Persónuverndaryfirlýsing fyrir fulltrúa viðskiptavina og hugsanlegra viðskiptavina

Það fyrirtæki innan Volvo Group sem þú hefur, fyrir eigin hönd eða fyrir hönd vinnuveitanda þíns, i) keypt, haft á leigu, tekið á kaupleigu eða leigt vöru eða þjónustu af, eða ii) verið í sambandi við vegna hugsanlegra kaupa, leigu eða kaupleigu á vöru eða þjónustu frá (hér eftir nefnt „Volvo“) er ábyrgðaraðili persónuupplýsinganna sem Volvo aflar frá þér og úr öðrum heimildum sem lýst er hér að neðan.

„Ábyrgðaraðili“ þýðir að það er Volvo sem ákveður tilgang og aðferðir við úrvinnslu persónuupplýsinga þinna. Volvo ber ábyrgð á úrvinnslu persónuupplýsinga þinna samkvæmt gildandi persónuverndarlögum og reglum.

Ef þú hefur spurningar um úrvinnslu persónuupplýsinga þinna skaltu hafa samband við persónuverndarstjóra Volvo á gpo.office@volvo.com eða með pósti eða síma á:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

Ef þú ert í Bretlandi er Volvo Group UK Limited fulltrúi Volvo í Bretlandi. Samskiptaupplýsingar eru sem hér segir:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

Að því er varðar þessa persónuverndaryfirlýsingu eru „persónuupplýsingar“ allar upplýsingar um tiltekinn einstakling eða sem auðkenna eða kunna að auðkenna tiltekinn einstakling. Með öðrum orðum eru þetta allar upplýsingar sem hægt er að tengja við þig.

Að því er varðar þessa persónuverndaryfirlýsingu merkir hugtakið „vinna úr“ eða „úrvinnsla“ hvers kyns notkun persónuupplýsinga, þar með talið en ekki takmarkað við söfnun, skráningu, flokkun, geymslu, aðlögun, breytingu, flutning, miðlun, lokun aðgangs, eyðingu eða tortímingu persónuupplýsinga.

Lagagrundvöllur

Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli einnar eða fleiri eftirtalinna lagalegra forsendna, sjá einnig nánari upplýsingar hér að neðan.

• Samningsbundin skylda. Volvo kann að vinna úr gögnum þínum ef slík úrvinnsla er nauðsynleg til að uppfylla samningsskyldu gagnvart þér, til dæmis til að uppfylla skilmála og skilyrði pöntunar eða þjónustusamnings sem þú eða vinnuveitandi þinn hefur undirritað.
• Lagaleg skuldbinding. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík úrvinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagalega skyldu, til dæmis til að fara að dómsúrskurðum og lögbundinni upplýsingagjöf.
• Lögmætir hagsmunir. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík úrvinnsla er nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna Volvo eða þriðja aðila. Yfirleitt telst það til lögmætra hagsmuna Volvo að annast daglegan rekstur, þar með talið stjórnun viðskiptasambanda, en einnig, í víðari skilningi, að þróa frekar þær vörur og þá þjónustu sem fyrirtækið býður, hvort sem það er eitt og sér eða í samstarfi við þriðja aðila, þar með talið nýjar og framsæknar vörur og þjónustu.
  Þegar tekið er fram í þessari yfirlýsingu að Volvo byggi tiltekinn tilgang úrvinnslu á lögmætum hagsmunum telur Volvo að lögmætir hagsmunir þess víki ekki fyrir hagsmunum þínum, réttindum eða frelsi með hliðsjón af (i) því gagnsæi sem Volvo veitir um vinnsluna, (ii) nálgun Volvo að innbyggðri persónuvernd, (iii) reglulegri persónuverndarendurskoðun Volvo og (iv) þeim réttindum sem þú hefur í tengslum við vinnsluna. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um þetta hagsmunamat skaltu hafa samband við persónuverndarstjóra Volvo með samskiptaupplýsingunum hér að ofan.

• Samþykki. Volvo kann að óska eftir skýru samþykki þínu til að vinna úr tilteknum persónuupplýsingum, til dæmis í markaðslegum tilgangi. Slíkt samþykki er val þitt og alfarið frjálst.

Volvo kann að vinna úr eftirtöldum gagnaflokkum sem, einir og sér eða í samsetningu við önnur gögn, kunna að teljast persónuupplýsingar, og í þeim almenna tilgangi sem tilgreindur er í töflu 1 hér að neðan.

Volvo mun ekki endilega vinna úr öllum þeim gögnum sem talin eru upp hér að neðan um þig og sumir tilgangar vinnslunnar skarast og það kunna að vera fleiri en einn tilgangur sem réttlætir notkun okkar á persónuupplýsingum þínum.

Table 1 - Flokkar, tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu

Sérstaklega um sérstaka flokka persónuupplýsinga

Sérstaklega er bent á að sumir þættir heilsu- og öryggisupplýsinga kunna að teljast sérstakir flokkar persónuupplýsinga samkvæmt gildandi persónuverndarlögum og skal meðhöndla slíkar upplýsingar af sérstakri varúð og með viðbótarverndarráðstöfunum.

Volvo mun aðeins vinna úr sérstökum flokkum persónuupplýsinga ef Volvo hefur lagalega skyldu eða lögmæta viðskiptaþörf til að vinna úr slíkum gögnum, þar með talið en ekki takmarkað við varúðarráðstafanir til að hjálpa við stjórnun víðtækra neyðartilvika á sviði heilbrigðis. Í slíkum tilvikum munum við upplýsa þig og, ef lög krefjast þess, leita eftir skýru samþykki þínu fyrir slíkri vinnslu.

Þú skalt hafa í huga að það er ekki skilyrði samnings þíns við okkur að þú samþykkir beiðni okkar um samþykki.

Sérstaklega um eftirlitsmyndavélar

Volvo kann að nota lokað sjónvarpskerfi (CCTV monitoring) á starfsstöðvum sínum þar sem lög leyfa. Athugaðu að vinnsla persónuupplýsinga sem tengjast eftirlitsmyndavélum fellur ekki undir þessa persónuverndaryfirlýsingu heldur undir persónuverndaryfirlýsinguna fyrir gesti.

Sérstaklega um sjálfvirka ákvarðanatöku

Volvo framkvæmir ekki reglubundið og kerfisbundið sjálfvirka ákvarðanatöku sem hefur lagaleg áhrif á einstaklinga eða sambærilega verulega þýðingu. Ef þú átt í samskiptum við Volvo-fyrirtæki sem framkvæmir slíka sjálfvirka ákvarðanatöku ættir þú að fá sérstaka tilkynningu þar sem nánari upplýsingar um hana koma fram.

Volvo aflar persónuupplýsinga fyrst og fremst frá þér sjálfum eða vinnuveitanda þínum eða þriðju aðilum sem við eigum viðskipti við, svo sem miðlurum, söluaðilum, sölufulltrúum o.s.frv., eða frá aðilum sem veita okkur gögn, svo sem fjárhags- og lánsupplýsingar og gögn tengd afbrotum frá lánshæfismatsaðilum, upplýsingastofum og stofnunum sem vinna gegn svikum. Slíkir þriðju aðilar bera ábyrgð á að tryggja að þeir hafi rétt til að nota og miðla gögnum þínum áður en þeim er deilt með okkur.

Sumar persónuupplýsingar kunna einnig að verða sjálfkrafa til í upplýsingatæknikerfum Volvo, eða sambærilegum kerfum, til dæmis þegar notandaauðkenni þitt er búið til fyrir kerfi Volvo.

Að undanskildum tilteknum upplýsingum sem krafist er samkvæmt lögum er það valfrjálst hvort þú veitir Volvo persónuupplýsingar.

Hins vegar skaltu hafa í huga að það er nauðsynlegt fyrir Volvo að vinna úr tilteknum persónuupplýsingum til að eiga samskipti við viðskiptavini sína í viðskiptalegum tilgangi og til að uppfylla samningsskyldur. Ef persónuupplýsingar eru ekki veittar getur það torveldað afgreiðslu og afhendingu þeirra vara og þjónustu sem þú eða vinnuveitandi þinn kunnið að vænta frá Volvo.

Persónuupplýsingum þínum kann að verða deilt með öðrum fyrirtækjum innan Volvo Group og með tilteknum flokkum þriðju aðila, eins og nánar er lýst hér að neðan, sem getur falið í sér flutning persónuupplýsinga þinna til annarra landa.

Miðlun persónuupplýsinga innan Volvo Group

Volvo Group er alþjóðleg stofnun með skrifstofur og starfsemi um allan heim og persónuupplýsingar þínar kunna að vera fluttar eða aðgengilegar á alþjóðavísu innan alþjóðlegrar starfsemi Volvo Group og milli ýmissa eininga þess og tengdra félaga.

Allur flutningur persónuupplýsinga þinna til annarra fyrirtækja innan Volvo Group, þar með talið flutningur innan frá ESB/EES til landa utan ESB/EES og/eða frá Bretlandi til landa utan Bretlands, verður stjórnað með millifyrirtækjasamningi sem byggir á stöðluðum samningsákvæðum sem samþykkt hafa verið af ESB eða öðrum fyrirkomulögum sem viðeigandi yfirvöld hafa viðurkennt eða samþykkt hverju sinni, ásamt öðrum nauðsynlegum verndarráðstöfunum samkvæmt viðkomandi lögsögu. Slíkur samningur endurspeglar þá staðla sem felast í evrópskum persónuverndarlögum, þar með talið almennu persónuverndarreglugerð ESB.

Að hafa þennan samning í gildi þýðir að allar einingar innan Volvo Group verða að fara að sömu innri reglum. Það þýðir einnig að réttindi þín haldast þau sömu, sama hvar Volvo Group vinnur úr gögnum þínum.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila utan Volvo Group

Auk miðlunar persónuupplýsinga milli fyrirtækja innan Volvo Group eins og lýst er hér að ofan kann Volvo einnig að deila persónuupplýsingum þínum með tilteknum flokkum þriðju aðila, þar á meðal:

• Viðskiptafélögum, svo sem birgjum og þjónustuveitendum Volvo Group í tengslum við vörur og þjónustu sem þeir veita Volvo Group, svo sem þjónustuveitendum á sviði upplýsingatækni og flutninga, þar með talið tolla- og viðskiptaþjónustu, og milliliðum.
• Óháðum söluaðilum og yfirbyggingarsmiðjum, svo sem einkareknum söluaðilum Volvo Group, í þeim tilgangi að stjórna og þróa viðskiptasamband, þar með talið ábyrgðarkröfur, við viðskiptavin eða viðskiptavinalínu.
• Faglegum ráðgjöfum, svo sem vátryggjendum, lögfræðingum og öðrum sérfræðiráðgjöfum í tengslum við tryggingakröfur, úttektir og ráðgjafarþjónustu.
• Mótaðilum og ráðgjöfum þeirra, svo sem í tengslum við viðskiptasamninga og önnur verkefni eða samstarf, þar með talið samruna- og yfirtökuverkefni, tryggingafélög.
• Neyðarþjónustuaðilum, svo sem lögreglu, slökkviliði, sjúkraflutningum og vegaaðstoð, til að vernda lífsnauðsynlega hagsmuni þína og annarra, svo sem í tengslum við neyðaraðstoð.
• Stjórnvöldum:
  • Á sviði löggæslu, eftirlitsaðilum, stjórnvöldum og öðrum opinberum og dómstólalegum aðilum í tengslum við lagalegar skyldur, svo sem dómsúrskurði eða lögbundna upplýsingagjöf, eða ef það telst nauðsynlegt í undantekningartilvikum til að vernda lífsnauðsynlega hagsmuni þína eða annarra.
  • Opinberum aðilum sem fara með útflutningseftirlit og tollamál
  • Opinberum aðilum sem krefjast persónuupplýsinga til að veita aðgang að takmörkuðum svæðum
• Fjárhagslegum samstarfsaðilum og öðrum hagsmunaaðilum:
  • lánshæfis- og lánsmatsfyrirtækjum,
  • innheimtufyrirtækjum
  • stofnunum sem vinna gegn svikum,
  • bönkum og samstarfsaðilum á fjármálamörkuðum
  • tryggingafélögum, tryggingamiðlurum og tjónamatsmönnum

Þess er vænst og krafist að allir þjónustuveitendur þriðju aðila og faglegir ráðgjafar sem fá persónuupplýsingar þínar afhentar verndi trúnað og öryggi persónuupplýsinga þinna og megi aðeins nota þær í samræmi við gildandi persónuverndarlög og reglur.

Þar að auki, ef eitthvert fyrirtæki innan Volvo Group sem er staðsett innan ESB/EES flytur persónuupplýsingar til utanaðkomandi þriðju aðila sem staðsettir eru utan ESB/EES, mun viðkomandi fyrirtæki innan Volvo Group fullvissa sig um að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar sem veita fullnægjandi vernd persónuupplýsinga þinna eins og krafist er samkvæmt gildandi persónuverndarlögum, þar með talið almennu persónuverndarreglugerð ESB.

Sem dæmi getur það falið í sér notkun staðlaðra samningsákvæða sem samþykkt hafa verið af ESB eða annars konar fyrirkomulags sem viðeigandi yfirvöld hafa viðurkennt eða samþykkt hverju sinni.

Ef þú hefur spurningar um hvernig Volvo mun deila persónuupplýsingum þínum skaltu hafa samband við persónuverndarstjóra VOLVO með samskiptaupplýsingunum hér að ofan.

Volvo beitir viðeigandi og sanngjörnum lagalegum, tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum, þar með talið upplýsingaöryggi og líkamlegum öryggisráðstöfunum, til að vernda persónuupplýsingar á fullnægjandi hátt.

Þessar ráðstafanir hæfa þeirri áhættu sem vinnsla persónuupplýsinga hefur í för með sér og næmi persónuupplýsinganna og taka mið af kröfum gildandi staðbundinna laga. Auk þess eru ráðstafanirnar stöðugt endurbættar í samræmi við þróun tiltækra öryggisvara og -þjónustu.

Volvo krefst þess að allir fari eftir viðeigandi öryggisstefnum sem tengjast persónuupplýsingum þegar Volvo-kerfi eru notuð.

Volvo mun varðveita persónuupplýsingar þínar svo lengi sem lögmætur viðskiptalegur tilgangur er fyrir hendi, þar með talið en ekki takmarkað við samningstímabil, kröfur vegna ábyrgðar og skaðsemisábyrgðar, lögbundna upplýsingaskyldu og/eða varðveislukröfur sem nauðsynlegar eru vegna fyrirsjáanlegra ágreiningsmála. Þegar lagagrundvöllurinn er samþykki mun Volvo varðveita persónuupplýsingar þínar þar til þú afturkallar samþykki þitt.

Þú kannt að eiga rétt á, þar sem slíkt er kveðið á um í gildandi persónuverndarlögum og reglum, að:

• fara fram á aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Volvo vinnur úr um þig: þessi réttur veitir þér rétt til að vita hvort við höfum persónuupplýsingar um þig og, ef svo er, að fá upplýsingar um og afrit af tilteknum þáttum og flokkum persónuupplýsinga.
• fara fram á leiðréttingu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að láta leiðrétta persónuupplýsingar þínar ef þær eru rangar eða ófullkomnar.
• andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna, til dæmis vegna beinnar markaðssetningar og í öðrum tilgangi: þessi réttur veitir þér rétt til að krefjast þess að Volvo vinni ekki lengur úr persónuupplýsingum þínum.
• fara fram á eyðingu eða afmáningu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að fara fram á eyðingu eða afmáningu persónuupplýsinga þinna, þar með talið þegar slíkar persónuupplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar til að ná tilganginum.
• fara fram á takmörkun á vinnslu persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að krefjast þess að Volvo vinni aðeins úr persónuupplýsingum þínum við takmarkaðar aðstæður, þar með talið með samþykki þínu.
• fara fram á færanleika persónuupplýsinga þinna: þessi réttur veitir þér rétt til að fá afrit, á færanlegu formi og, ef tæknilega framkvæmanlegt, á auðnotanlegu formi, af persónuupplýsingum þínum, eða fara fram á að Volvo sendi slíkar persónuupplýsingar til annars ábyrgðaraðila.
• ef vinnsla okkar á persónuupplýsingum þínum eða hluta þeirra byggist á samþykki þínu, að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er, en þá mun Volvo hætta allri frekari vinnslu persónuupplýsinga þinna eða viðkomandi hluta þeirra. Slík afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar gagnavinnslu sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað.

Athugaðu að Volvo er ekki alltaf skylt að verða við beiðni um eyðingu, takmörkun, andmæli eða gagnaflutning. Mat kann að fara fram í hverju tilviki fyrir sig með hliðsjón af lagaskyldum Volvo og undantekningum frá slíkum réttindum.

Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun til eftirlitsaðila vegna vinnslu Volvo á persónuupplýsingum þínum. Nánari upplýsingar um þessi réttindi og hvernig á að nýta þau má fá með því að hafa samband við persónuverndarstjóra Volvo með samskiptaupplýsingunum hér að ofan.

Volvo hvetur til þess að þessi persónuverndaryfirlýsing sé skoðuð reglulega svo þú sért meðvitaður um breytingar á henni.

Við áskiljum okkur rétt til að breyta þessari persónuverndaryfirlýsingu eftir þörfum. Þegar við gerum það munum við skrá framarlega í þessari persónuverndaryfirlýsingu dagsetninguna þegar slíkar breytingar eru gerðar og/eða hvenær þær taka gildi.