Privacyverklaring voor medewerkers van klanten

 

Deze versie is gepubliceerd en is geldig vanaf 13/05/2021

 

Deze verklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van klanten door de Volvo Group ('Privacyverklaring'). Indien u een individu of een werknemer bent of bent geweest van een bedrijf dat een product of service heeft gekocht of gehuurd aan een van de bedrijf van de Volvo Group, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken.
 

In het kader van deze kennisgeving betekent de 'Volvo Group' AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot de entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en truckafdelingen van de Volvo Group (zoals die van tijd tot tijd bestaan) zoals Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
 

Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor de doeleinden van Volvo Group (dat wil zeggen wanneer Volvo Group (alleen of samen met andere entiteiten) een verwerkingsverantwoordelijke is en daarom de doeleinden bepaalt waarvoor en de manier waarop eventuele persoonsgegevens worden verwerkt).
 

Houd er rekening mee dat de verwerking van voertuiggerelateerde persoonsgegevens niet onder deze privacyverklaring valt, maar onder de privacyverklaring voor Operators en chauffeurs.
 

Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
 

Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van de Volvo Group hun eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en overgedragen.

 

Selecteer taal

Het bedrijf van de Volvo Group waarvan u, namens uzelf of uw werkgever, een product of dienst heeft gekocht of gehuurd (hierna 'Volvo' genoemd) is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die Volvo van u en de andere bronnen die hieronder worden beschreven.

'Verwerkingsverantwoordelijke' betekent dat Volvo bepaalt met welk doel en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de van toepassing zijnde wetten en voorschriften voor de privacy van persoonsgegevens.  

Mocht u vragen hebben over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden 
+46 (0) 31 66 00 00

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opnemen, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietiging van persoonsgegevens.

Juridische grond

Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de hieronder vermelde juridische gronden die hier nader worden toegelicht.

  • Contractuele verplichting Volvo kan uw gegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een contractuele verplichting jegens u, bijvoorbeeld om te voldoen aan de voorwaarden en overeenkomsten van een bestelling of een servicecontract dat door u of uw werkgever is ondertekend.
  • Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke rapportagevereisten.
  • Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde partij. Over het algemeen wordt aangenomen dat het een gerechtvaardigd belang van Volvo is om zijn dagelijkse activiteiten te beheren, inclusief het beheer van de klantrelaties, maar ook, meer in het algemeen, om de producten en diensten die het aanbiedt verder te ontwikkelen (op zichzelf of in samenwerking met derden) en inclusief nieuwe innovatieve producten en diensten. 

    Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoel, is Volvo van mening dat zijn gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de algemene benadering door Volvo van privacy, (iii) Volvo's regelmatige privacybeoordeling en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
  • Vitale belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken om de vitale belangen van u en anderen te beschermen als Volvo gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een dergelijke verwerking van uw persoonsgegevens aanzienlijke potentiële schade voor u of anderen kan voorkomen of verminderen.
  • Toestemming​. In uitzonderlijke gevallen en alleen als er geen andere juridische reden van toepassing is, kan Volvo uw expliciete toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een dergelijke toestemming is uw keuze en is geheel vrijwillig.

Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.

Houd er rekening mee dat de onderstaande lijst slechts een lijst met voorbeelden is en niet bedoeld is als een uitputtende lijst, en dat Volvo niet noodzakelijkerwijs alle onderstaande gegevens over u zal verwerken, en dat sommige doeleinden voor de verwerking elkaar zullen overlappen en dat er verschillende doeleinden kunnen zijn. die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.

Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking

Categorieën van persoonsgegevens

Doeleinden van verwerking

Juridische grond voor verwerking

Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer

 

 

  • · Het mogelijk maken om een up-to-date register van medewerkers van klanten bij te houden in de CRM-systemen van Volvo
  • · De levering van producten en diensten mogelijk maken
  •  Terugroepacties en afhandeling van productgerelateerde claims mogelijk maken (zoals garantieclaims en productaansprakelijkheidsclaims)
  • Promotionele communicatie en marketing mogelijk maken (zoals het verstrekken van nieuwsbrieven, informatiemateriaal en promotie- en advertentiemateriaal, uitnodigingen voor evenementen enz.)

 

  • Klantonderzoeken mogelijk maken (zoals enquêtes over de tevredenheid van dealers, onderzoeken naar productkwaliteit en onderzoeken naar procesverbetering) 

 

  •  Het leveren van gerelateerde informatie over productspecifieke open source-code via goedgekeurde Volvo-processen
  •    Contractuele verplichting (om de levering van producten en diensten en garantieclaims te beheren)
  •   Wettelijke verplichting (om terugroepacties en claims in verband met productaansprakelijkheid te beheren)
  •   Gerechtvaardigd belang (om klantrelaties te beheren)
  •    Gerechtvaardigd belang (om informatieverzoeken van klanten te beheren)

 

 

Organisatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, functie, werkplek en land

 

 

  •  Het mogelijk maken om een up-to-date register van medewerkers van klanten bij te houden in de CRM-systemen van Volvo

 

 

  •    Gerechtvaardigd belang (om klantrelaties te beheren)

 

 

Individuele gegevens, zoals voorkeurstaal, foto, kledingmaat en voedingsvoorkeuren

 

  •   Communicatie en marketing mogelijk maken in de voorkeurstaal

 

  •   Het mogelijk maken van gepersonaliseerde diensten (zoals merchandise-producten in de juiste maat)

 

  •   Gerechtvaardigd belang (om klantrelatie te beheren)

 

  •    Toestemming (indien nodig geacht, om de klantrelatie te beheren)

 

 

 

IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-id, wachtwoorden, inlogdetails en gegevens en logbestanden over uw gebruik van IT-apparatuur, -toepassingen of -services van Volvo

 

 

  •   Het gebruik van klantgerelateerde applicaties en systemen van Volvo mogelijk maken

 

 

 

  •   Contractuele verplichting (om overeengekomen diensten te verlenen)

 

  •    Gerechtvaardigd belang (om de gebruikerstoegang van klanten, gegevensbescherming en cyberbeveiliging in het algemeen te beheren)

 


Voertuiggerelateerde unieke identificatiegegevens
, zoals de voertuig-ID (inclusief VIN en chassis-ID)

 

 

  •  Het leveren van gerelateerde informatie over productspecifieke open source-code via goedgekeurde Volvo-processen

 

 

  •   Gerechtvaardigd belang (om informatieverzoeken van klanten te beheren)

 

 

Gegevens over fabricage/reparatie/onderhoud, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten (inclusief garantieclaims) die u heeft ondernomen in verband met fabricage, onderhoud, reparatie of service voor producten

 

 

  •   Voor het oplossen van kwaliteitsproblemen met betrekking tot Volvo-producten, met inbegrip van het gebruik van gegevens van het voertuig/product of gegevens die zijn gegenereerd door het voertuig/product wanneer u een product van Volvo gebruikt

 

  •   De afhandeling van garantieclaims en productaansprakelijkheidskwesties mogelijk maken

 

 

  •    Contractuele verplichting (om garantieclaims en service- en reparatieverplichtingen te beheren)

 

  •    Wettelijke verplichting (om terugroepacties en problemen met productaansprakelijkheid te beheren)

 

 

Beeldmateriaal, zoals videobeelden die worden opgenomen op een gesloten televisiesysteem van de Volvo Group ('CCTV') dat is geïnstalleerd op het betreffende bedrijfsterrein van de Volvo Group of andere video- en gerelateerde beveiligings-/bewakingssystemen, al dan niet op het terrein van Volvo Group, maar waarvoor het bekijken/openen een legitiem doel vormt voor Volvo

 

 

  •   Beveiliging en veiligheid beheren in de vestigingen van de Volvo Group

 

 

  •    Gerechtvaardigd belang (om de beveiliging en veiligheid te handhaven, fraude of diefstal te voorkomen; en (indien van toepassing) om te helpen bij het naleven van regelgeving)


Financiële gegevens,
zoals informatie over creditcard of betalingen en gegevens van bankrekening.

 

 

  •   Betaling van producten en diensten mogelijk maken

 

  •    Contractuele verplichting (om overeengekomen betalingen te beheren)

 

 

 

Contractgegevens, zoals verkooporders, contracten en andere overeenkomsten tussen u en Volvo

 

  •   Contractbeheerdiensten inschakelen

 

  •    Contractuele verplichting (om contractuele verplichtingen te beheren, zoals de levering van producten en diensten)

 

 

 

Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens

Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als speciale categorieën met persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo zal alleen speciale categorieën persoonsgegevens verwerken als Volvo een wettelijke verplichting of een legitieme zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot voorzichtige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zullen we u informeren en (indien wettelijk vereist) zullen we uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.

Specifiek over cameratoezicht

Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de gebouwen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).

Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming

Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming. 

Volvo verkrijgt uw persoonsgegevens voornamelijk van uzelf of uw werkgever of derden met wie wij zaken doen. Dergelijke derde partijen zijn ervoor verantwoordelijk zichzelf ervan te verzekeren dat ze de rechten hebben om uw gegevens te gebruiken en te delen met anderen voordat ze met ons delen.

Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door de IT- of andere systemen van Volvo, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikersnaam in de Volvo-systemen.

Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig.

Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens moet verwerken om voor zakelijke doeleinden met zijn klanten te communiceren. Het niet verschaffen van persoonsgegevens kan de verwerking en levering belemmeren van de producten en services die u of uw werkgever verwachten van Volvo. 

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derde partijen (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.

Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group

De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle overdrachten van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.

Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group

Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:

  • Zakenpartners, zoals leveranciers en dienstverleners van de Volvo Group in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Group, zoals IT-serviceproviders.
  • Onafhankelijke dealers​ zoals de privédealers van de Volvo Group voor het beheren en ontwikkelen van de zakelijke relatie met een klant of een potentiële klant;
  • Professionele adviseurs, zoals verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs in verband met verzekeringsclaims, audits en het ontvangen van adviesdiensten.
  • Tegenpartijen en hun adviseurs, zoals in verband met zakelijke transacties en andere projecten of samenwerkingen (waaronder fusie- en overnameprojecten).
  • Hulpverleners, zoals politie, brandweer, ambulance en pechhulp ter bescherming van het vitale belang van u en anderen zoals in verband met noodhulp.
  • Politie, regelgevende autoriteiten en andere openbare en gerechtelijke instanties in verband met wettelijke verplichtingen zoals gerechtelijke bevelen of wettelijke rapportagevereisten of indien dit in uitzonderlijke gevallen nodig wordt geacht om de vitale belangen van u of anderen te beschermen.

Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.

Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de VOLVO Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens

Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.

Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen. 

Volvo bewaart uw persoonsgegevens zolang er een gerechtvaardigd zakelijk doel voor bestaat (inclusief maar niet beperkt tot het in aanmerking nemen van contractuele perioden, garantie- en productaansprakelijkheidsvereisten, wettelijke rapportageverplichtingen en/of bewaarvereisten die nodig zijn voor verwachte geschillen).

U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:

  • Verzoeken om toegang tot de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of we persoonsgegevens over u bewaren en, als we dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
  • Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (voor direct marketing en andere doeleinden): Dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
  • Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer nodig zijn om de doeleinden te bereiken.
  • Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
  • Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken om dergelijke persoonsgegevens naar een andere gegevensbeheerder te verzenden.
  • In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (hoewel een dergelijke intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).

Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om de gegevens te verwijderen, te bewerken, te corrigeren of over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.

U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende Volvo's verwerking van uw persoonsgegevens voor te leggen aan een toezichthoudende instantie. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.

Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.