サプライヤーの代表者のプライバシーに関する告知

あなたまたはあなたの雇用主が、製品およびまたはサービスを提供する可能性がある、提供している、または提供していたボルボ・グループの会社（以下「ボルボ」といいます。）は、あなたおよび以下に記載するその他の情報源からボルボが取得する個人情報の管理者です。

「管理者」とは、あなたの個人情報の取扱いの目的および手段を決定するのがボルボであることを意味します。ボルボは、適用されるデータ・プライバシー法および規制の下で、あなたの個人情報の取扱いについて責任を負います。

個人情報の取扱いに関してご質問がある場合は、ボルボ最高プライバシー責任者まで、電子メール gpo.office@volvo.com、または郵便もしくは電話にて以下までご連絡ください。

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

英国に所在する場合、Volvo Group UK Limited が英国における Volvo の代表者です。連絡先は以下のとおりです

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

このプライバシーに関する告知の目的上、「個人情報」とは、特定の個人に関する情報、または特定の個人を識別し、もしくは識別し得る情報をいいます。言い換えれば、あなたに結び付けることができるあらゆる情報を意味します。

このプライバシーに関する告知の目的上、「取り扱う」または「取扱い」とは、個人情報の収集、記録、整理、保存、適応、変更、移転、利用可能化、遮断、削除または破棄を含むがこれらに限られない、個人情報のあらゆる利用を意味します。

法的根拠

ボルボは、以下の法的根拠の一つまたは複数に基づいて、あなたの個人情報を取り扱うことがあります。詳細については、以下もご参照ください。

• 契約上の義務: ボルボは、あなたに対する契約上の義務を履行するために必要である場合、例えば、あなたまたはあなたの雇用主と締結された製品およびまたはサービスの提供に関する契約条件を履行するために必要な場合に、あなたの個人情報を取り扱うことがあります。
• 法的義務。 ボルボは、裁判所命令や法定報告義務の遵守など、法的義務を遵守するために必要である場合、あなたの個人情報を取り扱うことがあります。
• 正当な利益。 ボルボは、ボルボまたは第三者が追求する正当な利益の目的のために必要である場合、あなたの個人情報を取り扱うことがあります。あなたまたはあなたの雇用主が当事者である契約を履行するため、およびまたは、あなたまたはあなたの雇用主との契約締結前に必要な措置を講じるために、サプライヤーとの関係管理を含め、適法かつ公正な商慣行に従って日常業務を管理することは、一般にボルボの正当な利益であると考えられます。例えば、ボルボは、日々の業務においてあなたと適切に意思疎通を図るために、あなたの希望言語を知る必要があります。
  本文書において、ボルボが特定の取扱目的について正当な利益に依拠すると記載されている場合、ボルボは、(i) 当該取扱活動に関してボルボが提供する透明性、(ii) ボルボのプライバシー・バイ・デザインの取組み、(iii) ボルボによる定期的なプライバシー・レビュー、ならびに (iv) あなたが当該取扱活動に関して有する権利に照らし、ボルボの正当な利益があなたの利益、権利または自由によって覆されるものではないと考えています。この利益衡量テストの考え方についてさらに情報をご希望の場合は、上記の連絡先を通じて ボルボ最高プライバシー責任者 にご連絡ください。

• 同意。 例外的な場合、または他の法的根拠を適用できない場合、ボルボは特定の個人情報の取扱いについてあなたの明示的な同意を求めることがあります。このような同意はあなたの選択によるものであり、完全に任意です。

ボルボは、以下の表1に記載する一般的な目的のために、それ自体で、または他のデータと組み合わせることにより個人情報を構成し得る、以下の種類のデータを取り扱うことがあります。

ボルボは、以下に記載されているすべてのデータを必ずしもあなたに関して取り扱うわけではなく、また、取扱いの目的は重複する場合があり、あなたの個人情報の利用を正当化する目的が複数存在する場合があります。

表1  処理のカテゴリー、目的および法的根拠

特別な種類の個人情報について

一部の安全衛生データは、適用されるデータ・プライバシー法の下で特別な種類の個人情報とみなされる場合があり、特に慎重に取り扱い、追加的な保護措置を必要とすることに特に留意されます。ボルボは、そのようなデータを取り扱う法的義務または正当な事業上の必要性がある場合にのみ、特別な種類の個人情報を取り扱います。そのような場合、ボルボはあなたに通知し、かつ、法律で義務付けられている場合には、そのようなデータを取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めます。当社からの同意要請に同意することは、当社との契約条件ではないことをご理解ください。

CCTV モニタリングについて

ボルボは、法律で許可されている場合、会社施設内で閉回路テレビ（CCTV）監視を使用することがあります。CCTV 関連の個人情報の取扱いは、このプライバシーに関する告知ではなく、来訪者向けプライバシーに関する告知によって規律されることにご留意ください。

自動化された意思決定について

ボルボは、個人に関して法的効果を生じさせる、または同様に重大な効果をもたらす自動化された意思決定を、定期的かつ体系的には行いません。そのような自動化された意思決定を行うボルボ企業とあなたが関わる場合には、当該自動化された意思決定の詳細を記載した個別の告知を受け取るはずです。

ボルボは、主としてあなた自身、またはあなたが勤務する会社から、あなたの個人情報を取得します。

一部の個人情報は、適用されるサプライヤー管理システムその他これに相当するものを含むボルボの IT システムから、自動的に生成される場合もあります。例えば、ボルボのシステム用のユーザーIDを作成する場合などです。

法律または契約上の義務により必要とされる一定の情報を除き、ボルボに個人情報を提供するかどうかは、あなたの任意の判断によります。

ただし、ボルボが コミュニケーションおよびビジネス上の目的でサプライヤーとやり取りするためには、一定の個人情報を取り扱う必要があることにご留意ください。個人情報を提供しない場合、あなたまたはあなたの雇用主からの製品およびサービスの取扱いおよびまたは購入が妨げられる可能性があります。

あなたの個人情報は、他のボルボ・グループ企業および特定の種類の第三者（以下に詳述）と共有される場合があり、その結果、あなたの個人情報が他国へ移転されることがあります。

ボルボ・グループ内での個人情報の共有

ボルボ・グループは、世界中に拠点と事業を有するグローバルな組織であり、あなたの個人情報は、ボルボ・グループのグローバル・ビジネス全体にわたり、そのさまざまな事業体および関連会社の間で国際的に移転され、またはアクセス可能となる場合があります。

あなたの個人情報の他のボルボ・グループ企業への移転（EU/EEA 内から EU/EEA 外への移転 およびまたは英国から英国外への移転 を含む）は、EU 承認の Standard Contractual Clauses またはその時々に関連当局により承認もしくは認可されたその他の仕組み ならびに必要な法域上の保護措置 に基づくグループ内契約により規律されます。

このような契約は、欧州のデータ・プライバシー法（EU 一般データ保護規則を含みます。）に含まれる基準を反映しています。この契約が存在することにより、ボルボ・グループのすべての事業体は同一の内部ルールを遵守しなければなりません。また、ボルボ・グループによってあなたのデータがどこで処理されても、あなたの権利は変わらないことを意味します。

ボルボ・グループ外の第三者との個人情報の共有

上記のボルボ・グループ企業間での個人情報の共有に加え、ボルボは、以下を含む一定の種類の第三者とあなたの個人情報を共有する場合もあります。

• ビジネス・パートナー。IT サービス・プロバイダーなど、ボルボ・グループへの製品およびサービスの提供に関連するボルボ・グループのサプライヤーおよびサービス・プロバイダーなど。
• 専門アドバイザー。保険会社、弁護士、その他の専門アドバイザーであって、保険請求、監査、および助言サービスの提供に関連する者。
• 取引相手方およびそのアドバイザー。合併・買収プロジェクトに関連する者。
• 救急サービス提供者。警察、消防、救急車、ロードサイド・アシスタンスなどであって、緊急支援に関連する場合など、あなたおよび他者の重大な利益を保護するための者。
• 政府当局。法執行の分野における規制当局その他の公的機関および司法機関であって、裁判所命令または法定報告義務などの法的義務に関連する場合、または例外的な場合にあなたもしくは他者の重大な利益を保護するために必要と考えられる場合。

税関および輸出管理を担当する公的機関。

個人情報の開示を受ける第三者のサービス・プロバイダーおよび専門アドバイザーは、あなたの個人情報の機密性および安全性を保護することが期待され、かつ要求されており、適用されるデータ・プライバシー法および規制を遵守する場合にのみ、あなたの個人情報を利用することができます。

さらに、EU/EEA 内に所在するボルボ・グループ企業が、EU/EEA 外に所在する外部の第三者に個人情報を移転する場合、当該ボルボ・グループ企業は、適用されるデータ・プライバシー法（EU 一般データ保護規則を含みます。）により要求される、あなたの個人情報に対する十分なレベルの保護を提供する適切な保護措置が講じられていることを確認します。例えば、これには、EU 承認の Standard Contractual Clauses またはその時々に関連当局により承認もしくは認可されたその他の仕組みの利用が含まれる場合があります。

個人情報の共有方法についてご質問がある場合は、上記の連絡先を通じて ボルボ最高プライバシー責任者にご連絡ください。

ボルボは、情報技術上のセキュリティ対策および物理的セキュリティ対策を含む、適切かつ合理的な法的、技術的および組織的なセキュリティ対策を用いて、個人情報を適切に保護します。

これらの対策は、個人情報の取扱いによって生じるリスクおよび個人情報の機微性に照らして適切であり、適用される現地法の要件を考慮しています。さらに、これらの対策は、利用可能なセキュリティ製品およびサービスの発展に合わせて継続的に改善されています。

ボルボは、ボルボのシステムを使用するすべての者に対し、個人情報に関連する適用されるセキュリティ・ポリシーを遵守することを求めます。

ボルボは、例えば契約期間や保証期間を考慮しつつ、その法的権利および義務を履行するために必要な期間、あなたの個人情報を保持します。その後、ボルボは、現実の、差し迫った、または予想される紛争もしくは請求がある場合に、現地の法的義務を遵守し、または法的要件を満たすために必要な期間に限り、あなたの個人情報を取り扱います。

適用されるデータ・プライバシー法および規制に基づき、あなたには以下の権利が認められる場合があります。

• ボルボがあなたについて取り扱う個人情報へのアクセスを請求する権利。この権利により、当社があなたに関する個人情報を保有しているかどうか、および保有している場合には、特定の情報項目および個人情報のカテゴリーに関する情報ならびにその写しを取得することができます。
• あなたの個人情報の訂正を請求する権利。この権利により、あなたの個人情報が不正確または不完全である場合に訂正してもらうことができます。
• あなたの個人情報の取扱いに異議を唱える権利。この権利により、ボルボに対し、あなたの個人情報をもはや取り扱わないよう求めることができます。
• あなたの個人情報の消去または削除を請求する権利。この権利により、当該個人情報がもはや目的達成のために必要でなくなった場合を含め、消去または削除を求めることができます。
• あなたの個人情報の取扱いの制限を請求する権利。この権利により、あなたの同意がある場合を含む限定的な状況においてのみ、ボルボがあなたの個人情報を取り扱うよう求めることができます。
• あなたの個人情報のポータビリティを請求する権利。この権利により、あなたの個人情報の写しを、ポータブルな形式で、かつ技術的に可能であれば直ちに利用可能な形式で受け取ること、またはボルボに対し当該個人情報を別のデータ管理者に送信するよう求めることができます。

あなたの個人情報またはその一部の取扱いがあなたの同意に基づく場合には、いつでもその同意を撤回する権利があります。その場合、ボルボはあなたの個人情報または関連部分について、それ以降の取扱い活動を停止します。ただし、その撤回は、撤回前の取扱い活動の適法性に影響を与えるものではありません。

削除、制限、異議申立て、またはデータ・ポータビリティの請求について、ボルボが常に応じる義務を負うわけではないことにご留意ください。ボルボの法的義務およびこれらの権利に対する例外については、個別の事情に応じて評価が行われる場合があります。

また、ボルボによるあなたの個人情報の取扱いに関して苦情がある場合は、監督当局に苦情を申し立てる権利があります。これらの権利およびその行使方法の詳細については、上記の連絡先を通じて ボルボ最高プライバシー責任者 にご連絡ください。

ボルボは、このプライバシーに関する告知を定期的に確認し、その変更を把握しておくことをお勧めします。

ボルボは、必要に応じてこのプライバシーに関する告知を修正する権利を留保します。その場合、当該変更が行われた日付およびまたはその効力発生日を、このプライバシーに関する告知の上部付近に記載します。