Privacyverklaring voor vertegenwoordigers van leveranciers

Het bedrijf van de Volvo Group waaraan u of uw werkgever producten en/of diensten zou leveren, levert, of heeft geleverd (hierna "Volvo" genoemd), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Volvo verkrijgt van u en de andere bronnen die hieronder worden beschreven.

"Verwerkingsverantwoordelijke" betekent dat Volvo bepaalt met welk doeleinde en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Als u vragen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Zweden

+46 (0)31 66 00 00

Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, is Volvo Group UK Limited de vertegenwoordiger van Volvo in het Verenigd Koninkrijk. De contactgegevens zijn hieronder vermeld:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

Verenigd Koninkrijk

CV34 5YA

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is "persoonsgegevens" alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term "verwerken" of "verwerking" elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, registreren, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, doorgeven, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.

Rechtsgrond

Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden; zie ook hieronder voor nadere toelichtingen.

• Contractuele verplichting: Volvo kan uw gegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een contractuele verplichting jegens u, bijvoorbeeld om te voldoen aan de voorwaarden van een contract voor de levering van producten en/of diensten dat met u of uw werkgever is ondertekend.
• Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke rapportagevereisten.
• Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde. Over het algemeen wordt het als een gerechtvaardigd belang van Volvo beschouwd om de dagelijkse activiteiten te beheren conform wettelijke en redelijke bedrijfsprocessen waaronder het beheren van de relaties met hun leveranciers voor het uitvoeren van (een) contract(en) waarin u en uw werkgever een partij zijn en/of stappen te ondernemen die noodzakelijk zijn voordat u een contract kunt aangaan met u of uw werkgever. Volvo moet bijvoorbeeld op de hoogte zijn van uw voorkeurstaal om goed met u te kunnen communiceren bij dagelijkse activiteiten.

Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoeleinde, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de algemene benadering door Volvo van privacy, (iii) de regelmatige privacybeoordeling door Volvo en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.

• Toestemming. In uitzonderlijke gevallen of als geen andere rechtsgrond kan worden toegepast, kan Volvo uw uitdrukkelijke toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een dergelijke toestemming is uw keuze en is geheel vrijwillig.

Volvo kan de volgende categorieën van gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.

Volvo zal niet noodzakelijk alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige verwerkingsdoeleinden zullen elkaar overlappen en er kunnen meerdere doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.

Table 1 - Categorieën, doeleinde en rechtsgrond voor verwerking

Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens

Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als Volvo een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigde zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken. In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk vereist) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.*

Specifiek over cameratoezicht

Volvo kan gebruikmaken van gesloten televisiecircuits (CCTV) op zijn terreinen waar dit wettelijk is toegestaan. Houd er rekening mee dat de verwerking van CCTV-gerelateerde persoonsgegevens niet onder deze Privacyverklaring valt, maar onder de Privacyverklaring voor bezoekers.

Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming

Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming.

Volvo verkrijgt uw persoonsgegevens hoofdzakelijk van uzelf of het bedrijf waarvoor u werkt.

Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door het IT-systeem van Volvo, zoals eventuele toepasselijke systemen voor leveranciersbeheer of een daarmee vergelijkbaar systeem, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikers-id in Volvo-systemen.

Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is of conform contractuele verplichtingen, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig.

Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens moet verwerken om voor communicatie- en zakelijke doeleinden met zijn leveranciers te communiceren. Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan de afhandeling en/of aankoop van producten en diensten van u of uw werkgever mogelijk belemmeren.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derden (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden doorgegeven.

Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group

De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen.

Alle doorgiften van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief doorgiften van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER en/of vanuit het VK naar buiten het VK) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten, en andere vereiste waarborgen per rechtsgebied.

Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensprivacy (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door de Volvo Group worden verwerkt.

Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group

Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derden, waaronder:

• Zakenpartners, zoals leveranciers en dienstverleners van de Volvo Group in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Group, zoals IT-serviceproviders.
• Professionele adviseurs, zoals verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs in verband met verzekeringsclaims, audits en het ontvangen van adviesdiensten.
• Tegenpartijen en hun adviseurs, in verband met fusie- en overnameprojecten.
• Hulpverleners, zoals politie, brandweer, ambulance en pechhulp ter bescherming van de vitale belangen van u en anderen zoals in verband met noodhulp.
• Overheidsinstanties, op het gebied van rechtshandhaving; regelgevende autoriteiten en andere openbare en gerechtelijke instanties in verband met wettelijke verplichtingen zoals gerechtelijke bevelen of wettelijke rapportagevereisten of als dit in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk wordt geacht om de vitale belangen van u of anderen te beschermen.

Overheidsinstanties belast met exportcontrole en douane

Alle derde dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden openbaar gemaakt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.

Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de VOLVO Chief Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.

Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en services.

Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.

Volvo bewaart uw persoonsgegevens zo lang als vereist is om aan wettelijke rechten en plichten te voldoen, rekening houdend met bijvoorbeeld de contractuele termijn en de garantieperiodes. Na deze periode zal Volvo alleen uw persoonsgegevens verwerken zolang dat vereist is om te voldoen aan lokale wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan wettelijke vereisten in het geval van een feitelijk, dreigend of te verwachten geschil of een feitelijke, dreigende of te verwachten claim.

U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:

• Verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of we persoonsgegevens over u bewaren en, als we dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
• Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: Dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
• Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om de doeleinden te bereiken.
• Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
• Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken om dergelijke persoonsgegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te zenden.

 In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).

Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om gegevens te verwijderen, de verwerking ervan te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of gegevens over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.

U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende verwerking van uw persoonsgegevens door Volvo voor te leggen aan een toezichthoudende autoriteit. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Chief Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.

Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.