Privacyverklaring voor vertegenwoordigers van klanten en prospects
Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 2026/07/20, v2.0.b
Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten en prospects door een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Group ("Privacyverklaring"). Als u een natuurlijke persoon bent die, of is geweest, werknemer van een bedrijf dat een product of dienst heeft gekocht, of gehuurd, geleased of ingehuurd, of die in de rol van prospect een offerte heeft aangevraagd bij een bedrijf van de Volvo Group, kunnen wij persoonsgegevens over u verwerken.
In het kader van deze verklaring betekent de "Volvo Group" AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste business areas en truckdivisies van de Volvo Group (zoals deze van tijd tot tijd kunnen bestaan), zoals Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer een bedrijf dat deel uitmaakt van de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor zijn eigen doeleinden (d.w.z. wanneer één of meerdere bedrijven van de Volvo Group een verwerkingsverantwoordelijke is en daarom bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt).
Houd er rekening mee dat de verwerking van voertuiggerelateerde persoonsgegevens niet onder deze Privacyverklaring valt, maar onder de Privacyverklaring voor
Deze Privacyverklaring is niet van toepassing wanneer een bedrijf van de Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
Naast deze Privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van een bedrijf van de Volvo Group eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en overgedragen.
Selecteer taal
Het bedrijf van de Volvo Group waarvan u, namens uzelf of uw werkgever, i) een product of dienst heeft gekocht, ingehuurd, geleased of gehuurd, of ii) contact heeft gehad voor een mogelijke aankoop, huur of lease van een product of dienst van (hierna "Volvo" genoemd) is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die Volvo van u verkrijgt en de andere bronnen die hieronder worden beschreven.
"Verwerkingsverantwoordelijke" betekent dat Volvo bepaalt met welk doel en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.
Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer via gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
T.a.v.: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0)31 66 00 00
Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, is Volvo Group UK Limited de vertegenwoordiger van Volvo in het Verenigd Koninkrijk. De contactgegevens zijn hieronder vermeld:
Volvo Group UK Limited,
T.a.v.: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
Verenigd Koninkrijk
CV34 5YA
Voor de doeleinden van deze Privacyverklaring zijn "persoonsgegevens" alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.
Voor de doeleinden van deze Privacyverklaring betekent de term "verwerken" of "verwerking" elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opnemen, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.
Rechtsgrond
Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de hieronder vermelde rechtsgronden, zie ook de nadere toelichting hieronder.
- Contractuele verplichting. Volvo kan uw gegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een contractuele verplichting jegens u, bijvoorbeeld om te voldoen aan de voorwaarden van een bestelling of een servicecontract dat door u of uw werkgever is ondertekend.
- Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke rapportagevereisten.
- Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde partij. Over het algemeen wordt aangenomen dat het in het gerechtvaardigde belang van Volvo is om de dagelijkse activiteiten te beheren, inclusief het beheer van klantenrelaties, maar ook, meer in het algemeen, om de producten en diensten die het aanbiedt verder te ontwikkelen (door Volvo zelf of in samenwerking met derden), inclusief nieuwe innovatieve producten en diensten.
Waar hierin wordt vermeld dat Volvo zich voor een bepaald verwerkingsdoel baseert op zijn gerechtvaardigde belangen, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gelet op (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) Volvo's benadering van privacy by design, (iii) Volvo's regelmatige privacybeoordeling en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze belangenafweging, neem dan contact op met de Volvo Chief Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
- Toestemming. Volvo kan uw uitdrukkelijke toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden. Een dergelijke toestemming is uw keuze en is geheel vrijwillig.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.
Volvo zal niet noodzakelijk alle hieronder vermelde gegevens over u verwerken, en sommige verwerkingsdoeleinden zullen elkaar overlappen en er kunnen verschillende doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.
Table 1 - Categorieën, doel en rechtsgrond voor verwerking
| Categorieën persoonsgegevens | Doeleinden van verwerking | Rechtsgrond voor verwerking |
|---|---|---|
| Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, voorkeurstaal |
|
|
| Organisatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, bedrijfsleiding, functie, werkplek en land |
|
|
Individuele gegevens, zoals voorkeurstaal, foto/video, kledingmaat en voedselvoorkeuren Reisadministratieve gegevens, zoals informatie over reizen, boekingsgegevens, paspoortnummer enz. |
|
|
| IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-ID, wachtwoorden, machtigingen, instellingen en andere kenmerken die verband houden met uw gebruikersaccount, inloggegevens en gegevens en logbestanden over uw gebruik van IT-apparatuur, applicaties of diensten van Volvo |
|
|
| Voertuiggerelateerde unieke identificatiegegevens, zoals het voertuig-ID (VIN en chassis-ID)IP-nummer, MAC-adres, simkaartnummer, IMEI |
|
|
| Gegevens over fabricage / reparatie / service, zoals het volgen en registreren van activiteiten (inclusief garantieclaims) die door u zijn uitgevoerd in verband met fabricage, onderhoud, reparatie of service aan producten |
|
|
| Financiële gegevens, zoals krediet- of betalingsinformatie (inclusief betalings-, krediet- en wanbetalings-/schuldgeschiedenis, gerechtelijke procedures of executiemaatregelen die op u betrekking hebben) en bankrekeninggegevens |
|
|
| Contractgegevens, zoals inkooporders, contracten en andere overeenkomsten tussen u en Volvo |
|
|
| Gegevens gekoppeld aan de verhuur/lease/huur/het gebruik/de lening van een voertuig, zoals rijbewijsnummer en status, kentekenplaat |
|
|
| Criminaliteits- en fraudegerelateerde gegevens (meestal ontvangen van fraudepreventiebureaus en kredietinformatiebureaus) |
|
|
| Screening- en sanctiegerelateerde gegevens inclusief negatieve mediaberichten, aanwezigheid op sanctielijsten, watchlists, politieke blootstelling, uiteindelijk begunstigden van het bedrijf van de klant, informatie over ontvangers van geschenken/hospitality (zoals naam, bedrijf/werkgever, betrokkenheid van een overheidsfunctionaris, rol). |
|
|
| Gebruiksgegevens: gegevens over het gebruik dat u maakt van een product of een dienst, met inbegrip van routines en gewoonten (die niet afkomstig zijn van telematicagegevens) |
|
|
| Verzekeringsgerelateerde gegevens inclusief ongevallen, naam van de verzekeringsmaatschappij enz. |
|
|
Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens
Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als bijzondere categorieën persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en dat zij met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen.
Volvo verwerkt alleen bijzondere categorieën persoonsgegevens als Volvo een wettelijke verplichting of een legitieme zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot zorgvuldige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zullen wij u informeren en, indien wettelijk vereist, uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken.
U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde van uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming*.*
Specifiek over cameratoezicht
Volvo kan op zijn terreinen gesloten cameratoezicht (CCTV) gebruiken waar dit wettelijk is toegestaan. Houd er rekening mee dat de verwerking van CCTV-gerelateerde persoonsgegevens niet onder deze Privacyverklaring valt, maar onder de Privacyverklaring voor bezoekers.
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming.
Volvo verkrijgt uw persoonsgegevens voornamelijk van uzelf of uw werkgever of van derden met wie wij zaken doen (makelaars, dealers, verkoopvertegenwoordigers enz.) of van wie wij de gegevens ontvangen, zoals bijvoorbeeld financiële en kredietgegevens en criminaliteitsgerelateerde gegevens die wij ontvangen van kredietrapportage-instanties, kredietinformatiebureaus, fraudepreventiebureaus. Dergelijke derde partijen zijn ervoor verantwoordelijk ervoor te zorgen dat zij het recht hebben uw gegevens te gebruiken en met anderen te delen voordat zij deze met ons delen.
Sommige persoonsgegevens kunnen ook automatisch worden gegenereerd vanuit het IT-systeem van Volvo, of een equivalent daarvan, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikers-ID voor Volvo-systemen.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig.
Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens moet verwerken om voor zakelijke doeleinden en contractuele verplichtingen met zijn klanten te communiceren. Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan de afhandeling en levering belemmeren van de producten en diensten die u of uw werkgever van Volvo mogen verwachten.
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derde partijen (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group
De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen of internationaal toegankelijk zijn binnen de wereldwijde activiteiten van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen.
Elke overdracht van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER en/of van het VK naar buiten het VK) valt onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die van tijd tot tijd zijn erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten, en andere vereiste waarborgen in de betreffende jurisdictie. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU).
Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group
Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven van de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën van derde partijen, waaronder:
- Zakenpartners, zoals de leveranciers en dienstverleners van de Volvo Group in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Group, zoals IT-dienstverleners en vervoersaanbieders (inclusief douane en handel) en tussenpersonen.
- Onafhankelijke dealers & carrosseriebouwers, zoals de private dealers van de Volvo Group voor het beheren en ontwikkelen van de zakelijke relatie (inclusief garantieclaims) met een klant of een potentiële klant.
- Professionele adviseurs zoals verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs in verband met verzekeringsclaims, audits en het ontvangen van adviesdiensten.
- Tegenpartijen en hun adviseurs, zoals in verband met zakelijke transacties en andere projecten of samenwerkingen (inclusief fusie- en overnameprojecten, verzekeringsmaatschappijen).
- Nooddienstverleners, zoals politie, brandweer, ambulance en pechhulp om het vitale belang van u en anderen te beschermen, bijvoorbeeld in verband met noodhulp.
- Overheidsinstanties:
- Op het gebied van rechtshandhaving, regelgevende autoriteiten, overheidsinstanties en andere openbare en gerechtelijke instanties in verband met wettelijke verplichtingen zoals gerechtelijke bevelen of wettelijke rapportagevereisten, of indien dit in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk wordt geacht om het vitale belang van u of anderen te beschermen.
- Overheidsinstanties belast met exportcontrole en douane
- Overheidsinstanties die persoonsgegevens nodig hebben om toegang te verlenen tot gebouwen waarvoor beperkingen gelden
- Financiële partners en andere belanghebbenden:
- kredietinformatiebureaus/kredietbeoordelingsbureaus,
- incassobureaus
- fraudepreventiebureaus,
- banken en partners op de kapitaalmarkten
- verzekeringsmaatschappijen, verzekeringsmakelaars en schade-experts
Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.
Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU).
Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens zal delen, neem dan contact op met de VOLVO Chief Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.
Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonsgegevens zolang er een gerechtvaardigd zakelijk doel voor bestaat (inclusief maar niet beperkt tot het in aanmerking nemen van contractuele perioden, garantie- en productaansprakelijkheidsvereisten, wettelijke rapportageverplichtingen en/of bewaarvereisten die nodig zijn voor verwachte geschillen). Wanneer de rechtsgrond toestemming is, bewaart Volvo uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming intrekt.
U heeft mogelijk, voor zover voorzien in de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, recht op het volgende:
- Verzoeken om toegang tot de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of wij persoonsgegevens over u bewaren en, als wij dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke onderdelen en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
- Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
- Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (voor direct marketing en andere doeleinden): dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
- Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer nodig zijn om de doeleinden te bereiken.
- Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
- Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken dergelijke persoonsgegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.
- In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (een dergelijke intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).
Houd er rekening mee dat Volvo niet altijd verplicht is te voldoen aan een verzoek tot verwijdering, beperking, bezwaar of gegevensoverdraagbaarheid. Beoordeling kan per geval plaatsvinden op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.
U heeft ook het recht om klachten die u mogelijk heeft over Volvo's verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Chief Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo raadt aan om deze Privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer wij dat doen, zullen wij bovenaan deze Privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer zij van kracht worden.