Merknad om besøkendes personvern
Denne versjonen ble publisert, og er gyldig fra 2026/07/20, v2.0.b
Denne merknaden gir informasjon om behandling av personopplysninger om sporadiske og profesjonelle besøkende i Volvo-konsernets lokaler av et selskap som er en del av Volvo-konsernet ("personvernerklæringen"). Hvis du besøker eller har besøkt lokalene til et selskap i Volvo-konsernet, kan vi behandle personopplysninger om deg.
I denne merknaden betyr "Volvo-konsernet" AB Volvo (publ.) og enheter som er direkte eller indirekte kontrollert av AB Volvo, inkludert, men ikke begrenset til, enheter som tilhører noen av Volvo-konsernets viktigste forretningsområder (slik disse kan være fra tid til annen) som Volvo Trucks,
Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions og Volvo Energy.
Denne personvernerklæringen gjelder bare når et selskap som er en del av Volvo-konsernet samler inn eller på annen måte behandler personopplysninger for sine egne formål (det vil si når et selskap i Volvo-konsernet, enten alene eller sammen med andre enheter, er behandlingsansvarlig og dermed fastsetter formålene med og måten personopplysninger behandles på).
Denne personvernerklæringen gjelder ikke når et selskap i Volvo-konsernet samler inn eller på annen måte behandler personopplysninger på vegne av et annet selskap, for eksempel Volvo-konsernets uavhengige forhandlere, importører, leverandører og kunder.
I tillegg til denne personvernerklæringen kan enkelte systemer, applikasjoner og prosesser i et selskap i Volvo-konsernet inneholde sine egne personvernerklæringer, som gir ytterligere informasjon om hvilke spesifikke personopplysninger som samles inn og hvordan de lagres, brukes og overføres.
Velg språk
Selskapet i Volvo-konsernet som du besøker eller har besøkt (nedenfor omtalt som "Volvo") er behandlingsansvarlig for personopplysningene som Volvo innhenter fra deg og de andre kildene som er beskrevet nedenfor.
"Behandlingsansvarlig" betyr at det er Volvo som bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av dine personopplysninger. Volvo er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning og forskrifter.
Hvis du har spørsmål om behandlingen av dine personopplysninger, kan du kontakte Volvos Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller per post eller telefon på:
AB Volvo
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sverige
+46 (0)31 66 00 00
Hvis du befinner deg i Storbritannia, er Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannia. Kontaktopplysninger nedenfor:
Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
I denne personvernerklæringen er "personopplysninger" all informasjon om en bestemt person, eller som identifiserer eller kan identifisere en bestemt person. Med andre ord er det enhver opplysning som kan knyttes til deg.
I denne personvernerklæringen betyr begrepet "behandle" eller "behandling" enhver bruk av personopplysninger, inkludert, men ikke begrenset til, innsamling, registrering, organisering, lagring, tilpasning, endring, overføring, tilgjengeliggjøring, blokkering, sletting eller ødeleggelse av personopplysninger.
Rettslig grunnlag
Volvo vil behandle dine personopplysninger basert på ett av følgende rettslige grunnlag, se også nærmere opplysninger nedenfor.
- Juridisk forpliktelse. Volvo kan behandle dine personopplysninger hvis slik behandling er nødvendig for å oppfylle en juridisk forpliktelse, f.eks. for å etterkomme rettskjennelser og lovpålagte rapporteringskrav.
- Berettigede interesser. Volvo kan behandle dine personopplysninger hvis slik behandling er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse som forfølges av Volvo eller en tredjepart. Det anses generelt å være i Volvos berettigede interesse å administrere den daglige driften, sikre sine anlegg og sitt utstyr og opprettholde intern kontroll. For å basere behandlingen av personopplysninger om sine besøkende på grunnlaget berettiget interesse, foretar Volvo en vurdering fra sak til sak. For eksempel kan Volvo ha behov for å behandle visse personopplysninger for å muliggjøre administrasjonen av ditt besøk hos Volvo-konsernet, der Volvos berettigede interesse er å administrere den daglige driften på en sikker måte.
Der det fremgår her at Volvo baserer seg på sine berettigede interesser for et gitt behandlingsformål, er Volvo av den oppfatning at disse berettigede interessene ikke overstyres av dine interesser, rettigheter eller friheter, gitt (i) åpenheten Volvo gir om behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos tilnærming til innebygd personvern, (iii) Volvos regelmessige personverngjennomganger og (iv) rettighetene du har i forbindelse med behandlingsaktiviteten. Hvis du ønsker ytterligere informasjon om denne interesseavveiningen, kan du kontakte Volvos Chief Privacy Officer via kontaktopplysningene ovenfor.
Volvo kan behandle følgende kategorier av opplysninger som, i seg selv eller i kombinasjon med andre opplysninger, kan utgjøre personopplysninger og for de generelle formålene som er angitt i tabell 1 nedenfor.
Volvo vil ikke nødvendigvis behandle alle opplysningene som er oppført nedenfor om deg, og noen av formålene med behandlingen vil overlappe, og det kan være flere formål som berettiger vår bruk av dine personopplysninger.
Table 1 - Kategorier av personopplysninger, formål og rettslig grunnlag for behandling
Kategorier av personopplysninger | Formål med behandlingen | Rettslig grunnlag for behandling |
Kontaktopplysninger, som navn, tittel, arbeidssted, e-postadresse, passnr., fører-ID, matpreferanser | · Registrering av besøkende i Volvos besøksregistreringssystemer · Generell administrasjon av besøk · Tilrettelegging for reise- og hotellbestillinger | · Berettiget interesse (for å administrere besøk i Volvos lokaler) |
Tidsopplysninger, som dato og tidspunkt for når besøket fant sted | · Registrering av tidspunkt for besøk | · Berettiget interesse (for å administrere besøk i Volvos lokaler) |
Kjøretøyopplysninger, som registreringsnummeret på kjøretøyet du oppgir ved registrering | · Gi besøkende tilgang til parkeringsplasser | · Berettiget interesse (for å administrere besøk i Volvos lokaler) |
Sikkerhetsopplysninger, som adgangskort, tilgangsrettigheter og bruk av adgangskort og tilgangsrettigheter som er gitt til deg. Passnummer, fører-ID, personnummer. | · Gi besøkende tilgang til Volvos anlegg på en sikker måte · Muliggjøre identifisering og verifisering av besøkende | · Berettiget interesse (for å muliggjøre sikker tilgang til Volvos anlegg) |
IT-relaterte opplysninger, som bruker-ID, passord og påloggingsdetaljer for din bruk av Volvos offentlige nettverk (hvis aktuelt) | · Gi tilgang til Volvos offentlige internettverk | · Berettiget interesse (for å administrere offentlig internettilgangskontroll, databeskyttelse og cybersikkerhet generelt) |
Bildemateriale, som videoopptak som tas opp på et lukket TV-overvåkingssystem ("CCTV") hos et selskap i Volvo-konsernet installert i de aktuelle lokalene til selskapet i Volvo-konsernet eller andre video- og relaterte sikkerhets-/overvåkingssystemer, enten på Volvo-konsernets områder eller ikke, men som vi har et berettiget formål med å se/få tilgang til | · Håndtere trygghet og sikkerhet ved Volvo-konsernets anlegg · Utvikle og/eller forbedre produksjonsprosessen · Effektivitetsforbedring. | · Berettiget interesse (for å opprettholde trygghet og sikkerhet, forhindre svindel eller tyveri, og der det er aktuelt bistå med etterlevelse av regelverk) |
Individuelle opplysninger, som matpreferanser | · Tilrettelegging for servering av måltider under besøk | · Berettiget interesse (for å administrere måltider under besøk i Volvos lokaler) |
Spesielt om CCTV-overvåking
Volvo kan bruke CCTV-overvåking (som definert ovenfor) der dette er tillatt etter loven. CCTV-overvåking brukes generelt til å kontrollere og forhindre uautorisert adgang til Volvos lokaler og utstyr, men i noen land kan det også brukes for å sikre etterlevelse av retningslinjer og prosedyrer for helse og sikkerhet og for generelle formål knyttet til forbedring av produksjonen. CCTV-bilder og opptak lagres sikkert og er kun tilgjengelige på behovsbasis (for eksempel for å undersøke en hendelse).
Volvo vil innhente personopplysningene fra deg selv eller personen du besøker oss sammen med, ettersom det er mulig for besøkende å registrere navnene på sin gruppe av besøkende. Videre, hvis du besøker en Volvo-ansatt, kan denne personen gi personopplysninger om deg til resepsjonen for registreringsformål. Informasjonen kan også hentes fra et markedsselskap der Volvo-representanten ikke er til stede, men for eksempel har informert utstillingssenteret om kunder som skal besøke, for eksempel utstillingssentre.
Noen personopplysninger kan også bli generert automatisk fra Volvos IT-systemer og CCTV-systemer, som logginformasjon og/eller bildemateriale.
Din beslutning om å gi personopplysninger til Volvo er frivillig. Av sikkerhetshensyn må imidlertid alle besøkende registrere seg i forbindelse med besøk i Volvo-konsernets lokaler. Hvis du ikke ønsker å gi dine personopplysninger i forbindelse med et besøk, kan det hende at vi ikke kan gi deg tilgang til Volvo-konsernets lokaler.
Dine personopplysninger kan deles med andre selskaper i Volvo-konsernet og med visse kategorier av tredjeparter (som nærmere beskrevet nedenfor), noe som kan innebære overføring av dine personopplysninger til andre land.
Deling av personopplysninger innen Volvo-konsernet
Volvo-konsernet er en global organisasjon med kontorer og virksomhet over hele verden, og dine personopplysninger kan bli overført eller være tilgjengelige internasjonalt i hele Volvo-konsernets globale virksomhet og mellom dets ulike enheter og tilknyttede selskaper.
Enhver overføring av dine personopplysninger til andre selskaper i Volvo-konsernet (inkludert overføringer fra EU/EØS til utenfor EU/EØS og/eller fra Storbritannia til utenfor Storbritannia) vil være underlagt en konsernintern avtale basert på EU-godkjente standard kontraktsklausuler eller andre mekanismer som fra tid til annen er anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter, samt andre påkrevde sikkerhetstiltak i den aktuelle jurisdiksjonen.
En slik avtale gjenspeiler standardene i europeisk personvernlovgivning (inkludert EUs personvernforordning). Denne avtalen innebærer at alle enheter i Volvo-konsernet må følge de samme interne reglene. Det betyr også at rettighetene dine forblir de samme uansett hvor opplysningene dine behandles av Volvo-konsernet.
Deling av personopplysninger med tredjeparter utenfor Volvo-konsernet
I tillegg til deling av personopplysninger mellom selskaper i Volvo-konsernet som beskrevet ovenfor, kan Volvo også dele dine personopplysninger med visse kategorier av tredjeparter, inkludert:
- Forretningspartnere, som Volvo-konsernets leverandører og tjenesteleverandører i forbindelse med deres levering av produkter og tjenester til Volvo-konsernet, som IT-tjenesteleverandører.
- Profesjonelle rådgivere, som forsikringsselskaper, advokater og andre profesjonelle rådgivere i forbindelse med forsikringskrav, revisjoner og mottak av rådgivningstjenester
- Nødtjenesteleverandører, som politi, brannvesen, ambulanse og veihjelp for å beskytte dine og andres vitale interesser, for eksempel i forbindelse med nødhjelp.
- Rettshåndhevende myndigheter, tilsynsmyndigheter, offentlige etater og andre offentlige og rettslige organer i forbindelse med juridiske forpliktelser som rettskjennelser eller lovpålagte rapporteringskrav, eller dersom det i unntakstilfeller anses nødvendig for å beskytte dine eller andres vitale interesser.
Tredjeparts tjenesteleverandører og profesjonelle rådgivere som dine personopplysninger utleveres til, forventes og pålegges å beskytte konfidensialiteten og sikkerheten til dine personopplysninger og kan bare bruke dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og forskrifter.
Videre, dersom et selskap i Volvo-konsernet som er lokalisert i EU/EØS overfører personopplysninger til eksterne tredjeparter som er lokalisert utenfor EU/EØS, vil det aktuelle selskapet i Volvo-konsernet forsikre seg om at det finnes egnede sikkerhetstiltak som gir et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning (inkludert EUs personvernforordning). For eksempel kan dette inkludere bruk av EU-godkjente standard kontraktsklausuler eller andre mekanismer som fra tid til annen er anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter.
Hvis du har spørsmål om hvordan Volvo vil dele dine personopplysninger, kan du kontakte VOLVOs Chief Privacy Officer via kontaktopplysningene ovenfor.
Volvo bruker egnede og rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert informasjonssikkerhetstiltak og fysiske sikkerhetstiltak, for å beskytte personopplysninger på en tilstrekkelig måte.
Disse tiltakene er tilpasset risikoene som behandlingen av personopplysninger medfører og personopplysningenes sensitivitet, og tar hensyn til kravene i gjeldende lokal lovgivning. I tillegg forbedres tiltakene kontinuerlig i takt med utviklingen av tilgjengelige sikkerhetsprodukter og -tjenester.
Volvo krever at alle personer følger gjeldende sikkerhetspolicyer knyttet til personopplysninger når de bruker Volvos systemer.
Volvo vil normalt behandle dine personopplysninger i maksimalt to (2) år etter ditt besøk. Etter denne perioden vil Volvo bare behandle personopplysninger slik det måtte være nødvendig for å oppfylle lokale juridiske forpliktelser eller oppfylle eventuelle juridiske krav i tilfelle en faktisk, truet eller forventet tvist eller et krav.
Du kan ha rett til følgende, der dette følger av gjeldende personvernlovgivning og forskrifter:
- Be om tilgang til personopplysningene Volvo behandler om deg: denne retten gir deg rett til å vite om vi har personopplysninger om deg, og hvis vi har det, å få informasjon om og en kopi av de spesifikke opplysningene og kategoriene av personopplysninger.
- Be om retting av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å få dine personopplysninger rettet hvis de er unøyaktige eller ufullstendige.
- Protestere mot behandlingen av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om at Volvo ikke lenger behandler dine personopplysninger.
- Be om sletting av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om sletting av dine personopplysninger, inkludert når slike personopplysninger ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålene.
- Be om begrensning av behandlingen av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om at Volvo bare behandler dine personopplysninger under begrensede omstendigheter, inkludert med ditt samtykke.
- Be om dataportabilitet for dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å motta en kopi (i et portabelt og, dersom det er teknisk mulig, lett anvendelig format) av dine personopplysninger, eller be Volvo om å overføre slike personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig.
- Dersom vår behandling av dine personopplysninger eller deler av dem er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt. I så fall vil Volvo stanse all videre behandling av dine personopplysninger eller den aktuelle delen av dem (slik tilbaketrekking vil imidlertid ikke påvirke lovligheten av behandlingsaktivitetene før tilbaketrekkingen).
Vær oppmerksom på at Volvo ikke alltid vil være forpliktet til å etterkomme en anmodning om sletting, begrensning, innsigelse eller dataportabilitet. Det kan foretas en vurdering fra sak til sak av Volvos juridiske forpliktelser og unntakene fra slike rettigheter.
Du har også rett til å sende inn klager du måtte ha angående Volvos behandling av dine personopplysninger til en tilsynsmyndighet. For mer informasjon om disse rettighetene og hvordan du utøver dem, vennligst kontakt Volvos Chief Privacy Officer via kontaktopplysningene ovenfor.
Volvo oppfordrer til jevnlig gjennomgang av denne personvernerklæringen for å holde deg oppdatert om eventuelle endringer i den.
Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen ved behov. Når vi gjør det, vil vi angi nær toppen av denne personvernerklæringen datoen for når slike endringer gjøres og/eller når de trer i kraft.