Personvernerklæring for kunderepresentanter

Selskapet i Volvo-konsernet som du på vegne av deg selv eller arbeidsgiveren din, nå eller tidligere har kjøpt, leid eller leaset et produkt eller en tjeneste fra (nedenfor betegnet som "Volvo") er behandlingsansvarlig for personopplysningene som Volvo mottar fra deg og andre kilder beskrevet nedenfor.

"Behandlingsansvarlig" betyr at det er Volvo som bestemmer formålet og midlene for behandlingen av dine personopplysninger. Volvo er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i henhold til gjeldende lover og regler om personvern.

Hvis du har spørsmål angående behandlingen av dine personopplysninger, kan du kontakte Volvo-konsernets personvernombud på gpo.office@volvo.com eller per post eller telefon på:

AB Volvo, 

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08 

Göteborg, Sverige

+46 (0) 31 66 00 00

I forbindelse med denne personvernerklæringen er "personopplysninger" all informasjon om en bestemt person eller som identifiserer eller kan identifisere en bestemt person. Med andre ord, det er alle typer opplysninger som kan knyttes til deg.

I denne personvernerklæringen betyr begrepet "behandle" eller "behandling" enhver bruk av personopplysninger, herunder innsamling, innspilling, organisering, lagring, tilpasning, endring, overføring, tilgjengeliggjøring, blokkering, sletting eller ødeleggelse av personopplysninger.

Rettslig grunnlag 

Volvo kan behandle personopplysningene dine basert på ett eller flere av følgende juridiske hjemler, se også ytterligere detaljer nedenfor.

• Kontraktsforpliktelse Volvo kan behandle opplysningene dine hvis en slik behandling er nødvendig for å oppfylle en kontraktsforpliktelse overfor deg, for eksempel å oppfylle vilkårene og betingelsene i en ordre eller en servicekontrakt signert av deg eller din arbeidsgiver.
• Juridisk forpliktelse. Volvo kan behandle personopplysningene dine hvis slik behandling er nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse, f.eks. For å overholde rettskjennelser og juridiske rapporteringskrav.

• Legitime interesser. Volvo kan behandle personopplysningene dine hvis slik behandling er nødvendig for å oppfylle en berettiget interesse for Volvo eller en tredjepart. Det anses generelt å være i Volvos legitime interesse å administrere den daglige driften, inkludert administrasjon av kundeforhold, men mer generelt å videreutvikle produktene og tjenestene de tilbyr (enten selv eller i samarbeid med tredjeparter), inkludert nye innovative produkter og tjenester.

  Der det fremgår at Volvo basert på sine legitime interesser for et gitt behandlingsformål, er Volvo av den oppfatning at dens legitime interesser ikke overstyres av dine interesser, rettigheter eller friheter gitt (i) den åpenheten Volvo gir om behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos personvern etter designtilnærming, (iii) Volvos regelmessige personverngjennomgang og (iv) rettighetene du har i forhold til behandlingsaktiviteten. Hvis du ønsker å få mer informasjon om denne formen for avveining, kan du kontakte Volvo-konsernets personvernombud via kontaktinformasjonen ovenfor.

• Viktige interesser. Volvo kan behandle personopplysningene dine for å beskytte din og andres vitale interesser hvis Volvo har rimelig grunn til å tro at en slik behandling av dine personopplysninger kan forhindre eller redusere vesentlig potensiell skade for deg eller andre.
• Samtykke. Volvo kan be om ditt uttrykkelige samtykke til å behandle visse personopplysninger, for eksempel til markedsføringsformål. Et slikt samtykke er ditt valg og er helt frivillig.

Volvo kan behandle følgende datakategorier som selv eller i kombinasjon med andre data kan utgjøre personopplysninger, og for de generelle formålene som er angitt i Tabell 1 under.

Volvo vil ikke nødvendigvis behandle alle opplysningene nedenfor om deg, og noen av formålene med behandlingen vil overlappe hverandre, og det kan være flere formål som berettiger vår bruk av personopplysningene dine.

Tabell 1 – Kategorier, formål og juridisk hjemmel for behandling 

Især om spesielle kategorier av personopplysninger

Det bemerkes spesielt at noen aspekter av helse- og sikkerhetsdata kan betraktes som spesielle kategorier av personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning og skal håndteres med ekstra forsiktighet og krever ytterligere beskyttelsestiltak. Volvo behandler bare spesielle kategorier av personopplysninger hvis Volvo har en juridisk forpliktelse eller et legitimt forretningsbehov for å behandle slike opplysninger (inkludert, men ikke begrenset til varsom bruk for å hjelpe til med å håndtere utbredte helsetilfeller). I slike tilfeller vil vi informere deg om dette, og (hvis loven krever det) vil vi be om ditt uttrykkelige samtykke i å behandle slike opplysninger. Du bør være oppmerksom på at det ikke er en betingelse for kontrakten din med oss at du godtar enhver anmodning om samtykke fra oss.

Spesielt om CCTV-overvåking

Volvo kan bruke CCTV-overvåking (som definert ovenfor) der loven tillater det. CCTV-overvåking brukes vanligvis til å kontrollere og forhindre uvedkommendes tilgang til Volvos lokaler og utstyr, men i noen land kan det også brukes til det formål å sikre samsvar med retningslinjer og prosedyrer for helse og sikkerhet og for generelle produksjonsforbedringsformål. CCTV-bilder og opptak lagres sikkert og er bare tilgjengelig på en «need-to-know-basis» (for eksempel å se på en hendelse).

Spesielt om automatiserte beslutninger

Volvo utfører ikke regelmessig og systematisk automatisert beslutningstaking som gir rettsvirkning på enkeltpersoner, eller som vil ha en tilsvarende betydelig effekt. I tilfelle du samhandler med en Volvo-selskap som utfører en slik automatisert beslutningstaking, bør du motta en spesifikk melding som beskriver detaljene i den automatiserte beslutningstakingen.

Volvo innhenter først og fremst personopplysningene dine fra deg selv eller arbeidsgiveren din eller tredjeparter som vi samarbeider med (meglere, forhandlere, salgsrepresentanter osv.), eller som vi får opplysninger fra, for eksempel finans- og kredittopplysninger og kriminalitetsrelaterte opplysninger som vi får fra kredittopplysningsbyråer og svindelforebyggende byråer. Slike tredjeparter er ansvarlige for å sikre at de har rettighetene til å bruke og dele dataene dine med andre før de deler med oss.

Enkelte personopplysninger kan også bli generert automatisk fra Volvos IT-system eller tilsvarende, for eksempel når du oppretter din bruker-ID i Volvo-systemer.

Med unntak av visse opplysninger som er påkrevd i henhold til loven, er din beslutning om å oppgi personopplysninger til Volvo frivillig.

Vær imidlertid oppmerksom på at det er nødvendig for Volvo å behandle visse personopplysninger for å samhandle med sine kunder for forretningsformål og for å oppfylle kontraktsmessige forpliktelser. Å ikke oppgi personopplysninger kan hindre behandling og levering av produktene og tjenestene du eller din arbeidsgiver kan forvente fra Volvo.

PPersonopplysningene dine kan deles med andre selskaper i Volvo Group og med visse kategorier av tredjeparter (som nærmere beskrevet nedenfor), noe som kan innebære overføring av personopplysningene dine til andre land.

Deling av personopplysninger innad i Volvo Group

Volvo-konsernet er en global organisasjon med kontorer og virksomheter over hele verden, og dine personopplysninger kan overføres eller gjøres tilgjengelig internasjonalt i hele Volvo-konsernets globale virksomhet og mellom dets forskjellige enheter og tilknyttede selskaper. Overføring av dine personopplysninger til andre selskaper i Volvo Group (inkludert overføringer fra EU/EØS til utenfor EU/EØS) vil være underlagt en konsernavtale basert på EU-godkjente standardkontraktsklausuler eller andre mekanismer som til enhver tid er anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter. En slik avtale gjenspeiler standardene i europeiske personvernlover (inkludert EUs generelle personvernforordning). Å ha denne avtalen på plass betyr at alle enheter i Volvo Group må overholde de samme interne reglene. Det betyr også at rettighetene dine forblir de samme uansett hvor dataene dine behandles av Volvo-konsernet.

Deling av personopplysninger med tredjeparter utenfor Volvo Group

I tillegg til deling av personopplysninger mellom selskaper i Volvo-konsernet som beskrevet ovenfor, kan Volvo også dele dine personopplysninger med visse kategorier tredjeparter, inkludert:

• Samarbeidspartnere som Volvo-konsernets leverandører og tjenesteleverandører i forbindelse med deres levering av produkter og tjenester til Volvo-konsernet, for eksempel IT-tjenesteleverandører og transport (inkludert toll- og handels)-leverandører og mellomledd.
• Uavhengige forhandlere og påbyggere som Volvo-konsernets egne forhandlere som har som formål å behandle og utvikle forretningsforholdet (inklusiv garantikrav) til en kunde eller en mulig kunde,

• Profesjonelle rådgivere som forsikringsselskaper, advokater og andre profesjonelle rådgivere i forbindelse med forsikringskrav, revisjon og mottak av rådgivningstjenester.

• Motparter og deres rådgivere for eksempel i forbindelse med forretningstransaksjoner og andre prosjekter eller samarbeid (inkludert fusjons- og oppkjøpsprosjekter). Forsikringsselskaper).

• Nødtjenesteleverandører for eksempel politi, brannvesen, ambulanse og veihjelp for å beskytte viktige interesser for deg og andre, for eksempel i forbindelse med nødhjelp.

Offentlige myndigheter

• Innenfor rettshåndhevelse: tilsynsmyndigheter og andre offentlige og rettslige organer i forbindelse med juridiske forpliktelser som rettskjennelser eller lovfastsatte rapporteringskrav eller hvis det i unntakstilfeller anses nødvendig for å beskytte din eller andres vitale interesse.
• Offentlige myndigheter med ansvar for eksportkontroll og toll
• Offentlige myndigheter som krever personopplysninger for å gi tilgang til lokaler med adgangskontroll

Finanspartnere og andre interessenter: 

• kredittvurderingsbyråer, 
• inkassobyråer
• svindelforebyggende byråer, 
• banker og kapitalmarkedspartnere
• forsikringsselskaper, forsikringsmeglere og takstmenn

Tredjeparts tjenesteleverandører og profesjonelle rådgivere som dine personopplysninger blir videreformidlet til, forventes og er pålagt å beskytte konfidensialiteten og sikkerheten til dine personopplysninger, og kan bare bruke dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlover og forskrifter.

VVidere, i tilfelle et Volvo-konsern som er lokalisert i EU/EØS overfører personopplysninger til eksterne tredjeparter som er lokalisert utenfor EU/EØS, vil det aktuelle Volvo-konsernet forsikre seg om at det forefinnes passende garantier som gir er tilstrekkelig beskyttelsesnivå for dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning (inkludert EUs generelle personvernforordning, GDPR). For eksempel kan dette omfatte bruk av EU-godkjente standardkontraktsklausuler eller en tilsvarende mekanisme som har blitt anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter fra tid til annen.

Hvis du har spørsmål om hvordan Volvo vil dele dine personopplysninger, kan du kontakte Volvo Groups personvernombud via kontaktinformasjonen ovenfor.

Volvo bruker hensiktsmessige og rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert informasjonsteknologisikkerhet og fysiske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger på tilstrekkelig vis.

Disse tiltakene er hensiktsmessige for risikoen ved behandling av personopplysninger og for følsomheten ved personopplysningene, og tar hensyn til kravene i gjeldende lokal lovgivning. I tillegg forbedres tiltakene kontinuerlig i tråd med utviklingen av tilgjengelige sikkerhetsprodukter og tjenester.

Volvo krever at alle personer overholder gjeldende sikkerhetsretningslinjer knyttet til personopplysninger når de bruker Volvos systemer. 

Volvo oppbevarer dine personopplysninger så lenge det foreligger et berettiget forretningsformål (inkludert, men ikke begrenset til å ta hensyn til avtaleperioder, krav om garanti og produktansvar, juridiske rapporteringsforpliktelser og/eller oppbevaringskrav som er nødvendig for forventede tvister).

Hvis det er fastsatt i gjeldende personvernlover og forskrifter, kan du være berettiget til å:

• Be om tilgang til personopplysningene som Volvo behandler om deg: denne retten gir deg rett til å vite om vi har personopplysninger om deg og, dersom vi har det, å innhente informasjon om og en kopi av de spesifikke delene og kategoriene av personopplysninger.
• Be om rettelse av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å få korrigert dine personopplysninger hvis de er unøyaktige eller ufullstendige.
• Reise innvending mot behandlingen av dine personopplysninger (for direkte markedsføring og andre formål): denne retten gir deg rett til å be om at Volvo ikke lenger behandler personopplysningene dine.
• Be om sletting av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om sletting av dine personopplysninger, inkludert der slike personopplysninger ikke lenger vil være nødvendige for å oppnå formålene.
• Be om begrensning av behandlingen av dine personopplysninger: denne retten gir deg rett til å be om at Volvo behandler personopplysningene dine bare under begrensede omstendigheter, inkludert med ditt samtykke.
• Be om portabilitet av dine personopplysninger: Denne retten gir deg rett til å motta en kopi (i et bærbart og, hvis det er teknisk mulig, lett anvendelig format) av dine personopplysninger, eller be Volvo om å overføre slike personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig.
• I tilfelle behandlingen av dine personopplysninger eller deler av dette er basert på ditt samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt, og i så fall Volvo vil avstå fra videre behandling av dine personopplysninger eller den relevante delen av det (uansett vil en slik tilbaketrekking ikke påvirke lovligheten av databehandlingsaktivitetene før tilbaketrekkingen).

Vær oppmerksom på at Volvo ikke alltid er forpliktet til å etterkomme en anmodning om sletting, begrensning, innsigelse eller dataportabilitet. Det kan foretas vurderinger fra tilfelle til tilfelle vedrørende Volvos juridiske forpliktelser og unntaket fra slike rettigheter.

Du har også rett til å klage på Volvos behandling av dine personopplysninger til en tilsynsmyndighet. For mer informasjon om disse rettighetene og hvordan du kan utøve dem, vennligst kontakt Volvo Groups personvernombud via kontaktinformasjonen ovenfor.

Volvo oppfordrer til periodisk gjennomgang av denne personvernerklæringen for å være oppmerksom på eventuelle endringer i den.

Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen etter behov. Når vi gjør det, vil vi nær begynnelsen av denne personvernerklæringen merke av datoen for når slike endringer er gjort og/eller når de trer i kraft.