Integritetsmeddelande för leverantörsrepresentanter

Det företag inom Volvokoncernen som du eller din arbetsgivare kan komma att leverera, levererar eller har levererat produkter och/eller tjänster till (nedan kallat “Volvo”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Volvo inhämtar från dig och de andra källor som beskrivs nedan.

”Personuppgiftsansvarig” innebär att det är Volvo som beslutar om syftet med och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer på gpo.office@volvo.com eller via post eller telefon på:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

Om du befinner dig i Storbritannien är Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannien, kontaktuppgifter nedan:

Volvo Group UK Limited,
Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA

För syftet med detta Integritetsmeddelande är “personuppgifter” all information om en specifik individ eller som identifierar eller kan identifiera en specifik individ. Med andra ord är det all information som kan kopplas till dig.

För syftet med detta Integritetsmeddelande avser termen “behandla” eller “behandling” all användning av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, anpassning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstöring av personuppgifter.

Rättslig grund

Volvo kan behandla dina personuppgifter baserat på en eller flera av följande rättsliga grunder, se även ytterligare information nedan.

• Avtalsförpliktelse: Volvo kan behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en avtalsförpliktelse gentemot dig, t.ex. för att uppfylla villkoren i ett avtal om tillhandahållande av produkter och/eller tjänster som har ingåtts med dig eller din arbetsgivare.
• Rättslig förpliktelse. Volvo kan behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att följa domstolsbeslut och lagstadgade rapporteringskrav.
• Berättigade intressen. Volvo får behandla dina personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för ändamål som rör ett berättigat intresse som Volvo eller en tredje part har. Det anses generellt ligga i Volvos berättigade intresse att hantera sin dagliga verksamhet enligt lagliga och rättvisa affärspraxis, inklusive att hantera sina relationer med sina leverantörer för att fullgöra avtal som du eller din arbetsgivare är part i och/eller för att vidta nödvändiga åtgärder innan ett avtal ingås med dig eller din arbetsgivare. Som exempel behöver Volvo känna till ditt föredragna språk för att kunna kommunicera korrekt med dig i det dagliga arbetet. När det anges här att Volvo förlitar sig på sina berättigade intressen för ett visst behandlingsändamål, anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med hänsyn till (i) den transparens Volvo tillhandahåller kring behandlingsaktiviteten, (ii) Volvos privacy by design-ansats, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsaktiviteten. Om du vill få ytterligare information om denna avvägningsmetod, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer via kontaktuppgifterna ovan.
• Samtycke. I undantagsfall eller om ingen annan rättslig grund kan tillämpas, kan Volvo be om ditt uttryckliga samtycke för att behandla vissa personuppgifter. Ett sådant samtycke är ditt val och helt frivilligt.

Volvo kan behandla följande kategorier av uppgifter som, ensamma eller i kombination med andra uppgifter, kan utgöra personuppgifter och för de allmänna syften som anges i Tabell 1 nedan.

Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla de uppgifter som anges nedan om dig, och vissa av syftena med behandlingen kommer att överlappa varandra och det kan finnas flera syften som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1 – Kategorier, Syfte och Rättslig Grund för Behandling

Särskilt om särskilda kategorier av personuppgifter

Det noteras särskilt att vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och ska hanteras med extra

omsorg och kräver ytterligare skyddsåtgärder. Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo har en rättslig förpliktelse eller ett berättigat affärsbehov att behandla sådana uppgifter. I sådana fall kommer Volvo att informera dig och (om det krävs enligt lag) inhämta ditt uttryckliga samtycke till att behandla sådana uppgifter. Du bör vara medveten om att det inte är ett villkor i ditt avtal med oss att du samtycker till någon begäran om samtycke från oss.

Särskilt om CCTV-övervakning

Volvo kan använda företagets övervakningskameror (CCTV-övervakning) på sina anläggningar där det är tillåtet enligt lag. Observera att behandlingen av personuppgifter relaterade till CCTV-övervakning inte omfattas av detta Integritetsmeddelande utan av Integritetsmeddelande för besökare.

Särskilt om automatiserat beslutsfattande

Volvo utför inte regelbundet och systematiskt automatiserat beslutsfattande som medför en rättslig effekt för enskilda individer eller som skulle ha en liknande betydande effekt. Om du interagerar med ett Volvobolag som utför sådant automatiserat beslutsfattande bör du få ett särskilt meddelande som beskriver detaljerna kring det automatiserade beslutsfattandet.

Volvo kommer i första hand att hämta dina personuppgifter från dig själv eller det företag du arbetar för.

Vissa personuppgifter kan också automatiskt genereras från Volvos IT-system, inklusive tillämpliga leverantörshanteringssystem eller motsvarande, till exempel när ditt användar-id till Volvos system skapas.

Förutom viss information som krävs enligt lag eller avtalsförpliktelser är det frivilligt för dig att lämna några personuppgifter till Volvo.

Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter för att kunna interagera med sina leverantörer för kommunikations- och affärssyften. Att inte lämna personuppgifter kan potentiellt hindra hanteringen och/eller inköpet av produkter och tjänster från dig eller din arbetsgivare.

Dina personuppgifter kan delas med andra bolag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (enligt närmare beskrivning nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.

Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen

Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag.

Eventuella överföringar av dina personuppgifter till andra bolag inom Volvokoncernen (inklusive överföringar från inom EU/EES till utanför EU/EES och/eller från Storbritannien till utanför Storbritannien) kommer att regleras av ett internt avtal baserat på EU-godkända Standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter från tid till annan, samt andra nödvändiga jurisdiktionella skyddsåtgärder.

Ett sådant avtal återspeglar de standarder som finns i europeiska dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha detta avtal på plats innebär att alla enheter inom Volvokoncernen måste följa samma interna regler. Det innebär också att dina rättigheter förblir desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.

Delning av personuppgifter med tredje parter utanför Volvokoncernen

Utöver delning av personuppgifter mellan Volvokoncernens bolag enligt ovan, kan Volvo även dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:

• Affärspartners, såsom Volvokoncernens leverantörer och tjänsteleverantörer i samband med deras tillhandahållande av produkter och tjänster till Volvokoncernen, såsom IT-tjänsteleverantörer.
• Professionella rådgivare, såsom försäkringsbolag, advokater och andra professionella rådgivare i samband med försäkringsärenden, revisioner och mottagande av rådgivningstjänster.
• Motparter och deras rådgivare, i samband med fusioner och förvärvsprojekt.
• Nödserviceleverantörer, såsom polis, brandkår, ambulans och vägassistans, för att skydda dina och andras vitala intressen, till exempel i samband med nödhjälp.
• Myndigheter inom brottsbekämpning; tillsynsmyndigheter samt andra offentliga och rättsliga organ i samband med rättsliga förpliktelser såsom domstolsbeslut eller lagstadgade rapporteringskrav, eller om det anses nödvändigt i undantagsfall för att skydda dina eller andras vitala intressen. Offentliga myndigheter med ansvar för exportkontroll och tull.

Alla tredjepartsleverantörer av tjänster och professionella rådgivare till vilka dina personuppgifter lämnas ut, förväntas och krävs skydda konfidentialiteten och säkerheten för dina personuppgifter och får endast använda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar.

Vidare, om ett företag inom Volvokoncernen som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta företaget inom Volvokoncernen att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan till exempel omfatta användning av EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som från tid till annan har erkänts eller godkänts av relevanta myndigheter.

Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationssäkerhet och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt.

Dessa åtgärder är lämpliga med hänsyn till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till känsligheten hos personuppgifterna samt beaktar kraven i tillämplig lokal lagstiftning. Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i takt med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och tjänster.

Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys relaterade till personuppgifter vid användning av Volvos system.

Volvo kommer att behålla dina personuppgifter så länge det krävs för att uppfylla sina rättigheter och skyldigheter enligt lag, med beaktande av till exempel avtalstiden och garantitiderna. Därefter kommer Volvo endast att behandla dina personuppgifter under den tid som kan krävas för att uppfylla lokala rättsliga förpliktelser eller för att tillgodose eventuella rättsliga krav vid en faktisk, hotad eller förväntad tvist eller anspråk.

Du kan ha rätt, där det föreskrivs enligt tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar, att:

• Begära tillgång till de personuppgifter som Volvo behandlar om dig: denna rätt ger dig möjlighet att få veta om vi har personuppgifter om dig och, om vi har det, att få information om och en kopia av de specifika delar och kategorier av personuppgifter.
• Begära rättelse av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo inte längre behandlar dina personuppgifter.
• Begära radering eller borttagning av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära radering eller borttagning av dina personuppgifter, inklusive när sådana personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppnå syftena.
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att begära att Volvo endast behandlar dina personuppgifter under begränsade omständigheter, inklusive med ditt samtycke.
• Begära dataportabilitet av dina personuppgifter: denna rätt ger dig möjlighet att få en kopia (i ett portabelt och, om det är tekniskt möjligt, lättanvänt format) av dina personuppgifter, eller begära att Volvo överför sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om vår behandling av dina personuppgifter eller delar därav baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, varvid Volvo kommer att upphöra med all vidare behandling av dina personuppgifter eller den relevanta delen därav (dock påverkar en sådan återkallelse inte lagligheten av de behandlingar som utförts innan återkallelsen).

Observera att Volvo inte alltid är skyldig att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. En bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga förpliktelser och undantagen från sådana rättigheter.

Du har också rätt att inge eventuella klagomål du kan ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem, vänligen kontakta Volvos Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.

Volvo uppmuntrar till regelbunden översyn av detta Integritetsmeddelande för att hålla sig informerad om eventuella ändringar.

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta Integritetsmeddelande vid behov. När vi gör det kommer vi att ange datumet för sådana ändringar och/eller när de träder i kraft nära toppen av detta Integritetsmeddelande.