Informativa sulla privacy - Candidato
La presente versione è stata pubblicata ed è valida a decorrere dal 2026/07/20, v2.0.b
La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali delle persone che si candidano per le posizioni aperte nel Volvo Group ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente si candida o si è candidato per una posizione in una società di Volvo Group, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
Ai fini della presente informativa, per "Volvo Group" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo puramente esemplificativo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisione mezzi pesanti del Volvo Group (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando Volvo Group, in autonomia o di concerto con altre entità, svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
Se Volvo stipula un contratto di lavoro con l'utente, il trattamento dei suoi dati personali sarà regolato dall'Informativa sulla privacy per i dipendenti del Volvo Group, [link].
La presente Informativa sulla privacy non si applica quando Volvo Group raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti di Volvo Group.
La presente informativa si applica in assenza di applicabilità di altre informative sulla privacy disponibili su altri siti web di Volvo Group. Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi di Volvo Group, nonché suoi progetti di ricerca e sviluppo applicabili, possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.
Selezionare la lingua
La società di Volvo Group in cui l'utente si è candidato per una posizione (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.
"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
Se l'utente ha domande sul trattamento dei propri dati personali, può contattare il Chief Privacy Officer del Gruppo Volvo all'indirizzo gpo.office@volvo.com oppure per posta o per telefono ai seguenti recapiti:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Svezia
+46 (0)31 66 00 00
Se l'utente si trova nel Regno Unito, Volvo Group UK Limited è il rappresentante di Volvo nel Regno Unito. I relativi dati di contatto sono riportati di seguito:
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
Regno Unito
CV34 5YA
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.
Base giuridica
Volvo tratterà i dati personali dell'utente sulla base di una delle seguenti basi giuridiche; per ulteriori dettagli, vedere anche quanto indicato di seguito.
- Obblighi legali. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario per ottemperare a un obbligo legale, ad esempio per ottemperare a ordinanze del tribunale e obblighi legali di segnalazione.
- Legittimi interessi. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario ai fini di un interesse legittimo perseguito da Volvo o da terzi. È generalmente considerato nell'interesse legittimo di Volvo gestire le sue operazioni quotidiane, proteggere le sue strutture e attrezzature e mantenere il controllo interno. Al fine di basare il trattamento dei dati personali dei candidati sul legittimo interesse, Volvo effettua una valutazione caso per caso. Ad esempio, Volvo deve trattare alcuni dati personali dei candidati: in questo caso, l'interesse legittimo di Volvo è consentire l'amministrazione del relativo profilo utente e/o gestire in altro modo la candidatura dell'utente per una posizione all'interno del Volvo Group.
Laddove nel presente documento si affermi che Volvo fa affidamento sui propri interessi legittimi per un determinato fine per il trattamento, Volvo è del parere che sui suoi interessi legittimi non possano prevalere gli interessi, i diritti o le libertà dell'utente alla luce di (i) della trasparenza che Volvo garantisce in merito all'attività di trattamento, (ii) dell'approccio "privacy by design" di Volvo, (iii) della revisione periodica della privacy di Volvo e (iv) dei diritti di cui l'utente dispone in relazione all'attività di trattamento. Qualora desiderasse ulteriori informazioni su questo approccio al test di bilanciamento, l'utente può contattare il Chief Privacy Officer del Gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
- Consenso. In casi eccezionali, o in assenza di altre basi giuridiche applicabili, Volvo può richiedere il consenso esplicito dell'utente per trattare alcuni dati personali. Spetta all'utente scegliere se fornire tale consenso, in maniera del tutto volontaria.
Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.
Volvo non tratterà necessariamente tutti i dati elencati di seguito che riguardano l'utente, e alcune finalità del trattamento si sovrapporranno e potrebbero esservi diverse finalità che giustificano il nostro utilizzo dei dati personali dell'utente.
Table 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento
Base giuridica del trattamento | Categorie di dati personali | Finalità del trattamento |
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Dati individuali, come nome, data di nascita, sesso, nazionalità, visto e permesso di lavoro (se applicabile), lingua preferita e foto | · Consentire la registrazione dei candidati nei sistemi di assunzione di Volvo · Gestione generale delle candidature · Consentire la verifica del permesso di lavoro | · Legittimo interesse (per gestire le candidature) · Adempimento di un obbligo legale |
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Informazioni di contatto, come indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono | · Consentire la comunicazione con i candidati | · Legittimo interesse (per comunicare con i candidati) |
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Dati correlati ai sistemi IT, come e-mail e password per il sistema di assunzione Volvo, inclusi messaggi automatici e altre comunicazioni | · Consentire l'uso del sistema di assunzione di Volvo e la comunicazione tramite lo stesso | · Legittimo interesse (per gestire le candidature) |
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Dati sulle competenze, come CV, comprese informazioni su esperienze lavorative, istruzione, formazione, associazioni professionali, diplomi, lettere di referenze e altri dati che l'utente fornisce all'azienda durante i colloqui presso le sedi Volvo o tramite canali digitali | · Consentire la valutazione delle competenze e delle qualifiche dei candidati per la posizione | · Legittimo interesse (per valutare i candidati) |
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Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come test personali e analitici in relazione ai processi di assunzione | · Consentire la valutazione delle competenze e delle qualifiche dei candidati per la posizione | · Legittimo interesse (per valutare le competenze dei candidati per la posizione) · Consenso |
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Dati sanitari, come i risultati di visite mediche e test antidroga (solo in determinati Paesi e per determinate posizioni) e informazioni sulla disabilità | · Consentire la valutazione dello stato di salute del candidato (se necessario per posizioni specifiche o per altri motivi) · Consentire il mantenimento di un ambiente di lavoro sicuro · Gestire adeguamenti ragionevoli | · Adempimento di un obbligo legale (normativa sull'ambiente di lavoro) · Consenso · Esecuzione di un contratto |
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Dati relativi alla sicurezza, come le informazioni ottenute tramite controlli dei precedenti (solo per determinati Paesi e determinate posizioni) | · Consentire la valutazione dei precedenti dei candidati (se necessario per la posizione specifica) | · Legittimo interesse (per valutare l'idoneità dei candidati a una posizione) · Consenso (per permettere alle terze parti interessate di rilasciare informazioni sull'utente) |
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Dati attuali sull'occupazione, come l'attuale pacchetto retributivo, le aspettative e il periodo di preavviso ai sensi del contratto di lavoro in corso, se previsti | · Consentire la valutazione delle condizioni lavorative da offrire per la posizione | · Legittimo interesse (per la valutazione dei candidati e delle condizioni lavorative da offrire) |
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Specifico per categorie speciali di dati personali
Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo in caso di obbligo legale e/o dietro esplicito consenso dell'utente al trattamento di tali dati. In tali casi, Volvo informerà l'utente e, se richiesto dalla legge, chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.
Specifico per il monitoraggio CCTV
Volvo può utilizzare il sistema di videosorveglianza a circuito chiuso (CCTV) aziendale presso i propri locali, ove consentito dalla legge. Si noti che il trattamento dei dati personali relativi al CCTV non è disciplinato dalla presente Informativa sulla privacy, bensì dall'Informativa sulla privacy per i visitatori.
Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).
Specifico per il processo decisionale automatizzato
Il sistema di assunzione online del Gruppo Volvo può includere domande di selezione per stabilire se i candidati dispongono di determinate competenze minime predefinite relative alle posizioni per cui si candidano. Si noti che, se l'utente fornisce una risposta negativa a una qualsiasi delle domande di selezione, potrebbe essere automaticamente rimosso dal processo di assunzione tramite meccanismi decisionali automatici nel sistema di assunzione. In tal caso, l'utente verrà informato tramite un messaggio automatico del rifiuto della candidatura.
Specifico per i sondaggi ai candidati
Nel corso del percorso di candidatura, Volvo chiederà in determinate specifiche circostanze il feedback e le esperienze dell'utente in merito al nostro processo di assunzione. I dati che Volvo raccoglie sono trattati per un motivo genuino e legittimo e sempre per raggiungere lo scopo sopra indicato. Le risposte ai sondaggi sono anonimizzate e aggregate in modo tale che le risposte non possano identificarla direttamente.
Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, ad esempio durante il processo di candidatura. Volvo può ottenere i dati personali dell'utente anche tramite terze parti, ad esempio un soggetto a cui l'utente abbia indirizzato Volvo al fine di ottenere tali dati personali, ad esempio qualora Volvo contatti le persone indicate dall'utente come referenze, oppure dai fornitori di servizi che agiscono per conto di Volvo (ad esempio screening e verifiche dei precedenti, inclusi i controlli relativi a istruzione, rapporti di lavoro precedenti, referenze e visite mediche).
Alcuni dati personali potrebbero anche essere raccolti dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio se l'utente è o è stato in precedenza dipendente di una società del gruppo Volvo o assunto come consulente da una società di Volvo Group.
Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali.
Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne la candidatura per una posizione in Volvo. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di offrire un impiego all'utente, se questi non fornisce alcuni dati personali necessari o se non consente a Volvo di trattare tali dati personali necessari in relazione alla candidatura dell'utente stesso.
I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società di Volvo Group e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.
Condivisione dei dati personali all'interno di Volvo Group
Il Volvo Group è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali di Volvo Group e tra le sue varie entità e affiliate.
Qualsiasi trasferimento dei dati personali dell'utente ad altre società di Volvo Group (compresi i trasferimenti dall'interno dell'UE/del SEE verso Paesi al di fuori dell'UE/del SEE e/o dal Regno Unito verso Paesi al di fuori del Regno Unito) sarà disciplinato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti, nonché da altre misure di salvaguardia giurisdizionali richieste. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE).
La presenza di tale accordo significa che tutte le entità di Volvo Group devono rispettare le stesse regole interne. Ciò significa anche che i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui Volvo Group elabora i dati.
Condivisione dei dati personali con terze parti esterne al Gruppo Volvo
Oltre a condividere i dati personali tra le società di Volvo Group come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:
- Partner commerciali, come i fornitori e i provider di servizi di Volvo Group in relazione alla loro fornitura di prodotti e servizi a Volvo Group, ad esempio i provider di servizi IT.
- Organizzazioni sindacali, ove previsto dalla normativa vigente, compreso l'obbligo di informazione nei confronti dei sindacati in relazione alle nomine dei dirigenti.
- Consulenti professionali, quali avvocati e altri consulenti professionali in relazione a reclami e ricezione di servizi di consulenza.
- **Forze dell'ordine, autorità di regolamentazione, agenzie governative e altri organismi pubblici e giudiziari in relazione ad obblighi legali quali ordinanze del tribunale oppure obblighi di segnalazione legale o se ritenuto necessario in casi eccezionali per proteggere l'interesse vitale dell'utente o di altri.
Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.
Inoltre, nel caso in cui una società di Volvo Group che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società di Volvo Group interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.
In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il Chief Privacy Officer del Gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.
Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla sensibilità dei dati personali, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.
Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali.
Di norma Volvo conserverà i dati personali dell'utente fino alla conclusione del processo di assunzione e per i tre (3) anni successivi (meno o più a seconda della legislazione sul lavoro vigente) per soddisfare la necessità di utilizzare tali dati personali in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto (ad esempio per motivi di discriminazione).
Se è stato prestato il consenso all'archiviazione dei dati personali per future esigenze di assunzioni, tali dati saranno conservati fino a quando una futura assunzione del candidato non sarà più rilevante e/o fino a quando tale consenso non sarà stato revocato.
Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:
- Richiedere l'accesso ai propri dati personali trattati da Volvo: questo dà all'utente il diritto di sapere se Volvo detiene suoi dati personali e, in tal caso, di ottenere informazioni e una copia di ogni specifico elemento e categoria di dati personali.
- Richiedere una rettifica dei suoi dati personali: questo dà all'utente il diritto di far correggere i propri dati personali se inesatti o incompleti.
- Opporsi al trattamento dei dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo cessi di trattare i suoi dati personali.
- Richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali, anche laddove tali dati personali non fossero più necessari per il raggiungimento degli scopi.
- Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo tratti i suoi dati personali solo in circostanze limitate, anche con il consenso dell'utente stesso.
- Richiedere la portabilità dei propri dati personali: ciò dà all'utente il diritto di ricevere una copia, in un formato portatile e, se tecnicamente fattibile, facilmente utilizzabile, dei propri dati personali oppure di richiedere a Volvo di trasmettere tali dati personali a un altro titolare del trattamento dei dati.
- Nel caso in cui Volvo tratti i dati personali dell'utente o parte di essi basandosi sul consenso dell'utente, revocare in qualsiasi momento il consenso, nel qual caso Volvo cesserà qualsiasi ulteriore attività di trattamento dei dati personali dell'utente o della parte rilevante di essi (tale revoca non pregiudicherà tuttavia la legalità delle attività di trattamento dei dati eseguite prima della revoca).
Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.
L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il Chief Privacy Officer del Gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa. Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.