Integritetsmeddelande för arbetssökande

 

Denna version publicerades och gäller fr.o.m. 2023-09-01

Detta meddelande innehåller information om Volvokoncernens behandling av personuppgifter för personer som söker lediga tjänster inom Volvokoncernen (”integritetsmeddelande”). Om du söker eller har sökt en tjänst på ett bolag inom Volvokoncernen kan vi behandla personuppgifter om dig.

Det här meddelandet avser ”Volvokoncernen”, vilket omfattar AB Volvo (publ.) och enheter som direkt eller indirekt kontrolleras av AB Volvo inklusive, men inte begränsat till, enheter som tillhör något av Volvokoncernens huvudsakliga affärsområden och lastbilsdivisioner (som kan finnas från tid till annan), till exempel Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions och Volvo Energy.

Detta integritetsmeddelande gäller endast när Volvokoncernen samlar in eller på annat sätt behandlar personuppgifter för Volvokoncernens ändamål (det vill säga när Volvokoncernen, antingen ensam eller gemensamt med andra enheter, är personuppgiftsansvarig och därför fastställer ändamålet för vilket och på vilket sätt personuppgifter ska behandlas).

Om Volvo ingår ett anställningsavtal med dig styrs vår behandling av dina personuppgifter av Volvokoncernens integritetsmeddelande för medarbetare, [link].

Detta integritetsmeddelande gäller inte när Volvokoncernen samlar in eller på annat sätt behandlar personuppgifter på uppdrag av ett annat företag, såsom Volvokoncernens oberoende återförsäljare, importörer, leverantörer och kunder.

Detta meddelande gäller om inga andra integritetsmeddelanden på Volvokoncernens övriga webbplatser är tillämpbara. Utöver detta integritetsmeddelande kan vissa av Volvokoncernens system, applikationer och processer samt relevanta forsknings- och utvecklingsprojekt inom Volvokoncernen ha sina egna integritetsmeddelanden som ger ytterligare information om vilka specifika personuppgifter som samlas in och hur de lagras, används och överförs.

 

Välj språk

Det bolag inom Volvokoncernen där du har sökt tjänst (nedan kallat ”Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo samlar in från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

”Personuppgiftsansvarig” betyder att det är Volvo som bestämmer ändamålet och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via gpo.office@volvo.com, post eller telefon:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, 
+46 (0)31 66 00 00

I det här integritetsmeddelandet avses med ”personuppgifter” all information om en viss person eller information som identifierar eller kan identifiera en specifik person. Med andra ord är det vilken information som helst som kan kopplas till dig.

I det här integritetsmeddelandet avser termen ”behandla” eller ”behandling” all användning av personuppgifter inklusive, men inte begränsat till, insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstörelse av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kommer att behandla dina personuppgifter baserat på någon av följande rättsliga grunder, se även ytterligare information nedan.

  • Rättslig förpliktelse. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om det krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att följa domstolsbeslut och rättsliga rapporteringskrav.
  • Berättigade intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om behandlingen krävs för att tillgodose ett berättigat intresse som Volvo eller en tredje part har. Det anses i allmänhet vara i Volvos berättigade intresse att sköta den dagliga verksamheten, säkra dess anläggningar och dess utrustning och upprätthålla intern kontroll. Volvo gör en bedömning från fall till fall för att kunna basera sin behandling av arbetssökandes personuppgifter på berättigade intressen. Volvo behöver till exempel behandla vissa personuppgifter om sökande då Volvos berättigade intresse är att kunna administrera deras användarprofiler och/eller på annat sätt administrera deras jobbansökan till en tjänst inom Volvokoncernen.

    När det häri anges att Volvo förlitar sig på sina berättigade intressen för ett visst behandlingsändamål anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med tanke på (i) den öppenhet som Volvo tillhandahåller när det gäller behandlingsverksamheten, (ii) Volvos strategi för inbyggd integritet, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsverksamheten. Om du vill få mer information om denna intresseavvägning, kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

  • Vitala intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter för att skydda dina och andras grundläggande intressen om Volvo har giltiga skäl att tro att sådan behandling av dina personuppgifter kan förhindra eller minska en betydande potentiell skada för dig eller andra.

  • Grundläggande intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter för att skydda dina och andras grundläggande intressen om Volvo har giltiga skäl att tro att sådan behandling av dina personuppgifter kan förhindra eller minska en betydande potentiell skada för dig eller andra.
  • Samtycke. I undantagsfall eller då inget annat laga skäl kan åberopas kan Volvo komma att be om ditt uttryckliga samtycke till behandling av vissa personuppgifter. Sådant samtycke är ditt val och är helt frivilligt.

Volvo kan komma att behandla följande kategorier av uppgifter som i sig eller i kombination med andra uppgifter kan utgöra personuppgifter och för de allmänna ändamål som anges i Tabell 1 nedan.

Observera att listan nedan endast är en lista med exempel och inte är avsedd att vara uttömmande. Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla uppgifter som anges här nedan om dig. Vissa av ändamålen för behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera ändamål som berättigar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 - Kategorier, ändamål och rättslig grund för behandling

Kategorier av personuppgifter

Ändamål med behandlingen

Rättslig grund för behandling

 

Individuella uppgifter, såsom namn, födelsedatum, kön, nationalitet, önskat språk och foto såsom namn, födelsedatum, kön, nationalitet, önskat språk och foto

 

 

  • Göra det möjligt att registrera sökande i Volvos rekryteringssystem

 

  • Allmän administration av ansökningar

 

 

  • Berättigat intresse (hantera ansökningar)

 

 

Kontaktuppgifter, såsom hemadress, e-postadress och telefonnummer

 

 

  • Göra det möjligt att kommunicera med arbetssökande

 

 

  • Berättigat intresse (kommunicera med arbetssökande)

 

 

IT-relaterade data, såsom e-post och lösenord för Volvos rekryteringssystem inklusive automatiska meddelanden och annan kommunikation

 

  • Möjliggöra användning av och kommunikation via Volvos rekryteringssystem

 

 

 

  • Berättigat intresse (hantera ansökningar)

 

Kompetensuppgifter, t.ex. CV, inklusive information om arbetsrelaterad erfarenhet, utbildning, professionella medlemskap, examensbevis, referensbrev samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss under intervjuer i våra lokaler eller via digitala kanaler

 

 

  • Göra det möjligt att bedöma arbetssökandes färdigheter och kvalifikationer för tjänsten

 

 

  • Berättigat intresse (bedöma sökande)

 

 

Prestations- och utvärderingsuppgifter, till exempel personliga och analytiska tester i samband med rekryteringsprocesser

 

 

  • Göra det möjligt att bedöma arbetssökandes färdigheter och kvalifikationer för tjänsten

 

  • Berättigat intresse (utvärdera arbetssökandes kompetens för tjänsten)

 

  • Samtycke

 

 

Hälsouppgifter, till exempel resultat från hälsoundersökningar och drogtester

(endast för vissa befattningar)

 

 

  • Göra det möjligt att bedöma arbetssökandes hälsotillstånd (om det krävs för specifika befattningar eller av andra skäl)

 

 

  • Samtycke

 

Säkerhetsuppgifter, t.ex. information som erhållits genom bakgrundskontroller (endast för vissa befattningar)

 

  • Göra det möjligt att bedöma arbetssökandes bakgrund (om det behövs för den specifika befattningen)

 

 

  • Samtycke (så att relevanta tredje parter kan lämna ut information om dig)

 

Uppgifter om nuvarande sysselsättning, till exempel aktuell lön och ersättning samt förväntningar och uppsägningstid enligt eventuellt innevarande anställningsavtal

 

  • Göra det möjligt att bedöma vilka anställningsvillkor som ska erbjudas för tjänsten

 

 

  • Berättigat intresse (bedöma sökande och vilka anställningsvillkor som ska erbjudas)

 

 

Specifikt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och ska hanteras med extra försiktighet och kräver ytterligare skyddsåtgärder.

Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo har en rättslig förpliktelse att behandla sådana uppgifter och/eller om Volvo har fått ditt uttryckliga samtycke till att behandla sådana uppgifter. I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) efterfråga ditt uttryckliga samtycke till behandling av sådana uppgifter. 

Observera att ditt avtal med oss kräver inte att du ska godkänna en begäran om samtycke från oss.

Specifikt om kamerabevakning

Volvo kan komma att använda kamerabevakning (såsom beskrivet ovan) när det är tillåtet enligt lag. Kamerabevakning används vanligtvis för att kontrollera och förhindra obehörigt tillträde till Volvos lokaler och utrustning, men i vissa länder kan den också användas för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer och processer för hälsa och säkerhet och för övergripande produktionsförbättringsändamål. Övervakningsbilder och -inspelningar lagras säkert och är endast tillgängliga vid behov (till exempel för att utreda en incident).

Specifikt om automatiserat beslutsfattande

Volvokoncernens rekryteringssystem online kan inbegripa screeningfrågor för att identifiera om arbetssökande har vissa fördefinierade minimikompetenser för de sökta tjänsterna. Observera att om du ger ett negativt svar på någon av screeningfrågorna kan du komma att automatiskt tas bort från rekryteringsprocessen genom automatiska beslutsmekanismer i rekryteringssystemet.

I sådana fall får du ett automatiskt meddelande om att din ansökan har avslagits.

Volvo kommer i första hand att få dina personuppgifter från dig själv, t.ex. under ansökningsprocessen. Dina personuppgifter kan också komma att inhämtas via tredje part, t.ex. från någon som du har bett oss att inhämta dina personuppgifter från, t.ex. när vi kontaktar referenser som du uppgav till Volvo, eller från tjänsteleverantörer som agerar på Volvos vägnar (t.ex. bakgrundsscreening och verifiering inklusive utbildning, tidigare anställning, referenser och hälsoundersökningar).

Vissa personuppgifter kan också samlas in från Volvos IT-system eller motsvarande system, till exempel om du är, eller tidigare har varit, anställd på ett bolag inom Volvokoncernen eller har anlitats som konsult av ett bolag inom Volvokoncernen.

Med undantag för viss information som krävs enligt lag är ditt beslut att lämna personuppgifter till Volvo frivilligt. Du kommer därför inte att drabbas av negativa konsekvenser om du inte vill lämna dina personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter som rör dig för att kunna administrera din ansökan om tjänst på Volvo. Följaktligen kan det hända att Volvo inte kan erbjuda dig anställning om du inte lämnar vissa nödvändiga personuppgifter eller inte tillåter Volvo att behandla vissa nödvändiga personuppgifter i samband med din ansökan.

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (som beskrivs närmare nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom hela Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag.

Alla överföringar av dina personuppgifter till andra bolag inom Volvokoncernen (inklusive överföringar från EU/EES till länder utanför EU/EES) regleras av ett koncernövergripande avtal baserat på EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan erkänts eller godkänts av berörda myndigheter. Sådana avtal återspeglar de standarder som finns i europeisk dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha det här avtalet innebär att alla Volvokoncernens enheter måste följa samma interna regler. Det betyder också att dina rättigheter är desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje part utanför Volvokoncernen

Utöver den delning av personuppgifter mellan bolag inom Volvokoncernen som anges ovan kan Volvo också komma att dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

  • Affärspartners, exempelvis Volvokoncernens leverantörer i samband med leverans av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänsteleverantörer etc.
  • Fackföreningar, om det krävs enligt tillämplig lag, inklusive informationsskyldighet gentemot fackföreningar i samband med tillsättning av chefer.
  • Professionella rådgivare, till exempel advokater och andra professionella rådgivare i samband med anspråk och mottagande av rådgivningstjänster.
  • Rättsväsende, tillsynsmyndigheter och andra offentliga och rättsliga organ i samband med rättsliga förpliktelser, till exempel domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav eller om det i undantagsfall anses nödvändigt för att skydda dina eller andras grundläggande intressen.

Alla tredjepartsleverantörer och professionella rådgivare till vilka dina personuppgifter lämnas ut förväntas och är skyldiga att skydda sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och dataskyddsförordningar.

Om något av Volvokoncernens företag som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta företaget i Volvokoncernen att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan t.ex. inbegripa användning av EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan erkänts eller godkänts av berörda myndigheter.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationstekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga i förhållande till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till personuppgifternas känslighet och tar hänsyn till kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i linje med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och -tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys för personuppgifter när de använder Volvos system.

Volvo kommer normalt att spara dina personuppgifter tills rekryteringsprocessen har avslutats, och tre (3) år (kortare eller längre beroende på tillämplig arbetsrättslig lagstiftning) därefter för att tillgodose behovet av att använda sådana personuppgifter i händelse av en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller ett anspråk (till exempel på grund av diskriminering).

Om samtycke har getts till lagring av personuppgifter för framtida rekryteringsbehov lagras uppgifterna tills en framtida rekrytering av den sökande inte längre är relevant och/eller ett sådant samtycke har återkallats.

 

Där det föreskrivs i tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar kan du ha rätt att:

  • Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rättighet ger dig rätt att få veta om vi har personuppgifter om dig och, i så fall, att få information om, och en kopia av, de specifika delarna och kategorierna av personuppgifter.
  • Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga.
  • Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.
  • Begära att dina personuppgifter ska raderas eller tas bort: denna rättighet ger dig rätt att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, även om sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppfylla ändamålet.
  • Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas: denna rättighet ger dig rätt att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.
  • Begära överföring av dina personuppgifter: denna rättighet ger dig rätt att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lätt användbart format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
  • Om vår behandling av dina personuppgifter eller en del av dem grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke, i vilket fall Volvo kommer att upphöra med all ytterligare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen av dem (ett sådant återkallande påverkar dock inte lagligheten av databehandlingsaktiviteterna före återkallandet).

Observera att Volvo inte alltid är skyldigt att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. Bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga skyldigheter samt undantag från sådana rättigheter.

Du har även rätt att framföra de klagomål du kan tänkas ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem kan du kontakta Volvokoncernens dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo rekommenderar att du regelbundet granskar detta integritetsmeddelande för att hålla dig informerad om eventuella ändringar.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta integritetsmeddelande efter behov. När vi gör det kommer vi att notera det datum då sådana ändringar görs och/eller när de träder i kraft i början av detta integritetsmeddelande.