Obvestilo o varstvu zasebnosti obiskovalcev  

 

Ta različica je bila objavljena 2023/09/01 in velja od tega datuma

To obvestilo zagotavlja informacije o tem, kako podjetje, ki je del skupine Volvo Group, obdeluje osebne podatke občasnih obiskovalcev in strokovnjakov, ki obiščejo prostore skupine Volvo Group (»obvestilo o zasebnosti«). Če ste na obisku prostorov družbe skupine Volvo Group ali ste prostore že obiskali, lahko o vas obdelujemo osebne podatke.

V tem obvestilu »skupina Volvo Group« pomeni družbo AB Volvo (objavljeno) in subjekte, ki jih neposredno ali posredno upravlja družba AB Volvo, kar med drugim vključuje subjekte, ki pripadajo kateremu koli od glavnih poslovnih področij skupine Volvo Group (ki lahko občasno obstajajo), kot so Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions in Volvo Energy.

To obvestilo o zasebnosti se uporablja samo, kadar podjetje, ki je del skupine Volvo Group, zbira ali drugače obdeluje osebne podatke za lastne namene (tj. kadar je podjetje v skupini Volvo Group (samo ali skupaj z drugimi subjekti) upravljavec in zato odloča o namenu in načinu obdelave osebnih podatkov).

To obvestilo o zasebnosti ne velja za primere, ko podjetje skupine Volvo Group zbira ali kako drugače obdeluje osebne podatke v imenu drugega podjetja, na primer v imenu neodvisnih pooblaščenih prodajalcev, uvoznikov, dobaviteljev in strank skupine Volvo Group.

Poleg obvestila o zasebnosti lahko nekateri sistemi, programi in postopki podjetja skupine Volvo Group vsebujejo lastna obvestila o zasebnosti, ki vsebujejo dodatne podrobnosti o tem, katere posamezne osebne podatke zbiramo in kako jih hranimo, uporabljamo in prenašamo.

Izberite jezik

Družba skupine Volvo Group, ki jo obiskujete ali ste jo že obiskovali (v nadaljevanju »Volvo«), je upravljavec osebnih podatkov, ki jih Volvo pridobi od vas in drugih virov, ki so opisani v nadaljevanju.

Kot »upravljavec« Volvo odloča o namenu in sredstvih za obdelavo vaših osebnih podatkov. Volvo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov.

Vprašanja o obdelavi osebnih podatkov lahko odgovorni osebi za zasebnost skupine Volvo Group pošljete na gpo.office@volvo.com ali po navadni pošti ali jo pokličete na:

AB Volvo, 

Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ

SE-405 08

Göteborg, Švedska

+46 (0)31 66 00 00

V tem obvestilu o zasebnosti so »osebni podatki« vse informacije o določenem posamezniku ali podatki, po katerih je določen posameznik prepoznan ali ga je mogoče identificirati. Z drugimi besedami, gre za informacije, ki jih je mogoče povezati z vami.

V tem obvestilu o zasebnosti izraz »postopek« ali »obdelava« pomeni kakršno koli uporabo osebnih podatkov, kar med drugim vključuje zbiranje, snemanje, organiziranje, shranjevanje, prilagajanje, spreminjanje, prenos, razpoložljivost, blokiranje, brisanje ali uničenje osebnih podatkov.

Pravna podlaga

Volvo vaše osebne podatke obdeluje v skladu s katero koli od naslednjih pravnih podlag, nadaljnje podrobnosti pa si lahko ogledate spodaj.

  • Pravna obveznost. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke, če je takšna obdelava potrebna za upoštevanje pravne obveznosti, npr. upoštevanje sodnih odredb in zahtev glede poročanja.
  • Upravičeni interesi. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke, če je takšna obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si Volvo ali zunanji ponudniki prizadevajo. Na splošno velja, da je zakoniti interes družbe Volvo upravljanje vsakodnevnega poslovanja, zaščita prostorov in opreme ter ohranjanje notranjega nadzora. Za obdelavo osebnih podatkov obiskovalcev na podlagi zakonitega interesa Volvo izvede oceno za vsak primer posebej. Volvo bo morda moral na primer obdelovati nekatere osebne podatke za upravljanje vašega obiska skupine Volvo Group, kadar je zakoniti interes družbe Volvo varno upravljanje vsakodnevnega poslovanja.

    Ko je tukaj navedeno, da se Volvo za določen namen obdelave zanaša na svoje zakonite interese, je Volvo mnenja, da njegovi upravičeni interesi ne prevladajo nad vašimi interesi, pravicami ali svoboščinami glede (i) preglednosti, ki jo Volvo zagotavlja pri obdelavi, (ii) Volvovega pristopa k spoštovanju zasebnosti, (iii) Volvovih rednih pregledov zasebnosti in (iv) pravic, ki jih imate v zvezi z obdelavo. Če želite pridobiti dodatne informacije o tem uravnoteženem pristopu k testiranju, se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine Volvo Group prek zgoraj navedenih podatkov za stik.

  • Ključni interesi. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke za zaščito vaših ključnih interesov in ključnih interesov drugih, če ima družba Volvo utemeljene razloge za domnevo, da lahko taka obdelava osebnih podatkov prepreči ali zmanjša kakršno koli znatno morebitno škodo za vas ali druge.Ključni interesi. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke za zaščito vaših ključnih interesov in ključnih interesov drugih, če ima družba Volvo utemeljene razloge za domnevo, da lahko taka obdelava osebnih podatkov prepreči ali zmanjša kakršno koli znatno morebitno škodo za vas ali druge.

Volvo lahko obdeluje naslednje kategorije podatkov, ki lahko sami po sebi ali v kombinaciji z drugimi podatki predstavljajo osebne podatke, in za splošne namene, navedene v tabeli 1 spodaj.

Volvo ne bo nujno obdeloval vseh podatkov o vas, ki so navedeni spodaj, nekateri nameni obdelave pa se bodo prekrivali in lahko obstaja več namenov, ki upravičujejo našo uporabo vaših osebnih podatkov.

Preglednica 1 – Kategorije osebnih podatkov, namen in pravna podlaga za obdelavo 

 

Kategorije osebnih podatkov

Nameni obdelave

Pravna podlaga za obdelavo

 

Podatki o stikih, kot so ime, naziv, delovno mesto, e-poštni naslov, številka potnega lista, identifikacijska številka voznika, izbira hrane in velikost oblačil

 

  •   Omogočanje registracije obiskovalcev v sistemih za registracijo obiskovalcev družbe Volvo
  • Splošno upravljanje obiskov 

  • Omogočite rezervacije potovanj in hotelov

 

 

  •   Upravičeni interes (za upravljanje obiskov prostorov družbe Volvo)

 

Podatki o času, kot sta datum in čas obiska

 

  •  Omogočanje registracije časa obiskov 

 

 

 

  •   Upravičeni interes (za upravljanje obiskov prostorov družbe Volvo)

 

 

Podatki o vozilu, kot je registrska številka vozila, ki jo navedete ob registraciji

 

  •   Omogočanje dostopa do parkirišč obiskovalcem

 

 

 

  •    Upravičeni interes (za upravljanje obiskov prostorov družbe Volvo)

 

 

Varnostni podatki, kot so kartice za dostop in pravice dostopa ter uporaba kartic za dostop in pravice dostopa, ki so vam dodeljene. Številka potnega lista, identifikacijska številka voznika, številka socialnega zavarovanja. 

 

 

  • Omogočanje varnega dostopa do prostorov družbe Volvo obiskovalcem
  • Omogočanje identifikacije in preverjanja obiskovalcev

 

 

  • Upravičeni interes (za zagotavljanje varnega dostopa do prostorov družbe Volvo)
  • Pravna obveznost

 

Podatki v zvezi z informacijsko tehnologijo, kot so identifikacijska številka uporabnika, gesla in podatki za prijavo, ki vam omogočajo uporabo javnih omrežij družbe Volvo (če je primerno)

 

 

  • Omogočanje dostopa do javnih internetnih omrežij družbe Volvo

 

 

  • Upravičeni interes (za upravljanje nadzora nad javnim internetnim dostopom, varstvo podatkov in kibernetsko varnost na splošno)

 

Slikovno gradivo, kot so videoposnetki, ki jih posname video nadzorni sistem (»CCTV«) družbe skupine Volvo Group, nameščen v ustreznih prostorih družbe skupine Volvo Group, ali kateri koli drug video sistem in z njim povezan varnostni/nadzorni sistem, ne glede na to, ali je v prostorih skupine Volvo Group ali ne, vendar v zvezi s katerim imamo zakonit namen za pregled/dostop

 

 

  • Upravljanje varnosti in zaščite v prostorih skupine Volvo Group

  • Razvoj in/ali izboljšanje proizvodnega procesa

  • Izboljšanje učinkovitosti.

 

 

  •   Zakoniti interes (za ohranjanje varnosti in zaščite, preprečevanje goljufij ali kraje ter (kjer je primerno) za pomoč pri skladnosti s predpisi)

 

Posamezni podatki, kot je izbira hrane

 

 

  • Omogočanje določb o obrokih med obiski

 

  • Zakoniti interes (za upravljanje obrokov med obiski prostorov družbe Volvo)

 

 

 

Natančneje o video nadzornem sistemu (CCTV)

Volvo lahko uporablja video nadzorni sistem (»CCTV«) (kot je opredeljeno zgoraj), kjer je to zakonsko dovoljeno. Video nadzorni sistem (CCTV) se običajno uporablja za nadzor in preprečevanje nepooblaščenega dostopa do prostorov in opreme družbe Volvo, vendar se v nekaterih državah lahko uporablja tudi za zagotavljanje skladnosti z zdravstvenimi in varnostnimi smernicami in postopki ter za splošno izboljšanje proizvodnje. Slike in posnetki video nadzornega sistema (»CCTV«) so varno shranjeni in dostopni samo na podlagi potrebe po seznanitvi (na primer za preiskovanje nezgode).

 

Volvo osebne podatke pridobiva od vas oz. osebe, s katero obiskujete prostore družbe, saj lahko obiskovalci vpišejo imena oseb v svoji skupini obiskovalcev. Če obiščete zaposlenega pri družbi Volvo, lahko slednji vaše osebne podatke posreduje recepciji za namene registracije. Podatki se lahko pridobijo tudi od tržnega podjetja, v katerem ni zastopnika družbe Volvo, vendar je na primer obvestil razstavni center o strankah, ki bodo obiskale na primer razstavne centre.

Nekateri osebni podatki se lahko samodejno ustvarijo tudi iz Volvovega sistema informacijske tehnologije in video nadzornih sistemov (CCTV), kot so podatki iz dnevnikov in/ali slikovno gradivo.

Posredovanje osebnih podatkov družbi Volvo je prostovoljno, vendar pa se morajo zaradi varnosti vsi obiskovalci registrirati v povezavi z obiski prostorov skupine Volvo Group. Če v povezavi z obiskom ne želite posredovati svojih osebnih podatkov, vam morda ne bomo mogli odobriti dostopa do prostorov skupine Volvo Group.

Vaše osebne podatke lahko delimo z drugimi družbami skupine Volvo Group in nekaterimi kategorijami tretjih oseb (kot je podrobneje opisano spodaj), kar lahko vključuje prenos vaših osebnih podatkov v druge države.

Deljenje osebnih podatkov v skupini Volvo Group

Skupina Volvo Group je globalna organizacija s pisarnami in poslovalnicami po vsem svetu, vaši osebni podatki pa se lahko prenašajo in so na voljo na mednarodni ravni v celotnem globalnem poslovanju skupine Volvo Group ter med različnimi subjekti in podružnicami.

Kakršen koli prenos vaših osebnih podatkov drugim družbam skupine Volvo Group (vključno s prenosi iz EU/EGP v države zunaj EU/EGP) bo urejal medpodjetniški sporazum, ki temelji na standardnih pogodbenih klavzulah, ki jih odobri EU, ali drugih mehanizmih, ki jih pristojni organi priznajo ali občasno odobrijo. Tak sporazum odraža standarde evropskih zakonov o zasebnosti podatkov (vključno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov). Vzpostavitev tega sporazuma pomeni, da morajo vsi subjekti skupine Volvo Group upoštevati enaka notranja pravila. Pomeni tudi, da vaše pravice ostajajo enake, ne glede na to, kje skupina Volvo Group obdeluje vaše podatke.

Deljenje osebnih podatkov s tretjimi osebami zunaj skupine Volvo Group

Poleg deljenja osebnih podatkov med družbami skupine Volvo Group, kot je navedeno zgoraj, lahko Volvo vaše osebne podatke deli tudi z nekaterimi kategorijami tretjih oseb, vključno z:

 

  • Poslovni partnerji, kot so dobavitelji in ponudniki storitev skupine Volvo Group v zvezi z zagotavljanjem izdelkov in storitev skupini Volvo Group, na primer ponudniki storitev IT.
  • Strokovni svetovalci, kot so zavarovalnice, odvetniki in drugi strokovni svetovalci v zvezi z odškodninskimi zahtevki, revizijami in prejemom svetovalnih storitev.
  • Izvajalci storitev v sili, kot so policija, gasilci, reševalci in pomoč na cesti za zaščito vaših ključnih interesov in ključnih interesov drugih, na primer v zvezi z nujno pomočjo.
  • Organi pregona, regulativni organi in drugi javni in sodni organi v zvezi s pravnimi obveznostmi, kot so sodne odredbe ali zahteve za pravno poročanje, ali če se v izjemnih primerih štejejo za potrebne za zaščito vitalnih interesov vas ali drugih

Od vseh zunanjih ponudnikov storitev in poklicnih svetovalcev, s katerimi delimo vaše osebne podatke, pričakujemo in zahtevamo, da ščitijo zaupnost in varnost vaših osebnih podatkov in vaše osebne podatke uporabljajo le v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov.

Poleg tega se bo v primeru, da katero koli podjetje skupine Volvo Group s sedežem v EU/EGP osebne podatke prenese zunanjim tretjim osebam, ki se nahajajo izven EU/EGP, zadevno podjetje skupine Volvo Group prepričalo, da obstajajo ustrezni zaščitni ukrepi, ki zagotavljajo ustrezno raven zaščite vaših osebnih podatkov, kot to zahteva veljavna zakonodaja o zasebnosti podatkov (vključno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov). To lahko na primer vključuje uporabo standardnih pogodbenih klavzulah, ki jih odobri EU, ali drugih mehanizmov, ki jih pristojni organi priznajo ali občasno odobrijo.

Če imate vprašanja o tem, kako Volvo deli vaše osebne podatke, se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine Volvo Group prek zgoraj navedenih podatkov za stik.

Za ustrezno zaščito osebnih podatkov Volvo uporablja ustrezne in upravičene pravne, tehnične in organizacijske varnostne ukrepe, vključno z varnostjo informacijske tehnologije in varnostnimi ukrepi.

Ti ukrepi ustrezajo tveganjem, ki jih predstavlja obdelava osebnih podatkov, in občutljivosti osebnih podatkov ter upoštevajo zahteve veljavne lokalne zakonodaje. Poleg tega se ukrepi nenehno izboljšujejo v skladu z razvojem razpoložljivih varnostnih izdelkov in storitev.

Volvo zahteva, da vse osebe pri uporabi Volvovih sistemov upoštevajo veljavna varnostna pravila v zvezi z osebnimi podatki.

Volvo vaše osebne podatke običajno obdeluje za obdobje največ dveh (2) let po obisku. Po tem obdobju Volvo obdeluje le osebne podatke, ki so potrebni za izpolnitev lokalnih pravnih obveznosti ali zakonskih zahtev v primeru dejanskega, zagroženega ali pričakovanega spora oz. zahtevka.

Če je to določeno z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov, ste morda upravičeni do:

  • Zahteve za dostop do osebnih podatkov, ki jih Volvo obdeluje o vas: to omogoča, da izveste, ali o vas hranimo osebne podatke, in če jih, lahko pridobite podatke o posameznih delih in kategorijah osebnih podatkov in njihovo kopijo
  • Zahteve za popravek osebnih podatkov: to omogoča, da popravite svoje osebne podatke, če so netočni ali nepopolni.
  • Ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov: to omogoča, da zahtevate, da Volvo ne obdeluje več vaših osebnih podatkov.
  • Zahteve za izbris osebnih podatkov: to omogoča, da zahtevate izbris svojih osebnih podatkov, tudi kadar takšni osebni podatki za dosego namena ne bi bili več potrebni.
  • Zahteve za omejitev obdelave osebnih podatkov: to omogoča, da zahtevate, da Volvo vaše osebne podatke obdeluje le v omejenih okoliščinah, vključno z vašim soglasjem.
  • Zahteve za prenos osebnih podatkov: to omogoča, da prejmete kopijo (v prenosni in, če je to tehnično izvedljivo, lahko uporabljivi obliki) svojih osebnih podatkov ali zahtevate, da Volvo te osebne podatke posreduje drugemu upravljavcu podatkov.
  • V primeru, da naša obdelava vaših osebnih podatkov ali njihovega dela temelji na vašem soglasju, lahko kadar koli prekličete svoje soglasje, v tem primeru pa Volvo preneha z nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov ali ustreznega dela teh podatkov (vendar tak preklic ne bo vplival na zakonitost dejavnosti obdelave podatkov pred preklicem).

Upoštevajte, da Volvo morda ne bo vedno dolžan izpolniti zahteve za izbris, omejitev, ugovor ali prenos podatkov. Presoja se lahko opravi za vsak primer posebej na podlagi pravnih obveznosti družbe Volvo in izjeme od teh pravic.

Imate pravico, da pri nadzornem organu vložite pritožbo glede načina obdelave osebnih podatkov pri Volvu. Za več informacij o teh pravicah in kako jih uveljaviti se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine Volvo Group prek zgoraj navedenih kontaktnih podatkov.

Volvo spodbuja redni pregled tega obvestila o zasebnosti, da boste seznanjeni s kakršnimi koli spremembami. Pridržujemo si pravico do spreminjanja tega obvestila o zasebnosti po potrebi. Ko bomo to storili, bomo na vrhu tega obvestila o zasebnosti zabeležili datum izvedbe sprememb in/ali njihovo uveljavitev.