esigenze di assunzioni, tali dati saranno conservati fino a quando una futura assunzione del candidato non sarà più rilevante e/o fino a quando tale consenso non sarà stato revocato.

 

Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:

  •  Richiedere l'accesso ai propri dati personali trattati da Volvo: questo dà all'utente il diritto di sapere se Volvo detiene suoi dati personali e, in tal caso, di ottenere informazioni e una copia di ogni specifico elemento e categoria di dati personali.
  •  Richiedere una rettifica dei suoi dati personali: questo dà all'utente il diritto di far correggere i propri dati personali se inesatti o incompleti.
  •  Opporsi al trattamento dei dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo cessi di trattare i suoi dati personali.
  •  Richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali, anche laddove tali dati personali non fossero più necessari per il raggiungimento degli scopi.
  •  Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo tratti i suoi dati personali solo in circostanze limitate, anche con il consenso dell'utente stesso.
  •  Richiedere la portabilità dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di ricevere una copia (in un formato portatile e, se tecnicamente fattibile, facilmente utilizzabile) dei propri dati personali oppure di richiedere a Volvo di trasmettere tali dati personali a un altro responsabile del trattamento dei dati.
  •  Revocare in qualsiasi momento il consenso, nel caso in cui Volvo tratti i dati personali dell'utente o parte di essi basandosi sul consenso dell'utente. In tal caso Volvo cesserà qualsiasi ulteriore attività di trattamento dei dati personali dell'utente o della parte rilevante di essi (tale revoca non pregiudicherà tuttavia la legalità delle attività di trattamento dei dati eseguite prima della revoca).

Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.

L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il responsabile della privacy del gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.

Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.