Integritetsmeddelande för Konsulter

Det Volvokoncernbolag som du är eller har varit engagerad av (nedan kallat “Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo får från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

“Personuppgiftsansvarig” innebär att det är Volvo som beslutar om syftet med och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Dataskyddschef på gpo.office@volvo.com eller via post eller telefon på:

AB Volvo,

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Sweden

+46 (0)31 66 00 00

Om du befinner dig i Storbritannien är Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannien, kontaktuppgifter nedan:

Volvo Group UK Limited,

Att: Legal Department

Wedgnock Lane

Warwick

United Kingdom

CV34 5YA

För syftet med detta Integritetsmeddelande är “personuppgifter” all information om en specifik individ eller som identifierar eller kan identifiera en specifik individ. Med andra ord är det all information som kan kopplas till dig.

För syftet med detta Integritetsmeddelande avser termen “behandla” eller “behandling” all användning av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, anpassning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstöring av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kan behandla dina personuppgifter med stöd av en eller flera av följande rättsliga grunder, se även ytterligare information nedan.

• Avtalsförpliktelse. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en avtalsförpliktelse gentemot dig, t.ex. om du är en individuell konsult och Volvo ska uppfylla det konsultavtal som finns mellan dig och Volvo.
• Rättslig förpliktelse. Volvo kan behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att följa domstolsbeslut och lagstadgade rapporteringskrav.
• Berättigade intressen. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för ändamål som rör ett berättigat intresse som Volvo eller en tredje part har. Det anses generellt vara Volvos berättigade intresse att hantera sin dagliga verksamhet, säkra sina anläggningar och utrustning samt upprätthålla intern kontroll. För att basera sin behandling av personuppgifter om sina konsulter på grunden berättigat intresse gör Volvo en bedömning från fall till fall. Till exempel behöver Volvo behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administrationen av ditt konsultuppdrag där Volvos berättigade intresse är att hantera sin dagliga verksamhet; eller Volvo behöver behandla vissa personuppgifter för att granska status och plats för sin IT-utrustning där Volvos berättigade intresse är att säkra sin utrustning.  Om det anges här att Volvo stödjer sig på sina berättigade intressen för ett visst syfte med behandlingen, anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med hänsyn till (i) den transparens Volvo tillhandahåller kring behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos privacy by design-ansats, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsaktiviteten. Om du vill få ytterligare information om denna intresseavvägning, vänligen kontakta Volvos Dataskyddschef via kontaktuppgifterna ovan.

• Samtycke. I undantagsfall eller om ingen annan rättslig grund kan tillämpas, kan Volvo be om ditt uttryckliga samtycke för att behandla vissa personuppgifter. Ett sådant samtycke är ditt val och är helt frivilligt.

Volvo kan behandla följande kategorier av uppgifter som, ensamma eller i kombination med andra uppgifter, kan utgöra personuppgifter och för de allmänna syften som anges i Tabell 1 nedan.

Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla de uppgifter som anges nedan om dig, och vissa av syftena med behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera syften som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 – Kategorier, Syfte och Rättslig Grund för Behandling

Specifikt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter kan anses utgöra särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och ska hanteras med extra omsorg samt kräva ytterligare skyddsåtgärder.

Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo är behörig enligt avtal att behandla sådana uppgifter, har en rättslig förpliktelse eller ett berättigat affärsbehov att behandla sådana uppgifter (inklusive men inte begränsat till försiktighetsåtgärder för att hantera omfattande hälsokriser). I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) inhämta ditt uttryckliga samtycke till att behandla sådana uppgifter. Du bör vara medveten om att det inte är ett villkor i ditt avtal med oss att du samtycker till någon begäran om samtycke från oss.

Specifikt om CCTV-övervakning

Volvo kan använda företagets slutna TV-system (CCTV-övervakning) på sina anläggningar där det är tillåtet enligt lag. Observera att behandlingen av personuppgifter relaterade till CCTV inte omfattas av detta Integritetsmeddelande utan av Integritetsmeddelande för Besökare.

Specifikt om automatiserat beslutsfattande

Volvo utför inte regelbundet och systematiskt automatiserat beslutsfattande som medför en rättslig effekt för individer eller som skulle ha en liknande betydande effekt. Om du interagerar med ett Volvo-bolag som utför sådant automatiserat beslutsfattande bör du få ett specifikt meddelande som beskriver detaljerna kring det automatiserade beslutsfattandet.

Volvo kommer i första hand att erhålla dina personuppgifter från dig själv, din arbetsgivare, din Volvo-chef eller Personalavdelningen, eller från sådan annan tredje part som du har instruerat oss att inhämta dina personuppgifter från.

Vissa personuppgifter kan också genereras automatiskt från Volvos IT-system, eller motsvarande, till exempel när ditt användar-id till Volvos system skapas.

Förutom viss information som krävs enligt lag är det frivilligt för dig att lämna några personuppgifter till Volvo. Du kommer därför inte att drabbas av negativa konsekvenser om du inte vill lämna dina personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter om dig för att administrera ditt konsultuppdrag hos Volvo, såsom tillhandahållande av IT-verktyg och tjänster, åtkomsträttigheter till Volvos lokaler och tidsregistrering. Följaktligen kan Volvo kanske inte anlita dig som konsult om du inte tillhandahåller vissa nödvändiga personuppgifter eller inte tillåter Volvo att behandla sådana nödvändiga personuppgifter i samband med ditt uppdrag.

Dina personuppgifter kan delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (enligt närmare beskrivning nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag.

Alla överföringar av dina personuppgifter till andra bolag inom Volvokoncernen (inklusive överföringar från inom EU/EES till utanför EU/EES och/eller från Storbritannien till utanför Storbritannien) kommer att regleras av ett internt avtal baserat på EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan, samt andra nödvändiga jurisdiktionella skyddsåtgärder. Ett sådant avtal återspeglar de standarder som finns i europeiska dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha detta avtal innebär att alla enheter inom Volvokoncernen måste följa samma interna regler. Det innebär också att dina rättigheter förblir desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje parter utanför Volvokoncernen

Utöver den delning av personuppgifter mellan Volvokoncernens bolag som anges ovan, kan Volvo även dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

• Affärspartners, såsom Volvokoncernens leverantörer och tjänsteleverantörer i samband med deras tillhandahållande av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänsteleverantörer och resebyråer.
• Professionella rådgivare, såsom försäkringsbolag, advokater och andra professionella rådgivare i samband med försäkringsskador, revisioner och mottagande av rådgivningstjänster.
• Motparter och deras rådgivare, till exempel i samband med fusioner och förvärvsprojekt.
• Räddningstjänster, såsom polis, brandkår, ambulans och vägassistans, för att skydda dina och andras vitala intressen, till exempel i samband med nödhjälp.
• Rättsvårdande myndigheter, tillsynsmyndigheter och andra offentliga och rättsliga organ i samband med rättsliga förpliktelser såsom domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav, eller om det anses nödvändigt i undantagsfall för att skydda dina eller andras vitala intressen.

Alla tredjepartsleverantörer av tjänster och professionella rådgivare som dina personuppgifter lämnas ut till, förväntas och krävs skydda sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Vidare, om ett företag inom Volvokoncernen som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta företaget inom Volvokoncernen att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter enligt vad som krävs enligt tillämpliga dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan till exempel innefatta användning av EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Dataskyddschef via kontaktuppgifterna som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationssäkerhet och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga i förhållande till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till känsligheten hos personuppgifterna samt tar hänsyn till kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i takt med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys relaterade till personuppgifter vid användning av Volvos system.

Volvo kommer normalt att behålla dina personuppgifter under konsultuppdragets löptid och enligt vad som dokumenterats i vår gallringsplan och tillämpliga tillägg. När ditt uppdrag har avslutats kommer Volvo endast att behandla de personuppgifter som anses nödvändiga för att uppfylla de syften för vilka de samlades in och endast fram till dess att sådant syfte har uppfyllts eller, om det sker senare, under den tid som kan krävas för att uppfylla lokala rättsliga förpliktelser eller för att tillgodose eventuella rättsliga krav vid en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller anspråk.

Du kan ha rätt, där det föreskrivs enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar, att:

• Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rätt ger dig möjlighet att få veta om vi har personuppgifter om dig och, om vi har det, att få information om och en kopia av de specifika delar och kategorier av personuppgifter.
• Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.
• Begära radering eller borttagning av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, inklusive när sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppnå syftena.
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.
• Begära dataportabilitet av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lättanvänt format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
• I händelse av att vår behandling av dina personuppgifter eller en del därav baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, varvid Volvo kommer att upphöra med all vidare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen därav (dock påverkar en sådan återkallelse inte lagligheten av de databehandlingsaktiviteter som utförts före återkallelsen).

Observera att Volvo inte alltid är skyldig att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. En bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga förpliktelser och undantagen från sådana rättigheter.

Du har också rätt att lämna in eventuella klagomål du kan ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem, vänligen kontakta Volvos Dataskyddschef via kontaktuppgifterna som anges ovan.

Volvo uppmuntrar till regelbunden översyn av detta Integritetsmeddelande för att hålla sig informerad om eventuella ändringar.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta Integritetsmeddelande vid behov. När vi gör det kommer vi att ange högst upp i detta Integritetsmeddelande datumet för när sådana ändringar görs och/eller när de träder i kraft.