Informacja o ochronie prywatności przedstawiciela dostawcy
Niniejsza wersja została opublikowana i obowiązuje od 2026/07/20, v2.0.b
Niniejsza informacja zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostawców oraz ich przedstawicieli przez spółkę będącą częścią Grupy Volvo („Informacja o ochronie prywatności”). Jeśli jesteś lub byłeś zatrudniony lub zaangażowany przez firmę będącą dostawcą lub potencjalnym dostawcą spółki z Grupy Volvo, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe.
Na potrzeby niniejszej Informacji o ochronie prywatności „Grupa Volvo” oznacza AB Volvo (publ.) oraz podmioty bezpośrednio lub pośrednio kontrolowane przez AB Volvo, w tym między innymi podmioty należące do któregokolwiek z głównych Obszarów Biznesowych i Działów Samochodów Ciężarowych Grupy Volvo (w takim zakresie, w jakim istnieją w danym czasie), takie jak Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions oraz Volvo Energy.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności nie ma zastosowania do konsultantów zatrudnionych przez Grupę Volvo. Przetwarzanie danych osobowych konsultantów jest objęte Informacją o ochronie prywatności konsultanta.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy spółka wchodząca w skład Grupy Volvo zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe na własne potrzeby (tj. gdy spółka Grupy Volvo (samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami) jest administratorem i w związku z tym określa cele i sposoby przetwarzania jakichkolwiek danych osobowych).
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności nie ma zastosowania, gdy spółka z Grupy Volvo zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe w imieniu innej firmy, takiej jak niezależni dealerzy, importerzy, dostawcy i klienci Grupy Volvo.
Oprócz niniejszej Informacji o ochronie prywatności, niektóre systemy, aplikacje i procesy spółki z Grupy Volvo mogą zawierać własne informacje o ochronie prywatności, które zawierają dodatkowe szczegóły dotyczące tego, jakie konkretne dane osobowe są zbierane oraz w jaki sposób są przechowywane, wykorzystywane i przekazywane.
Wybierz język
Spółka z Grupy Volvo, której Ty lub Twój pracodawca możecie dostarczać, dostarczacie lub dostarczaliście produkty i/lub usługi (dalej zwana „Volvo”), jest administratorem danych osobowych, które Volvo pozyskuje od Ciebie oraz z innych źródeł opisanych poniżej.
“Administrator” oznacza, że to Volvo decyduje o celu i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych. Volvo jest odpowiedzialne za przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z Głównym Inspektorem Ochrony Prywatności Volvo pod adresem e-mail gpo.office@volvo.com lub listownie bądź telefonicznie pod adresem:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office,
Dept AA14100,
VGHQ SE-405 08
Göteborg,
Szwecja
+46 (0)31 66 00 00
Jeśli znajdujesz się w Wielkiej Brytanii, Volvo Group UK Limited jest przedstawicielem Volvo w Wielkiej Brytanii, dane kontaktowe poniżej:
Volvo Group UK Limited,
Att: Dział Prawny
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
Na potrzeby niniejszej Informacji o ochronie prywatności „dane osobowe” to wszelkie informacje dotyczące konkretnej osoby lub identyfikujące bądź mogące zidentyfikować konkretną osobę. Innymi słowy, są to wszelkie informacje, które można powiązać z Tobą.
Na potrzeby niniejszej Informacji o ochronie prywatności termin „przetwarzać” lub „przetwarzanie” oznacza jakiekolwiek wykorzystanie danych osobowych, w tym między innymi zbieranie, rejestrowanie, organizowanie, przechowywanie, dostosowywanie, zmienianie, przekazywanie, udostępnianie, blokowanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych.
Podstawa prawna
Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, zobacz także dalsze szczegóły poniżej.
- Obowiązek umowny: Volvo może przetwarzać Twoje dane, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku umownego wobec Ciebie, np. w celu realizacji warunków umowy dotyczącej dostawy produktów i/lub usług zawartej z Tobą lub Twoim pracodawcą.
- Obowiązek prawny. Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, np. w celu wykonania nakazów sądowych oraz wymogów dotyczących sprawozdawczości prawnej.
- Prawnie uzasadnione interesy. Volvo może przetwarzać Twoje dane osobowe, jeśli takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Volvo lub stronę trzecią. Zazwyczaj uznaje się, że w prawnie uzasadnionym interesie Volvo leży zarządzanie codzienną działalnością zgodnie z prawem i uczciwymi praktykami biznesowymi, w tym zarządzanie relacjami z dostawcami w celu realizacji umowy, której Ty lub Twój pracodawca jesteście stroną i/lub podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem umowy z Tobą lub Twoim pracodawcą. Przykładowo, Volvo będzie musiało znać Twój preferowany język, aby móc właściwie komunikować się z Tobą w codziennych sprawach. W przypadku, gdy w niniejszym dokumencie wskazano, że Volvo opiera się na swoich prawnie uzasadnionych interesach w odniesieniu do określonego celu przetwarzania, Volvo uważa, że jego prawnie uzasadnione interesy nie są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw lub wolności, biorąc pod uwagę (i) przejrzystość, jaką Volvo zapewnia w zakresie przetwarzania, (ii) podejście Volvo do prywatności na etapie projektowania, (iii) regularne przeglądy w zakresie ochrony prywatności prowadzone przez Volvo oraz (iv) prawa, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat tego podejścia do równoważenia interesów, prosimy o kontakt z Głównym Inspektorem Ochrony Prywatności Volvo za pośrednictwem danych kontaktowych podanych powyżej.
· Zgoda. W wyjątkowych przypadkach lub jeśli nie można zastosować innej podstawy prawnej, Volvo może poprosić Cię o wyraźną zgodę na przetwarzanie określonych danych osobowych. Udzielenie takiej zgody jest Twoim wyborem i jest całkowicie dobrowolne.
Volvo może przetwarzać następujące kategorie danych, które same w sobie lub w połączeniu z innymi danymi mogą stanowić dane osobowe, oraz w ogólnych celach określonych w Tabeli 1 poniżej.
Volvo niekoniecznie będzie przetwarzać wszystkie wymienione poniżej dane dotyczące Ciebie, a niektóre cele przetwarzania będą się pokrywać i może istnieć kilka celów, które uzasadniają wykorzystanie Twoich danych osobowych.
Tabela 1 – Kategorie, Cel i Podstawa Prawna Przetwarzania
Kategorie Danych Osobowych | Cele Przetwarzania | Podstawa Prawna Przetwarzania |
Dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu | · Umożliwienie kontaktów z dostawcami, prywatnym dealerem lub prywatnym importerem · Umożliwienie zakupu produktów i usług · Umożliwienie i monitorowanie składania wniosków o dotacje lub publiczne subsydia · Komunikacja promocyjna i cele marketingowe, takie jak wysyłanie naszych okresowych newsletterów/magazynów, informacji o naszych inicjatywach zakupowych, zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Volvo lub przez firmy trzecie, z którymi współpracujemy. · Obsługa zgłoszeń w kanale do sygnalizowania nieprawidłowości · Przeprowadzanie weryfikacji dostawców w celu wykrywania, zgłaszania, obsługi i zapobiegania oszustwom oraz przestępstwom · Zapobieganie i wykrywanie korupcji oraz konfliktów interesów · Obsługa roszczeń gwarancyjnych | · Obowiązek umowny (w celu świadczenia uzgodnionych usług i informacji) · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie relacjami z dostawcami) |
Dane organizacyjne, takie jak nazwa pracodawcy, stanowisko, miejsce pracy i kraj | · Obsługa zgłoszeń w kanale do sygnalizowania nieprawidłowości · Obsługa potencjalnego lub potwierdzonego konfliktu interesów · Przeprowadzanie weryfikacji dostawców w celu wykrywania, zgłaszania, obsługi i zapobiegania oszustwom oraz przestępstwom · Zapobieganie i wykrywanie korupcji oraz konfliktów interesów · Obsługa roszczeń gwarancyjnych | · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie relacjami z dostawcami) |
Dane związane z IT, takie jak identyfikator użytkownika, hasła, dane logowania, a także dane i logi dotyczące korzystania przez Ciebie ze sprzętu IT Volvo, aplikacji lub usług | · Umożliwienie korzystania z portalu dostawcy Volvo oraz innych aplikacji i systemów związanych z dostawcami | · Obowiązek umowny (w celu świadczenia uzgodnionych usług i informacji) · Prawnie uzasadniony interes (zarządzanie dostępem użytkowników dostawcy do systemów, ochrona danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwo w ogólności) |
Dane finansowe, takie jak informacje kredytowe lub płatnicze oraz dane rachunku bankowego (dotyczy wyłącznie osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek) | · Umożliwienie płatności za produkty i usługi · Zapobieganie i zarządzanie trudnościami finansowymi oraz niewypłacalnością dostawcy | · Obowiązek umowny (w celu zarządzania płatnościami) |
Dane umowne, takie jak zamówienia zakupu, umowy i inne porozumienia pomiędzy Tobą a Volvo (dotyczy wyłącznie osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek) | · Umożliwienie zarządzania umowami z dostawcami · Umożliwienie obsługi roszczeń gwarancyjnych oraz kwestii związanych z odpowiedzialnością za produkt · Umożliwienie i monitorowanie składania wniosków o dotacje lub publiczne subsydia | · Obowiązek umowny (w celu świadczenia uzgodnionych usług i informacji oraz utrzymania umowy) |
Dane dotyczące weryfikacji i sankcji, w tym negatywne raporty medialne, obecność na listach sankcyjnych, listach obserwacyjnych, ekspozycja polityczna, ostateczni beneficjenci firmy dostawcy, dane związane z przestępstwami i oszustwami | · Przeprowadzać weryfikację dostawcy w celu wykrywania, zgłaszania, obsługi i zapobiegania oszustwom oraz przestępstwom · Zapobieganie i wykrywanie korupcji oraz konfliktów interesów · Obsługa zgłoszeń w kanale do zgłaszania nieprawidłowości · Przeprowadzanie kontroli sankcyjnych w celu spełnienia wymogów dotyczących kontroli eksportu | · Obowiązek prawny (w celu zapewnienia zgodności z przepisami) · Prawnie uzasadniony interes (w celu utrzymania bezpieczeństwa i ochrony oraz (jeśli dotyczy) wsparcia w zapewnieniu zgodności z przepisami) |
W szczególności o szczególnych kategoriach danych osobowych
W szczególności należy zauważyć, że niektóre aspekty danych dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa mogą być uznane za szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i powinny być traktowane ze szczególną
szczególną ostrożnością i wymagać będą dodatkowych środków ochronnych. Volvo będzie przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych wyłącznie wtedy, gdy będzie mieć obowiązek prawny lub uzasadnioną potrzebę biznesową przetwarzania takich danych. W takich przypadkach Volvo poinformuje Cię o tym oraz (jeśli będzie to wymagane przez prawo) zwróci się o Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie takich danych. Powinieneś wiedzieć, że wyrażenie zgody na jakąkolwiek naszą prośbę o zgodę nie jest warunkiem zawarcia z nami umowy.
W szczególności o monitoringu CCTV
Volvo może wykorzystywać firmowy monitoring CCTV na swoich terenach, tam gdzie jest to dozwolone przez prawo. Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych związanych z monitoringiem CCTV nie jest objęte niniejszą Informacją o ochronie prywatności, lecz Informacją o ochronie prywatności dla odwiedzających.
W szczególności o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji
Volvo nie dokonuje regularnie i systematycznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec osób fizycznych lub mającego podobnie istotny wpływ. W przypadku, gdy masz do czynienia ze spółką Volvo, która stosuje takie zautomatyzowane podejmowanie decyzji, powinieneś otrzymać odrębną informację, która określa szczegóły dotyczące tego procesu.
Volvo będzie pozyskiwać Twoje dane osobowe przede wszystkim od Ciebie lub od firmy, w której pracujesz.
Niektóre dane osobowe mogą być również automatycznie generowane z systemu IT Volvo, w tym z odpowiednich systemów zarządzania dostawcami lub ich odpowiedników, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika do systemów Volvo.
Z wyjątkiem niektórych informacji wymaganych przez prawo lub zgodnie z obowiązkami umownymi, decyzja o przekazaniu jakichkolwiek danych osobowych Volvo jest dobrowolna.
Należy jednak pamiętać, że Volvo musi przetwarzać określone dane osobowe, aby móc komunikować się i współpracować ze swoimi dostawcami w celach komunikacyjnych i biznesowych. Nieprzekazanie danych osobowych może potencjalnie utrudnić obsługę i/lub zakup produktów i usług od Ciebie lub Twojego pracodawcy.
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane innym spółkom Grupy Volvo oraz określonym kategoriom stron trzecich (szczegółowo opisanym poniżej), co może wiązać się z przekazywaniem Twoich danych osobowych do innych krajów.
Udostępnianie danych osobowych w ramach Grupy Volvo
Grupa Volvo jest organizacją o zasięgu globalnym, posiadającą biura i prowadzącą działalność na całym świecie, a Twoje dane osobowe mogą być przekazywane lub dostępne międzynarodowo w ramach globalnej działalności Grupy Volvo oraz pomiędzy jej różnymi podmiotami i spółkami powiązanymi.
Wszelkie przekazania Twoich danych osobowych do innych spółek Grupy Volvo (w tym przekazania z UE/EOG poza UE/EOG i/lub z Wielkiej Brytanii poza Wielką Brytanię) będą regulowane umową między spółkami opartą na zatwierdzonych przez UE Standardowych Klauzulach Umownych lub innych mechanizmach uznanych lub zatwierdzonych przez właściwe organy od czasu do czasu, a także innych wymaganych zabezpieczeniach jurysdykcyjnych.
Takie porozumienie odzwierciedla standardy zawarte w europejskich przepisach dotyczących ochrony danych (w tym w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych UE). Zawarcie tego porozumienia oznacza, że wszystkie podmioty Grupy Volvo muszą przestrzegać tych samych wewnętrznych zasad. Oznacza to również, że Twoje prawa pozostają takie same, niezależnie od tego, gdzie Twoje dane są przetwarzane przez Grupę Volvo.
Udostępnianie danych osobowych stronom trzecim poza Grupą Volvo
Oprócz udostępniania danych osobowych pomiędzy spółkami Grupy Volvo, jak opisano powyżej, Volvo może również udostępniać Twoje dane osobowe określonym kategoriom stron trzecich, w tym:
- Partnerzy biznesowi, tacy jak dostawcy i usługodawcy Grupy Volvo w związku ze świadczeniem przez nich produktów i usług na rzecz Grupy Volvo, na przykład dostawcy usług IT.
- Profesjonalni doradcy, tacy jak ubezpieczyciele, prawnicy oraz inni profesjonalni doradcy w związku z roszczeniami ubezpieczeniowymi, audytami oraz świadczeniem usług doradczych.
- Strony przeciwne i ich doradcy, w związku z projektami fuzji i przejęć.
- Dostawcy usług ratunkowych, tacy jak policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe oraz pomoc drogowa, w celu ochrony żywotnych interesów Twoich i innych osób, na przykład w związku z udzielaniem pomocy w sytuacjach awaryjnych.
- Organy rządowe, w zakresie egzekwowania prawa; organy regulacyjne oraz inne organy publiczne i sądowe w związku z obowiązkami prawnymi, takimi jak nakazy sądowe lub wymogi dotyczące sprawozdawczości prawnej, lub jeśli uznane to zostanie za konieczne w wyjątkowych przypadkach w celu ochrony żywotnych interesów Twoich lub innych osób. Organy publiczne odpowiedzialne za kontrolę eksportu i odprawę celną.
Wszyscy zewnętrzni dostawcy usług oraz doradcy zawodowi, którym ujawniane są Twoje dane osobowe, są zobowiązani do ochrony poufności i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych oraz mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Ponadto, w przypadku gdy jakakolwiek spółka z Grupy Volvo mająca siedzibę na terenie UE/EOG przekazuje dane osobowe podmiotom zewnętrznym mającym siedzibę poza UE/EOG, odpowiednia spółka z Grupy Volvo upewni się, że zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia zapewniające odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych (w tym Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych UE). Przykładowo, może to obejmować stosowanie zatwierdzonych przez UE Standardowych Klauzul Umownych lub innych mechanizmów uznanych lub zatwierdzonych przez właściwe organy w danym czasie.
Jeśli masz pytania dotyczące tego, w jaki sposób Volvo będzie udostępniać Twoje dane osobowe, skontaktuj się z Głównym Inspektorem Ochrony Prywatności Volvo, korzystając z danych kontaktowych podanych powyżej.
Volvo stosuje odpowiednie i rozsądne środki bezpieczeństwa prawne, techniczne i organizacyjne, w tym środki bezpieczeństwa technologii informacyjnej oraz środki bezpieczeństwa fizycznego, aby odpowiednio chronić dane osobowe.
Środki te są odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz do wrażliwości danych osobowych i uwzględniają wymagania obowiązującego lokalnego prawa. Ponadto środki te są stale udoskonalane zgodnie z rozwojem dostępnych produktów i usług z zakresu bezpieczeństwa.
Volvo wymaga od wszystkich osób przestrzegania obowiązujących polityk bezpieczeństwa dotyczących danych osobowych podczas korzystania z systemów Volvo.
Volvo będzie przechowywać Twoje dane osobowe tak długo, jak będzie to wymagane do realizacji swoich praw i obowiązków prawnych, biorąc pod uwagę na przykład okres obowiązywania umowy oraz okresy gwarancji. Po tym czasie Volvo będzie przetwarzać Twoje dane osobowe tylko przez taki okres, jaki może być wymagany do spełnienia lokalnych obowiązków prawnych lub w celu zaspokojenia wszelkich wymogów prawnych w przypadku rzeczywistego, grożącego lub przewidywanego sporu lub roszczenia.
Możesz być uprawniony, tam gdzie przewidują to obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, do:
- Żądanie dostępu do danych osobowych, które Volvo przetwarza na Twój temat: to prawo uprawnia Cię do uzyskania informacji, czy posiadamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, do uzyskania informacji o oraz kopii konkretnych elementów i kategorii danych osobowych.
- Żądanie sprostowania Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do poprawienia Twoich danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe lub niekompletne.
- Wnieś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do zażądania, aby Volvo zaprzestało przetwarzania Twoich danych osobowych.
- Żądanie usunięcia lub skasowania Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do żądania usunięcia lub skasowania Twoich danych osobowych, w tym w sytuacji, gdy takie dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji celów.
- Żądanie ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do żądania, aby Volvo przetwarzało Twoje dane osobowe wyłącznie w ograniczonych okolicznościach, w tym za Twoją zgodą.
- Żądanie przeniesienia Twoich danych osobowych: to prawo uprawnia Cię do otrzymania kopii (w formacie przenośnym i, jeśli jest to technicznie możliwe, łatwym do użycia) Twoich danych osobowych lub do żądania, aby Volvo przekazało takie dane osobowe innemu administratorowi danych.
W przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych lub ich części przez Volvo opiera się na Twojej zgodzie, masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę, w wyniku czego Volvo zaprzestanie dalszych czynności przetwarzania Twoich danych osobowych lub odpowiedniej ich części (przy czym wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych dokonanego przed jej wycofaniem).
Należy pamiętać, że Volvo nie zawsze jest zobowiązane do spełnienia żądania usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu lub przenoszenia danych. Ocena może być dokonywana indywidualnie, w zależności od obowiązków prawnych Volvo oraz wyjątków od tych praw.
Masz również prawo wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania Twoich danych osobowych przez Volvo do organu nadzorczego. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych praw oraz sposobu ich realizacji, prosimy o kontakt z Głównym Inspektorem Ochrony Prywatności Volvo, korzystając z danych kontaktowych podanych powyżej.
Volvo zachęca do okresowego przeglądania niniejszej Informacji o ochronie prywatności, aby być na bieżąco ze wszelkimi zmianami w niej wprowadzanymi.
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Informacji o ochronie prywatności w razie potrzeby. W przypadku wprowadzenia zmian, przy górnej części niniejszej Informacji o ochronie prywatności zostanie wskazana data wprowadzenia takich zmian i/lub data ich wejścia w życie.