Oznámenie o ochrane osobných údajov zástupcov zákazníkov

Spoločnosť zo skupiny Volvo Group, od ktorej ste vy alebo v mene svojho zamestnávateľa kúpili, zaobstarali na lízing alebo prenajali produkt alebo službu (ďalej ako „Volvo“), je prevádzkovateľom osobných údajov, ktoré spoločnosť Volvo získava od vás a od ďalších zdrojov opísaných nižšie.

„Kontrolór“ znamená, že spoločnosť Volvo rozhoduje o účele a prostriedkoch spracúvania vašich osobných údajov. Spoločnosť Volvo je zodpovedná za spracúvanie vašich osobných údajov podľa platných zákonov a nariadení o ochrane osobných údajov.

V prípade otázok o spracúvaní vašich osobných údajov sa obráťte na pracovníka skupiny Volvo Group zodpovedného za ochranu osobných údajov na e-mailovej adrese gpo.office@volvo.com, poštou alebo telefonicky na:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Švédsko 
+46 (0)31 66 00 00

Na účely tohto oznámenia o ochrane osobných údajov sú „osobné údaje“ akékoľvek informácie o konkrétnej osobe alebo údaje, ktoré identifikujú alebo môžu identifikovať konkrétnu osobu. Inými slovami, ide o akúkoľvek informáciu, ktorá sa na vás môže vzťahovať.

Na účely tohto oznámenia o ochrane osobných údajov pojem „spracúvať“ alebo „spracúvanie“ znamená akékoľvek použitie osobných údajov, okrem iného vrátane zhromažďovania, zaznamenávania, organizácie, uchovávania, prispôsobenia, zmeny, prenosu, sprístupnenia, blokovania, vymazania alebo zničenia osobných údajov.

Právny základ

Spoločnosť Volvo môže spracúvať vaše osobné údaje na základe jedného alebo viacerých nasledujúcich právnych základov. Ďalšie podrobnosti nájdete nižšie.

• Zmluvný záväzok – spoločnosť Volvo môže spracúvať vaše údaje, ak je také spracúvanie nevyhnutné na splnenie zmluvného záväzku voči vám, napr. na splnenie podmienok týkajúcich sa objednávky alebo zmluvy o poskytovaní služieb, ktorú ste podpísali vy alebo váš zamestnávateľ.
• Zákonná povinnosť. Spoločnosť Volvo môže spracúvať vaše osobné údaje, ak je také spracúvanie nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, napr. na splnenie súdnych príkazov a právnych požiadaviek týkajúcich sa ohlasovania.

• Oprávnené záujmy. Spoločnosť Volvo môže spracúvať vaše osobné údaje, ak je takéto spracúvanie nevyhnutné na účely oprávneného záujmu sledovaného spoločnosťou Volvo alebo treťou stranou. Za oprávnený záujem spoločnosti Volvo sa spravidla považuje spravovanie každodennej prevádzky vrátane riadenia vzťahov so zákazníkmi, ale tiež všeobecnejšie rozvíjať produkty a služby, ktoré ponúka (či už samostatne, alebo v spojení s tretími stranami) vrátane nových inovatívnych produktov a služieb.

  Ak je v tomto dokumente uvedené, že spoločnosť Volvo sa na daný účel spracúvania spolieha na svoje oprávnené záujmy, spoločnosť Volvo je toho názoru, že jej oprávnené záujmy nie sú podriadené vašim záujmom, právam alebo slobodám vzhľadom na (i) transparentnosť, ktorú spoločnosť Volvo poskytuje v súvislosti so spracúvaním; (ii) prístup spoločnosti Volvo k ochrane súkromia už od návrhu; (iii) pravidelné kontroly ochrany súkromia spoločnosťou Volvo a (iv) práva, ktoré máte v súvislosti so spracovateľskou činnosťou. Ak chcete získať ďalšie informácie o prístupe k testu vyváženosti, obráťte sa na pracovníka spoločnosti Volvo Group zodpovedného za ochranu osobných údajov prostredníctvom kontaktných údajov uvedených vyššie.

• Životne dôležité záujmy. Spoločnosť Volvo môže spracúvať vaše osobné údaje na ochranu životne dôležitých záujmov vás a druhých, ak má oprávnené dôvody domnievať sa, že takéto spracúvanie vašich osobných údajov môže zabrániť akýmkoľvek významným potenciálnym škodám pre vás alebo ostatných, alebo ich obmedziť.
• Súhlas, spoločnosť Volvo vás môže požiadať o výslovný súhlas so spracovaním určitých osobných údajov, napríklad na účely marketingu. Takýto súhlas je na vašej voľbe a je úplne dobrovoľný.

Spoločnosť Volvo môže spracúvať nasledujúce kategórie údajov, ktoré (samotné alebo v kombinácii s inými údajmi) môžu predstavovať osobné údaje, a to na všeobecné účely uvedené v tabuľke č. 1 nižšie.

Spoločnosť Volvo nemusí vo vzťahu k vám nevyhnutne spracovávať všetky nižšie uvedené údaje a niektoré účely spracovania sa môžu prekrývať a môže existovať viac účelov, ktoré nás môžu oprávňovať na použitie vašich osobných údajov.

Tabuľka č. 1 – kategórie, účel spracúvania a právny základ pre spracúvanie

Konkrétne informácie o špeciálnych kategóriách osobných údajov

Je osobitne potrebné poznamenať, že niektoré aspekty údajov o zdraví a bezpečnosti môžu byť podľa platných zákonov o ochrane osobných údajov považované za špeciálnu kategóriu osobných údajov, je potrebné s nimi zaobchádzať zvlášť opatrne a vyžadujú ďalšie ochranné opatrenia. Spoločnosť Volvo bude spracúvať špeciálne kategórie osobných údajov, iba ak má zákonnú povinnosť alebo oprávnenú obchodnú potrebu tieto údaje spracúvať (vrátane, okrem iného, obozretných postupov na pomoc pri zvládaní mimoriadnych udalostí v zdravotníctve). V takýchto prípadoch vás budeme informovať a (ak to vyžaduje zákon) vyžadovať váš výslovný súhlas so spracúvaním týchto údajov. Mali by ste vedieť, že nie je podmienkou vašej zmluvy s nami, že súhlasíte s akoukoľvek požiadavkou na poskytnutie súhlasu od nás.

Konkrétne informácie o monitorovaní kamerovým pozorovacím systémom

Spoločnosť Volvo môže používať monitorovanie kamerovým pozorovacím systémom (ako je definované vyššie), pokiaľ to umožňuje zákon. Monitorovanie kamerovým pozorovacím systémom sa zvyčajne používa na riadenie a prevenciu neoprávneného prístupu do priestorov a zariadení spoločnosti Volvo, v niektorých krajinách sa však môže používať aj na zabezpečenie súladu s pokynmi a postupmi na ochranu zdravia a bezpečnosti a na účely celkového zlepšenia výroby. Obrázky a záznamy kamerového pozorovacieho systému sú bezpečne uložené a prístupné iba na základe potreby ich poznania (napríklad na vyšetrenie incidentu).

Konkrétne informácie o automatizovanom rozhodovaní

Spoločnosť Volvo pravidelne a systematicky nevykonáva automatizované rozhodovanie, ktoré by malo právny účinok na osoby alebo ktoré by malo rovnako významný účinok. V prípade, že komunikujete so spoločnosťou Volvo, ktorá vykonáva takéto automatizované rozhodovanie, mali by ste dostať konkrétne oznámenie s podrobnými informáciami o automatizovanom rozhodovaní. 

Spoločnosť Volvo získava vaše osobné údaje predovšetkým od vás samotných alebo od vášho zamestnávateľa alebo od tretích osôb, s ktorými máme obchodný vzťah (makléri, predajcovia, obchodní zástupcovia atď.), alebo od ktorých získavame napríklad finančné alebo úverové údaje alebo informácie súvisiace s trestnou činnosťou (úverové reportingové organizácie, úverové referenčné agentúry, agentúry na prevenciu podvodov). Takéto tretie strany sa pred zdieľaním údajov s nami ubezpečia, že majú právo na používanie a zdieľanie vašich údajov s ostatnými.

Niektoré osobné údaje môžu byť tiež automaticky generované z IT systému spoločnosti Volvo alebo z ekvivalentného systému, napríklad pri vytváraní vášho ID užívateľa pre systémy Volvo.

Okrem určitých informácií vyžadovaných zákonom je vaše rozhodnutie poskytnúť spoločnosti Volvo akékoľvek osobné údaje dobrovoľné.

Upozorňujeme však, že je nevyhnutné, aby spoločnosť Volvo spracúvala určité osobné údaje na účely interakcie so zákazníkmi na obchodné účely a zmluvné záväzky. Neposkytnutie osobných údajov môže brániť manipulácii a dodaniu produktov a služieb, ktoré by ste od spoločnosti Volvo mohli očakávať vy alebo váš zamestnávateľ.

Vaše osobné údaje môžu byť zdieľané s inými spoločnosťami skupiny Volvo Group a určitými kategóriami tretích strán (ako je podrobnejšie uvedené nižšie), čo môže zahŕňať prenos vašich osobných údajov do iných krajín.

Zdieľanie osobných údajov v rámci spoločnosti Volvo Group

Spoločnosť Volvo je globálna organizácia s kanceláriami a prevádzkami po celom svete a vaše osobné údaje môžu byť prenášané alebo prístupné medzinárodne v rámci globálneho podnikania spoločnosti Volvo Group a medzi jej rôznymi subjektmi a pridruženými spoločnosťami. Akékoľvek prenosy vašich osobných údajov iným spoločnostiam skupiny Volvo Group (vrátane prevodov z krajín EÚ/EHP do krajín mimo EÚ/EHP) sa budú riadiť medzipodnikovou dohodou založenou na štandardných zmluvných doložkách schválených EÚ alebo na iných mechanizmoch, ktoré boli uznané alebo z času na čas schválené príslušnými orgánmi. Takáto dohoda odráža normy obsiahnuté v európskych zákonoch o ochrane osobných údajov (vrátane všeobecného nariadenia EÚ o ochrane údajov). Uzavretie tejto dohody znamená, že všetky subjekty spoločnosti Volvo Group musia dodržiavať rovnaké interné pravidlá. Znamená to tiež, že vaše práva zostávajú rovnaké bez ohľadu na to, kde spoločnosť Volvo Group spracúva vaše údaje.

Zdieľanie osobných údajov s tretími stranami mimo spoločnosti Volvo Group

Okrem zdieľania osobných údajov medzi spoločnosťami Volvo Group, ako je uvedené vyššie, môže spoločnosť Volvo zdieľať vaše osobné údaje aj s určitými kategóriami tretích strán. Patria sem:

• Obchodní partneri, ako sú dodávatelia a poskytovatelia služieb skupiny Volvo Group v súvislosti so zabezpečovaním produktov a služieb skupine Volvo Group, ako napríklad poskytovatelia alebo sprostredkovatelia IT služieb alebo prepravných služieb (vrátane colných a obchodných služieb).
• Nezávislí obchodní zástupcovia a výrobcovia nadstavieb, ako sú súkromní obchodní zástupcovia skupiny Volvo Group za účelom správy a rozvoja obchodného vzťahu s existujúcim alebo potenciálnym zákazníkom (vrátane záručných reklamácií).

• Odborní poradcovia, ako sú poistní agenti, právni zástupcovia a ďalší profesionálni poradcovia v súvislosti s poistnými udalosťami, auditmi a prijímaním poradenských služieb.
• Zmluvné strany a ich poradcovia napríklad v súvislosti s obchodnými transakciami a inými projektmi alebo spoluprácami (vrátane projektov fúzií a akvizícií poisťovní).
• Poskytovatelia núdzových služieb, ako sú polícia, hasiči, záchranné služby a asistenčné služby na cestách, na ochranu životne dôležitých záujmov vás a ostatných osôb, napríklad v súvislosti s núdzovou pomocou.

Orgány štátnej správy:

• V oblasti presadzovania práva: regulačné orgány a ďalšie verejné a súdne orgány v súvislosti s právnymi povinnosťami, ako sú súdne príkazy alebo požiadavky na právne ohlasovanie, alebo ak sa to vo výnimočných prípadoch považuje za potrebné na ochranu životne dôležitých záujmov vás alebo iných osôb.
• Orgány verejnej správy zodpovedné za kontrolu vývozu a cla
• Orgány štátnej správy vyžadujúce osobné údaje na udelenie prístupu do vyhradených priestoro

Finanční partneri a ďalšie zúčastnené osoby: 

• úverové referenčné/ratingové agentúry, 
• agentúry na vymáhanie pohľadávok,
• agentúry na prevenciu podvodov, 
• banky a partneri na kapitálových trhoch,
• poisťovne, poisťovací makléri a poisťovací odhadcovia.

Od všetkých poskytovateľov služieb tretích strán a profesionálnych poradcov, ktorým sú vaše osobné údaje sprístupnené, sa očakáva a vyžaduje, aby chránili dôvernosť a bezpečnosť vašich osobných údajov, a môžu vaše osobné údaje používať iba v súlade s príslušnými zákonmi a nariadeniami o ochrane osobných údajov.

Ďalej v prípade, že ktorákoľvek spoločnosť skupiny Volvo Group, ktorá má sídlo v EÚ/EHP, prenáša osobné údaje externým tretím stranám, ktoré majú sídlo mimo EÚ/EHP, príslušná spoločnosť Volvo Group sa presvedčí, že existujú vhodné ochranné opatrenia, ktoré zabezpečujú adekvátnu úroveň ochrany vašich osobných údajov, ako to vyžadujú príslušné zákony o ochrane osobných údajov (vrátane všeobecného nariadenia EÚ o ochrane údajov). Môže to napríklad zahŕňať použitie štandardných zmluvných doložiek schválených EÚ alebo iného mechanizmu, ktorý z času na čas uznali alebo schválili príslušné orgány.

Ak máte otázky o tom, ako bude spoločnosť Volvo zdieľať vaše osobné údaje, obráťte sa na pracovníka spoločnosti VOLVO Group zodpovedného za ochranu osobných údajov prostredníctvom kontaktných údajov uvedených vyššie.

Spoločnosť Volvo využíva vhodné a primerané právne, technické a organizačné bezpečnostné opatrenia vrátane opatrení v oblasti bezpečnosti informačných technológií a fyzickej bezpečnosti na adekvátnu ochranu osobných údajov.

Tieto opatrenia sú primerané rizikám, ktoré predstavuje spracúvanie osobných údajov, a citlivosti osobných údajov, pričom zohľadňujú požiadavky platných miestnych právnych predpisov. Opatrenia sa navyše neustále zlepšujú v súlade s vývojom dostupných bezpečnostných produktov a služieb.

Spoločnosť Volvo vyžaduje od všetkých osôb, aby pri používaní systémov Volvo dodržiavali príslušné bezpečnostné zásady týkajúce sa osobných údajov. 

Spoločnosť Volvo uchová vaše osobné údaje, pokiaľ na to bude existovať legitímny obchodný účel (vrátane, okrem iného, zohľadnenia zmluvných lehôt, požiadaviek na záruku a zodpovednosť za produkt, povinností právneho ohlasovania alebo požiadaviek na uchovanie potrebných pre predpokladané spory).

Ak to ustanovujú príslušné zákony a nariadenia o ochrane osobných údajov, môžete mať nárok na:

• Požiadanie o prístup k vašim osobným údajom, ktoré spoločnosť Volvo spracúva: toto právo vás oprávňuje vedieť, či o vás uchovávame osobné údaje, a ak áno, oprávňuje vás získať informácie a kópiu konkrétnych častí a kategórií osobných údajov.
• Požiadanie o opravu vašich osobných údajov: toto právo vás oprávňuje na opravu vašich osobných údajov, ak sú nepresné alebo neúplné.
• Namietanie proti spracúvaniu vašich osobných údajov (na priamy marketing a na iné účely): toto právo vás oprávňuje požadovať, aby spoločnosť Volvo už nespracúvala vaše osobné údaje.
• Požiadanie o vymazanie alebo odstránenie vašich osobných údajov: toto právo vás oprávňuje požadovať vymazanie alebo odstránenie vašich osobných údajov, a to aj v prípade, keď už tieto osobné údaje nie sú potrebné na dosiahnutie účelu.
• Požiadanie o obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov: toto právo vás oprávňuje požadovať, aby spoločnosť Volvo spracúvala vaše osobné údaje iba za obmedzených okolností vrátane na základe vášho súhlasu.
• Požiadanie o prenosnosť vašich osobných údajov: toto právo vás oprávňuje získať kópie (v prenosnom a, ak je to technicky možné, ľahko použiteľnom formáte) vašich osobných údajov alebo požiadať spoločnosť Volvo o prenos týchto osobných údajov inému prevádzkovateľovi údajov.
• V prípade, že naše spracúvanie vašich osobných údajov alebo ich časti je založené na vašom súhlase, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať. V takom prípade spoločnosť Volvo zastaví akékoľvek ďalšie činnosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov alebo ich príslušnej časti (takéto odvolanie súhlasu však nebude mať vplyv na zákonnosť činností spracúvania údajov pred odvolaním).

Upozorňujeme, že spoločnosť Volvo nemusí byť vždy povinná vyhovieť žiadosti o vymazanie, obmedzenie, prenosnosť údajov alebo námietke voči ich spracúvaniu. Zákonné povinnosti spoločnosti Volvo a výnimky z týchto práv môžu byť posudzované individuálne v jednotlivých prípadoch.

Máte tiež právo podať na dozorný orgán sťažnosť týkajúcu sa spracúvania vašich osobných údajov spoločnosťou Volvo. Ak chcete získať viac informácií o týchto právach a spôsobe ich uplatnenia, kontaktujte pracovníka spoločnosti Volvo Group zodpovedného za ochranu osobných údajov prostredníctvom kontaktných údajov uvedených vyššie.

Spoločnosť Volvo odporúča pravidelné preskúmanie tohto oznámenia o ochrane osobných údajov, aby ste mali informácie o prípadných zmenách.

Vyhradzujeme si právo toto oznámenie o ochrane osobných údajov podľa potreby zmeniť a doplniť. Keď tak urobíme, v hornej časti tohto oznámenia o ochrane osobných údajov uvedieme dátum, kedy boli zmeny vykonané alebo kedy vstúpia do platnosti.