Integritetsmeddelande för Anställda

Det Volvokoncernbolag som du är eller har varit anställd hos (nedan kallat “Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo får från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

Med “Personuppgiftsansvarig” avses att det är Volvo som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller via post eller telefon på:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

Om du befinner dig i Storbritannien är Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannien, kontaktuppgifter nedan:

Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA

För syftet med detta Integritetsmeddelande är “personuppgifter” all information om en specifik individ eller som identifierar eller kan identifiera en specifik individ. Med andra ord är det all information som kan kopplas till dig.

För syftet med detta Integritetsmeddelande avser termen “behandla” eller “behandling” all användning av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, anpassning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstöring av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kan behandla dina personuppgifter baserat på en eller flera av följande rättsliga grunder, se även ytterligare information nedan.

• Avtalsförpliktelse. Volvo kan behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en avtalsförpliktelse gentemot dig, t.ex. för att kunna betala din avtalade lön, pension och andra förmåner.
• Rättslig förpliktelse. Volvo kan behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att rapportera din inkomst till skattemyndigheterna eller för att följa domstolsbeslut och lagstadgade rapporteringskrav.
• Berättigade intressen. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för ändamål som rör ett berättigat intresse som Volvo eller tredje part eftersträvar. Det anses generellt ligga i Volvos berättigade intresse att hantera sin dagliga verksamhet, säkra sina anläggningar och utrustning samt upprätthålla intern kontroll. För att basera sin behandling av personuppgifter om sina anställda på grunden berättigat intresse gör Volvo en bedömning från fall till fall. Till exempel behöver Volvo behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administration av dina arbetsrelaterade resor där Volvos berättigade intresse är att hantera sin dagliga verksamhet; eller Volvo behöver behandla vissa personuppgifter för att granska status och plats för sin IT-utrustning där Volvos berättigade intresse är att säkra sin utrustning.  Om det anges här att Volvo stödjer sig på sina berättigade intressen för ett visst behandlingsändamål, anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med hänsyn till (i) den transparens Volvo tillhandahåller kring behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos privacy by design-ansats, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsaktiviteten. Om du vill få ytterligare information om denna avvägning, vänligen kontakta Volvokoncernens Chief Privacy Officer via kontaktuppgifterna ovan.
• Samtycke. I undantagsfall eller om ingen annan rättslig grund kan tillämpas, kan Volvo be om ditt uttryckliga samtycke för att behandla vissa personuppgifter. Ditt samtycke är frivilligt och informerat, du har möjlighet att ge det eller inte samt att när som helst återkalla det.

Volvo kan behandla följande kategorier av uppgifter som, ensamma eller i kombination med andra uppgifter, kan utgöra personuppgifter och för de allmänna syften som anges i Tabell 1 nedan.

Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla de uppgifter som anges nedan om dig, och vissa av syftena med behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera syften som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 – Kategorier, Syfte och Rättslig Grund för Behandling

Specifikt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att fackföreningsuppgifter och vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och ska hanteras med särskild omsorg och kräva ytterligare skyddsåtgärder. Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo har rätt enligt kollektivavtal att behandla sådana uppgifter, har en rättslig förpliktelse eller ett berättigat affärsbehov att behandla sådana uppgifter (inklusive men inte begränsat till försiktighetsåtgärder för att hantera omfattande hälsokriser). I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) inhämta ditt uttryckliga samtycke för att behandla sådana uppgifter. Du bör vara medveten om att det inte är ett villkor för ditt avtal med oss att du samtycker till någon begäran om samtycke från oss.

Specifikt om CCTV-övervakning

Volvo kan använda företagets slutna krets-TV (CCTV-övervakning) på sina anläggningar där det är tillåtet enligt lag. Observera att behandlingen av CCTV-relaterade personuppgifter inte omfattas av detta Integritetsmeddelande utan av Integritetsmeddelandet för Besökare.

Specifikt om automatiserat beslutsfattande

Volvo utför inte regelbundet och systematiskt automatiserat beslutsfattande som medför rättsliga följder för enskilda individer eller som på liknande sätt skulle ha en betydande effekt. Om du interagerar med ett Volvo-bolag som utför sådant automatiserat beslutsfattande bör du få ett särskilt meddelande som beskriver detaljerna kring det automatiserade beslutsfattandet.

Specifikt om enkäter

Enkäter används ofta inom Volvokoncernen. Dessa enkäter och rapporter används för att tillhandahålla kvantitativa, kvalitativa, numeriska trender, attityder eller åsikter för att studera och hantera arbetsstyrkan. De uppgifter som Volvokoncernen samlar in görs under genuina och berättigade skäl och alltid för att uppnå det ovan angivna syftet. Insamlade uppgifter kommer att innehålla antingen uppgifter som är direkt eller indirekt kopplade till dig, men i de flesta fall helt anonymt.

Mer specifikt gäller detta Viva Glint, det vill säga Volvo Group Pulse-enkäter. Dessa enkätssvar anonymiseras och aggregeras så att svaren inte direkt kan identifiera dig. De insamlade enkätssvaren, tillsammans med de uppgifter som Volvokoncernen tillhandahåller om dig (namn, företags-e-postadress och andra demografiska uppgifter), används i syfte att administrera en enkät, skapa rapporter och tillhandahålla relaterad analys om medarbetarengagemang, upplevelse, uppfattning, prestation, ledarskapseffektivitet och hur du agerar i enlighet med Volvokoncernens värderingar. Även om Volvokoncernen har begärt att tjänsteleverantören tillämpar ett specifikt aggregerat tröskelvärde (eller genomfört ytterligare avidentifieringsåtgärder) kan det ändå vara möjligt att fastställa en individs identitet baserat på den information du lämnar i kommentarerna/fria textfälten. Innan eventuell analys av kommentarer/fria textfält kommer dock materialet att anonymiseras ytterligare. Det är dock fortfarande viktigt att du försöker undvika att identifiera dig själv eller någon annan, direkt eller indirekt, i dessa fält.

Vidare kan Volvokoncernen även använda AI-teknologier för att förbättra insikter i rapporter och enkäter, t.ex. Volvo Group Pulse. Detta sker dock alltid med säkerställande av att alla personuppgifter behandlas i enlighet med det som angetts ovan samt i överensstämmelse med dataskyddsregler för att skydda din integritet och dina rättigheter.

Volvo kommer i första hand att erhålla dina personuppgifter från dig själv, t.ex. under ansöknings- och introduktionsprocessen, under hela anställningstiden och, i vissa fall där det är tillåtet, vid avslut av anställningen.

Dina personuppgifter kan också inhämtas via din chef eller Human Resources, eller annan tredje part som du har instruerat oss att inhämta dina personuppgifter från, t.ex. när vi kontaktar referenser som du har lämnat till Volvo.

Vissa personuppgifter kan också genereras automatiskt från Volvos IT-system, eller motsvarande, till exempel när ditt användar-id till Volvos system skapas.

Förutom viss information som krävs enligt lag är det frivilligt för dig att lämna några personuppgifter till Volvo. Du kommer därför inte att drabbas av negativa konsekvenser om du inte vill lämna dina personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter om dig för att administrera din anställning hos Volvo, såsom anställningsavtalet, tillhandahållandet av IT-verktyg och tjänster, åtkomsträttigheter till Volvos lokaler samt utbetalning av lön och förmåner.

Dina personuppgifter kan delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (enligt närmare beskrivning nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag. Alla överföringar av dina personuppgifter till andra Volvokoncernbolag (inklusive överföringar från inom EU/EES till utanför EU/EES och/eller från Storbritannien till utanför Storbritannien) kommer att regleras av ett koncerninternt avtal baserat på EU-godkända Standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan, samt andra nödvändiga jurisdiktionella skyddsåtgärder. Ett sådant avtal återspeglar de standarder som finns i europeiska dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha detta avtal på plats innebär att alla Volvokoncernens enheter måste följa samma interna regler. Det innebär också att dina rättigheter förblir desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje parter utanför Volvokoncernen

Utöver delning av personuppgifter mellan Volvokoncernens bolag enligt ovan, kan Volvo även dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

• Affärspartners, såsom Volvokoncernens leverantörer och tjänsteleverantörer i samband med deras tillhandahållande av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänsteleverantörer, resebyråer, lönebyråer och förmånsadministratörer, pensions- och försäkringsbolag, företagshälsovårdsleverantörer, tjänstebilsleverantörer och företagskortleverantörer.
• Fackföreningar, om tillämpligt, i samband med uppsägningar, frågor om anställningens upphörande, PPI (Plan för Personlig Förbättring), interna omorganisationsprojekt samt fusioner och förvärvsprojekt.
• Professionella rådgivare, såsom försäkringsbolag, jurister och andra professionella rådgivare i samband med försäkringsanspråk, revisioner och mottagande av rådgivningstjänster.
• Motparter och deras rådgivare, till exempel i samband med fusioner och förvärv samt andra projekt eller samarbeten (inklusive fusioner, förvärvsprojekt, försäkringsbolag)..
• Nödserviceleverantörer, såsom polis, brandkår, ambulans och vägassistans i samband med nödhjälp.
• Rättsvårdande myndigheter, tillsynsmyndigheter, statliga organ och andra offentliga och rättsliga instanser i samband med rättsliga förpliktelser såsom domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav, eller om det anses nödvändigt i undantagsfall för att skydda dina eller andras vitala intressen.

Alla tredjepartsleverantörer av tjänster och professionella rådgivare som dina personuppgifter lämnas ut till, förväntas och krävs skydda sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.

Överföring av data utanför EU/EES

Om någon Volvokoncernens företag som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta Volvokoncernens företaget att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats som ger tillräckliga nivåer av skydd för dina personuppgifter enligt vad som krävs av tillämpliga dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan till exempel innefatta användning av EU-godkända Standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer via kontaktuppgifterna som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationssäkerhet och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga i förhållande till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till känsligheten hos personuppgifterna samt tar hänsyn till kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i takt med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys relaterade till personuppgifter vid användning av Volvos system.

Volvo kommer normalt att behålla dina personuppgifter under anställningen och enligt vad som dokumenterats i vår bevaringsplan för data och tillämpliga bilagor. Efter att din anställning har upphört kommer Volvo endast att behandla de personuppgifter som anses nödvändiga för att uppfylla de syften för vilka de samlades in och endast fram till dess att sådant syfte har uppfyllts eller, om det är senare, under den tid som kan krävas för att uppfylla lokala juridiska, skattemässiga eller förmånsrelaterade skyldigheter eller för att tillgodose eventuella juridiska krav vid en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller anspråk.

Du kan ha rätt, där det föreskrivs enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar, att:

• Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rätt ger dig möjlighet att få veta om vi har personuppgifter om dig och, om vi har det, att få information om och en kopia av de specifika delar och kategorier av personuppgifter.
• Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.
• Begära radering eller borttagning av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, inklusive när sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppnå syftena.
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.
• Begära dataportabilitet av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lättanvänt format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
• Om vår behandling av dina personuppgifter eller delar därav baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, varvid Volvo kommer att upphöra med all vidare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen därav (dock påverkar en sådan återkallelse inte lagligheten av de behandlingar som utförts innan återkallelsen).

Observera att Volvo kanske inte alltid är skyldig att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. En bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga förpliktelser och undantagen från sådana rättigheter.

Du har också rätt att inge eventuella klagomål du kan ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer via kontaktuppgifterna som anges ovan.

Volvo uppmuntrar till regelbunden översyn av detta Integritetsmeddelande för att hålla sig informerad om eventuella ändringar.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta Integritetsmeddelande vid behov. När vi gör det kommer vi att ange datumet för sådana ändringar och/eller när de träder i kraft högst upp i detta Integritetsmeddelande.