Integritetsmeddelande för Kandidater

Det Volvokoncernbolag där du har ansökt om en tjänst (nedan kallat “Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo inhämtar från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

“Personuppgiftsansvarig” innebär att det är Volvo som beslutar om ändamål och medel för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvo Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller via post eller telefon på:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ 
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00

Om du befinner dig i Storbritannien är Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannien, kontaktuppgifter nedan:

Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA

För ändamålen med detta Integritetsmeddelande är “personuppgifter” all information om en specifik individ eller som identifierar eller kan identifiera en specifik individ. Med andra ord är det all information som kan kopplas till dig.

För ändamålen med detta Integritetsmeddelande avser termen “behandla” eller “behandling” all användning av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, anpassning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstöring av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kommer att behandla dina personuppgifter baserat på någon av följande rättsliga grunder, se även ytterligare detaljer nedan.

• Rättslig förpliktelse. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att följa domstolsbeslut och rättsliga rapporteringskrav.
• Berättigade intressen. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för ändamål som rör ett berättigat intresse som Volvo eller tredje part eftersträvar. Det anses generellt vara ett berättigat intresse för Volvo att hantera sin dagliga verksamhet, skydda sina anläggningar och utrustning samt upprätthålla intern kontroll. För att basera sin behandling av kandidaters personuppgifter på grunden berättigat intresse gör Volvo en bedömning från fall till fall. Till exempel behöver Volvo behandla vissa personuppgifter om kandidater där Volvos berättigade intresse är att möjliggöra administration av deras användarprofiler och/eller på annat sätt administrera deras ansökan om en tjänst inom Volvokoncernen.  Om det anges här att Volvo stödjer sig på sina berättigade intressen för ett visst ändamål med behandlingen, anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med hänsyn till (i) den transparens Volvo tillhandahåller kring behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos privacy by design-ansats, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsaktiviteten. Om du vill få ytterligare information om denna intresseavvägning, vänligen kontakta Volvo Chief Privacy Officer via kontaktuppgifterna ovan.
• Samtycke. I undantagsfall eller om ingen annan rättslig grund kan tillämpas, kan Volvo be om ditt uttryckliga samtycke för att behandla vissa personuppgifter. Ett sådant samtycke är ditt val och helt frivilligt.

Volvo får behandla följande kategorier av uppgifter som, ensamma eller i kombination med andra uppgifter, kan utgöra personuppgifter och för de allmänna ändamål som anges i Tabell 1 nedan.

Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla uppgifter som anges nedan om dig, och vissa av ändamålen med behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera ändamål som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 – Kategorier, Ändamål och Rättslig Grund för Behandling

Särskilt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att vissa aspekter av hälsouppgifter och säkerhetsuppgifter kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och ska hanteras med särskild omsorg och kräver ytterligare skyddsåtgärder. Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo har en rättslig förpliktelse att behandla sådana uppgifter och/eller om Volvo har fått ditt uttryckliga samtycke till att behandla sådana uppgifter. I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) inhämta ditt uttryckliga samtycke till att behandla sådana uppgifter. Du bör vara medveten om att det inte är ett villkor för ditt avtal med oss att du samtycker till någon begäran om samtycke från oss.

Särskilt om CCTV-övervakning

Volvo kan använda företagets slutna TV-system (CCTV-övervakning) i sina lokaler där det är tillåtet enligt lag. Observera att behandlingen av personuppgifter relaterade till CCTV-övervakning inte omfattas av detta Integritetsmeddelande utan av Integritetsmeddelandet för Besökare.

CCTV-bilder och inspelningar lagras säkert och är endast tillgängliga på en need-to-know-basis (till exempel för att undersöka en incident).

Särskilt om automatiserat beslutsfattande

Volvokoncernens online-rekryteringssystem kan innehålla urvalsfrågor för att identifiera om kandidater har vissa fördefinierade minimikompetenser för de sökta tjänsterna. Observera att om du ger ett negativt svar på någon av urvalsfrågorna kan du automatiskt tas bort från rekryteringsprocessen genom automatiserade beslutsmekanismer i rekryteringssystemet. I sådant fall kommer du att få ett automatiskt meddelande om att din ansökan har avslagits.

Särskilt om kandidatenkäter

Under din kandidatresas gång kommer Volvo i vissa specifika fall att be om din feedback och dina erfarenheter av vår rekryteringsprocess. De uppgifter som Volvo samlar in görs på genuina och berättigade grunder och alltid för att uppnå det ovan angivna ändamålet. Svaren på enkäterna anonymiseras och aggregeras så att svaren inte direkt kan identifiera dig.

Volvo kommer i första hand att inhämta dina personuppgifter från dig själv, t.ex. under ansökningsprocessen. Dina personuppgifter kan även inhämtas via en tredje part, t.ex. från någon du har anvisat oss att inhämta dina personuppgifter från, t.ex. när vi kontaktar referenser som du har lämnat till Volvo, eller från tjänsteleverantörer som agerar på Volvos vägnar (t.ex. bakgrundskontroller och verifiering inklusive utbildning, tidigare anställningar, referenser och hälsoundersökningar).

Vissa personuppgifter kan också samlas in från Volvos IT-system, eller motsvarande, till exempel om du är, eller tidigare har varit, anställd av ett företag inom Volvokoncernen eller engagerad som konsult av ett företag inom Volvokoncernen.

Förutom viss information som krävs enligt lag är det frivilligt för dig att lämna några personuppgifter till Volvo. Du kommer därför inte att drabbas av negativa konsekvenser om du inte vill lämna dina personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter om dig för att administrera din ansökan om en tjänst hos Volvo. Följaktligen kan Volvo kanske inte erbjuda dig en anställning om du inte lämnar vissa nödvändiga personuppgifter eller inte tillåter Volvo att behandla vissa nödvändiga personuppgifter i samband med din ansökan.

Dina personuppgifter kan delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (enligt närmare beskrivning nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag.

Alla överföringar av dina personuppgifter till andra företag inom Volvokoncernen (inklusive överföringar från inom EU/EES till utanför EU/EES och/eller från Storbritannien till utanför Storbritannien) kommer att regleras av ett koncerninternt avtal baserat på EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan, samt andra nödvändiga jurisdiktionella skyddsåtgärder. Ett sådant avtal återspeglar de standarder som finns i europeiska dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Att ha detta avtal på plats innebär att alla enheter inom Volvokoncernen måste följa samma interna regler. Det innebär också att dina rättigheter förblir desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje parter utanför Volvokoncernen

Utöver den delning av personuppgifter mellan Volvokoncernens bolag som anges ovan, kan Volvo även dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

• Affärspartners, såsom Volvokoncernens leverantörer och tjänsteleverantörer i samband med deras tillhandahållande av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänsteleverantörer.
• Fackföreningar, om det krävs enligt tillämplig lag, inklusive informationsskyldighet gentemot fackföreningar i samband med utnämning av chefer.
• Professionella rådgivare såsom advokater och andra professionella rådgivare i samband med krav och mottagande av rådgivningstjänster.
• Rättsvårdande myndigheter, tillsynsmyndigheter, statliga organ och andra offentliga och rättsliga instanser i samband med rättsliga förpliktelser såsom domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav, eller om det anses nödvändigt i undantagsfall för att skydda dina eller andras vitala intressen.

Alla tredjepartsleverantörer av tjänster och professionella rådgivare som dina personuppgifter lämnas ut till, förväntas och krävs skydda konfidentialiteten och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Vidare, om ett Volvokoncernbolag som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta Volvokoncernbolaget att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter enligt vad som krävs enligt tillämpliga dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan till exempel innefatta användning av EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvo Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationssäkerhet och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga med hänsyn till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till känsligheten hos personuppgifterna samt beaktar kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i takt med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys relaterade till personuppgifter vid användning av Volvos system.

Volvo kommer normalt att behålla dina personuppgifter tills rekryteringsprocessen har avslutats, och därefter i tre (3) år (kortare eller längre beroende på tillämplig arbetsrättslagstiftning) för att tillgodose behovet av att använda sådana personuppgifter vid en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller anspråk (t.ex. på grund av diskriminering).

Om samtycke har lämnats för att lagra personuppgifter för framtida rekryteringsbehov, kommer de att lagras tills en framtida rekrytering av den sökande inte längre är relevant och/eller tills sådant samtycke har återkallats.

Du kan ha rätt, där det föreskrivs enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar, att:

• Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rätt ger dig möjlighet att få veta om vi har personuppgifter om dig och, om vi har det, att få information om och en kopia av de specifika delar och kategorier av personuppgifter.
• Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.
• Begära radering eller borttagning av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, inklusive när sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppnå ändamålen.
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.
• Begära dataportabilitet för dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lättanvänt format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
• Om vår behandling av dina personuppgifter eller delar därav baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, varvid Volvo kommer att upphöra med all vidare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen därav (dock påverkar en sådan återkallelse inte lagligheten av de behandlingar som utförts innan återkallelsen).

Observera att Volvo inte alltid är skyldig att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. En bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga förpliktelser och undantagen från sådana rättigheter.

Du har också rätt att inge eventuella klagomål du kan ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem, vänligen kontakta Volvo Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo uppmuntrar till regelbunden översyn av detta Integritetsmeddelande för att hålla sig informerad om eventuella ändringar. Vi förbehåller oss rätten att ändra detta Integritetsmeddelande vid behov. När vi gör det kommer vi att ange högst upp i detta Integritetsmeddelande datumet för när sådana ändringar görs och/eller när de träder i kraft.