Informacja o Prywatności Pracownika
Niniejsza wersja została opublikowana i obowiązuje od 2026/07/20, v2.0.b
Niniejsza informacja zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników przez Grupę Volvo („Informacja o Prywatności”). Jeśli jesteś lub byłeś pracownikiem spółki należącej do Grupy Volvo, możemy przetwarzać dotyczące Ciebie dane osobowe.
Na potrzeby niniejszej Informacji o Prywatności „Grupa Volvo” oznacza AB Volvo (publ.) oraz podmioty bezpośrednio lub pośrednio kontrolowane przez AB Volvo, w tym między innymi podmioty należące do głównych Obszarów Biznesowych i Dywizji Samochodów Ciężarowych Grupy Volvo (w takim zakresie, w jakim istnieją w danym czasie), takich jak Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions oraz Volvo Energy.
Informacja o Prywatności ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Grupa Volvo zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe na potrzeby Grupy Volvo (tj. gdy Grupa Volvo (samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami) jest administratorem i w związku z tym określa cele oraz sposoby przetwarzania jakichkolwiek danych osobowych).
Niniejsza Informacja o Prywatności nie ma zastosowania, gdy Grupa Volvo zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe w imieniu innej firmy, takiej jak niezależni dealerzy, importerzy, dostawcy i klienci Grupy Volvo.
Oprócz niniejszej Informacji o Prywatności, niektóre systemy, aplikacje i procesy Grupy Volvo (na przykład system sygnalizowania nieprawidłowości) mogą zawierać własne informacje o prywatności, które dostarczają dodatkowych szczegółów na temat tego, jakie konkretne dane osobowe są zbierane oraz w jaki sposób są przechowywane, wykorzystywane i przekazywane.
Wybierz język
Spółka Grupy Volvo, w której jesteś lub byłeś zatrudniony (dalej zwana „Volvo”), jest administratorem danych osobowych, które Volvo uzyskuje od Ciebie oraz z innych źródeł opisanych poniżej.
“Administrator” oznacza, że to Volvo decyduje o celu i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych. Volvo jest odpowiedzialne za przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, prosimy o kontakt z Dyrektorem Volvo ds. Prywatności pod adresem gpo.office@volvo.com lub listownie bądź telefonicznie pod adresem:
AB Volvo,
Att: Biuro Grupy ds. Prywatności,
Dział AA14100,
VGHQ SE-405 08
Göteborg,
Szwecja
+46 (0)31 66 00 00
Jeśli znajdujesz się w Zjednoczonym Królestwie, Volvo Group UK Limited jest przedstawicielem Volvo w Zjednoczonym Królestwie, dane kontaktowe poniżej:
Volvo Group UK Limited,
Att: Dział Prawny
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
Na potrzeby niniejszej Informacji o Prywatności, „dane osobowe” to wszelkie informacje dotyczące określonej osoby lub identyfikujące bądź mogące zidentyfikować określoną osobę. Innymi słowy, są to wszelkie informacje, które można powiązać z Tobą.
Na potrzeby niniejszej Informacji o Prywatności termin „przetwarzać” lub „przetwarzanie” oznacza jakiekolwiek wykorzystanie danych osobowych, w tym między innymi zbieranie, rejestrowanie, organizowanie, przechowywanie, dostosowywanie, zmienianie, przekazywanie, udostępnianie, blokowanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych.
Podstawa prawna
Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, zobacz także dalsze szczegóły poniżej.
- Obowiązek umowny. Volvo może przetwarzać Twoje dane, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku umownego wobec Ciebie, np. aby móc wypłacić Ci uzgodnione w umowie wynagrodzenie, emeryturę oraz inne świadczenia.
- Obowiązek prawny. Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, np. do zgłoszenia Twoich dochodów organom podatkowym lub do wykonania nakazów sądowych i wymogów sprawozdawczych wynikających z przepisów prawa.
- Prawnie uzasadnione interesy. Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Volvo lub stronę trzecią. Zazwyczaj uznaje się, że w prawnie uzasadnionym interesie Volvo leży zarządzanie codzienną działalnością, zabezpieczanie swoich obiektów i sprzętu oraz utrzymywanie kontroli wewnętrznej. Aby oprzeć przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, Volvo dokonuje oceny w każdym przypadku indywidualnie. Na przykład Volvo musi przetwarzać określone dane osobowe, aby umożliwić administrowanie Twoimi podróżami służbowymi, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Volvo jest zarządzanie codzienną działalnością; lub Volvo musi przetwarzać określone dane osobowe, aby sprawdzić status i lokalizację swojego sprzętu IT, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Volvo jest zabezpieczenie swojego sprzętu. Jeżeli w niniejszym dokumencie wskazano, że Volvo opiera się na swoich prawnie uzasadnionych interesach w odniesieniu do określonego celu przetwarzania, Volvo uważa, że jego prawnie uzasadnione interesy nie są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw lub wolności, biorąc pod uwagę (i) przejrzystość, jaką Volvo zapewnia w zakresie przetwarzania, (ii) podejście Volvo do prywatności już na etapie projektowania, (iii) regularne przeglądy w zakresie prywatności prowadzone przez Volvo oraz (iv) prawa, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat tego podejścia do testu równowagi, skontaktuj się z Dyrektorem Volvo ds. Prywatności Grupy Volvo, korzystając z danych kontaktowych podanych powyżej.
- Zgoda. W wyjątkowych przypadkach lub jeśli nie można zastosować innej podstawy prawnej, Volvo może poprosić Cię o wyraźną zgodę na przetwarzanie określonych danych osobowych. Twoja zgoda jest dobrowolna i świadoma, masz możliwość jej udzielenia lub nie, a także wycofania jej w dowolnym momencie.
Volvo może przetwarzać następujące kategorie danych, które same w sobie lub w połączeniu z innymi danymi mogą stanowić dane osobowe, oraz w ogólnych celach określonych w Tabeli 1 poniżej.
Volvo niekoniecznie będzie przetwarzać wszystkie wymienione poniżej dane dotyczące Ciebie, a niektóre cele przetwarzania będą się pokrywać i może istnieć kilka celów, które uzasadniają wykorzystanie Twoich danych osobowych.
Tabela 1 – Kategorie, Cel i Podstawa Prawna Przetwarzania
Kategorie Danych Osobowych | Cele Przetwarzania | Podstawa Prawna Przetwarzania |
Dane indywidualne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (lub odpowiednik), płeć, obywatelstwo, wiza i pozwolenie na pracę (jeśli dotyczy), preferowany język, stan cywilny oraz zdjęcie | · Umożliwienie rejestracji pracownika w systemach IT Volvo Ogólna administracja zatrudnieniem Umożliwienie weryfikacji pozwolenia na pracę | · Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie zasobami ludzkimi) Spełnienie obowiązku prawnego (przepisy dotyczące zatrudnienia) |
Dane organizacyjne, takie jak numer pracownika, opis stanowiska, stanowisko, miejsce pracy, jednostka biznesowa, dział, przełożony oraz bezpośredni podwładni | · Umożliwienie prowadzenia aktualnego schematu organizacyjnego i ewidencji pracowników, w tym sporządzania wewnętrznych raportów i statystyk Umożliwienie przeprowadzania wewnętrznych reorganizacji oraz projektów fuzji i przejęć | · Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie personelem) |
Dane kontaktowe, takie jak adres służbowy, adres domowy, adres e-mail oraz numer telefonu | · Komunikacja z pracownikami Utrzymanie odpowiedzialności za dokumentację biznesową | · Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie i komunikacja z personelem) |
Dane dotyczące wynagrodzenia i świadczeń, takie jak wynagrodzenie, przeglądy wynagrodzenia, potrącenia podatkowe, informacje o emeryturze, wydatki, kod podatkowy oraz dane rachunku bankowego | · Umożliwienie wypłaty wynagrodzenia, emerytury, zwrotu wydatków i innych świadczeń pracownikom, a także przeglądów wynagrodzenia, w tym sporządzanie wewnętrznych raportów i statystyk. Umożliwienie raportowania do organów oraz dokonywanie wszelkich potrąceń wymaganych przez prawo, takich jak przepisy podatkowe. | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego (np. przepisy podatkowe) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie personelem) |
Dane dotyczące administracji zatrudnieniem, takie jak umowa o pracę i inne porozumienia między Tobą a Volvo, wnioski lub inne formularze dotyczące np. urlopu rodzicielskiego oraz informacje o dacie zatrudnienia i dacie zakończenia zatrudnienia | · Utrzymanie rozliczalności dokumentacji biznesowej Ogólna administracja zatrudnieniem | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego (np. wymogi dotyczące prowadzenia księgowości) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie zasobami ludzkimi) |
Dane dotyczące czasu, takie jak godziny pracy, przepracowany czas, urlopy i nieobecności (urlop rodzicielski, zwolnienie lekarskie itp.) | · Umożliwienie ewidencjonowania czasu pracy / nieobecności / urlopów, zarówno w celu naliczania wynagrodzenia, jak i do celów fakturowania | · Spełnienie obowiązku prawnego (prawo pracy) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie siłą roboczą) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie siłą roboczą) |
Dane dotyczące członkostwa w związkach zawodowych, jeśli ma to zastosowanie i jest istotne oraz pod warunkiem, że przetwarzanie takich danych osobowych jest dozwolone na mocy obowiązującego prawa | · Umożliwienie realizacji zobowiązań Volvo wynikających z układów zbiorowych pracy z związkami zawodowymi lub z przepisów prawa pracy | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego (przepisy prawa pracy) |
Dane dotyczące bezpieczeństwa, takie jak karty dostępu, uprawnienia dostępu oraz korzystanie z kart dostępu i uprawnień dostępu, adresy osobiste, doświadczenie zawodowe, miejsce urodzenia, dane członków rodziny, numery telefonów, podróże z ostatnich 5 lat, konta w mediach społecznościowych, poziom wykształcenia, dane paszportowe i dane z dowodu osobistego | · Umożliwienie realizacji obowiązków Volvo w zakresie zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy (w tym kontroli i zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do pomieszczeń lub sprzętu Volvo) oraz innych obowiązków dotyczących środowiska pracy określonych przez przepisy dotyczące środowiska pracy lub prawa pracy Umożliwienie dostępu do pomieszczeń o ograniczonym dostępie Umożliwienie przyznania akredytacji obronnej | · Spełnienie obowiązku prawnego (przepisy dotyczące zatrudnienia i środowiska pracy) Prawnie uzasadniony interes (utrzymanie bezpieczeństwa) |
Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, takie jak informacje o incydentach związanych z pracą, zwolnieniach lekarskich, planach rehabilitacji, incydentach związanych z pracą oraz badaniach zdrowotnych (w tym wyniki ewentualnych testów na obecność alkoholu i narkotyków), informacje o niepełnosprawności | · Zarządzanie zdrowiem i bezpieczeństwem w obiektach Grupy Volvo Zarządzanie racjonalnymi dostosowaniami Umożliwienie służbom ratunkowym działania w sytuacjach awaryjnych, takich jak pożar, wypadek, nagła choroba lub napaść fizyczna | · Spełnienie obowiązku prawnego (przepisy dotyczące zatrudnienia i środowiska pracy) Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (utrzymanie bezpieczeństwa i zarządzanie personelem) |
Dane dotyczące wyników i ocen, takie jak oceny, ewaluacje oraz ewentualne zapisy dyscyplinarne, a także osobiste preferencje, np. dotyczące mobilności i ścieżek kariery | · Umożliwianie działań związanych z rozwojem / poprawą kompetencji, a także ocenami i ewaluacjami wyników Planowanie sukcesji Umożliwianie i sugerowanie działań związanych z nauką i szkoleniami | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego (prawo pracy) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie zasobami ludzkimi) |
Dane dotyczące kompetencji, takie jak rejestry szkoleń, aktywności szkoleniowe oraz odpowiednie uprawnienia do pracy | · Zarządzanie edukacją, planowaniem zasobów ludzkich, szkoleniami i rozwojem | · Spełnienie obowiązku prawnego (wymogi zgodności) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie zasobami ludzkimi) |
Dane dotyczące zarządzania podróżami, takie jak informacje o podróżach służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, numer firmowej karty kredytowej, faktury za podróże oraz diety. | · Umożliwienie podróży służbowych | · Spełnienie obowiązku prawnego (wymogi zgodności) Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie personelem) |
Dane związane z IT, takie jak identyfikator użytkownika, hasła, dane logowania, a także dane i logi dotyczące korzystania przez Ciebie ze sprzętu IT Volvo, aplikacji lub usług, zgodnie z obowiązującymi od czasu do czasu politykami IT Volvo. | · Umożliwienie wykonywania zadań służbowych, takich jak pisanie e-maili, tworzenie dokumentów, raportów, prezentacji, rysunków itp. Umożliwienie prawidłowego korzystania z licencji. Umożliwienie monitorowania przestrzegania polityk Volvo, w tym Kodeksu Postępowania Grupy Volvo oraz polityk IT Volvo, stosownie do potrzeb, w celu zapewnienia przestrzegania tych polityk oraz prowadzenia dochodzeń w przypadku podejrzenia naruszeń. Utrzymywanie logów systemowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa, rozwiązywania problemów i przeprowadzania audytów. | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego (wymogi zgodności i bezpieczeństwa) Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie procesami biznesowymi i systemami, dostępem, ochroną danych oraz cyberbezpieczeństwem ogólnie) |
Dane z helpdesku i wsparcia, takie jak pytania od Ciebie / Twojego przełożonego / Zasobów Ludzkich dotyczące Twojego zatrudnienia lub sprzętu IT albo wsparcia udzielonego Tobie w związku z tymi kwestiami | · Umożliwienie udzielania odpowiedzi na pytania od Ciebie / Twojego przełożonego / Zasobów Ludzkich dotyczące Twojego zatrudnienia lub sprzętu IT / usług lub zapewnienia wsparcia niezbędnego do realizacji Twoich obowiązków służbowych | · Wykonanie umowy Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie procesami biznesowymi i systemami) |
Dane dotyczące praktyk zawodowych | · Umożliwienie realizacji obowiązków pracodawcy Zapewnienie kwalifikowalności do finansowania | · Wykonanie umowy Spełnienie obowiązku prawnego |
Dane dotyczące konserwacji / napraw / serwisu oraz telematyki, takie jak śledzenie i rejestrowanie działań podejmowanych przez Ciebie w związku z użytkowaniem, konserwacją, naprawą lub serwisem samochodu służbowego lub samochodu działowego. | · Umożliwienie zapewnienia Ci świadczeń pracowniczych, takich jak samochód służbowy lub dodatek samochodowy (w tym obliczanie przebiegu do rozliczeń kosztów), obejmujące wykorzystanie danych związanych z pojazdem lub danych generowanych przez pojazd, gdy korzystałeś z samochodu służbowego lub samochodu działowego. | · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie personelem i utrzymanie majątku Volvo) |
Dane dotyczące roszczeń ubezpieczeniowych | · Umożliwienie zarządzania ochroną ubezpieczeniową | · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie ochroną ubezpieczeniową) |
Dane pojazdu, takie jak dane związane z pojazdem lub dane generowane przez pojazd, które są automatycznie generowane, jeśli korzystasz z pojazdu będącego własnością Volvo, takiego jak samochód ciężarowy | · Umożliwienie prowadzenia działań badawczo-rozwojowych związanych z produktami Volvo (np. samochodami ciężarowymi), obejmujących wykorzystanie danych związanych z pojazdem oraz/lub danych generowanych podczas korzystania przez Ciebie z produktu będącego własnością Volvo. | · Prawnie uzasadniony interes (w celu utrzymania i rozwoju produktów, rozwiązań, usług i aplikacji) |
Materiały obrazowe, takie jak nagrania wideo rejestrowane przez system telewizji przemysłowej („CCTV”) zainstalowany na terenie odpowiedniej spółki Grupy Volvo lub inne systemy wideo oraz powiązane systemy bezpieczeństwa / monitoringu, a tam gdzie ma to zastosowanie, monitorowanie zautomatyzowanej produkcji, niezależnie od tego, czy odbywa się to na terenie Grupy Volvo czy poza nim, do których mamy uzasadniony cel w zakresie przeglądania / dostępu. | · Zarządzanie bezpieczeństwem i ochroną na terenie obiektów Grupy Volvo Poprawa jakości i efektywności Opracowywanie i/lub udoskonalanie procesu produkcyjnego | · Prawnie uzasadniony interes (w celu utrzymania bezpieczeństwa i ochrony, zapobiegania oszustwom lub kradzieży; oraz (w stosownych przypadkach) w celu wsparcia zgodności z przepisami) |
Dane osób najbliższych, takie jak imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osób wskazanych przez Ciebie do kontaktu w przypadku nagłego wypadku | · Komunikowanie się z osobami kontaktowymi pracowników na wypadek sytuacji awaryjnych | · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie i komunikacja z pracownikami) |
Dane dotyczące zaangażowania zewnętrznego, takie jak członkostwo w zarządach oraz inne zatrudnienia lub zaangażowania poza Grupą Volvo | · Zarządzanie sprawami związanymi z konfliktem interesów. | · Prawnie uzasadniony interes (w celu zapewnienia przeciwdziałania korupcji oraz zgodności z Kodeksem Postępowania) |
Użytkowanie wózków widłowych: Dane dotyczące zachowania i lokalizacji, takie jak dane dotyczące prędkości, wzorce jazdy, alerty dla kierowcy, dane o chwilowej geopozycji oraz dane lokalizacyjne (z oznaczeniem czasu i godzinami pracy) | · Monitorowanie, czy wymagane konserwacje i serwisowanie są wykonywane. Optymalizacja przepływu na podstawie rzeczywistych czasów przejazdu między różnymi geopozycjami. | · Prawnie uzasadniony interes (w celu utrzymania bezpieczeństwa i ochrony oraz optymalizacji przepływów materiałów i wykorzystania wózków widłowych) |
W szczególności w odniesieniu do szczególnych kategorii danych osobowych
Należy szczególnie zaznaczyć, że członkostwo w związkach zawodowych oraz niektóre aspekty danych dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa mogą być uznawane za szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych i powinny być traktowane ze szczególną ostrożnością oraz wymagać dodatkowych środków ochrony. Volvo będzie przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych wyłącznie wtedy, gdy Volvo jest do tego upoważnione na mocy układu zbiorowego, posiada obowiązek prawny lub prawnie uzasadnioną potrzebę biznesową przetwarzania takich danych (w tym między innymi w ramach rozsądnych praktyk mających na celu zarządzanie powszechnymi sytuacjami zagrożenia zdrowia). W takich przypadkach Volvo poinformuje Cię oraz (jeśli będzie to wymagane przez prawo) uzyska Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie takich danych. Powinieneś wiedzieć, że nie jest warunkiem Twojej umowy z nami wyrażenie zgody na jakąkolwiek naszą prośbę o zgodę.
W szczególności w odniesieniu do monitoringu CCTV
Volvo może wykorzystywać firmowy monitoring CCTV na swoich terenach, gdzie jest to dozwolone przez prawo. Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych związanych z monitoringiem CCTV nie jest objęte niniejszą Informacją o Prywatności, lecz Informacją o Prywatności dla Gości.
W szczególności dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji
Volvo nie przeprowadza regularnie i systematycznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec osób fizycznych lub mającego podobnie istotny wpływ. W przypadku, gdy masz do czynienia ze spółką Volvo, która przeprowadza takie zautomatyzowane podejmowanie decyzji, powinieneś otrzymać odrębną informację, która określa szczegóły dotyczące tego procesu.
W szczególności na temat ankiet
Ankiety są powszechnie wykorzystywane w Grupie Volvo. Ankiety te oraz raporty służą do dostarczania ilościowych, jakościowych, liczbowych trendów, postaw lub opinii w celu badania i zarządzania kadrą pracowniczą. Dane, które Grupa Volvo zbiera, są pozyskiwane z uzasadnionych i prawnie uzasadnionych powodów oraz zawsze w celu realizacji wyżej wymienionego celu. Zebrane dane będą zawierać informacje, które są bezpośrednio lub pośrednio powiązane z Tobą, jednak w większości przypadków całkowicie anonimowo.
W szczególności dotyczy to ankiet Viva Glint, czyli Volvo Group Pulse. Odpowiedzi na te ankiety są anonimizowane i agregowane w taki sposób, aby nie można było bezpośrednio zidentyfikować respondentów. Zebrane odpowiedzi ankietowe, wraz z danymi, które Grupa Volvo udostępnia na Twój temat (imię i nazwisko, służbowy adres e-mail oraz inne dane demograficzne), służą do administrowania ankietą, tworzenia raportów oraz dostarczania powiązanych analiz dotyczących zaangażowania pracowników, doświadczeń, postrzegania, wyników, skuteczności przywództwa oraz tego, w jaki sposób postępujesz zgodnie z wartościami Grupy Volvo. Chociaż Grupa Volvo poprosiła dostawcę usługi o zastosowanie określonego progu agregacji (lub przeprowadziła dodatkowy proces deidentyfikacji), tożsamość osoby może nadal zostać ustalona na podstawie informacji podanych przez Ciebie w komentarzach/polach wolnego tekstu. Jednak przed ewentualną analizą komentarzy/pól wolnego tekstu materiały te zostaną dodatkowo zanonimizowane. Mimo to ważne jest, abyś unikał(-a) bezpośredniego lub pośredniego identyfikowania siebie lub innej osoby w tych polach.
Ponadto Grupa Volvo może również wykorzystywać technologie AI w celu poprawy wniosków w raportach i ankietach, takich jak Volvo Group Pulse. Zawsze jednak z zapewnieniem, że wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z powyższymi zasadami oraz w zgodzie z przepisami o ochronie danych, aby chronić Twoją prywatność i prawa.
Volvo będzie przede wszystkim pozyskiwać Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, np. podczas procesu rekrutacji i wdrożenia, przez cały okres zatrudnienia, a w niektórych przypadkach, gdy jest to dozwolone, także po zakończeniu zatrudnienia.
Twoje dane osobowe mogą być również pozyskane za pośrednictwem Twojego przełożonego lub Zasobów Ludzkich, lub innej strony trzeciej, do której skierowałeś nas w celu uzyskania Twoich danych osobowych, np. gdy kontaktujemy się z referencjami, które zostały przekazane Volvo przez Ciebie.
Niektóre dane osobowe mogą również być automatycznie generowane przez systemy IT Volvo lub ich odpowiedniki, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika do systemów Volvo.
Z wyjątkiem niektórych informacji wymaganych przez prawo, decyzja o przekazaniu jakichkolwiek danych osobowych Volvo jest dobrowolna. W związku z tym nie poniesiesz żadnych negatywnych konsekwencji, jeśli nie będziesz chciał przekazać Volvo swoich danych osobowych.
Należy jednak pamiętać, że Volvo musi przetwarzać określone dane osobowe dotyczące Ciebie w celu administrowania Twoim zatrudnieniem w Volvo, takie jak umowa o pracę, zapewnienie narzędzi i usług IT, prawa dostępu do siedzib Volvo oraz wypłata wynagrodzenia i świadczeń.
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane innym spółkom Grupy Volvo oraz określonym kategoriom stron trzecich (szczegółowo opisanym poniżej), co może wiązać się z przekazywaniem Twoich danych osobowych do innych krajów.
Udostępnianie danych osobowych w ramach Grupy Volvo
Grupa Volvo jest globalną organizacją posiadającą biura i działalność na całym świecie, a Twoje dane osobowe mogą być przekazywane lub dostępne międzynarodowo w ramach globalnej działalności Grupy Volvo oraz pomiędzy jej różnymi podmiotami i spółkami powiązanymi. Wszelkie przekazania Twoich danych osobowych do innych spółek Grupy Volvo (w tym przekazania z UE/EOG poza UE/EOG i/lub z UK poza UK) będą regulowane umową międzyspółkową opartą na zatwierdzonych przez UE Standardowych Klauzulach Umownych lub innych mechanizmach uznanych lub zatwierdzonych przez właściwe organy od czasu do czasu, a także innych wymaganych zabezpieczeniach jurysdykcyjnych. Taka umowa odzwierciedla standardy zawarte w europejskich przepisach o ochronie danych (w tym Ogólnym rozporządzeniu UE o ochronie danych). Zawarcie takiej umowy oznacza, że wszystkie podmioty Grupy Volvo muszą przestrzegać tych samych wewnętrznych zasad. Oznacza to również, że Twoje prawa pozostają takie same, niezależnie od tego, gdzie Grupa Volvo przetwarza Twoje dane.
Udostępnianie danych osobowych stronom trzecim spoza Grupy Volvo
Oprócz udostępniania danych osobowych pomiędzy spółkami Grupy Volvo, jak opisano powyżej, Volvo może również udostępniać Twoje dane osobowe określonym kategoriom podmiotów trzecich, w tym:
- Partnerzy biznesowi, tacy jak dostawcy i usługodawcy Grupy Volvo w związku ze świadczeniem przez nich produktów i usług na rzecz Grupy Volvo, tacy jak dostawcy usług IT, biura podróży, agencje płacowe i administratorzy świadczeń, firmy ubezpieczeniowe i emerytalne, dostawcy opieki zdrowotnej dla pracowników, dostawcy samochodów służbowych oraz dostawcy kart służbowych.
- Związki zawodowe, jeśli dotyczy, w związku ze zwolnieniami, sprawami dotyczącymi rozwiązania stosunku pracy, sprawami związanymi z PPI (Planem Rozwoju Osobistego), wewnętrznymi projektami reorganizacyjnymi oraz projektami fuzji i przejęć.
- Profesjonalni doradcy, tacy jak ubezpieczyciele, prawnicy oraz inni profesjonalni doradcy w związku z roszczeniami ubezpieczeniowymi, audytami oraz świadczeniem usług doradczych.
- Strony przeciwne i ich doradcy, na przykład w związku z projektami fuzji i przejęć oraz innymi projektami lub współpracą (w tym fuzje, projekty przejęć, firmy ubezpieczeniowe)..
- Służby ratunkowe, takie jak policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe oraz pomoc drogowa w związku z udzielaniem pomocy w sytuacjach awaryjnych.
- Organy ścigania, organy regulacyjne, agencje rządowe oraz inne organy publiczne i sądowe w związku z obowiązkami prawnymi, takimi jak nakazy sądowe lub wymogi dotyczące raportowania prawnego, lub jeśli uznane zostanie to za konieczne w wyjątkowych przypadkach w celu ochrony żywotnych interesów Twoich lub innych osób.
Wszyscy zewnętrzni dostawcy usług oraz profesjonalni doradcy, którym ujawniane są Twoje dane osobowe, są zobowiązani i oczekuje się od nich, że będą chronić poufność i bezpieczeństwo Twoich danych osobowych oraz mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Przekazywanie danych poza UE/EOG
W przypadku, gdy jakakolwiek spółka Grupy Volvo mająca siedzibę na terenie UE/EOG przekazuje dane osobowe podmiotom zewnętrznym mającym siedzibę poza UE/EOG, odpowiednia spółka Grupy Volvo upewni się, że zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia zapewniające odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych (w tym Ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych). Na przykład może to obejmować stosowanie zatwierdzonych przez UE Standardowych Klauzul Umownych lub innych mechanizmów uznanych lub zatwierdzonych przez właściwe organy w danym czasie.
Jeśli masz pytania dotyczące tego, w jaki sposób Volvo będzie udostępniać Twoje dane osobowe, skontaktuj się z Dyrektorem Volvo ds. Prywatności, korzystając z danych kontaktowych podanych powyżej.
olvo stosuje odpowiednie i rozsądne środki bezpieczeństwa o charakterze prawnym, technicznym i organizacyjnym, w tym środki bezpieczeństwa w zakresie technologii informatycznych oraz bezpieczeństwa fizycznego, aby odpowiednio chronić dane osobowe.
Środki te są odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz do wrażliwości danych osobowych i uwzględniają wymagania obowiązującego lokalnego prawa. Ponadto środki te są stale udoskonalane wraz z rozwojem dostępnych produktów i usług z zakresu bezpieczeństwa.
Volvo wymaga od wszystkich osób przestrzegania obowiązujących polityk bezpieczeństwa dotyczących danych osobowych podczas korzystania z systemów Volvo.
Volvo zazwyczaj będzie przechowywać Twoje dane osobowe w trakcie trwania zatrudnienia oraz zgodnie z naszą polityką retencji danych i odpowiednimi uzupełnieniami. Po zakończeniu zatrudnienia Volvo będzie przetwarzać jedynie te dane osobowe, które uzna za niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, i tylko do momentu osiągnięcia tego celu lub, jeśli nastąpi to później, przez okres wymagany do spełnienia lokalnych obowiązków prawnych, podatkowych lub związanych ze świadczeniami, bądź w celu spełnienia wymogów prawnych w przypadku faktycznego, grożącego lub przewidywanego sporu lub roszczenia.
Możesz być uprawniony, tam gdzie przewidują to obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, do:
- Zażądaj dostępu do danych osobowych, które Volvo przetwarza na Twój temat: to prawo uprawnia Cię do uzyskania informacji, czy posiadamy dane osobowe na Twój temat, a jeśli tak, do uzyskania informacji o oraz kopii konkretnych elementów i kategorii danych osobowych.
- Żądanie sprostowania swoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do poprawienia swoich danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe lub niekompletne.
- Wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do zażądania, aby Volvo zaprzestało przetwarzania Twoich danych osobowych.
- Żądanie usunięcia lub skasowania swoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do żądania usunięcia lub skasowania Twoich danych osobowych, w tym w sytuacji, gdy takie dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji celów.
- Żądanie ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do żądania, aby Volvo przetwarzało Twoje dane osobowe wyłącznie w ograniczonych okolicznościach, w tym za Twoją zgodą.
- Żądanie przeniesienia swoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do otrzymania kopii (w formacie przenośnym i, jeśli jest to technicznie możliwe, łatwym do użycia) swoich danych osobowych lub do zażądania, aby Volvo przekazało takie dane osobowe innemu administratorowi danych.
- W przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych lub ich części odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę, w wyniku czego Volvo zaprzestanie dalszych czynności przetwarzania Twoich danych osobowych lub odpowiedniej ich części (przy czym takie wycofanie nie wpływa na legalność przetwarzania danych przed wycofaniem zgody).
Należy pamiętać, że Volvo nie zawsze musi być zobowiązane do spełnienia żądania usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu lub przenoszenia danych. Ocena może być dokonywana indywidualnie, w zależności od obowiązków prawnych Volvo oraz wyjątków od tych praw.
Masz również prawo do wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania Twoich danych osobowych przez Volvo do organu nadzorczego. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych praw oraz sposobu ich realizacji, prosimy o kontakt z Dyrektorem Volvo ds. Prywatności za pośrednictwem danych kontaktowych podanych powyżej.
Volvo zachęca do regularnego przeglądania Informacji o Prywatności, aby być na bieżąco ze wszelkimi zmianami w niej wprowadzanymi.
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszej Informacji o Prywatności w razie potrzeby. W przypadku dokonania zmian, przy górnej części niniejszej Informacji o Prywatności wskażemy datę wprowadzenia takich zmian i/lub datę ich wejścia w życie.