Det här meddelandet innehåller information kring den behandling som bolag inom Volvokoncernen gör av personuppgifter för representanter, avseende befintliga och potentiella kunder (”Integritetsmeddelande”).
Om du är en individ som är, eller har varit, anställd vid ett företag som har köpt, hyrt, leasat eller på annat sätt anskaffat en produkt eller tjänst, eller som i rollen som potentiell kund har begärt ett erbjudande från ett bolag inom Volvokoncernen, kan vi behandla personuppgifter om dig.
Det här meddelandet avser ”Volvokoncernen”, vilket omfattar AB Volvo (publ.) och enheter som direkt eller indirekt kontrolleras av AB Volvo inklusive, men inte begränsat till enheter som tillhör något av Volvokoncernens huvudsakliga affärsområden och lastbilsdivisioner (som kan finnas från tid till annan), till exempel Volvo Lastvagnar, Volvo Bussar, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions och Volvo Energy.
Det här integritetsmeddelandet gäller endast när bolag inom Volvokoncernen samlar in eller på annat sätt behandlar personuppgifter för egna ändamål (d.v.s. när ett eller flera bolag inom Volvokoncernen är personuppgiftsansvarig(a) och därför bestämmer ändamålet för vilket och på vilka sätt personuppgifter behandlas).
Observera att eventuell behandling av fordonsrelaterade personuppgifter inte omfattas av det här integritetsmeddelandet utan av Integritetsmeddelandet för operatörer och förare.
Det här integritetsmeddelandet gäller inte när ett bolag inom Volvokoncernen samlar in eller på annat sätt behandlar personuppgifter på uppdrag av ett annat företag, till exempel Volvokoncernens oberoende återförsäljare, importörer, leverantörer och kunder.
Utöver det här integritetsmeddelandet kan system, applikationer och processer hos vissa bolag inom Volvokoncernen omfattas av egna integritetsmeddelanden som ger ytterligare information om vilka specifika personuppgifter som samlas in och hur de lagras, används och överförs.
Det bolag inom Volvokoncernen som du nu eller tidigare har, för egen eller din arbetsgivares räkning, (i) köpt, hyrt, leasat eller på annat sätt anskaffat en produkt eller tjänst från, eller (ii) varit i kontakt med avseende en potentiell köp-, hyres- eller leasingaffär av en produkt eller tjänst (nedan kallat ”Volvo”) är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter som Volvo samlar in från dig och de andra källor som beskrivs nedan.
”Personuppgiftsansvarig” betyder att det är Volvo som bestämmer ändamålet och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Volvo ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.
Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta Volvos Chief Privacy Officer via gpo.office@volvo.com, post eller telefon:
AB Volvo, Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08 Göteborg, Sverige
+46 (0)31 66 00 00
Om du befinner dig i Storbritannien är Volvo Group UK Limited Volvos representant i Storbritannien. Kontaktuppgifter:
Volvo Group UK Limited, Att: Legal Department
Wedgnock Lane
Warwick
United Kingdom
CV34 5YA
I detta integritetsmeddelande avses med ”personuppgifter” all information om en viss person eller information som identifierar eller kan identifiera en specifik person. Med andra ord är det vilken information som helst som kan kopplas till dig.
I det här integritetsmeddelandet avser termen ”behandla” eller ”behandling” all användning av personuppgifter inklusive, men inte begränsat till insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, ändring, överföring, tillgängliggörande, blockering, radering eller förstörelse av personuppgifter.
Rättslig grund
Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter baserat på en eller flera av följande rättsliga grunder. Se även ytterligare information nedan.
Avtalsförpliktelse. Volvo kan komma att behandla dina uppgifter om sådan behandling krävs för att uppfylla en avtalsenlig förpliktelse gentemot dig, till exempel för att kunna uppfylla villkoren och avtalen för en order eller ett serviceavtal som undertecknats av dig eller din arbetsgivare.
Rättslig förpliktelse. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om det krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. för att följa domstolsbeslut och rättsliga rapporteringskrav.
Berättigade intressen. Volvo kan komma att behandla dina personuppgifter om behandlingen krävs för att tillgodose ett berättigat intresse som Volvo eller en tredje part har. Det anses i allmänhet vara i Volvos berättigade intresse att sköta sin dagliga verksamhet, bland annat att hantera sina kundrelationer men också att i förlängningen vidareutveckla de produkter och tjänster som erbjuds (såväl själva som tillsammans med tredje part) och införa nya innovativa produkter och tjänster.
När det häri anges att Volvo förlitar sig på sina berättigade intressen för ett visst behandlingsändamål anser Volvo att dess berättigade intressen inte åsidosätts av dina intressen, rättigheter eller friheter med tanke på (i) den öppenhet som Volvo tillhandahåller när det gäller behandlingsverksamheten, (ii) Volvos strategi för inbyggd integritet, (iii) Volvos regelbundna integritetsgranskning och (iv) de rättigheter du har i förhållande till behandlingsverksamheten.
Om du vill få mer information om denna intresseavvägning, kan du kontakta Volvos Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.
Samtycke. Volvo kan komma att be om ditt uttryckliga samtycke till behandling av vissa personuppgifter, till exempel i marknadsföringssyfte. Ett sådant samtycke är ditt eget val och är helt frivilligt.
Volvo kan komma att behandla följande kategorier av uppgifter som i sig eller i kombination med andra uppgifter kan utgöra personuppgifter och för de allmänna ändamål som anges i Tabell 1 nedan. Volvo kommer inte nödvändigtvis att behandla alla uppgifter som anges nedan om dig. Vissa av ändamålen för behandlingen kommer att överlappa varandra, och det kan finnas flera ändamål som motiverar vår användning av dina personuppgifter.
Tabell 1: Kategorier, ändamål och rättslig grund för behandling
Kategorier av personuppgifter | Ändamål med behandlingen | Rättslig grund för behandling |
Kontaktuppgifter, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer, önskat språk | Verifiering av identitet. Möjliggöra förande av ett uppdaterat register över kundrepresentanter och potentiella kunder i Volvos CRM-system. Möjliggöra tillhandahållande av produkter, tjänster och företagsadministration. Möjliggöra utsändning av erbjudanden och offerter samt tillhandahållande av produkter och tjänster. Möjliggöra återkallande och hantering av produktrelaterade anspråk (till exempel garantianspråk och krav på produktansvar). Möjliggöra reklamkommunikation och marknadsföring (till exempel tillhandahållande av nyhetsbrev, informationsmaterial och reklammaterial samt inbjudningar till evenemang). Möjliggöra kundenkäter (till exempel undersökningar av återförsäljares nöjdhet, produktkvalitetsundersökningar och undersökningar av utveckling av processer). Möjliggöra tillhandahållande av produktspecifik information relaterad till öppen källkod genom godkända Volvoprocesser. Ansökningar om exportlicenser, upptäcka, förebygga och rapportera bedrägerier och brott (inklusive penningtvätt). Försäljning av ägarandelar i ett tjänst- eller finansieringsavtal (”kapitalmarknadsaktivitet”). Försäljning av fordringar. Hantering av anmälningar via kanalen för visselblåsning. Hantering av potentiella eller bekräftade intressekonflikter. Utföra screening av affärspartner på grund av till exempel sanktionskontroller. | Avtalsförpliktelse (hantera tillhandahållande av produkter och tjänster samt garantianspråk). Rättslig förpliktelse (hantera återkallelser och krav på produktansvar). Berättigat intresse (hantera kundrelationer och hantera förfrågningar om kundinformation). Samtycke |
Organisationsrelaterade uppgifter, till exempel företagsnamn, företagsledning, befattning, arbetsplats och land | Möjliggöra förande av ett uppdaterat register över kundrepresentanter i Volvos CRM-system. Hantering av anmälningar via kanalen för visselblåsning. Hantering av potentiella eller bekräftade intressekonflikter. Utföra screening av affärspartner | Berättigat intresse (hantera kundrelationer). Rättslig förpliktelse (utföra screening av affärspartner) |
Individuella uppgifter, till exempel preferenser angående språk, foto/video, klädstorlek och mat. Reseadministrativa uppgifter, till exempel information om resor, bokningsuppgifter, passnummer m.m. | Möjliggöra marknadsföring och kommunikation. Möjliggöra tillhandahållande av personliga tjänster (till exempel profilprodukter i rätt storlek). Träning av AI-modell för att stödja processen för validering av anspråk. Möjliggöra administration av resor och evenemang. | Berättigat intresse (hantera kundrelation). Samtycke (när det anses nödvändigt för att hantera kundrelationen) |
IT-relaterade data, till exempel användar-ID, lösenord, behörigheter, inställningar och andra attribut knutna till ditt användarkonto, dina inloggningsuppgifter samt data och loggar beträffande din användning av Volvos IT-utrustning, applikationer eller tjänster | Möjliggöra användning av Volvos kundrelaterade applikationer och system. Möjliggöra reklamkommunikation och marknadsföring (till exempel tillhandahållande av nyhetsbrev, informationsmaterial och reklammaterial samt inbjudningar till evenemang). Utföra forskning och utveckling för att verifiera, validera, förbättra och underhålla produkter, lösningar, tjänster och applikationer samt för att utveckla nya produkter, lösningar, tjänster och applikationer | Avtalsförpliktelse (tillhandahålla överenskomna tjänster). Berättigat intresse (för att hantera kundanvändaråtkomst, analysera användningen av samt underhålla och utveckla produkter, lösningar, tjänster och applikationer, dataskydd och cybersäkerhet i allmänhet). Samtycke |
Fordonsrelaterade unika identifierare, till exempel fordons-ID (VIN och chassi-ID), IP-nummer, MAC-adresser, SIM-kortnummer och IMEI | Möjliggöra tillhandahållande av produktspecifik information relaterad till öppen källkod genom godkända Volvoprocesser | Berättigat intresse (hantera förfrågningar om kundinformation) |
Information om tillverkning/reparation/service, till exempel spårning och loggning av aktiviteter (inklusive garantianspråk) som du utför i samband med tillverkning, underhåll, reparation eller service av produkter | Göra det möjligt att lösa kvalitetsproblem relaterade till Volvos produkter/tjänster som omfattar användning av fordons-/produktrelaterade data eller fordons-/produktgenererade data. Möjliggöra hantering av garantianspråk och produktansvarsfrågor. Träning av AI-modell | Avtalsförpliktelse (hantera garantianspråk och service- och reparationsskyldigheter). Rättslig förpliktelse (hantera återkallelser och produktansvarsfrågor). Berättigat intresse (för att minska tiden för att besvara anspråk och öka rättvisan, teknikutveckling samt förbättra kundtjänster) |
Ekonomiska data, till exempel kredit- eller betalningsinformation (inklusive betalnings, kredit- och betalningsanmärknings-/skuldhistorik, domstolsförfaranden eller verkställighetsåtgärder som rör dig) samt bankkontouppgifter | Möjliggöra att betala för produkter och tjänster. Utföra kreditprövningar. Rapportera och hantera betalningsanmärkningar. Försäljning av ägarandelar i ett tjänst- eller finansieringsavtal (”kapitalmarknadsaktivitet”). Försäljning av fordringar | Avtalsförpliktelse (sköta överenskomna betalningar) |
Avtalsuppgifter, t.ex. inköpsorder, kontrakt och andra avtal mellan dig och Volvo | Möjliggöra kontraktförvaltningstjänster. Rapportera och hantera betalningsanmärkningar. Försäljning av ägarandelar i ett tjänst- eller finansieringsavtal (”kapitalmarknadsaktivitet”). Försäljning av fordringar. Bevis- och arkiveringsändamål | Avtalsförpliktelse (hantera avtalsförpliktelser, t.ex. tillhandahållande av produkter och tjänster) |
Data knutna till hyra/leasing/användning/lån av ett fordon, till exempel körkortsnummer/-status och registreringsnummer | Möjliggöra uthyrnings- och leasingtjänster. Lån av ett Volvofordon för forsknings- och utvecklingsändamål. Lån av kundägt fordon för Volvos teständamål | Fullgörande av ett avtal. Berättigat intresse (för att underhålla och utveckla produkter, lösningar, tjänster och applikationer) |
Brotts- och bedrägerirelaterad information (framförallt mottagna från bedrägeriförebyggande företag och kreditupplysningsföretag) | Förebyggande av bedrägerier och brott (inklusive penningtvätt). Upptäckt av bedrägerier och brott (inklusive penningtvätt). Hantering av anmälningar via kanalen för visselblåsning | Berättigat intresse (upprätthålla säkerhet och trygghet, förhindra bedrägeri och stöld samt, i förekommande fall, möjliggöra efterlevnad av regler). Rättslig förpliktelse (för att säkerställa efterlevnad av regelverk) |
Screening- och sanktionsrelaterad information inklusive negativa medierapporter, närvaro på sanktionslistor, bevakningslistor, politisk exponering, slutliga ägare till kundens företag, information om mottagare av gåvor/gästfrihet (till exempel namn, företag/arbetsgivare, offentlig tjänstemans engagemang och roll) | Utföra sanktionsscreening i samband med exportkontrollkrav. Utföra screening och granskning (due diligence) av affärspartner. Förebygga och upptäcka korruption och intressekonflikter. Hantering av anmälningar via kanalen för visselblåsning | Rättslig förpliktelse (för att säkerställa efterlevnad av regelverk). Berättigat intresse (upprätthålla säkerhet och trygghet samt, i förekommande fall, möjliggöra efterlevnad av regelverk) |
Användningsdata: data om hur du använder en produkt eller tjänst, inklusive rutiner och vanor (som inte härrör från telematikdata) | Ansökningar om exportlicenser. Ifyllning av slutanvändarcertifikat. Utveckling av produkter och tjänster. Tillhandahållande av tjänster, inklusive ”Utrustning som en tjänst”. Erbjudande av specifika eller anpassade produkter eller tjänster för finansiering. Utföra kreditprövningar. Optimering av kundens verksamhet. Val av rätt fordonsspecifikation för den avsedda användningen. Lån av kundägt fordon för Volvos teständamål | Berättigat intresse (hantera kundrelation, analysera användningen av samt underhålla och utveckla produkter, lösningar, tjänster och applikationer). Fullgörande av ett avtal. Rättslig förpliktelse (för att säkerställa efterlevnad av regelverk) |
Försäkringsrelaterade data, inklusive data rörande olyckor, försäkringsbolagets namn m.m. | Hantering av anspråk. Utveckla och tillhandahålla försäkringsrelaterade produkter och tjänster inklusive, men inte begränsat till ”anslutna försäkringar” | Berättigat intresse (utveckla produkter, lösningar, tjänster och applikationer). Fullgörande av ett avtal |
Specifikt angående särskilda kategorier av personuppgifter
Av särskild vikt är att vissa aspekter av hälso- och säkerhetsdata kan betraktas som särskilda kategorier av personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och därför ska hanteras med extra försiktighet samt kräver ytterligare skyddsåtgärder.
Volvo kommer endast att behandla särskilda kategorier av personuppgifter om Volvo har en rättslig förpliktelse eller ett berättigat affärsbehov att behandla sådana uppgifter (inklusive men inte begränsat till ansvarsfull tillämpning för att hantera omfattande hälsokriser). I sådana fall kommer vi att informera dig och (om det krävs enligt lag) inhämta ditt uttryckliga samtycke till behandling av sådana uppgifter.
Observera att ditt avtal med oss inte kräver att du ska godkänna en begäran om samtycke från oss.
Specifikt om kamerabevakning
Volvo kan komma att använda kamerabevakning på sina områden när det är tillåtet enligt lag.
Observera att behandlingen av personuppgifter som rör kamerabevakning inte omfattas av det här integritetsmeddelandet utan av Integritetsmeddelandet för besökare.
Särskilt om automatiserat beslutsfattande
Volvo utför inte regelbundet och systematiskt automatiserat beslutsfattande som har en rättslig effekt på individer eller som skulle ha en liknande betydande effekt.
Om du interagerar med ett Volvobolag som utför ett sådant automatiserat beslut bör du få ett särskilt meddelande som beskriver detaljerna i det automatiserade beslutet.
Volvo kommer i första hand att få dina personuppgifter från dig själv eller din arbetsgivare eller tredje man som vi gör affärer med (mäklare, återförsäljare, säljare m.fl.) eller från de parter, till exempel kreditupplysningsorgan, kreditupplysningsföretag och bedrägeriförebyggande organ, som förser oss med uppgifter avseende till exempel ekonomiska data, kreditinformation och brottsrelaterad information.
Sådana tredje män är ansvariga för att se till att de har rätt att använda och dela dina uppgifter med andra innan de delar dem med oss.
Vissa personuppgifter kan också genereras automatiskt från Volvos IT-system eller motsvarande, till exempel när du skapar ditt användar-id till Volvos system.
Med undantag för viss information som krävs enligt lag är ditt beslut att lämna personuppgifter till Volvo frivilligt.
Observera dock att det är nödvändigt för Volvo att behandla vissa personuppgifter för att kunna interagera med sina kunder i affärssyfte och hantera avtalsförpliktelser. Om du inte lämnar personuppgifter kan det hindra Volvo från att hantera och leverera de produkter och tjänster som du eller din arbetsgivare förväntar er.
Dina personuppgifter kan komma att delas med andra företag inom Volvokoncernen och med vissa kategorier av tredje parter (som beskrivs närmare nedan), vilket kan innebära att dina personuppgifter överförs till andra länder.
Delning av personuppgifter inom Volvokoncernen
Volvokoncernen är en global organisation med kontor och verksamhet över hela världen, och dina personuppgifter kan överföras eller vara tillgängliga internationellt inom hela Volvokoncernens globala verksamhet och mellan dess olika enheter och dotterbolag.
Alla överföringar av dina personuppgifter till andra företag i Volvokoncernen (inklusive överföringar från EU/EES till länder utanför EU/EES och/eller från Storbritannien till länder utanför Storbritannien) regleras av ett koncernövergripande avtal baserat på EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av de relevanta myndigheterna från tid till annan, samt andra jurisdiktionskrav avseende skyddsåtgärder.
Sådana avtal återspeglar de standarder som finns i europeisk dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Att ha det här avtalet innebär att alla Volvokoncernens enheter måste följa samma interna regler. Det betyder också att dina rättigheter är desamma oavsett var dina uppgifter behandlas av Volvokoncernen.
Delning av personuppgifter med tredje part utanför Volvokoncernen
Utöver den delning av personuppgifter mellan bolag inom Volvokoncernen som anges ovan kan Volvo också komma att dela dina personuppgifter med vissa kategorier av tredje parter, inklusive:
Samtliga fristående tjänstleverantörer och professionella rådgivare till vilka dina personuppgifter lämnas ut förväntas och är skyldiga att skydda sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter, och får endast använda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.
Om något av Volvokoncernens företag som är beläget inom EU/EES överför personuppgifter till externa tredje parter som är belägna utanför EU/EES, kommer det relevanta företaget i Volvokoncernen att försäkra sig om att det finns lämpliga skyddsåtgärder som ger en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning). Detta kan t.ex. inbegripa användning av EU-godkända standardavtalsklausuler eller andra mekanismer som har erkänts eller godkänts av de relevanta myndigheterna från tid till annan.
Om du har frågor om hur Volvo kommer att dela dina personuppgifter kan du kontakta Volvos Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.
Volvo använder lämpliga och rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive informationstekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, för att skydda personuppgifter på ett adekvat sätt. Dessa åtgärder är lämpliga i förhållande till de risker som behandlingen av personuppgifter medför och till personuppgifternas känslighet och tar hänsyn till kraven i tillämplig lokal lagstiftning.
Dessutom förbättras åtgärderna kontinuerligt i linje med utvecklingen av tillgängliga säkerhetsprodukter och -tjänster. Volvo kräver att alla personer följer tillämpliga säkerhetspolicys för personuppgifter när de använder Volvos system.
Volvo lagrar dina personuppgifter så länge det finns ett berättigat affärssyfte att göra detta (inklusive, men inte begränsat till, för att ta hänsyn till avtalsperioder, garanti- och produktansvarskrav, rättsliga rapporteringsskyldigheter och/eller lagringskrav som är nödvändiga för förväntade tvister).
När den rättsliga grunden är samtycke lagrar Volvo dina personuppgifter tills du återkallar ditt samtycke.
Där det föreskrivs i tillämpliga dataskyddslagar och -förordningar kan du ha rätt att:
Observera att Volvo inte alltid är skyldigt att uppfylla en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. Bedömning kan göras från fall till fall av Volvos rättsliga skyldigheter och undantaget från sådana rättigheter.
Du har även rätt att framföra de klagomål du kan tänkas ha angående Volvos behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet.
För mer information om dessa rättigheter och hur du utövar dem kan du kontakta Volvos Chief Privacy Officer via de kontaktuppgifter som anges ovan.
Volvo rekommenderar att du regelbundet granskar detta integritetsmeddelande för att hålla dig informerad om eventuella ändringar. Vi förbehåller oss rätten att ändra detta integritetsmeddelande efter behov. När vi gör det kommer vi att notera det datum då sådana ändringar görs och/eller när de träder i kraft i början av detta integritetsmeddelande.