Notificare de confidenţialitate a vizitatorilor
 

Această versiune a fost publicată şi este valabilă începând cu 2023.09.01

Această notificare oferă informații cu privire la prelucrarea de către o companie din cadrul Volvo Group a datelor personale ale vizitatorilor ocazionali și frecvenți la sediile Volvo Group („Notificare de confidențialitate”). Dacă vizitați sau ați vizitat sediul unei companii Volvo Group, este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră personale.

În sensul acestei notificări, „Volvo Group” înseamnă AB Volvo (public) și entitățile controlate direct sau indirect de AB Volvo, inclusiv, dar fără limitare la entități aparținând oricăruia dintre principalele domenii de activitate ale Volvo Group (inclusiv ale celor care pot apărea pe parcurs), cum ar fi Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions și Volvo Energy.

Această Notificare de confidențialitate se aplică numai în situația în care o companie din cadrul Volvo Group colectează sau prelucrează în alt mod date cu caracter personal în scopuri proprii (de exemplu, atunci când o companie din cadrul Volvo Group (fie singură, fie în colaborare cu alte entități) este operator de date și, prin urmare, determină scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal și modul în care are loc prelucrarea).

Această Notificare de confidențialitate nu se aplică atunci când o companie din cadrul Volvo Group colectează sau prelucrează în alt mod date cu caracter personal în numele altei companii, cum ar fi dealerii independenți, importatorii, furnizorii și clienții Volvo Group.

Pe lângă această Notificare de confidențialitate, unele sisteme, aplicații și procese ale unei companii din cadrul Volvo Group pot conține propriile notificări de confidențialitate, care oferă detalii suplimentare despre datele cu caracter personal care sunt colectate și despre modul în care acestea sunt stocate, utilizate și transferate.

 

Selectaţi limba

Compania Volvo Group pe care o vizitați sau pe care ați vizitat-o (denumită mai jos „Volvo”) este operatorul datelor cu caracter personal pe care Volvo le obține de la dumneavoastră și din celelalte surse descrise mai jos.

„Operator” înseamnă că Volvo decide asupra scopului și mijloacelor de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal. Volvo este responsabilă pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor.

Dacă aveți întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea de la Volvo Group la gpo.office@volvo.com sau prin poștă sau telefonic la:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suedia 
+46 (0)31 66 00 00

În sensul acestei notificări de confidențialitate, „date cu caracter personal” reprezintă orice informații despre o anumită persoană sau care identifică sau pot identifica o anumită persoană. Cu alte cuvinte, înseamnă orice informație care poate fi legată de persoana dumneavoastră.

În sensul prezentei notificări de confidențialitate, termenul „prelucrare” înseamnă orice utilizare a datelor cu caracter personal, inclusiv, dar fără limitare la colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea, modificarea, transferul, divulgarea, blocarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal.

Temei legal

Volvo va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza oricăruia dintre următoarele temeiuri legale, dar consultați, de asemenea, detaliile suplimentare oferite mai jos.

  • Obligație legală. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară pentru a respecta o obligație legală, de exemplu, pentru a respecta ordinele judecătorești și cerințele legale de raportare.
  • Interese legitime. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară în scopul unui interes legitim urmărit de Volvo sau de o parte terță. În general, se consideră că este în interesul legitim al Volvo să își gestioneze operațiunile zilnice, să își securizeze locațiile și echipamentele și să păstreze controlul la nivel intern. Pentru ca prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor săi să aibă loc pe baza unui interes legitim, Volvo face o evaluare pentru fiecare caz în parte. De exemplu, poate fi necesar ca Volvo să proceseze anumite date cu caracter personal pentru a vă acorda permisiunea de a vizita Volvo Group, caz în care interesul legitim al Volvo este de a gestiona operațiunile zilnice într-o manieră sigură.

    În cazul în care se menționează prin prezenta că Volvo se bazează pe interesele sale legitime pentru un anumit scop de prelucrare, Volvo este de părere că interesele sale legitime nu sunt afectate de interesele, drepturile sau libertățile dumneavoastră, date fiind (i) transparența oferită de Volvo cu privire la activitatea de prelucrare a datelor, (ii) abordarea Volvo privind confidențialitatea din faza de proiectare a sistemelor de date, (iii) revizuirea regulată a politicilor de confidențialitate Volvo și (iv) drepturile pe care le aveți în legătură cu activitatea de prelucrare. Dacă doriți să obțineți informații suplimentare cu privire la această abordare echilibrată, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea Volvo Group folosind datele de contact prezentate mai sus.

  • Interese vitale. Volvo poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră și al altor persoane dacă Volvo are motive valabile să creadă că o astfel de prelucrare a datelor cu caracter personal poate preveni sau reduce orice potențial prejudiciu semnificativ pentru dumneavoastră sau pentru alții.

Volvo poate prelucra următoarele categorii de date care, luate în calcul ca atare sau în combinație cu alte date, pot constitui date cu caracter personal și în scopurile generale menționate în Tabelul 1 de mai jos.

Volvo nu va prelucra neapărat toate datele dumneavoastră enumerate mai jos, iar unele dintre scopurile prelucrării se vor suprapune deoarece pot exista mai multe scopuri care justifică utilizarea de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Tabelul 1 – Categorii de date cu caracter personal, scop şi temei legal pentru prelucrare

Categorii de date cu caracter personal

Scopurile prelucrării

Temei legal pentru prelucrare

 

Date de contact, cum ar fi numele, funcția, locul de muncă, adresa de e-mail, numărul pașaportului, numărul permisului de conducere, preferințele alimentare și mărimea la îmbrăcăminte

 

 

  • Activarea înregistrării vizitatorilor în sistemele Volvo de înregistrare a vizitatorilor

 

  • Coordonarea vizitelor în general
  • Facilitarea rezervărilor de servicii turistice și hoteliere

 

 

  •    Interes legitim (pentru coordonarea vizitelor la sediile Volvo)

 

 

Date cu caracter temporal, precum data şi ora când a avut loc vizita

 

  •  Activarea înregistrării momentului efectuării vizitelor  

 

 

 

  •   Interes legitim (pentru coordonarea vizitelor la sediile Volvo)

 

 

Date detaliate despre vehicul, cum ar fi numărul de înmatriculare al vehiculului pe care îl menționați la înregistrare

 

  •   Permiterea accesului vizitatorilor la parcări

 

 

 

  •    Interes legitim (pentru coordonarea vizitelor la sediile Volvo)

 

 

Date de securitate, cum ar fi cardurile de acces, drepturile de acces și utilizarea cardurilor de acces și a drepturilor de acces care vi se acordă. Numărul pașaportului, permisului de conducere, numărul de asigurare socială. 

 

 

  •   Acordarea permisiunii ca vizitatorii să acceseze locaţiile Volvo în mod sigur

  •   Facilitarea identificării şi verificării vizitatorilor

 

 

  • Interes legitim (pentru a permite accesul securizat la locațiile Volvo)
  • Obligație legală

 

Date de IT, cum ar fi ID-ul de utilizator, parolele și datele de conectare pentru utilizarea rețelelor publice Volvo (dacă este cazul)

 

 

  •   Activarea accesului la reţelele publice de internet de la Volvo

 

 

  • Interes legitim (pentru controlul accesului la rețelele publice de internet, pentru protecția datelor și securitatea cibernetică în general)

 

Imagini, cum ar fi înregistrările video care sunt realizate de un sistem de televiziune cu circuit închis al companiei Volvo Group („CCTV”, instalat la sediile companiei Volvo Group sau de alte sisteme video și de securitate/monitorizare conexe, fie de la sediile Volvo Group, fie din alte părți, dar pentru care avem un scop legitim de vizualizare/accesare

 

 

  •   Coordonaţi siguranţa şi securitatea la sediile Volvo Group
  • Dezvoltarea și/sau optimizarea procesului de producție
  • Îmbunătățirea eficienței.

 

 

 

  •   Interes legitim (pentru a menţine securitatea şi siguranţa, pentru a preveni frauda sau furtul şi (acolo unde este cazul) pentru respectarea reglementărilor)

Date individuale, cum ar fi preferințele alimentare

 

 

  • Asigurarea meselor în timpul vizitelor 

 

 

  • Interes legitim (pentru coordonarea meselor în timpul vizitelor la sediile Volvo)

 

 

 

 

Informaţii specifice despre monitorizarea CCTV

Volvo poate utiliza monitorizarea CCTV (așa cum a fost definită mai sus) acolo unde este permisă de lege. Monitorizarea CCTV este în general utilizată pentru a controla și a preveni accesul neautorizat la sediile și echipamentele Volvo, dar, în unele țări, poate fi utilizată și în scopul asigurării conformității cu principiile și procedurile de sănătate și siguranță și în scopuri generale de îmbunătățire a producției. Imaginile și înregistrările CCTV sunt stocate în siguranță și accesibile numai în funcție de necesități (de exemplu, pentru a investiga un incident).

Volvo va obține datele cu caracter personal ale dumneavoastră sau ale persoanei împreună cu care ne vizitați, deoarece vizitatorii au opțiunea de a introduce numele celor din grupul lor de vizitatori. Mai mult, dacă vizitați un angajat Volvo, persoana respectivă poate furniza datele dumneavoastră cu caracter personal la recepție, în scopul înregistrării vizitei. Informațiile pot fi, de asemenea, preluate de la o companie de pe piață, unde reprezentantul Volvo nu este prezent, dar care a informat, de exemplu, centrul de expoziții în legătură cu clienții care vor vizita, de exemplu, centrele de expoziții.

Unele date cu caracter personal ar putea fi, de asemenea, generate automat din sistemul IT Volvo și din sistemele CCTV, cum ar fi înregistrări și/sau imagini.

Decizia dumneavoastră de a furniza orice fel de date cu caracter personal companiei Volvo este voluntară, dar, din motive de securitate, toți vizitatorii trebuie să își înregistreze vizitele efectuate la sediile Volvo Group. Dacă nu doriți să furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul unei vizite, este posibil să nu vă putem acorda acces la sediul Volvo Group.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi partajate cu alte companii din cadrul Volvo Group și cu anumite categorii de terți (așa cum se menționează mai jos), ceea ce poate implica transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în alte țări.

Partajarea datelor cu caracter personal în cadrul Volvo Group

Volvo Group este o organizație globală, cu birouri și operațiuni în întreaga lume, iar datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate sau accesate la nivel internațional, în cadrul activității globale a Volvo Group și între diferitele sale entități și filiale. Orice transfer de date cu caracter personal către alte companii din cadrul Volvo Group (inclusiv transferuri din interiorul UE/SEE în afara UE/SEE) va fi guvernat de un acord încheiat între companii, bazat pe clauze contractuale standard, aprobate de UE sau de alte mecanisme recunoscute sau aprobate uneori de autoritățile competente. Un astfel de acord reflectă standardele incluse în legile europene privind confidențialitatea datelor (inclusiv în Regulamentul general privind protecția datelor din UE). Acest acord aflat în vigoare înseamnă că toate entitățile din cadrul Volvo Group trebuie să respecte aceleași reguli interne. De asemenea, înseamnă că drepturile dumneavoastră în acest sens rămân neschimbate, indiferent de locul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal de către Volvo Group.

Partajarea datelor cu caracter personal cu părți terțe din afara Volvo Group

Pe lângă partajarea datelor cu caracter personal între companiile din cadrul Volvo Group, cum s-a precizat anterior, Volvo poate partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu anumite categorii părți terțe, precum:

  • Parteneri de afaceri, precum furnizorii de servicii Volvo Group, cu referire la furnizarea de produse și servicii către Volvo Group, cum ar fi furnizorii de servicii IT.

  • Consilieri specializați, precum companii de asigurări, avocați și alți consilieri specializați, cu referire la polițe de asigurare, audituri și furnizarea de servicii de consultanță.

  • Furnizori de servicii de urgență, precum poliție, pompieri, ambulanță și asistență rutieră, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră și al altor persoane, de exemplu, în legătură cu asistența de urgență.

  • Forțe de ordine, autorități de reglementare și alte organe publice și juridice, cu referire la obligațiile legale, cum ar fi ordinele judecătorești sau cerințele legale de raportare sau, dacă este necesar, în cazuri excepționale, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră sau al altora.

Toți furnizorii de servicii terță parte și consilierii specializați cărora li se dezvăluie datele dumneavoastră cu caracter personal sunt obligați și trebuie să protejeze confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal și le pot utiliza numai în conformitate culegile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor.

În plus, în cazul în care orice companie din cadrul Volvo Group care se află în UE/SEE transferă date cu caracter personal către părți terțe externe din afara UE/SEE, compania respectivă din cadrul Volvo Group se va asigura că se aplică niveluri adecvate de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform reglementărilor legilor aplicabile privind confidențialitatea datelor (inclusiv în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor din UE). De exemplu, acest aspect poate include utilizarea unor clauze contractuale standard aprobate de UE sau a oricăror altor mecanisme care au fost recunoscute sau aprobate uneori de autoritățile competente.

Dacă aveți întrebări cu privire la modul în care Volvo va partaja datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactați responsabilul cu confidențialitatea datelor al VOLVO Group prin intermediul datelor de contact furnizate anterior.

Volvo utilizează măsuri de securitate juridice, tehnice și organizatorice adecvate și rezonabile, inclusiv măsuri de securitate a tehnologiei informației și de securitate fizică, pentru a proteja în mod adecvat datele cu caracter personal.

Aceste măsuri sunt conforme cu riscurile generate de prelucrarea datelor cu caracter personal și sensibilității datelor cu caracter personal și iau în considerare reglementările legislației locale aplicabile. În plus, măsurile sunt îmbunătățite continuu, în conformitate cu dezvoltarea produselor și serviciilor de securitate disponibile.

Volvo le solicită tuturor persoanelor implicate să respecte politicile de securitate aplicabile legate de datele cu caracter personal atunci când utilizează sistemele Volvo.

În mod normal, Volvo vă va prelucra datele cu caracter personal pentru o perioadă maximă de doi (2) ani de la vizita dumneavoastră. După această perioadă, Volvo va prelucra datele cu caracter personal numai după cum se impune pentru a respecta reglementările legale locale sau pentru a satisface reglementările legale în cazul unei dispute sau reclamații în vigoare, sub formă de amenințare sau ca posibilitate.

După cum este prevăzut în legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor, puteți avea dreptul:

  • Să solicitați acces la datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de Volvo: acest aspect vă dă dreptul să știți dacă deținem date cu caracter personal despre dumneavoastră și, dacă da, să obțineți informații și o copie a anumitor date și categorii de date cu caracter personal.

  • Să solicitați rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul de a vă modifica datele cu caracter personal dacă acestea sunt inexacte sau incomplete.

  • Să vă împotriviți prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitați ca Volvo să nu vă mai prelucreze datele cu caracter personal. 

  • Să solicitați ștergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitați ștergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv în cazul în care aceste date cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor de colectare a lor.

  • Să solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitați ca Volvo să vă prelucreze datele cu caracter personal numai în circumstanțe limitate și doar cu acordul dumneavoastră.

  • Să solicitați portabilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să primiți o copie (într-un format transferabil și, dacă este fezabil din punct de vedere tehnic, ușor de utilizat) a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau să solicitați ca Volvo să transmită aceste date cu caracter personal unui alt operator de date.

  • În cazul în care prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul la retragerea în orice moment a consimțământului, caz în care Volvo va înceta orice alte activități de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date (cu toate acestea, o astfel de retragere a consimțământului nu va afecta caracterul legal al activităților de prelucrare a datelor anterior retragerii consimțământului). 

Vă rugăm să rețineți că Volvo nu poate fi întotdeauna obligat să se conformeze unei solicitări de ștergere, restricție, împotrivire față de prelucrare sau portabilitate a datelor. Evaluarea obligațiilor legale ale Volvo și a excepției de la aceste drepturi se va face pentru fiecare caz în parte.

De asemenea, aveți dreptul să depuneți către o autoritate de supraveghere orice plângere aveți cu privire la modul în care Volvo prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informații despre aceste drepturi și despre modul în care puteți să le exercitați, vă rugăm să contactați responsabilul de confidențialitate a datelor din cadrul Volvo Group prin intermediul datelor de contact prezentate anterior.

 

Volvo încurajează revizuirea periodică a acestei notificări de confidențialitate, pentru a rămâne la curent cu orice modificări aduse acesteia. Ne rezervăm dreptul de a modifica această notificare de confidențialitate după cum este necesar. Când o vom face, vom menționa în partea de sus a acestei notificări de confidențialitate data la care sunt efectuate astfel de modificări și/sau data la care acestea intră în vigoare.